NAVIGATION DANS SAP Formation SORGHO

Sommaire L’ergonomie générale du progiciel Démarrer SAP La barre d’outils Les transactions SAP Les informations système Les favoris L’aide Les match codes Les modes Les valeurs et option utilisateurs Les Variantes

Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable : D’appréhender l’ergonomie générale du progiciel De connaître le rôle des différentes icônes De naviguer dans SAP de pouvoir gérer ses valeurs utilisateurs de pouvoir gérer ses propres variantes

Démarrer SAP

Modifier son mot de passe

La barre d’outils

Lancer une transaction La transaction permet d’effectuer une fonction SAP

Afficher les codes Transactions Gagner du temps dans l ’utilisation de SAP

Ouvrir la fenêtre de transaction Mettre en évidence la fenêtre pour saisir la transaction dans cette fenêtre, La fenêtre n’est pas apparente : cliquer sur le triangle La fenêtre de transaction apparaît

Lancer une Transaction par son code Saisir la transaction dans la fenêtre de transaction

/N+Code transaction dans la barre de menu: Ouverture et Fermeture d’une transaction à partir d’une autre transaction /N+Code transaction dans la barre de menu: Ferme la transaction en cours ouvre en même temps la nouvelle transaction /O+Code transaction dans la barre de menu : Laisse la transaction en cours ouverte

Lancer une transaction dans une nouvelle fenêtre Effectuer plusieurs opérations dans une même session SAP

Les informations système Repérer la transaction, le serveur, le mandant utilisé ... 2

Créer des raccourcis dans le système Lancer une transaction SAP depuis le bureau

Créer des Favoris Isoler les transactions le plus souvent utilisées ...

Classer des Favoris Organiser les favoris par regroupement d ’activités ...

Afficher les Favoris N ’utiliser que le menu « Favoris » que vous avez crée

Supprimer les Favoris

Insérer vos fichiers bureautiques Intégrer des documents de type Word, Excel, PowerPoint ...

Afficher l’aide L ’aide est accessible depuis toutes les transactions

Obtenir de l’aide sur une zone SAP

Les critères de recherches sur une zone: les Match codes Le matchcode permet de retrouver des informations

Travailler sur plusieurs modes: créer plusieurs modes 1

options utilisateurs (1/3) Vous pouvez gérer certaines options utilisateurs en allant dans l ’option suivante : Par exemple : la gestion des info bulles votre historique de saisie etc ... la gestion de votre curseur ... Important Vous pouvez faire apparaître dans les listes déroulantes certains codes + libelles au lieu de seulement les libelles correspondants. Par exemple dans la transaction ZMIR7 (saisie d ’une facture sur commande) dans la liste déroulante type de pièce vous avez :

options utilisateurs (2/3) Pour faire apparaître les codes + les libelles dans l ’onglet experts et activer les cases à cocher : afficher clés dans toutes les listes déroulantes trier les postes par clé Cliquer sur ok pour valider vos choix, vous devrez ressortir et re entrer dans la transaction pour que s’ activent vos choix.

options utilisateurs (3/3) Si vous retournez dans la ZMIR7 et que vous allez par exemple dans la liste déroulante du champ blocage paiement, vous avez cette fois les codes et les libelles :

Valeurs utilisateurs (1/3) Vous pouvez aussi gérer ou prédéfinir certaines valeurs utilisateurs par défaut par exemple : périmètre financier périmètre analytique organisation d ’achat virgule ou point pour les nombres Les formats de date etc ... Pour activer cette fonctionnalité, aller dans :

Valeurs utilisateurs (2/3) Dans le second onglet , vous pouvez gérer d ’autres données telles que l ’imprimante sur laquelle vous allez imprimer la représentation des nombres (virgule ou point ...) les formats de date etc ... :

Valeurs utilisateurs (3/3) Dans le troisième onglet, vous pouvez gérer des valeurs par défaut pour certains champs qui ne varient jamais, par exemple : périmètre financier périmètre analytique organisation d ’achat Ces valeurs doivent normalement s ’appliquer ensuite a toutes les transactions. :

Gestion des Variantes Variantes de sélection - permet de sauvegarder des données de sélection que vous aurez prédéfinies et de les réutiliser sans avoir à les ressaisir. Variantes d ’affichage ou variantes de mise en forme - permet de sauvegarder une mise en forme pour l ’affichage ou l ’impression de votre état sans que vous ayez à refaire la mise en forme.

Variantes de sélection Variantes de sélection Exemple : faire la liste des commandes pour un gestionnaire donné. Transaction ZFI10.

Sélection des différents critères

Sauvegarder la variante de sélection Pour sauvegarder la variante, dans le menu du haut aller dans « saut » puis « variantes » et enfin dans « sauvegarder comme variante ». Ou bien cliquer sur l ’icône suivante :

Sauvegarder la variante de sélection Il faut alors choisir un nom et une désignation à cette variante. Vous pouvez protéger cette variante en cliquant sur la case à cocher « protéger variante » Dans ce cas vous et vous seul, pourrez par la suite modifier ou supprimer cette variante. N ’oubliez pas de cliquer sur la petite disquette pour sauvegarder: vous aurez un message en bas de l’ écran vous indiquant que la variante a bien été sauvegardée.

Utiliser, rappeler une variante de sélection Lancer la transaction ZFI10 puis cliquer sur l ’icône « accéder a variante » Puis saisissez votre nom de connexion SAP dans « créé par », vous n ’aurez ainsi que les variantes que vous avez créées. Cliquez ensuite sur la petite horloge pour lancer l ’ exécution.

Utiliser, rappeler une variante de sélection Vous obtenez la liste de vos variantes : sélectionnez celle que vous voulez utiliser en cliquant dessus et ressortez en cliquant sur le bouton de validation , vous pouvez directement double-cliquer sur la variante. Vous retrouvez votre écran de sélection rempli avec les données contenues dans la variante, vous n’ avez plus qu’ à exécuter la transaction avec la petite horloge.

Créer une variante d’ affichage ou mise en forme Une fois obtenu votre résultat, vous pouvez avoir besoin de modifier la présentation de votre état, c ’est à dire changer la mise en forme. Vous pouvez : Sélectionner ou enlever différentes colonnes. Déplacer des colonnes Faire des tris sur une ou plusieurs colonnes Faire des totaux et des sous totaux mettre en place des Filtres

Sélectionner ou enlever des colonnes Pour accéder à cette fonctionnalité, aller dans le menu du haut puis faire « options » puis « mise en forme » et enfin « modifier ». Ou bien cliquer sur l ’icône suivante :

Créer une variante d’ affichage ou mise en forme Vous arrivez sur l ’écran suivant : Les champs de la colonne de gauche sont celles qui apparaissent sur l ’état. Celles de droite sont celles qui n’ y sont pas, mais qui sont disponibles. En sélectionnant un champ dans la fenêtre de droite et en cliquant sur la flèche de gauche, vous insérez le champ dans l ’état. Inversement en sélectionnant un champ dans la fenêtre de gauche et en cliquant sur la flèche de droite vous enlevez un champ de l’ état.

Déplacer des colonnes Sélectionner le champ que vous voulez déplacer dans la fenêtre de gauche en cliquant dessus (il passe en orange), ensuite déplacer-le en cliquant sur les flèches haut, bas, début ou Fin . La première flèche remonte le champ d ’une position,la deuxième descend le champ d ’une position, la troisième remonte le champ en première position de l ’état et la dernière flèche positionne le champ en dernière position de l ’état.  

Totaux En cliquant dans les cases à cocher en face des montants, vous indiquez que vous voulez un total en fin d’état.

Tris Pour faire des tris sur une colonne ou plusieurs colonnes, il faut cliquer sur l ’onglet tri :

Filtre Le filtre sert à à restreindre l’ affichage de la liste selon certains critères choisis Par exemple n ’afficher que : Les commandes sur marché. Les commandes d ’un ou plusieurs fournisseurs. La liste des commandes saisies à une date donnée ou dans une fourchette de dates. Les commandes non facturées. Les commandes supérieures à 100 Euros. Etc... On peut croiser les critères pour des requêtes plus complexes

Filtre On sélectionne d'abord le champ sur lequel on veut appliquer le filtre Puis on clique sur le bouton « Entonnoir »

Filtre on sélectionne ensuite les données sur lesquelles on veut appliquer le filtre ici on choisit le fournisseur 5637. Puis on valide On n’ obtient alors que les commandes pour le fournisseur 5637

Affichage l’onglet « affichage » permet dans certaines transactions de choisir le mode d ’affichage souhaité . Le mode par défaut de SAP est le premier « GrillALV, » Certains états permettent un affichage au format Excel , soit à partir de la mise en forme : cliquez sur Excel, choisissez ensuite un modèle puis validez :

Affichage Soit à partir du menu, sélectionner options / options : Exemple dans la transaction FMRP_RW_BUDCON Sélectionner « Excel »: Vous obtenez alors l ’affichage suivant :

Représentation Vous permet de gérer différentes options servant à l ’affichage :

Sauvegarde de la mise en forme Pour sauvegarder la mise en forme, dans le menu du haut aller dans « options » puis « mise en forme » et enfin dans « sauvegarder  » ou aller dans l’ icône :

Sauvegarder la mise en forme

Sauvegarder la mise en forme Il faut alors choisir un nom et une désignation à cette variante. Vous pouvez protéger cette variante en cliquant sur la case à cocher « propre à l ’utilisateur » Dans ce cas vous et vous seul, pourrez par la suite utiliser modifier ou supprimer cette variante. TRES IMPORTANT : Ne cochez jamais la case à cocher « paramétrage » , sinon la variante que vous allez créer s’ appliquera par défaut à tous les utilisateurs de la transaction ZFI10 dans le monde. N ’oubliez pas de cliquer sur l ’icône de validation pour sauvegarder: vous aurez un message en bas de l’ écran vous indiquant que la variante a bien été sauvegardée.

Rappeler la mise en forme Trois façons de rappeler votre variante de mise en forme : 1) Dans l’ écran de sélection de la ZFI10, dans le champ variante d ’affichage vous pouvez saisir directement le nom de votre variante ou bien la choisir via le match code.

Rappeler la mise en forme 2) après l’ exécution de la requête via le menu 3) via l’ icône Puis choisir dans la liste et reprendre

Exercice Variantes (1/3) 1) Faire une variante de sélection sur la transaction ZFI10 Organisation d’achat : 1000 société : la votre Date de création : 01.01.2011 à 31.12.2011 groupe d’acheteurs : votre groupe d’acheteur (si vous avez déjà des commandes à votre nom sinon prenez un autre groupe d’acheteur pour lequel vous savez qu’il y aura des données) 2) Sauvegarder la variante de sélection en lui donnant un nom significatif par exemple : CDES + n° groupe acheteur 3) Exécuter la transaction

Exercice Variantes (2/3) 4) Une fois le résultat obtenu faire une sélection sur les colonnes qui vous intéressent dans l ’ordre suivant : Doc achat Poste Code PRM Date doc N° fournisseur Nom du fournisseur Désignation Mt réservé HT Mt Liquidé Reste à Liquider 5) Faire un tri et un sous total par n° de Fournisseur 6) Faire un filtre sur les commandes déjà liquidées (Mt liquidé > 0) 7) Sauvegarder votre mise en forme avec un nom significatif par exemple : cdes + groupe acheteur

Exercice Variantes (3/3) 8) Retourner modifier votre variante de sélection pour renseigner le champ variante d’ affichage: variante d ’affichage : le nom de votre variante d’affichage 9) Sauvegarder la variante de sélection en écrasant la précédente. 10) Relancer une dernière fois la transaction ZFI10 avec la variante de sélection et vérifier que la mise en forme obtenue est bien celle de votre variante de mise en forme.

Export d’états vers Excel Les modalités d’export dans Excel varient selon les transactions. L’export en fichier local reste inchangé (icône ) Pour les écrans qui permettent l’export par la fonction « calcul avec tableur », par sélection : liste / exporter / calcul avec tableur, le système propose plusieurs choix : Sélectionner « tous formats disponibles », et dans le menu déroulant « 08 Excel en format XXL). Cocher « Toujours utiliser le format sélectionné » pour enregistrer le format choisi

Export d’états vers Excel Puis « Table » et « Microsoft excel » Enregistrer le fichier

Quelques fonctionnalités utiles • Option « Afficher clés dans toutes les listes déroulantes » Cette option permet par exemple dans ZMIR7 d’afficher le type de pièce « Z1 dépenses » au lieu de « dépenses » Cliquer sur dans le menu principal, puis sélectionner « options » Sélectionner l’onglet « experts » puis « Afficher clés dans toutes les listes déroulantes » et valider

Quelques fonctionnalités utiles Représentation décimale : choisir le ‘.’ pour les centimes pour simplifier la saisie à partir du clavier numérique chemin : système / valeurs utilisateur / données utilisateur Sélectionner la représentation décimale adaptée

Quelques fonctionnalités utiles Option « Clé et désignation » dans certaines transactions Cette option permet un affichage plus complet dans certaines transactions Exemple dans MCE5 pour afficher les n° et noms des fournisseurs Sélectionner « options » / Représent. Caractér./ Clé et désignation Résultat :