Vincent Loubris

Agenda Historique Caractéristiques générales Groupe cible Les conditions techniques Introduction d’une déclaration en 6 étapes Erreurs les plus courantes Assistance Pourquoi utiliser Vensoc? Questions?

Déclarations électroniques … Vensoc Dans le cadre de l’E-gouvernement Meilleure prestation de service aux entreprises (7/24, avis de réception automatique ...) Diminution des montagnes de papier Dans la foulée des autres déclarations électroniques (Intervat, Finprof, Tax-on-web) VENSOC (VENnootschappen – SOCiétés) Déposer une déclaration à l’impôt des sociétés via internet

Vensoc - Historique Vensoc trouve sa source dans Finform Finform: télécharger, remplir et imprimer les formulaires électroniques L’expédition est logiquement une prochaine étape Opérationnel à partir de l’exercice 2005 Communication limitée Un peu plus de 13.000 déclarations introduites via Vensoc Diffusion auprès de 1000 différents utilisateurs

Vensoc – Caractéristiques générales Déclaration à l’impôt des sociétés Télécharger, compléter off-line et conserver localement Ajouter des annexes Déposer via internet Signature digitale (certificat classe 3) Faire parvenir automatiquement l’accusé de réception Opérationnel l’année civile complète, 7/7, 24/24

Vensoc – Groupe cible Toute personne qui doit introduire une déclaration à l’impôt des sociétés au nom de la société Elle doit être mandatée par la société (comme c’est déjà le cas pour l’introduction de la déclaration papier) Le mandat doit toujours pouvoir être présenté Ne demande aucun enregistrement préalable du mandat Pas de formulaire d’un type spécial

Vensoc – Conditions techniques Liaison internet (de préférence à large bande) Browser Internet Explorer version 6.x (Netscape Communicator version 7.x n’est pas supporté) Adobe Acrobat Reader version 6 ou supérieure Certificat classe 3 A demander auprès de: Isabel, Globalsign ou Certipost (seulement pour les Communities) S’emploie également pour Intervat, Finprof Software pour création PDF (pour les annexes non standardisées ) Java runtime (version 1.4.2. ou supérieure) à télécharger via java.sun.com

Vensoc – Introduction en 6 étapes (aperçu) Etape 1: Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire Etape 2: Chargement de la déclaration Vensoc et introduction des données Etape 3: Récupération des annexes Finform Etape 4: Création des annexes supplémentaires Etape 5: Création du fichier XFDF Etape 6: Introduire la déclaration

Vensoc – Introduction en 6 étapes (aperçu) Etape 1: Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire

Vensoc – Etape 1: Créer répertoire Directory/répertoire particulier pour chaque déclaration introduite via Vensoc Nom du répertoire déterminé librement Contiendra les fichiers suivants: Déclaration Vensoc (PDF) Encodage de la déclaration (XFDF) Annexes à envoyer (PDF) A créer sur le disque local de votre ordinateur

Vensoc – Introduction en 6 étapes (aperçu) Etape 1: Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire Etape 2: Chargement de la déclaration Vensoc et introduction des données

Vensoc – Etape 2: Télécharger la déclaration Télécharger la déclaration électronique via www.minfin.fgov.be > E-services > Vensoc

Vensoc – Etape 2: Télécharger la déclaration Choisir l’exercice d’imposition souhaité (choix entre 2005 et 2006) Cliquer “Télécharger déclaration” Ecran adapté en fonction de la langue Classer la déclaration dans le répertoire créé à l’étape 1 Avantage: la déclaration ne devra plus être téléchargée à nouveau

Vensoc – Etape 2: Remplir la déclaration La déclaration Vensoc comporte: Déclaration à l’impôt des sociétés (275.1) Formulaire de déduction pour investissement (276U) Déclaration remplie off line Echange entre les utilisateurs Moins de trafic internet Le document PDF contient des validations et des écrans d’aide A compléter selon les règles de la déclaration papier

Vensoc – Etape 2: Remplir la déclaration Champs bleus et rouges qui peuvent contenir des données numériques ou alfa numériques à compléter Les champs rouges doivent être obligatoirement remplis numéro d’entreprise, nom, date du bilan taux annexes obligatoires ... Les données complétées peuvent être sauvegardées

Vensoc – Etape 2: Remplir la déclaration Vak XI: Annexes Cocher les annexes qui doivent être jointes à la déclaration électronique Les annexes jointes doivent se trouver dans le répertoire créé à l’étape 1 Une fois complétement remplie : cliquer le bouton de validation vert à la fin du document  corriger les erreurs éventuelles Placer la déclaration complétée dans le répertoire créé à l’étape 1

Vensoc – Etape 2: Remplir la déclaration (Particularités) La langue de la déclaration doit correspondre à la langue de la déclaration papier qui a été envoyée Suivant les lois linguistiques en vigueur Choix uniquement sur le territoire de Bruxelles-capitale (19 communes); pour un changement prendre contact avec le service de taxation mentionné sur la déclaration papier Il peut être fait usage de déclarations couplées à un programme de calcul ou de comptabilité Support format et validation nécessaires (sinon problèmes à l’envoi) p.ex. numéro d’entreprise: XXXX.XXX.XXX p.ex. numéro de compte financier: XXX-XXXXXXX-XX p.ex. montant avec seulement deux chiffres après la virgule

Vensoc – Introduction en 6 étapes (aperçu) Etape 1: Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire Etape 2: Chargement de la déclaration Vensoc et introduction des données Etape 3: Récupération des annexes Finform

Vensoc – Etape 3: Récupération des annexes Finform Deux sortes d’annexes peuvent être jointes Annexes disponibles via Finform (cfr. étape 3) Annexes que l’utilisateur crée lui-même (cfr. étape 4) Chargement en cliquant sur récupérer les annexes Finform-web s’ouvre Le formulaire désiré peut être téléchargé Remplir le formulaire et le classer dans le répertoire créé à l’étape 1 Ne pas modifier le nom de fichier du formulaire! Extension en minuscules: donc ‘.pdf’ et non ‘.PDF’

Vensoc – Etape 3: Récupération des annexes Finform Formulaires disponibles: Relevés Description Nom de fichier obligatoire 204.3 Relevé des réductions de valeur pour pertes probables et des provisions pour risques et charges 1I_00002043_FR_2006.pdf 275B Exonération des plus-values sur navires 1I_0000275B_FR_2006.pdf 275K Taxation étalée des plus-values sur certains titres 1I_0000275K_FR_2006.pdf 275N Crédit d’impôt 1I_0000275N_FR_2006.pdf 275R Réserve d’investissement 1I_0000275R_FR_2006.pdf 276K Taxation étalée des plus-values 1I_0000276K_FR_2006.pdf 276N Exonération des plus-values sur véhicules d’entreprise 1I_0000276N_FR_2006.pdf 276T Tableau pour le calcul de l’exonération pour personnel supplémentaire 1I_0000276T_FR_2006.pdf

Vensoc – Etape 3: Récupération des annexes Finform Relevés Description Nom de fichier obligatoire 276 W1 Exonération pour personnel supplémentaire affecté à la recherche scientifique 1I_000276W1_FR_2006.pdf 276 W2 Exonération pour personnel supplémentaire affecté au développement du potentiel technologique de l'entreprise 1I_000276W2_FR_2006.pdf 276 W3 Exonération pour personnel supplémentaire affecté comme de chef de service des exportations 1I_000276W3_FR_2006.pdf 276 W4 Exonération pour personnel supplémentaire affecté comme chef de service de la section Gestion intégrale de la qualité 1I_000276W4_FR_2006.pdf 328K Relevé des immobilisations à amortir de manière dégressive 1I_0000328K_FR_2006.pdf 328L Relevé des immobilisations pour lesquelles il est renoncé à l'amortissement dégressif 1I_0000328L_FR_2006.pdf

Vensoc – Introduction en 6 étapes (aperçu) Etape 1: Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire Etape 2: Chargement de la déclaration Vensoc et introduction des données Etape 3: Récupération des annexes Finform Etape 4: Création des annexes supplémentaires

Vensoc – Etape 4: Création des annexes supplémentaires Annexes Finform (cfr. étape 3): modèles établis par le SPF Finances Annexes supplémentaires (obligatoires ou non obligatoires) à joindre à la déclaration Vensoc: modèle non établi par le SPF Finances A créer par l'utilisateur lui-même Les conditions suivantes doivent être remplies: les annexes devront être rédigées en format PDF (via Adobe Acrobat Professional ou un programme équivalent); une annexe ne peut dépasser 5 MB; il est seulement possible d'ajouter six annexes de ce type; nom de fichier obligatoire

Vensoc – Etape 4: Création des annexes supplémentaires Annexes possibles: Description Nom de fichier obligatoire Comptes annuels 1I_06comptann.pdf Rapport à l'assemblée générale et délibérations de celle-ci 1I_06rapAG.pdf Comptes annuels internes 1I_06comptannint.pdf Tableaux d'amortissement 1I_06amortis.pdf Détail des dépenses non admises 1I_06detdna.pdf Divers 1I_06divers.pdf

Vensoc – Etape 4: Création des annexes supplémentaires A joindre obligatoirement: Comptes annuels Rapport à l'assemblée générale et délibérations de celle-ci Stocker ensemble toutes les annexes dans le répertoire créé à l'étape 1

Vensoc – Introduction en 6 étapes (aperçu) Etape 1: Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire Etape 2: Chargement de la déclaration Vensoc et introduction des données Etape 3: Récupération des annexes Finform Etape 4: Création des annexes supplémentaires Etape 5: Création du fichier XFDF

Vensoc – Etape 5: Création d'un fichier XFDF Lorsque la déclaration PDF a été complétée et validée Exporter les données vers un document XFDF Le fichier XFDF porte le même nom que la déclaration mais est notablement plus petit A classer également dans le répertoire, créé à l'étape 1

Vensoc – Etape 5: Création d'un fichier XFDF Marche à suivre: Utilisation du programme ACROBAT READER VERSION 6.x ou supérieure : Ouvrir la déclaration Vensoc. Choisir l'option "DOCUMENT" dans le menu Adobe Acrobat Choisir ensuite ‘FORMULAIRE’ en ‘EXPORTER DES DONNEES A PARTIR D'UN FORMULAIRE’ Choisir finalement ‘stocker les données en format XFDF’

Vensoc – Etape 5: Création d'un fichier XFDF Emploi du programme ACROBAT PROFESSIONAL VERSION 6.x ou supérieure : Ouvrir la déclaration Vensoc Choisir l'option "ADVANCED" dans le menu d'Adobe Acrobat Choisir ‘FORMS’ en ‘EXPORT DATA FROM FORM’ Choisir enfin ‘sauvegarder les données en format ‘XFDF’

Vensoc – Etape 5: Creation d'un fichier XFDF NOUVEAU depuis l'exercice d'imposition 2006: sur le formulaire de déclaration PDF appuyez sur le bouton extraction (il se trouve à la fin du document) le fichier Xfdf est créé automatiquement

Vensoc – Introduction en 6 étapes (aperçu) Etape 1: Créer un directory/répertoire sur votre ordinateur pour chaque déclaration à introduire Etape 2: Chargement de la déclaration Vensoc et introduction des données Etape 3: Récupération des annexes Finform Etape 4: Création des annexes supplémentaires Etape 5: Création du fichier XFDF Etape 6: Introduire la déclaration

Vensoc – Etape 6: Introduction de la déclaration Préalablement ! La déclaration PDF, le fichier XFDF et toutes les annexes ont été remplies et classées avec un nom de fichier correct dans un seul répertoire Les étapes 1 à 5 peuvent être accomplies off line et séparément; L'étape 6 s'effectue on line; En cliquant sur ‘Souscrire la déclaration’ Connection internet sécurisée Entrée via un certificat digital

Vensoc – Etape 6: Introduction de la déclaration Marche à suivre: Compléter l'onglet “déclaration” compléter le chemin d'accès au fichier xfdf rechercher le chemin d'accès via l'écran d'aide

Vensoc – Etape 6: Introduction de la déclaration 2. Compléter l'onglet “signature” nom qualité p.ex. Jean Jansen – Comptable

Vensoc – Etape 6: Introduction de la déclaration Envoi en cliquant sur le bouton ‘Envoyer’ L'application Vensoc envoie automatiquement en paquet des données comprimées Ce paquet de données comprend: Le fichier Xfdf Les annexes jointes à la déclaration et qui se trouvent dans répertoire (donc pas d'action supplémentaire pour envoyer les annexes) Le paquet de données est également rangé dans le répertoire Le paquet de données ne peut être supérieur à 15 MB

Vensoc – Etape 6: Introduction de la déclaration L'avis de réception comprend: un numéro de suite unique la date de la transaction le nom, le numéro d'entreprise et la date du bilan de la société la liste des annexes introduites On confirme que la déclaration et les annexes ont été réceptionnées Aucune confirmation quant à la validité de la déclaration ou à son introduction dans les délais Est automatiquement rangé dans le répertoire 4. L'avis de réception clôture la transaction

Vensoc – Particularités Une seule déclaration électronique peut être introduite par société et par date de bilan La correction ou la consultation électronique est impossible; en l'occurrence, il faut s'en référer au service de taxation compétent Il ne faut certainement pas introduire une déclaration papier lorsqu'une déclaration électronique est introduite

Vensoc – Erreurs les plus courantes Le fichier Xfdf n'est pas correctement établi; examiner la procédure correcte Aucun chemin d'accès au fichier Xfdf n'a été sélectionné à l'étape 6 Erreur 202: Erreur à la validation Déclaration correctement complétée? A-t-on cliqué sur le bouton validation lors de la validation? Déclarations complétées via un programme comptable qui ne suit pas toujours le format et les validations de la déclaration électronique

Vensoc – Erreurs les plus courantes Erreur 351: Date de bilan erronée La date de bilan reprise dans la déclaration électronique est inconnue (par ex. suite à la modification de la date de clôture de l'année comptable) Regarder la date du bilan qui figure sur la déclaration papier Eventuellement prendre contact avec le service de taxation compétent Erreur 353: Déclaration déjà introduite Une déclaration papier ou une déclaration électronique a déjà été introduite pour le numéro d'entreprise (et date de bilan) concerné

Vensoc – Erreurs les plus courantes Erreur 560: Annexes non jointes Nom du fichier correct? Différence entre majuscules et minuscules dans le nom du fichier (.pdf et non .PDF) Masquer les extensions connues dans l‘Explorer peut conduire à taper des extensions incorrectes

Vensoc – Annexes Le mode d'emploi et les FAQ’s sont publiés sur le site Vensoc La liste des erreurs sera reprise dans les FAQ’s Helpdesk accessible téléphoniquement: 02-788.51.56

Pourquoi utiliser Vensoc? Vous avez la certitude que la déclaration est introduite et réceptionnée (accusé de réception). Vous pouvez introduire votre déclaration 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vous pouvez être certain que votre déclaration a été complétée sans erreur. Les règles de validation contenues dans la déclaration PDF constituent un aide mémoire. Vous pouvez introduire votre déclaration sur internet à partir de tous les points du globe (aucun déplacement physique). Par la suite, vous pouvez consulter la déclaration introduite et les annexes jointes sur votre ordinateur en ouvrant le fichier comprimé (aucune copie papier ne doit être conservée). La déclaration, les annexes et l'accusé de réception se trouvent ensemble dans un répertoire. La confidentialité de vos données fiscales est assurée par des règles de sécurité étendue. Vous pouvez préalablement envoyer la déclaration électronique au client, dans la société pour accord, consultation et avis etc.. Vous travaillez sans papier Vous travaillez de façon moderne. …

MERCI POUR VOTRE ATTENTION

VENSOC QUESTIONS ?