Formation AAF – 19 juin 2009 – Elisabeth Bühlmann Herzog Gestion de projets Formation AAF – 19 juin 2009 – Elisabeth Bühlmann Herzog

Le matin, le projet avance ! Programme de la journée Le matin, le projet avance ! Le suivi de l’avancement Les différents types de suivi La consolidation La gestion des changements et la résolution de problèmes La clôture du projet L’acceptation du projet La livraison du produit et le transfert à l’opérationnel Le retour d’expérience 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

L’après-midi, on monte d’un cran Programme de la journée L’après-midi, on monte d’un cran Gestion des archives (records management) et gestion de projets Intégration des processus Exemples d’outils mis à disposition Etude de cas GEVER La méthodologie Résumons les mots-clés de la formation Exercices Foire aux questions Evaluation de la journée et de l’ensemble de la formation 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Le suivi de l’avancement De la maîtrise au pilotage du projet

Suivi de l’avancement : Définition Pour quoi ? Contrôler l’exécution du plan de projet Délais et coûts Tout ce qui mène au produit : qualité et risques Mettre en évidence les écarts par rapport au plan En tirer les conséquences Mettre en place les solutions Pour atteindre les objectifs initiaux Pour ré-orienter le projet au mieux Réagir au plus tôt face les changements Avec quoi ? Tous les documents spécifiant le coût, la qualité et le délai prévus pour le projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Acteurs et outils de la gestion de l’avancement Responsable de tâches Manager de projet Comité de pilotage Fiche de travail  Rapport d’activité Tableau de bord Communication ad-hoc Séances de revue Responsable de tâches: Décision sur le domaine d’activité ou la tâche spécifique dans le cadre du mandat défini. Manager de projet: Prend toutes les décisions opérationnelles au niveau de la coordination du projet COPIL sert pour toute la partie stratégique où les objectifs du projets pourraient être modifiés. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Suivi de l’avancement : positionnement global Le suivi des fondamentaux Délais Coûts La consolidation du suivi Le contrôle des risques et de la qualité 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

1. Suivi des délais : définitions Contrôler les composantes d’une activité Date début Date fin Effort Contrôler la succession des jalons Coordination des activités entre elles Jalons complet à date 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

1. Suivi des délais : exemple Sur base de PBS Tâches en cours, réalisée etc. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

1. Suivi des délais : exemple Sur base de WBS : orientation tâches. Tâche en cours, réalisée etc. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

1. Suivi des délais : check-list QUAND ? Définir la fréquence de capture et revue d’activité Risque (activité risquée ou très innovante) Activité critique Très grande division du travail QUOI ? Définir le format et organiser la collecte des documents de références COMMENT ? Compiler les informations et les intégrer aux coûts Consolider l’ensemble avec l’avancement général ET APRES ? Prendre les décisions correspondantes Un retard ou un changement n’est pas un échec ! Comme dans tous projet, le bon sens est maître. Fréquence de reporting est à définir en fonction des besoins Documents de références: choisir un format facile de mise à jour, définir moyens de collectes. Comment: Les délais ne sont pas seuls 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

1. Suivi des délais : les pièges à éviter Temps passé n’est pas reste à faire ! Effet Pareto : 80% d’une tâche exige autant d’effort que les 20% restants… Si activité de 5 jours, 2,5 de réalisé n’est pas forcément 50% du produit ! Trop de suivi est contre-productif Temps de collecte Temps de rédaction de rapport Faire des rapports à temps Pas de rapport d’avancement avec une estimation vieille d’une semaine/mois 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Suivi des coûts : définitions Contrôler les coûts d’une activité Effectifs ou induits jusqu’à présent A planifier jusqu’à la fin de l’activité Prendre en compte tous les types de coûts Humains –efforts Moyens Interne Achats - approvisionnements Le contrôle des coûts est aussi une mise en perspective. La gestion des coûts est une discipline se nommant la coûtenance. Ne se fonde pas uniquement sur le matériel mais doit prendre en compte la charge. Donc nécessaire coordination entre les deux. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Suivi des coûts : exemples Sur base de la structure comptable: Lecture de gauche à droite: Centre et nature de coût Budget prévu Engagés = Commandes faites Encourus = Commandes fermes mais non payées. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Suivi des coûts : conclusion intermédiaire Terminologie claire Coût budgeté Coût réel Coût prévisionnel Index et comparaisons entre ces coûts Voir les écarts entre deux analyses Voir les tendances entre une série d’analyses Le contrôle des coûts aide le pilotage Une méthode de suivi de l’avancement intégrée : la valeur acquise Le contrôle des coûts est aussi une mise en perspective avec revue des estimations. La gestion des coûts est une discipline se nommant la coûtenance, elle n’est pas une fin en soi mais aide à la décision pour mener à bien le projet dans le cadre défini. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Suivi des coûts : Méthode de la valeur acquise Le contrôle des coûts est aussi une mise en perspective. La gestion des coûts est une discipline se nommant la coûtenance. Ne se fonde pas uniquement sur le matériel mais doit prendre en compte la charge. Donc nécessaire coordination entre les deux. CRTE = Coût réel du travail exécuté (réalisé) CBTE = Coût budgeté du travail exécuté (avancement) CEA = Coût Estimé à l’Achèvement CFE = Coût final estimé CBTP = Coût Budgété du Travail Planifié (planifié) Ecart de coût = CBTE – CRTE Ecart de délai = CBTE – CBTP Index des coûts: CBTE/CRTE – donne une idée sur les coûts à la fin du projet Index de performance/productivité = CBTE/CBTP – donne une idée sur la date de fin du projet Source : Chantal Biras - Bombardier 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Suivi des coûts : check-list QUAND ? Définir la fréquence de capture et revue des coûts Risque (activité risquée ou très innovante) Coûts liés à des locations ou des commandes QUOI ? Assurer que tous les types de coûts sont pris en compte Définir le format et organiser la collecte des documents de références COMMENT ? Compiler les informations Consolider l’ensemble avec l’avancement général ET APRES ? Prendre les décisions correspondantes Evaluer les impacts de chacune de ces décisions Comme dans tous projet, le bon sens est maître. Fréquence de reporting est à définir en fonction des besoins Documents de références: choisir un format facile de mise à jour, définir moyens de collectes. Comment: Les coûts sont très liés aux délais Savoir 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Gestion des coûts : typologie des réactions Aspect Délais Coûts Espace Marges Réserves et provisions Compensation possible Heures supplémentaires Renfort Révision du budget Pas de compensation possible Négocier un délai d’extension Négocier un échelonnement de livraison Réduire la quantité de travail prévu (produit final modifié) Négocier un délai de paiement Négocier un échelonnement des paiements Réduire le coût du travail prévu (produit final modifié) En fonction des rapports d’avancements, il est possible de gérer les changements de la manière suivante: Jouer dans le périmètre existant Modifier une composante 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Suivi des coûts : les pièges à éviter Faire la distinction Entre coût réel et coût budgété et estimé à achèvement Entre le budget initial et le budget révisé Trop de suivi est contre-productif Temps de collecte Temps de rédaction de rapport Faire des rapports à temps Pas de rapport de coûts à des périodes sans mouvements 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Le suivi de l’avancement De la maîtrise au pilotage du projet

La gestion de la qualité : définitions Contrôler que les caractéristiques du produit (qualité) sont effectivement réalisées. Gérer les divergences si besoin Actions correctives Actions préventives Suivi – ré-évaluation – courbe de Deming 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion de la qualité : La roue de Deming Gestion de la qualité implique de planifier: - Quelle qualité on souhaite (principes des spécifications qui définissent les objectifs) Critères de contrôle de la qualité : indicateurs de performances et méthodes pour tester (test utilisateurs, test de fiabilité, rapidité etc.) Check = collecter les indicateurs et les analyser Ajuster : Impact sur le reste à faire Choix du type d’actions : corrective ou préventive Suivi des décisions Source : Wikipedia 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion de la qualité : exercice Dans l’exercice de vos fonctions, identifiez : 1 activité et 1 produit Comment le défaut/problème a été identifié 1 action corrective 1 action préventive 1 exemple de suivi pour contrôler le résultat de la rectification 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion de la qualité : check-list QUOI ? Quelles sont les qualités du produit que je veux contrôler ? Quelle est la limite de qualité qui n’exige pas d’action corrective ? COMMENT ? Définir le mode et la fréquence des contrôles Collecter les informations et les mettre en perspective du plan qualité ET APRES ? Prendre les décisions correspondantes Ajuster les décisions si nécessaire Comme dans tous projet, le bon sens est maître. Fréquence de reporting est à définir en fonction des besoins Documents de références: choisir un format facile de mise à jour, définir moyens de collectes. Comment: Les coûts sont très liés aux délais Savoir 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion de la qualité : les pièges à éviter Par de perfectionnisme ! Est-ce que le défaut de qualité nuit au produit final ? Est-ce que l’action corrective coûte plus cher que le défaut de qualité ? Pas de laisser aller ! Corriger c’est apprendre pour l’avenir ! Les responsables d’activités sont inclus dans le processus de contrôle qualité 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion des risques : définitions Identifier les risques du déroulement d’un projet Cause Effet Probabilité d’occurrence Gérer et contrôler l’évolution de ces risques au cours du projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion des risques : méthodes d’analyse L’analyse qualitative pour prioriser les risques du projet Occurrence Détectabilité Gravité Criticité = occurrence x détectabilité x gravité L’analyse quantitative pour rationaliser l’analyse Mesurer minimum, maximum et pondérer Occurrence (%) x impact (coût) = valeur attendue du risque (provision) La méthode DELPHI Convergence des avis d’experts Simulation type Monte-Carlo 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion des risques : matrice de décision En fonction de l’analyse effectuée, le risque est priorisé et implique des actions différentes. Source : SQS 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion des risques : matrice de décision Limiter (proactif) Provisions Mesures Eliminer Abandon Transférer Assurance Accepter (réactif) En fonction de l’analyse effectuée, le risque est priorisé et implique des actions différentes. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion des risques : typologie des réactions Aspect Risque négatif Risque positif Accepter Rien Mesure corrective (réactif) Provision de contingence Mesure réactive Limiter Mesures sur une des composantes du risque Transférer Assurances Création d’outils de gestion du risque (filiales, joint venture etc.) Eliminer Mesures préventives Mesures propices Exemple de réactions aux risques par rapport à des types de risques 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion des risques : check-list Identifier les risques de manière systématique Organigramme des tâches et produits Liste des parties prenantes, des contextes internes, externes etc. Risques connus, connus pour être indétectables, inconnus Analyser les risques Décrire les causes, effets et les prioriser Adopter la même échelle d’évaluation pour tous les risques En fonction des priorités, choisir les options de contrôle de ces risques Au cours du projet Prendre les décisions correspondantes Ajuster les décisions si nécessaire Concernant l’attribution des coûts: Réserves de contingence pour les risques connus indétectables Réserves de gestion/management pour les risques inconnus (global) 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion des risques : les pièges à éviter Pas d’extrêmes ! Tous les risques ne sont pas à gérer Certains risques sont positifs ! Aucun projet n’est exempt de risques La régularité est la clé de la gestion Procéder à une évaluation régulière Des nouveaux risques peuvent apparaître Les risques peuvent évoluer 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion des risques : exercice en commun Sur la base d’un projet/activité Identifier un ou deux risques Nom Numéro d’identifiant Responsable Phase du projet Indicateur de détection Corrélation avec d’autres risques Identifier les mesures Résultats attendus Coûts et délais Suivi Proposer fréquence de revue Champ pour le suivi Pour le suivi les champs nécessaires sont : Date suivi Numéro de mesure Résultat de la mesure 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion des modifications : typologie Les prestations voulues par le client – mandant Prestations supplémentaires Prestations planifiées mais modifiées Les prestations liées au déroulement du projet Prestations planifiées mais que ne pourraient être réalisées 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion des modifications : check-list Identifier la procédure de gestion des modifications Identifier le document de référence qui sert de fondement pour identifier une modification Responsabilités pour la décision Procédure d’acceptation et enregistrement des modifications Gérer la modification sur l’ensemble du projet Evaluer son impact sur l’ensemble du projet Assurer la mise à jour des documents de référence 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion des modifications : exemple de fiche Identification Date Description de la modification Utilité – valeur ajoutée de la modification Raison de la proposition de modification Nom de la personne demandant la modification Liste des impacts sur les autres parties du projet Liste des risques liés à cette modification Coût de la modification et centre de coût correspondant Impact de la modification sur les délais Approbation Confirmation du niveau de décision de la modification (projet/mandant) Décision de la personne responsable sur la modification La gestion des changements est un mini-projet dans le projet. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La gestion des conflits : principes Pourquoi ? Un conflit ne fait que s’empirer Assurer la résolution des différends au plus vite afin d’assurer la réalisation du projet dans les coûts, qualité et délais prévus. Les approches 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion des conflits : check-list Prévenir les conflits ! Démarche Calmer le jeu Recréer la relation S’orienter sur la résolution du problème Problèmes de personnes Problème lié au mandat (planification trop optimiste etc.) Valider et mettre en œuvre la solution Vérifier qui est la personne la plus à même d’assurer La facilitation – médiation pour la résolution La décision sur la solution choisie Voir dans le plan de projet les risques humains, matériel, mandats etc. et prendre les mesures en conséquence. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Gestion des conflits : les pièges à éviter Pas de prise à partie Rester le plus factuel possible Tous les conflits ne se résolvent pas de la même manière Personnes différentes impliquées Pas de décision unilatérale sans communication directe aux personnes impliquées Attention au rythme ! Ne pas tarder à résoudre un conflit Ne pas résoudre un conflit à tout prix immédiatement 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Le suivi de l’avancement c’est l’intégration Suivre l’avancement Suivre le déroulement Contrôler et gérer les écarts et les tendances de tous les composants clés Avoir une approche systémique Identifier et gérer les impacts des modifications ou écarts sur les autres facteurs Délais peut influence sur les coûts etc. Le projet n’attend pas, le suivi non plus ! Se positionner plutôt dans une approche proactive que réactive dans la réalisation du projet selon le mandat prévu Du bon sens, encore du bon sens, toujours du bon sens ! Les outils aident mais ne remplacent pas 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La clôture du projet

La clôture du projet : Principes Etape clé Délimitant la fin du projet Transférant le produit au mandant Démarche Comparer le produit aux spécifications / plan de projet Rôle de l’assurance qualité dans cette analyse Co-signer avec le mandat l’acceptation du produit et la clôture du projet Transmettre Le produit ou les livrables définis dans le plan de projet Le rapport final et les retours d’expérience La documentation nécessaire à la maintenance du produit 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

La clôture du projet: le rapport final But Etat des lieux entre le plan de projet et les résultats effectifs (coût, qualité, délais) Synthèse des composantes du projet pouvant être utiles à la réalisation d’autres projets similaires Structure Rapport des objectifs initiaux Evaluation des résultats finaux Procès-verbal d’acceptation du projet Synthèse entre ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et les problèmes rencontrés Coûts total du projet et synthèse des écarts Aspects spécifiques à prendre en compte après la clôture du projet (garanties, échelonnement de paiements etc.) Documents de référence et calendrier de conservation correspondant. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

L’information et la gestion de projet Exemple de mise en pratique

La gestion de l’information : principes Pour quoi ? Pour communiquer avec toutes les parties prenantes du mandat à la clôture Pour maîtriser et piloter l’avancement du projet Pour améliorer les pratiques « organisation apprenante » Mais la gestion de la communication n’est pas isolée Intégrée à l’organisation Cycle de vie qui s’étend au-delà de la durée de vie du projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Les différents processus en jeu Développement de l’organisation Développement des secteurs clés de l’organisation Gestion de projet Gestion des archives de projet Gestion des connaissances Capturing Sharing Searching Maintaining 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Les interactions entre les processus Gestion de projets Cycle de vie Documents Processus Gestion des connaissances Progrès Gestion des archives Gestion de projet: Définit le cycle de vie (ou est défini par cycle) Définit les processus pour atteindre objectifs Produit des documents de référence Gestion des archives: Gère le cycle de vie des documents en fonction des processus projets et des cycles de vie (projet, compétition, juridique, historique…) Gestion des connaissances: Met en place les moyens d’améliorer les processus de projets en fonctions des expériences et des cycles de vie. Documents clés Mémoire de l’organisation Connaissances de l’organisation 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Faire interagir les trois domaines de gestion…c’est user de tous les moyens pour accélérer le processus de développement C’est passer du doute à la certitude Contrôle de l’avancement (projet) Traces des activités (archives) Compréhension des raisonnements (connaissances) C’est passer du savoir au savoir-faire à l’expertise Planification et estimations de reste à faire (projet) Sélectionner les archives de conservation définitive (archives) Réutiliser et améliorer les raisonnements (connaissances) C’est développer la culture de l’organisation 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Les méthodes de gestion de l’information Méthodes de retour d’expériences Capitaliser à chaud Pour les actions correctives immédiates et préparer les retours d’expériences Capitaliser à froid Pour donner des références aux projets similaires et progresser dans les pratiques Formalisation des connaissances Méthode de gestion des archives de projet Mise en œuvre l’approche ISO 15489 Pour contrôler la gestion et l’accès à la documentation de projet produite ou reçue Intégration aux processus d’archivage intermédiaire et historique de l’organisation Pour faciliter la gestion du cycle de vie des archives après la clôture du projet 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

1. Capitaliser à chaud : privilégier la quantité Du moment que les personnes avait accès à l’environnement UEFA ils pouvaient remplir le formulaire et au moins une à deux fois pas semaine les managers recevaient les rapports les concernant. Buts : assurer les retours à chaud, avoir le maximum de quantié (interne + externe) actions correctives immédiates + préparation des debrief à froid Résultats: Rapports envoyés chaque semaine au minimum Base pour corrections à froid 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Capitaliser à froid en interne : formaliser la connaissance + Rapport de retour d’expérience sur chaque domaine de l’EURO Avec entretiens vidéo sur les points clés Rapport global pour chaque grand domaine Fiche ou rapport spécifique pour chaque projet But: formaliser et mettre en perspective Plutôt qualité (1 ou plusieurs domaines clés étudiés) plutôt que quantité Résultats: fiche To do, avoid doing, improve, do differently Vidéo sur sujet spécifique 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

2. Capitaliser à froid en externe : multiplier les points de vue Résultat: Un rapport par niveau (UEFA, Pays, Ville hôtes) et domaine (sécurité, tourisme, développement, volontaires etc.) 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

3. Consolider les expériences : formaliser les connaissances Choix de format selon audience: beaucoup d’images pour les fans, format beau livre DVD Très synthétique pour le rapport éxécutif. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

4. La gestion des archives de projet Toute la documentation de projet: Premier tri effectué par ceux qui effectuent le projet Choix des documents clés Information sur la gestion des documents clés (contexte, niveau d’identification, localisation, accès) Notion de durée de conservation limitée puisque considération que tout est à conserver jusqu’en 2020. 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

L’intégration des cycles de vie – lien vers TEAM-UP 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

L’exemple de GEVER : Projet et gestion des archives 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Récapitulatif de la session de formation Exercices et retour d’expérience

Exercices Les notions clés de la gestion de projet La bibliographie Exercice de groupe Réflexion 1 minute sur chaque question Réponse en groupe La bibliographie 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE

Evaluation Questions – Réponses Evaluation de la formation Tour de tableau des questions abordées Tour de table sur les mots-clés appris Revue définition de projet Séance du jour A faire Améliorer Eviter Renseignements Merci et bonne chance ! 19 Juin 2009 - AAF - Paris - BUE