Projet Easymail Les boites génériques Dossier RIMM

Sommaire Objectifs 2. Principes de fonctionnement 3. Gestion des boites génériques 4. Le responsable de boite générique 5. Créer une nouvelle boite mail 6. Basculer une boite générique sur Easymail 7. Paramétrer et configurer une boite générique 8. Utiliser une boite générique

1. Objectifs Easymail permet de gérer une boite générique avec plus de clarté et de sécurité qu’actuellement. Easymail permet de respecter les exigences majeures de sécurité par : l'identification des personnes utilisant une boite mail fournie par Auchan la traçabilité des échanges réalisés à partir de cette adresse mail Auchan

2. Principes de fonctionnement Un responsable est désigné pour chaque boite générique. L'option "délégation" lui permet ensuite d’autoriser certains collaborateurs à utiliser également ce compte. Les boites génériques sont utilisables à partir de n'importe quel compte Easymail et depuis plusieurs comptes Easymail simultanément. A partir de son poste de travail, un collaborateur peut accéder simultanément à plusieurs boites de messagerie Easymail : son propre compte + un ou plusieurs comptes génériques dont il a reçu la délégation.

3. La gestion des boites génériques Chaque adresse mail générique sera basculée ou créée uniquement si est désigné au préalable un responsable nominativement identifié et informé Ce responsable prend en charge le paramétrage de délégation de la boite mail générique aux personnes qu'il va autoriser à l'utiliser. 3. Les personnes utilisant une boite générique doivent posséder une adresse mail individuelle afin de permettre la mise en place de l'option de délégation

4. Le responsable d’une boite générique Pour les sites/entités accompagnés par un RIMM, la boite générique est, par défaut, sous la responsabilité du RIMM. Pour les autres sites/entités, la boite générique est placée sous la responsabilité du hiérarchique du service demandeur (à déléguer si nécessaire) Les utilisateurs d’une boite mail générique doivent être informés qu’un compte Easymail sera créé à leur nom s’ils n’avaient pas de messagerie auparavant et que leur adresse de messagerie individuelle apparaitra sur les messages émis par eux depuis la boite générique. Voir la copie d’écran sur la page suivante

Compte générique / compte individuel

5. Créer les nouvelles boites mails Le RIMM/Coordo référence les utilisateurs ayant besoin d’accéder à une boite générique mais n’ayant pas de boite mail personnelle Il complète le fichier avec Nom, Prénom et Matricule de l’utilisateur Il envoie ce fichier complété le lundi qui précède la semaine de bascule à : bascules.easymail@auchan.fr NB : renommer ce fichier comme suit : Easymail_CreationNouveauxComptes_Numéro magasin_Nom magasin_Numéro de semaine Exemple : Easymail_CreationNouveauxComptes_003_Englos_S10 4. Il oriente le nouvel utilisateur vers le site d’auto-formation et lui identique la date de bascule de la boite générique.

6. Basculer une boite générique vers Easymail 1/2 Les boites génériques basculent après tous les utilisateurs. Un fichier de bascule spécifique est prévu à cet effet. Tu complètes ce fichier avec : Nom, Prénom , Adresse Mail de la personne responsable de la boite générique L’adresse mail de la boite générique Tu envoies ce fichier complété le lundi qui précède la semaine de bascule à : bascules.easymail@auchan.fr NB : renommer ce fichier comme suit : Easymail_BasculeBoitesGénériques_Numéro magasin_Nom magasin_Numéro de semaine Exemple : Easymail_BasculesBoitesGénériques_003_Englos_S10

6. Basculer une boite générique vers Easymail 2/2 - Le responsable de la boite générique reçoit le mot de passe de celle-ci, sur sa boite mail renseignée dans le fichier de bascule. Il ne doit pas le diffuser aux autres utilisateurs Il met en place le paramétrage de la délégation de la boite générique vers les boites individuelles des utilisateurs 6. Pour se servir de la boite générique, les utilisateurs patientent une trentaine de minutes puis se déconnectent d’Easymail. En se reconnectant ils ouvrent leur propre compte Easymail puis accèdent à la boite générique par la fenêtre multi comptes

7. Scénario magasin S-3 S-2 S-1 S S+1 S+2 RIMM RIMM 6 Identification des: - Boites génériques - Utilisateurs sans boite perso Bascule des boites génériques et mise en place des délégations 2 Equipe projet 7 Validation auprès du Codir de la fin du déploiement Auto-apprentissage des nouveaux utilisateurs 4 S-3 S-2 S-1 S S+1 S+2 RIMM 1 RIMM RIMM Vérification 100% des Utilisateurs basculés Envoi du fichier de création des nouveaux utilisateurs Envoi du fichier de bascule des boites génériques 5 3 Référents Accompagnement des utilisateurs Codir

8. Paramétrer et configurer une boite générique 1/7

8. Paramétrer et configurer une boite générique 2/7

8. Paramétrer et configurer une boite générique 3/7

8. Paramétrer et configurer une boite générique 4/7

8. Paramétrer et configurer une boite générique 5/7

8. Paramétrer et configurer une boite générique 6/7

Il faut attendre 30 min avant que cette délégation soit active 8. Paramétrer et configurer une boite générique 7/7 Il faut attendre 30 min avant que cette délégation soit active

9. Utiliser une boite générique Pour utiliser une boite générique rendez vous sur easymailauchan.fr sur l’onglet Fiches rapides