JACIE en Hématologie Stérile au CHU MORVAN de BREST

Joint Accreditation Committee-ISCT & EBMT Que signifie « JACIE »? Joint Accreditation Committee-ISCT & EBMT C’est-à-dire : Comité d’accréditation de la société internationale de thérapie cellulaire et du groupe européen de transplantation de moelle osseuse Le comité a défini des standards internationaux de bonne pratique pour la greffe de moelle osseuse  - au niveau de la clinique (services de soins) = JACIE B - de la collection des cellules souches hématopoïétiques (blocs et EFS) = JACIE C - et de la manipulations de ces cellules (EFS) = JACIE D

Elle n’est pas obligatoire, mais : Ceci signifie pour les services de soins de pouvoir : fournir des protocoles et procédures écrites pour la prise en charge médicale et paramédicale en s’aidant des procédures déjà établies par l’hôpital et en soulignant les liens inter-services donner la preuve d’une recherche constante d’amélioration de la qualité : déclaration et gestion des événements indésirables Elle n’est pas obligatoire, mais : - au niveau international : il faudra à partir de 2009 être accrédité pour interroger les fichiers de donneur volontaire national et international, recruter ces donneurs ou pour que Brest reste un centre donneur pour les autres centres - au niveau national cela peut s’intégrer à la démarche d’accréditation de l’hôpital

Les étapes du projet JACIE Démarche débutée fin 2006 ( 1ère lecture du référentiel et premier état des lieux) Formation à l’agence de biomédecine en mai 2007 : 2 cadres de santé et 1 médecin 1er Comité technique : avril 2007( analyse de l’existant et des besoins en moyens) 1er comité de pilotage : 6 juillet 2007( démarche stratégique à mettre en œuvre) Formalisation des procédures: juin 2007 et toujours en cours Pré-inscription JACIE : novembre 2007 Choix d’une gestion documentaire: fin 2007 Lancement des audits: janvier 2008/ audit croisé avec Lille septembre 2008 Inscription JACIE : mai 2008

Mise en place de « JACIE » CONSTATS (avril 2007) Des non-conformités: - préparation des perfusions - changement de rampes (voies centrales) - réfection des pansements - administration des médicaments per os - …

Des manques: - collaboration IDE/AS - procédures de nettoyage des locaux annexes inexistantes - absence de traçabilité (nettoyage) - fiche de déclaration des événements indésirables inconnue du personnel soignant

AXES D’AMELIORATION - protocolisation intensive - gros travail de réflexion sur l’organisation et les pratiques professionnelles: prise de conscience, motivation et grand investissement de toute l’équipe paramédicale - échanges et collaboration avec les interfaces afin de redéfinir les modes de fonctionnement - horaires des entrées programmées modifiés

ACTIONS CONCRETES GEN01: politique qualité - plan d’audits - déclaration des événements indésirables - suivi des non conformités - réunions de process avec définition des indicateurs de suivi - …

GEN02 : gestion des RH - fiches de poste, horaires - entretiens annuels (100%) - organigrammes - traçabilité des formations internes - formalisation des listes des référents - révision des roulements horaires - rédaction des procédures dégradées - …

GEN03 : maîtrise documentaire Serveur « JACIE » Formalisation de toutes les procédures selon le modèle institutionnel Calendriers de suivi Planifications murales Création de documents de preuve Mise en conformité du classement papier …

GEN04 : infrastructures - plans - fiches techniques d’entretien des locaux - réajustement des procédures de prélèvements de surface et d’air - réactualisation de l’inventaire - révision des dotations avec un réagencement des locaux et une réorganisation du stockage - …

GEN06: gestion de l’amélioration - audits internes et externes (Lille) - réunions de process - signalement des événements indésirables - formation à la méthodologie des EPP - …

AU FINAL Une information donnée à toutes les interfaces Une appropriation progressive de la démarche qualité et des méthodologies d’évaluation Un serveur informatique « JACIE », regroupant le travail de tous les acteurs, accessible à tous les services de l’ICH (avec en plus un classeur par service (et un tableau spécifique « infos JACIE »).

Une organisation du système qualité 2 revues de direction annuelles dont 1 commune CHU-EFS Présentation de l’activité Présentation des indicateurs qualité Suivi des actions Réunion qualité CHU-EFS lors du comité de greffe 1 fois / mois sur la base des signalements d’événements indésirables Comité technique bimensuel Mettre en assurance qualité Préparer la visite de certification Organiser et suivre les audits Comité de greffe bimensuel Réunissant le laboratoire HLA, les cliniciens et l’EFS Revue des dossiers patients intégrant le programme de thérapie cellulaire RMM ponctuelle lors d’une mortalité inattendue avant J100

Le serveur JACIE clinique *

Tableaux des procédures médicales et paramédicales *

Bilan orale de la visite de certification Impression globale très positive Dynamique depuis le départ Echéances respectées Programme évolutif répondant aux standards « JACIE » Maintenant la dynamique doit continuer

Et après ce 1er bilan? Rapport écrit début 2009 Écarts à corriger pour juillet 2009 Bilan définitif en octobre 2009 Certification obtenue en février 2010 Prochaine visite de certification en 2014

Rester dans une démarche d’amélioration de la qualité Remplir et utiliser les différents tableaux de bord Réaliser des EPP et des audits Poursuivre la formalisation des protocoles Réviser annuellement les différentes procédures existantes Améliorer la rédaction des transmissions ciblées Poursuivre les réunions « qualité » Maintenir la dynamique médicale et paramédicale

Merci de votre attention