Réunion Générale de coordination du 26 Juin 2008

2 REUNION DE COORDINATION DU 26 JUIN 2008 Ordre du Jour 1.Point sur les indicateurs qualité. 2. Premiers points sur les audits internes du 1er semestre Planning de l’audit externe du 1er Juillet Point sur le développement des procédures relatives aux recettes, à la gestion du patrimoine. 5. Point sur le contrôle des MAPA et de la gestion des Décisions. 6. Points divers. 7. Remarques diverses. Prochaine Réunion le : Jeudi 25 Septembre 2008 à 14 H 30

3 1.A. Les indicateurs qualité 1.Délais globaux de règlement sur 5 mois Délai global de Mai en augmentation à 27,60 jours – Moyenne de 26,49 jours contre 25,40 jours sur l’année 2007, 27,81 jours sur 2006 – Objectif 08:26jours Pour les services qui traitent un nombre important de factures : Direction des Sports et de la Jeunesse : 23,88 jours moyenne 2008 sur 5 mois. Urbanisme : 38,27 jours en moyenne 2008 sur 5 mois. 2. Délais globaux d’encaissement Délai d’encaissement global moyen 62 jours soit le plus élevé depuis Délais d’encaissement pour les titres émis en 2008 : 25 jours avec un objectif 2008 de 31 jours ( 30,03 jours réalisés sur toute l’année 2007 ). Loyers Ville 64 j., Repas PA 31 j., Loyers PA 21 j., Crèches de 49j. 3. Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006 et 6,65 jours en 2007 et 6,43 sur Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours

4 1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux de suspension 2007 des mandats : 0,59 % et 5 Mois ,45 % - Objectif ,70 %. Taux de suspension 2007 des titres : 1,53 % et 5 Mois ,80 % - Objectif ,50 %. Taux moyen global 2007 : 0,88 % et 5 Mois ,19 % - Objectif ,90 %. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée sur 5 Mois ,13 jours contre 13,46 jours en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en Objectif Jours. Chaque mois, 92 factures sur 5 Mois 2008 ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances ( 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 23 factures sur 5 Mois 2008 sont datées de deux mois précédant celui de l’enregistrement aux Finances ( 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ) Deux causes à traiter : 1. les factures arrivent directement au service ( Attention particulière sur les factures autres que Ville ) 2.Les fournisseurs envoient des factures éditées avec beaucoup de retard. ENJEUX : TRANSVERSALITE ENTRE COMPTABLES ET AVEC LES FINANCES

5 2. Premier bilan des audits internes du 1er Sem 08 Gestion des MAPA à bons de commandes : rapprochement à faire avec le suivi réalisé au niveau de la Direction des FINANCES Service Courrier : améliorations demandées pour réaliser des économies de budget sur les envois en nombre. Livret d’accueil en cours de formalisation. A revoir, information au niveau des comptables sur la validation du service fait au niveau des techniciens.

5bis 3. Planning de l’audit externe Date : Le 1er Juillet 2008 Auditeur : Gilles Flambard Services concernés : Culture, Urbanisme, Entretien Gardiennage (Mapa Produits d’entretien ), Cadre de Vie ( MAPA EPI et autres MAPA ), Bâtiments, VRD Eau et Assainissement.

6 4. Les nouvelles procédures de gestion des recettes et du Patrimoine Sous SIME – QUALI+FINANCES – BIBLIOTHEQUE – FONCTIONNEMENT RECETTES  En Mode Opératoire : la nouvelle fiche de suivi des recettes, obligatoire pour tous les services depuis le 15 Juin.  En Procédures : REC.01 Le traitement général des recettes REC.02 Les recettes en régie REC.03 Les subventions reçues REC.04 Les recettes sur compte d’attente REC.05 L’émission des titres REC.06 Les suspensions – rejets du Trésor Public

7 4. Les nouvelles procédures de gestion des recettes et du Patrimoine Sous SIME – QUALI+FINANCES – BIBLIOTHEQUE – GESTION COMPTABLE DU PATRIMOINE  En Procédures : PRO.FIN.PAT.01 L’acquisition d’un bien PRO.FIN.PAT.02 La cession d’un bien PRO.FIN.PAT.03 La disparition d’un bien

8 4. Les nouvelles procédures de gestion des recettes et du Patrimoine Sous SIME – QUALI+FINANCES – BIBLIOTHEQUE – GESTION COMPTABLE DU PATRIMOINE  En Modes Opératoires : MODOP.FIN.PAT.01 Modalités de réforme des immobilisations MODOP.FIN.PAT.02 Les écritures comptables de cessions MODOP.FIN.PAT.03 L’acquisition à titre gratuit ou à l’euro symbolique

9 5. Point sur le contrôle des MAPA et de la gestion des Décisions Sous SIME – QUALI+FINANCES – Boîte à outils Mise en ligne des modèles de Décisions pour la Ville, le CCAS, la CCEG, Scènes Vosges et l’EPIC Office du Tourisme Les numéros de décisions sont à demander à : -pour la Ville : à Madame Patricia MALARMET poste pour le CCAS : à Madame Christelle HOUILLON téléphone pour la CCEG : à Monsieur Jean-François LECOMTE poste pour Scènes Vosges : à Madame Vuilleminot téléphone pour EPIC Office : à Madame Dupré téléphone

10 5. Point sur le contrôle des MAPA et de la gestion des Décisions Sous SIME – QUALI+FINANCES – BIBLIOTHEQUE – FONCTIONNEMENT DEPENSES – COEUR DE METIER – MODES OPERATOIRES N°5 Création d’un nouveau mode opératoire pour la gestion des Avenants dans le cadre d’un MAPA ( pour la Ville, la CCEG, Scènes Vosges et EPIC Office ) Avenants de moins de 5 % HT  Une décision suffit. Avenants de plus de 5 % HT  Délibération nécessaire mais l’avis de la CAO n’est pas nécessaire  Actualisation similaire à suivre pour le CCAS.

11 6. Points divers Point divers général : Présentation des pièces remises au mandatement  Sous SIME – QUALI+FINANCES – Boîte à outils Ordre de présentation par les services : 1.La fiche de suivi 2.Une copie de la facture et des pièces 3.L’original + pièces destinés à être ensuite détachés pour être joints à l’appui du Mandat.

12 6. Points divers Point divers général : Les différents stades de traitement des factures.  Sous SIME – QUALI+FINANCES – BIBLIOTHEQUE – FONCTIONNEMENT DEPENSES – COEUR DE METIER – MODES OPERATOIRES N°4 -Le stade « E » En cours de rapprochement est supprimé. Les stades utilisables par les services - Le stade « B » Facture bloquée avec une raison valable précisée dans la zone « Motif » ; -Le stade « A » Facture annulée toujours avec une raison valable dans la zone « Motif »..

13 6. Points divers Les stades réservés à la Direction des Finances - Le stade « S » Envoi initial des Finances aux services - Le stade « FI » Finances revenu au service finances et en attente de mandatement - Le stade « R » Refus de mandatement - Le stade « M » Mandaté. Conclusion : Tant que la facture n’est pas revenue des services et acceptée pour la mise en mandatement, la facture est désormais définie dans la plupart des cas au seul stade initial « S ».

14 6. Autres Points divers Rappels : 1.Dans la perspective du BP 2009, éviter au maximum les comptes fourre – tout 6068,6188,6288,2188,2318 et bien contrôler au quotidien l’exacte imputation. 2.Pour les congés d’été, préciser quel comptable remplace l’agent parti en vacances – avertir les Finances. 3.Chaque semaine, les comptables doivent contrôler la liste de toutes les factures restées en stade « S ». 4.Attention aux services pluri – budgets : aux techniciens de bien veiller à préciser la collectivité destinataire des travaux. 5.Généraliser la fiche de visa interne. Sous SIME – QUALI+FINANCES – Boîte à outils – Visa des Commandes

15 6. Autres Points divers Traitement des rattachements : Depuis la dernière version : les mouvements rattachés ( demandés par les services et non les RATD ) sont automatiquement mis en refus dès la validation de la contrepassation. Pour l’édition et la visualisation des mouvements, il faut sélectionner le cumul atteint « Refusé ». Il se trouve juste après le cumul trésorerie dans la liste des « Cumuls atteints ».

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6. Points divers - Jurisprudence a.Un titre exécutoire doit comporter les mentions relatives à son auteur – identité et qualité de l’auteur ainsi que sa signature. b.La prescription quadriennale s’applique même pour des particuliers qui demandent le remboursement d’une somme indûment versée ( par exemple, une redevance d’assainissement ). c.Le maître d’ouvrage doit supporter les frais de gestion d’un ouvrage public dès la date de réception et non pas seulement à la prise de possession. d.La définition des besoins de la collectivité ne peut se limiter à un simple renvoi au catalogue des fournisseurs. 17