Règles et Règlements dans l’administration des fonds d’assistance du gouvernement américain.

OBJECTIFS Développer votre familiarité avec le langage, la terminologie technique ainsi que le jargon utilisé par les organismes gouvernementaux américains. Renforcer votre capacité au niveau de la CONFORMITE dans l’administration de vos accords de coopération avec vos bailleurs (les ONG américaines).

UTILITE Le financement de votre organisation provient de 2 sources: Des fonds non restreints; privés & qui ne sont pas du gouvernement des EU. Des fonds restreints du gouvernement des EU : USAID, CDC… qui sont en réalité du «taxpayer money». Donc vous devez en rendre compte. En maitrisant ces règlements, votre organisation: Permet à notre collaboration de se concentrer sur les efforts du programme et non dans l’administration de notre accord. maintient son acceptabilité pour des accords futurs et devient plus attractif à d’autres bailleurs de fonds.

P.A.T.H. Audit: Conformité avec les lois, pratiques internes et procédures, règlements et dispositions dans votre accord de coopération. P: Property & Procurement A: Accounting T: Travel H: Human Resources

MATERIELS Votre accord à jour avec la CMMB. Votre propre manuel de procédures. Votre co-manuel de procédures avec la CMMB. Copies des acétates qui vous seront fournies.

NOTRE RELATION Sous-Accord C’est une aide financière en vertu d’un accord par un Prime à un Sous Récipiendaire. Le Prime doit s’assurer que le SR est capable d’effectuer avec succès le programme en : En examinant son intégrité, ses performances passées, ses ressources techniques et financières et l’accès à d’autres ressources. Votre sous-accord doit contenir: description – exigences, termes et conditions – budget. CDC USG CMMB PRIME VOUS SR

ACTEURS DANS NOTRE RELATION Votre Organisation CMMB Directeur de Programme Coordonnateur de Programme Directeur de Finance Directeur de Finance

POINTS IMPORTANTS DANS UN ACCORD Date de début / fin Description du programme Personnel Clé Montant disponible Méthode de paiement Date de rapports Le budget Approbations au préalable pour: Redirection Achats d’équipements Voyages

MATIERES Définitions générales Gestion du Programme Paiements (Avances) Compensation (Les RH) Standards de propriété Voyages Autres Dépenses Révision du budget et des plans

CRITERES DES SYSTEMES DE GESTION Les systèmes de gestion de l’organisation doivent permettre de: Faire des rapports précis et complets: Financier Performance Faire du monitoring et évaluation Avancé du programme (résultats périodiques/objectifs) Suivi budgétaire (liquidité, burn rate, balance, demande de cash, et déterminer si les dépenses sont raisonnables, assignables et permises.) Garder toute la documentation d’origine.

PAIEMENTS Dans le cadre de notre accord, vous recevez des avances: mensuelles – trimestrielles Les avances peuvent être retenues si: Vous n’avez pas atteint les objectifs du projets Ou n’avez pas respecté les termes et conditions de l’accord. Critères pour des paiements en avance: Avoir des normes de système financier Minimiser la liquidité dans la caisse Formulaire pour demander des avances.

RH – DOSSIERS Manuel de politiques des ressources humaines Charte organisationnelle de votre institution Description des tâches pour les postes Contrats de travail du personnel Evaluation de performance Registre de temps

RH - COMPENSATION Les salaires DOIVENT être documentés par un registre de temps après le travail fait qui reflète un rapport sur le total des heures passées sur chaque activité. Préparé une fois par mois. Signé. Coïncidant avec le payroll. Déclaration de taxes du gouvernement d’accueil. Les heures supplémentaires, paiements pour les postes extras, (multiples postes) sont permis qu’avec approbation au préalable, excepté quand c’est nécessaire en cas d’urgence; l’employé a fait un travail indirect. Les services personnels sont éligibles s’ils sont permis dans votre manuel de politiques internes. Le coût doit être raisonnable par rapport à la valeur des services rendus et comparable à un montant payé pour un travail similaire dans le marché du travail.

STANDARDS DE PROPRIETE Définitions Générales Equipement Fournitures Gestion de stocks

EQUIPEMENTS Vous devez assurer les actifs acquis avec les fonds du bailleur. Le titre de propriété de reste avec vous Mais le bailleur retient l’intérêt financier. Il se réserve le droit de transférer le titre. L’actif doit être utilisé pour le propos prévu. Si l’actif est utilisé par une organisation non-fédérale, il faut charger un loyer selon le prix du marché. Il vous faut l’approbation au préalable de votre bailleur pour la disposition de l’actif.

FOURNITURES Le titre de propriété reste avec le récepteur: vous. Fournitures de bureau pour une valeur de + $5000: Le bailleur retient un intérêt financier. Pour être utilisé dans un autre projet financé par le bailleur. Compenser le bailleur si vous utilisez les fournitures dans un autre projet. La compensation doit être calculé de la même façon que pour les équipements. Les fournitures doivent être valorisées aux prix courants du marché.

GESTION DES STOCKS Registre adéquats des équipements Identification adéquate (étiquettes) Logiciel d’inventaire Périodicité d’inventaire Contrôle interne adéquats. Procédures de maintenance Procédures adéquates de disposition.

VOYAGES Voyages et transports aériens internationaux. (RAA8) Tout voyage approuvé doit être inclus dans l’accord ou dans les modifications L’approbation au préalable est requise tout voyage et/ou transport aérien internationaux. Tous les coûts de voyage doivent être inclus dans le budget approuvé Il faut voyager selon le « Fly America Act » Voyages et transport nationaux. (Selon votre manuel de procédures): Formulaire de demande de voyage Avance de fonds pour les frais de voyages Formulaire de rapport de voyage

AUTRES DEPENSES Dispositions obligatoires: M1: Coût Raisonnable, affectable, admissible / conserver les dossiers M2: Accord de plus de $300,000 doit faire l’objet d’un audit. M3: Modification d’accord et/ou budget M5: Standard minimum pour des procédures d’achat / intégrer à vos procédures M7: Assurance est obligatoire pour les équipements. Le bénéficiaire pourrait être tenu responsable si l’assurance n’est pas suffisante pour couvrir les pertes ou les dommages. Attribution équitable: Assurez que votre bailleur est chargé de façon juste par rapports aux autres fonds reçues/générés par votre organisation.

REVISION DU BUDGET Flexibilité du budget, pourvu que les objectifs et plan ne changent pas. Vous devez informer le directeur de projet des redirections < 25% du budget entre les lignes budgétaires. Il vous faut une approbation au préalable du directeur de projet pour: tout coût non budgétisé, Les biens restreints Changement de personnel clé Reporter des soldes non-obligés « carry forward »