Gestion de projet Synthèses de supports de l’UNIVERSITE LIBRE DE BRUXELLES et d’Yves DUCQ IMS - LAPS/GRAI – Université Bordeaux 1 Largement modifiés et complétés par Franck COMBE

Plan de l’exposé Définition Etapes d’un projet Diagramme de Gantt Structure et organisation de l’équipe de projet Risque de friction et d’échec Conclusion

Partie 1 Définition

Qu’est qu’un projet ? Mise en place d’un service, Organisation d’un salon, Construction d’un pont Organisation des vacances Trouver un cadeau d’anniversaire …

DEFINITION Un projet est un effort complexe Pour atteindre un objectif spécifique En respectant des contraintes : échéancier, budget, disponibilité Qui franchit des frontières organisationnelles Est unique et en général non répétitif

Etapes de la vie du projet Partie 2 Etapes de la vie du projet

Etapes de la vie du projet plan Identification Formulation (définition) Conception Préparation Réalisation Mise en production ou en application Post-audit

Vie des projets Par hasard … EUREKA V I S I O N identification EUREKA V I S I O N La phase d’identification est non formelle: des idées germent par hasard ou bien la direction demande de penser à un nouveau projet parce qu’il y a une opportunité de financement. Idée à préciser – étudier la faisabilité – mettre en perspective Rechercher un commanditaire ….

Vie des projets Aussi appelée définition… Préétude : formulation identification Aussi appelée définition… Préétude : Destinataires (bénéficiaires, clients…) Commanditaires (ou persuasion) Faisabilité (technique et/ou circonstancielle) Opportunité Dans votre projet, qui sera le soutien, qui prendra la décision d’appuyer votre projet, qui peut éventuellement dégager les ressources (financières ou en personnes)? Quels seront les principaux bénéficiaires? (vous-même pour faciliter votre travail?, ou bien vos utilisateurs suite à l’amélioration du service?) Quels sont les bénéfices escomptés? Analyse initiale De quoi part-on? Où va-t-on?

Vie des projets Et le budget?…. A N A L Y S E Travail en profondeur formulation conception identification A N A L Y S E Travail en profondeur Analyse des « besoins » Etude de l’existant : processus, ressources …. Projection dans le futur Et le budget?….

Vie des projets Ou design … Organisation: sélection des ressources? formulation conception préparation identification Ou design … Organisation: sélection des ressources? choix des intervenants? préparation des lieux? recrutement? mise en place des ‘comités’ De quel soutien pourrez-vous disposer? Il est essentiel d’avoir un regard extérieur bienveillant. PLANIFICATION

Vie des projets Production… fabrication… Construction… formulation conception préparation réalisation identification Production… fabrication… Construction…

Vie des projets Intégration du ‘produit’ dans son environnement formulation conception préparation réalisation Mise en production identification Intégration du ‘produit’ dans son environnement Phases de test ou pas ? Expérimentations?

Vie des projets P O U R Q U O I ? …Pour apprendre identification Post-audit Mise en production réalisation préparation conception formulation P O U R Q U O I ? …Pour apprendre Pour conserver traces de ce qui a été fait. Pour enrichir le know-how. Rassembler tous les documents, classer, synthétiser...

Vie du projet Rappel des étapes Identification Formulation (définition) Conception Préparation Réalisation Mise en production ou en application Post-audit

Partie 3 DIAGRAMME DE GANTT

Les buts de la méthode de Gantt Principalement utilisé comme outil de communication majeur entre les différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un projet, le diagramme de Gantt permet de :   Déterminer la durée du projet Visualiser l'enchaînement des différentes tâches et étapes du projet ; Calculer les marges des différentes tâches du projet Identifier les tâches Gérer au mieux l’utilisation des ressources ; Suivre au quotidien l'état d'avancement du projet ; Prévoir suffisamment à l'avance les actions correctives à entreprendre en cas de retard ou de dépassement des charges prévues.

Les conditions préalables à la construction du diagramme de Gantt Avant d’exécuter la construction d’un graphe de Gantt, il est indispensable de passer par les étapes suivantes :   Ressortir l’ensemble des tâches ou opérations à réaliser et leur durée ; Analyser et définir précisément les liens d’interdépendance entre les tâches du projet ; (chronologie) Identifier les tâches pouvant être réalisées simultanément ; Identifier les tâches dépendantes (qui ne peuvent commencer que si les tâches précédentes sont entamée ou terminées) ; Enrichir la table des ressources en précisant les quantités disponibles ; Gérer l’affectation des ressources aux tâches ; .  

Tâches et activités Chaque tâche : Un projet est constitué de tâches ou d’activités Chaque tâche : Est identifiée en tant que telle parce qu’elle a un rôle à jouer dans l’exécution du projet (sa non exécution compromet l’atteinte des objectifs du projet) Se caractérise par un début et une fin Consomme des ressources qui ont un coût et sont disponibles en quantité limitée Est reliée au moins à une autre tâche par une relation d’antériorité (séquencement des tâches)

Découpage d’un projet en tâche tâche A tâche B tâche C tâche D tâche E tâche F 3 jours 2 jours 4 jours 5 jours 1 jour Exemple – tâches à réaliser B et D après A C après B E après D F après C et E

ETAPES de la Gestion du projet Découpe en tâches, sous-tâches ….

Planification Graphe de relations entre tâches

Gestion du projet Relevé des dates-pivots (contraintes) 30/09/2005 1/1/2005 1/10/2004

Gestion du projet Estimation des durées des tâches la taille du rectangle représente la durée de la tâche Il n’y a pas 40 semaines entre le 1 octobre et le 30 mars! Comment faire?

La construction d'un diagramme de Gantt La première colonne du tableau contient les noms des tâches ; La seconde colonne du tableau contient la durée des tâches ; Chaque ligne du tableau ne contient qu’une seule tâche ; Chaque tâche est représentée dans la zone de planification par un rectangle épais dont la longueur est proportionnelle à sa durée d'exécution prévue ; L’intervalle correspondant aux dates de début et fin de ce rectangle représente les dates de début et de fin de la tâche concernée ;

La construction d'un diagramme de Gantt Les liens de dépendance entre les tâches sont matérialisés par de simples flèches. (relations d'antécédence et de succession) ;

Chemin critique Le chemin critique est formé par la succession des tâches pour lesquelles le délai de réalisation est le plus long sur le graphe. Le moindre retard sur l’une de ces tâches affecte directement l’ensemble du projet. (en rouge : tâches critiques pour lesquelles on ne peut pas avoir de marge de retard)

Le mode plan ou le WBS

Planification dates au plus tôt 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 B DEBUT A FIN J C I D H F E G

Planification dates au plus tard 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 B DEBUT A FIN J C I D H F E G

Liste des ressources Dans la pratique, le diagramme de Gantt est souvent complété par un second tableau. Ce dernier contient la liste des ressources affectées à chacune des tâches ainsi que divers indicateurs de suivi.

Planification Relevé du personnel disponible et affectation de celui-ci aux tâches Recrutement (et formation) …..

Suivi Planification ==> ligne de base Enregistrement quotidien (?) Analyse des divergences ==> replanification Analyse des divergences ==> révision des objectifs

Vocabulaire du diagramme de gantt tâche récapitulative ou phase interdépendance tâche jalon

Exercice pratique à faire cas 0 construction d’un bateau CAS 0 : CONTRUCTION D'UN BATEAU Tracer le diagramme de gantt à la main Coloriser en rouge les tâches critiques et en bleu les tâches non-critiques N° tâches tâches durée prédécesseurs lundi mardi mercredi jeudi vendredi samedi dimanche 1 Elaboration des plans 1 jour   2 Choix des matériaux 2 jours 3 Choix fournisseur 4 Validation des plans 1;2 5 Passage des commandes 6 Commande matières premières 3 jours 7 Commande équipement 8 Contrôle réception matières 9 Contrôle réception équipement 10 Tracé et découpe des morceaux 8;9 11 Fabrication morceaux coque 12 Assemblage coque 13 Pose de la quille 14 Retournement 15 Commande moteur 16 Contrôle réception moteur 17 Motorisation 18 Electricité 19 fin phase 1 18;14

Structure et organisation de l’équipe de projet Partie 4 Structure et organisation de l’équipe de projet

Les acteurs internes du projet Décide Directeur du projet Entreprise Chef de projet Prestataire extérieur Chef de projet Entreprise Responsable des différentes fonctions Propose Groupe de Pilotage Consultant Prestataire extérieur Analyste ou consultant interne Interview Autres acteurs de l’entreprise Groupe de Projet Informe

Organisation Acteurs Comité directeur (de pilotage) Chef de projet Equipes de projet Equipes de support Documentaliste Les acteurs sont aussi des rôles, c’est-à-dire qu’une même personne peut remplir plusieurs fonctions. Pour votre projet, listez qui remplira ces différents rôles.

Qu’est-ce qu’une équipe de projet ? Membres choisis en interne Compétences transversales Équipe de projet Vos notes Cadre temporel et budgétaire définis Plusieurs formes

Chef de projet Responsable du projet et de son bon aboutissement répond devant le comité directeur interroge le comité directeur répartit les tâches; anime les groupes de projet gère les ressources (estimation / contrôle) vérifie la qualité du travail évalue les risques - remédie aux incidents

Les acteurs du projet Maître d ’ouvrage Maître d ’oeuvre Contractants Représentant du client Promoteur du projet (il fixe les objectifs) Maître d ’ouvrage Coordinateur (il est responsable des résultats) Maître d ’oeuvre Contractants Réalisent une partie du projet correspondant à leur compétence Sous traitants Chargés de la réalisation de sous ensembles

Risque de friction et d’échec Partie 5 Risque de friction et d’échec

STRUCTURE HIERARCHIQUE L'organisation d'une entreprise est structurée pour répondre aux besoins et aux contraintes de la production, service, … Elle n'est pas adaptée à l'activité "Projet"

ORGANISATION PROJET Sous traitants Chef de projet Le groupe projet est une structure mise en place pour les besoins du projet Il fonctionne indépendamment de la structure hiérarchique Il est doté de ses propres règles de fonctionnement

Les problèmes d ’autorité Chef hiérarchique Chef de projet AUTORITE FORMELLE Institutionnelle Autorité S ’exerce verticalement AUTORITE D ’INFLUENCE Mission ou délégation Enjeux du projet Compétence reconnue Recherche de la participation Situations négociées S ’exerce transversalement Risques d’ambiguïtés dans les rôles et les responsabilités vis à vis de commandement

PROJET REUSSI? Objectifs atteints Dans les délais Respect des budgets Satisfaction de tous COMMANDITAIRE BENEFICIAIRES Quels sont les facteurs qui influencent favorablement la réussite d’un projet?

Risques d’échec? POURQUOI? METHODOLOGIE & Gestion de Projet Objectif mal ou pas défini Mauvaise évaluation des ressources Personnel incompétent Changement de politique et de soutien Mauvaise gestion du projet METHODOLOGIE & Gestion de Projet Lister les événements et conditions qui peuvent compromettre la réussite d’une projet: début fin

Exemple échec : A 400 M Echec : 1ère livraison 2008 -> 2013 Coût 20 Milliards ->31 Milliards Projet a failli capoter en 2009 Raisons : - demandes complexes de 8 pays différents Partage industriel Délais irréaliste dans le projet Projet piloté initialement par casa d’eads puis par airbus military Problèmes techniques sous-évalués et cahiers des charges mal définis (surcharges de 12 tonnes, sièges, systèmes de navigation, …)

Risques d ’échec Pour approfondir vous pourrez aller chez vous dans le dossier cours et ouvrir le document risques échec

Partie 6 En guise de conclusion

Version informatique de la gestion de projet Nous allons voir ensemble : MS project et Excel Mais Il existe aussi d’autres logiciels comme gannt project, open workbench, openproj, taskjuggler (logiciel libre de droit), Merlin sur Mac et Project Management sur Android / Iphone. Dans le dossier cours et ouvrir le document comparatif logiciel

Version simplifiée de la gestion de projet Pour des projets simples La version papier ou l’utilisation d’excel est possible En faisant du Gantt simplifié

UTILISATION DE LA GESTION DE PROJET A titre professionnel A titre personnel

Gestion de projet dans la réalité Sauf si vous êtes un gestionnaire de projet, vous ne ferez pas tous les jours de la gestion de projet. Par contre la logique et la méthode sont intéressantes à retenir pour d’autres activités et la gestion.

La gestion de projet c’est avant tout du bon sens, de la rigueur et de l’organisation.

Pour approfondir Dans le dossier cours, vous avez : Cours sur la méthode PERT ordonnancement pert-gant Gestion de projet mini-cours d’initiation de 28 pages ms project Manuel US Army project management fm5_412

Plan du cours sur MS Project / 1 Présentation de l’environnement de MS Project Initialisation du projet et des calendriers Planification par la durée Planification des ressources pour chaque tâche Mise à jour du projet Gestion des couts (?) Reporting de projet …….

Plan du cours sur MS Project / 2 Travaux pratiques sur le cas ELBACO (construction de maisons) sur MS Project Travaux pratiques sur le cas OCEANIC SA (construction d’un voilier) sur MS Project et Excel Travaux pratiques sur 7 cas

Evaluation du cours

Des questions ?