La coordination des politiques de numérisation du patrimoine culturel et scientifique dans l’Union européenne Rossella Caffo Ministerial NEtwoRk for Valorising Activising in digitisation

The structure of the Ministry: General Directorates  Museums  Archaeological heritage  Architectural heritage and landscape  Architecture and contemporary art  Libraries  Archives  Cinema  Performing arts

The structure of the Ministry: Central Insitutes  Catalogue and documentation (arts)  Union Catalogue of Italian Libraries  Restoration  Restoration of Books  National Institute for Printings DG and CI are coordinated by the General Secretariat

The structure of the Ministry: Peripheral Structures  17 Regional Superintendencies  85 Superintendencies of the various sectors (arts, archives)  46 State Libraries  103 State Archives  766 Cultural sites including museums, archaeological sites

eEurope a été adopté en décembre 1999 pour favoriser le développement d’Internet et de la nouvelle économie en Europe, et pour permettre à tous les citoyens de participer à la société de l’information. Pendant le Conseil Européen qui s’est tenu à Lisbonne les mars 2000, les dirigeants des États membres de l’Union se sont fixés l’objectif ambitieux de promouvoir en Europe une économie compétitive et dynamique fondée sur le développement de la connaissance. m eEurope: an information society for all

Lors du Conseil Européen de Feira (19-20 juin 2000), un plan d’action a été adopté afin de définir les stratégies permettant d’atteindre les objectifs essentiels d’eEurope: Un Internet moins cher, plus rapide et sûr Investir dans les hommes et les compétences Promouvoir l’utilisation d’Internet, et en particulier: Contenu numérique pour les réseaux globaux Plan d’action eEurope 1

La ligne d’action du plan «eEurope 2002» prévoit de stimuler le développement et l’utilisation d’un contenu numérique européen sur les réseaux mondiaux en vue d’exploiter pleinement les possibilités offertes par l’arrivée des technologies numériques. Cet objectif prévoit une action conjointe des Etats membres et de la Commission destinée à créer un mécanisme de coordination des programmes de numérisation appliqués dans les divers Etats membres. Tous ces aspects ont été repris et renforcés en juin dernier avec le document eEurope 2005: Une Société de l’Information pour tous Plan d’action eEurope 2

Les Principes de Lund 1 Une réunion d’experts de représentants de tous les pays s’est tenue dans la ville suédoise de Lund le 4 avril 2001 pour analyser les indications de eEurope et pour exprimer des recommandations afin d’établir un forum permanent pour une coordination des travaux en mesure de créer une valeur ajoutée pour les activités de numérisation, de sorte que celles-ci soient valables à long terme et qu’elles acquièrent une dimension européenne.

La connaissance culturelle et scientifique européenne est un patrimoine exclusif d’importance publique et elle constitue une plate-forme solide pour le développement de l’industrie européenne des contenus numériques. Ce patrimoine doit être rendu accessible au niveau du public, et il est donc nécessaire d’aider et d’encourager les programmes de numérisation. La numérisation des contenus culturels est essentiel pour aider et promouvoir la variété culturelle Les ressources culturelles et scientifiques de l’Europe sont un bien public unique qui représente la mémoire collective et vivante de nos différentes sociétés et qui forme une base solide pour le développement des industries au contenu numérique dans une société de la connaissance durable. Les Principes de Lund 2

Le Groupe des Représentants Nationaux 1 En réponse à l’obligation imposée dans le plan d’action eEurope à la Commission et aux Etats membres d’établir les mécanismes de coordination pour les politiques et les programmes de numérisation, les représentants et les experts des Etats membres invités se sont mis d’accord à Lund le 4 avril 2001 sur une série de conclusions établissant les principes et un cadre d’action pour ce domaine. Cette réunion a invité les Etats membres à établir un groupe de pilotage pour cette activité et durant la Présidence belge de l’Union européenne, le 11 décembre 2001, le Groupe des Représentants Nationaux a été institué. Son objectif principal est d’assurer des mécanismes de coordination des politiques et des programmes de numérisation sur le plan européen.

Un groupe de représentants nationaux (NRG) est établi comme un groupe de pilotage pour les activités ayant trait à la coordination des politiques et des programmes de numérisation, avec un accent particulier sur les ressources culturelles et scientifiques et sur la contribution des institutions culturelles publiques. La mission du NRG est de surveiller les progrès de la réalisation des objectifs insérés dans les «Principes de Lund». Les membres du NRG sont nommés par les Etats membres via leurs représentants officiels à la Commission. Chaque Etat membre détient une seule voix au NRG, tout comme la Commission qui fournit le secrétariat. Chaque Etat membre peut se faire assister lorsque et quand nécessaire par d’autres observateurs nationaux et experts techniques. Le NRG se réunit tous les six mois, à la convocation de la Présidence de l’Union européenne. Le Groupe des Représentants Nationaux 2

Les objectifs du NRG sont: de partager les expériences nationales et de créer une plate- forme commune pour la coopération et la coordination des activités nationales à travers l’Union européenne; de servir de point focal pour construire un consensus entre les Etats membres autour des actions convenues en vue de la coordination des politiques et des programmes et en vue de la gestion de leur suivi au niveau national, en ce compris via les réseaux nationaux lorsque nécessaire; d’établir des mécanismes de coopération avec les autres efforts en cours et les réseaux au niveau international; d’identifier les problèmes en gestation qui affecteront ces objectifs et de convenir et de proposer les actions appropriées;

de promouvoir les bonnes pratiques au sein des Etats membres et entre eux, et ainsi soutenir le développement d’aptitudes et la formation; d’encourager les initiatives en vue d’apporter un soutien à la visibilité des sites culturels de qualité; d’identifier et de nommer les experts des groupes de travail comme nécessaire, et d’assurer la diffusion et le suivi de leurs résultats; de produire tous les six mois un rapport à l’adresse des Etats membres sur les progrès enregistrés en y incluant des recommandations pour les actions à venir. Les objectifs du NRG sont:

Rôle des Représentants Nationaux La procédure adoptée par la UE en créant le NRG a été la nomination des RN par les Institutions gouvernementales chargées du patrimoine culturel dans chaque pays. Dans ce contexte, le rôle des RN est de garantir une relation étroite entre les Ministères ou les Institutions gouvernementales et l’UE. Au niveau européen, les RN doivent être les «porte-parole» des politiques et des programmes nationaux, et doivent garantir que les politiques et les programmes de l’UE aient une large diffusion dans chaque pays. Les RN doivent faciliter la visibilité des initiatives nationales. Chaque représentant national doit jouer le rôle de consultant de son ministère en ce qui concerne les domaines d’application des principes de Lund.

MINERVA Réseau Ministériel pour Valoriser les Activités de numérisation

Rôles de Minerva 1 MINERVA représente actuellement le principal réseau en Europe dans le domaine de la numérisation du patrimoine culturel; il couvre aussi des questions d’accessibilité et la création de nouveaux services basés sur les nouvelles technologies pour accéder aux contenus culturels numérisés. MINERVA: Rend le NRG opérationnel Aide le NRG à atteindre les meilleurs résultats crée un réseau stable en Europe qui garantit la communication des expériences, des bonnes pratiques et le consensus à l’intérieur d’une plate-forme européenne commune dans le domaine de la numérisation du patrimoine culturel

Minerva facilite les relations et les accords entre les États Membres et l’adhésion aux projets européens Minerva doit être une référence au niveau national pour : –établir la coopération avec les programmes nationaux –assurer la visibilité nationale et internationale des programmes nationaux –assurer une très large diffusion des politiques et des programmes de l’UE Rôles de Minerva 2

Objectifs création d’un réseau des Ministères des États Membres pour discuter, corréler et harmoniser les activités réalisées dans le domaine de la numérisation des contenus culturels et scientifiques; création d’une plate-forme européenne commune négociée, recommandations et indications sur la numérisation, les méta- données, l’accessibilité à long terme et la conservation; établir des contacts avec d’autres pays européens, des organisations internationales, des associations, des réseaux, des projets internationaux et nationaux impliqués dans ce secteur; organisation de Groupes d’experts se fondant sur les actions existantes pour identifier et intégrer les meilleures pratiques dans un cadre pan-européen, et cela afin de faciliter l’adoption du plan d’action de Lund.

Partenaires fondateurs de Minerva Ministère des Biens et Activités Culturels MiBAC I Amitié srl Amitié I Ministère de la Communauté Française MCF B Université d’Helsinki UH.HUL FIN Ministère de la Culture et de la Communication MCC F Riksarkivet SMC S Resource: Council for Museums, Archives and Libraries UK Ministerio de Educacion, Cultura y Deporte – Secreteria de Estado de Cultura MEC E

Membres du Réseau Bibliothèque Nationale d’AutricheA Ministère de la CultureDK Relais Culture EuropeF EUBAMD Université de PatrasGR Ministère de l’Education, Culture et ScienceN

Activités Gestion de projet, coordination du réseau - I cadre de référence – Benchmarking - FIN Inventaires, identification des contenus numérisés, problèmes de multilinguisme - F Interopérabilité et fourniture de services - UK Identification des besoins des usagers, des contenus et des critères de qualité pour des points d’accès commun - BE Identification des bonnes pratiques et des centres de compétence - SW Impact stratégique et élargissement du réseau - I Diffusion de l’information - I

This action aims to assure exchange of compatible information between Member States on programmes and policies and to give visibility to national activities in order to exchange similar experiences and skills. An important objective is to promote the adoption of a benchmarking framework as a key tool for co- ordinating and harmonising national activities as well as to develop measures to show progress and improvement. Benchmarking, Good Practices

It has the following objectives: ·visibility and accessibility of European cultural and scientific content, setting up inventories of digitisation projects; ·definition of a technical infrastructure for discovery of digitised cultural and scientific content, common set of metadata for description; ·analysis of possible solutions to the technical and cultural constraints deriving from multilingual problems; ·proposal of a common platform (XML and open source) for accessing distributed information in Europe, to be proposed for application at European level. Inventories, discovery, multilingualism issues

This action consists of supporting interoperability and the delivery of shared services, by analysing, identifying and evaluating activities on metadata, registries and schemes. As a result of this work, progress can be made towards identifying a common framework for an information environment that could be adopted across the Member States. The issue of ensuring interoperability and specifying common services will require discussion on mandatory standards, conformance testing centres, agreed terminologies, common metadata schema, middleware specifications etc. Interoperability & service provision

It aims to: Provide a shared vision of European cultural and scientific e-content by developing common quality criteria and framework. Establish criteria for internal and external sides of cultural web sites in order to preserve the European cultural heritage. Encourage the use of quality framework in cultural web sites by implementation and dissemination of the quality criteria. Facilitate the networking of cultural information. Encourage training actions in cultural websites. Promote knowledge of multicultural issues. User needs, quality of web sites

Strategic Impact and Enlargement of the network Which enlargements for MINERVA enlarging the existing Thematic Network towards the Network of Excellence

· National Policy Profiles; · contribution to the co-ordination of national programmes of Member States; · recommendations and guidelines on benchmarking methodology; inventories, discovery and multilingualism; rights management & interoperability; users’ needs, content & quality framework; · identification of good practices & competence centres; · organisation of 6 plenary meetings & workshops; · enlargement of the network to Member States & non-EU countries; · training & promotional materials. Expected Results

Greek and Italian Presidencies 1 Greece and Italy defined a set of coordinated actions to be carried out during their precidencies of 2003 (Development of the “Patras – Rome list of guidelines”) Collection of all the existing digitization guidelines across Europe, as well as the most relevant worldwide, comparative analysis and proposal of European guidelines Collection of the regulations of Europe, United States and Canada on copyright issues and data protection, identification of possible scenarios and proposal of recommendations

Greek and Italian Presidencies 2 Developing mechanisms for extending the benefits to many organizations, in particular the small ones. Identification of a benchmarking model and a set of indicators to gather information on digitization projects across Europe. First phase concluded during the Greek presidency, updating throughout the Italian one. Quality guidelines for cultural web sites, including rules and criteria for their fulfillment, indicators and methodologies, finalized to professional and end users as well as public or private bodies. First results presented under the Greek presidency, final guidelines under the Italian presidency.

Greek and Italian Presidencies 3 e-Learning training courses The development of training modules within the MINERVA project will be based on the outputs developed by the MINERVA project and existing platforms. The training plan directly concerned with Minerva is articulated on 4 lines: digitization: process, cataloguing and management, including metadata for the preservation legal aspects: IPR/copyright and data protection quality: criteria for design and development of cultural web sites digital libraries, management of projects and services

Events of the Greek Presidency related to Lund Principles and MINERVA Athens, 7-8th April 2003: Conference “Culture, Copyright and Information Society”, organized by the Hellenic Ministry of Culture and the Hellenic Intellectual Property Organization. Corfu, 25-26th June 2003: 4th Official Meeting of the National Representatives Group. Corfu, 27-28th June 2003: Workshop on Digitization of Cultural Content. The events are organised by the Hellenic Ministry of Culture and the High Performance Information Systems Laboratory, in cooperation with other interested organizations

Events of the Italian Presidency related to Lund Principles and MINERVA Florence, 16-17th October 2003: international conference Long Term Preservation of Digital Memories Rome, 30th October 2003: meeting of MINERVA user group, in conjunction with the National Congress of AIB Parma, 19-20th November 2003: international congress on Accessibility and Quality framework on cultural web sites (org. within MINERVA) Parma, 21st November 2003: meeting of the NRG, in conjunction with the congress above mentioned The events are organised by the Cabinet of the Minister, the General Secretariat and all the General Directorates of MBAC, in cooperation with the Regions.

Editorial products The Global Report, born under the aegis of the Danish presidency, is the first volume of an editorial collection promoted by the MINERVA project to supply the widest visibility to its outputs. Its aim is to offer a wide overview on the digitisation activities, projects but also policies, which have being carried out during last years in Europe, in particular in the public sector. It will be updated during the Italian presidency. Next titles: Handbook of digitisation good practices Report on the benchmarking activity of European ongoing policies/programmes/projects

Durée de Minerva Début du projet: 1er mars 2002 Fin du projet: février

At the General Secretariat of the Ministry a speaking English French and German secretarial staff is available for all the MINERVA activities. Contact persons: Sabrina Marzia Tel Contacts