Initiation aux bases de données Access

Le logiciel Access est un Système de Gestion de Base de Données (SGBD). Une base de donnée permet de classer, trier, filtrer, présenter, relier de larges quantités d'informations. On peut également le faire avec un tableur comme Excel… Mais les possibilités de Access sont largement supérieures, surtout si on utilise de grandes quantités de données. Access possède 4 objets fondamentaux (entre autres): Les TABLES: Une table reprend les informations brutes (non traitées): les enregistrements et les champs.  Les REQUETES: Une requête permet diverses mises en forme des tables: tri, filtre, afficher ou non des données… Les FORMULAIRES: Un formulaire affiche les données des tables et requêtes d'une manière agréable… Les ETATS: Un état permet d'imprimer des données de tables et de requêtes avec des regroupements et des calculs.

L’initiation se fera à partir de 2 tables de données sur Excel (tirées de données du logiciel GFC d’un établissement de la région): La table « fournisseur.xls» contenant des infos de 778 fournisseurs de l’établissement. La table « engagements.xls» contenant des infos sur les engagements de l’établissement auprès des fournisseurs précédents (65 enregistrements) Le champ « Numéro » de la table fournisseurs correspond au champ « N° Four » de la table engagements.

Ouvrir le logiciel Access : Démarrer / Bureautique / Microsoft Office / Access

Créer une nouvelle base de données Créer une base de données vide Sauvegarder la base de données dans votre espace personnel sous un nom quelconque

Il apparaît ce qui est en-dessous:

Les « tables » dans ACCESS

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel Faire : Insertion / Table dans Access Choisir Importer la table puis OK

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel Aller chercher dans le bon répertoire la table Excel (fournisseur.xls) à importer.. Ne pas oublier de régler le type de fichier sur *.xls

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel La table « fournisseur » apparaît dans la partie Table…

Construire une table dans Access à partir d’une table Excel Double clic sur la table « fournisseur » pour l’ouvrir: On peut voir que la table a 15 champs et 778 enregistrements. Un enregistrement correspond à un fournisseur…

Ajouter un enregistrement dans une table Access Se placer à la fin de la table (779ème enregistrement) en cliquant ici Entrer les données comme ci-dessus…

Supprimer un enregistrement dans une table Access Sélectionner le 779ème enregistrement en cliquant ici Supprimer l’enregistrement en cliquant ici « oui » pour effacer définitivement l’enregistrement

Trier une table Access On veut trier la table par ordre croissant des raisons sociales: Sélectionner le champ « Raison sociale » en cliquant dessus Puis cliquer sur le bouton de tri ascendant

Filtrer une table Access On veut trouver tous les fournisseurs situés à Paris: Sélectionner PARIS dans un enregistrement… Pour désélectionner, cliquer sur le bouton de filtre. Puis cliquer sur le bouton de filtre par sélection

Création d’une 2ème table Importer une deuxième table d’Excel (engagements.xls). On ne prendra pas de clé primaire… Cette table 13 champs et 65 enregistrements. Chaque enregistrement est un « engagement » c’est-à-dire une prévision de dépense…

Création d’une 2ème table Dans chaque engagement, on peut voir le numéro, le service, le domaine et l’activité qui renvoie à des « lignes budgétaires » Par exemple: le premier enregistrement correspond à une dépense du service « AP », domaine « OUVEC », activité Infosup. Visiblement, aller en car à Infosup a coûté 2290€ alors que cette ligne budgétaire ne prévoit que 1700€ ( 590€ de déficit)… AP = Activité Pédagogique – OUVEC = Ouverture et égalité des chances

Création d’une 2ème table Le deuxième enregistrement correspond à une dépense: - du service « OPC » (opération en capital) - du domaine « OPCSG » (investissement service général) - activité BUDGET.

Les « requêtes » dans ACCESS

Requête dans ACCESS Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables. On distingue 2 types de requêtes: ● Les requêtes “sélection” qui permettent de lire des informations contenues dans des tables. ● Les requêtes “action” qui permettent d’agir (effacer, insérer , modifier...) sur le contenu des tables. Nous nous concentrerons sur les requêtes “sélection”.

Créer une requête simple sur la table « engagements » Dans l’onglet « Requêtes », créer une requête en mode Création (double clic) Choisir la table « engagements », Ajouter puis Fermer

Créer une requête simple sur la table « engagements » Mettre, par cliquer/glisser les champs de la table « engagements » dans la ligne « champ » de la requête

Créer une requête simple sur la table « engagements » On peut aussi cliquer dans la ligne « champ » de la requête: Cela ouvre une liste des champs de la table « engagement ». Mettre le champ « Fournisseur » dans le 2ème champ de la requête. Et ainsi de suite: mettre tous les champs de la table dans les champs de la requête. (On n’est pas obligé de mettre tous les champs de la table)

Créer une requête simple sur la table « engagements » On doit obtenir ceci: Sauvegarder la requête sous le nom « requete_engagements » En cliquant sur ce bouton:

Utiliser une requête simple sur la table « engagements » On veut connaître tous les engagements du service AP (Activité Pédagogique) et de domaine EQUI (Axe Equité), les résultat étant triés suivant l’ordre ascendant des fournisseurs. De plus je ne veux pas voir les champs « Mt Total » et « Exercice »: 1- Cliquer dans la ligne tri, colonne « Fournisseur » et choisir croissant. 2- Décocher l’affichage des champs « Exercice » et « Mt Total » 3- Ecrire AP et EQUI (avec guillemets) dans la ligne critère des champs « Service » et « Domaine » 4- Enfin cliquer sur un de ces deux boutons qui exécutera la requête.

Utiliser une requête simple sur la table « engagements » On obtient ceci: On a 20 enregistrements correspondant à ces critères. Pour revenir à la requête (mode création), cliquer sur ce bouton

Utiliser une requête simple sur la table « engagements » On veut trouver les engagements dont le montant est entre 1000€ et 5000€: On écrit >1000 Et <5000 dans la ligne critère du champ « montant » de la requête.

Utiliser une requête simple sur la table « engagements » On veut trouver les engagements dont le montant est < 1000€ ou > 5000€: On écrit >5000 dans la ligne critère et <1000 dans la ligne Ou du champ « montant » de la requête. ● Des critères écrits dans des lignes différentes sont reliés par un OU ● Des critères écrits dans une même ligne sont reliés par un ET.

Utiliser une requête simple sur la table « engagements » Requête avec un paramètre: On veut trouver les engagements suivant les services: On écrit [quel service?] dans la ligne critère du champ service et on exécute la requête: Un message demande « quel service? » (texte écrit entre crochet dans la requête). Cherchons les engagements du service ALO par exemple: Ecrire ALO puis OK…

Utiliser une requête simple sur la table « engagements » On veut trouver les engagements dont le fournisseur commence par J et qui possède CNDP dans son nom On écrit J* entre guillemet dans la ligne critère et *CNDP* dans la ligne Où du champ Fournisseur et on exécute la requête:

Les « formulaires » dans ACCESS

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Un formulaire permet de voir de manière « agréable » un ou plusieurs enregistrements d’une ou de plusieurs tables. Double clic dans « Créer un formulaire mode création » Se placer dans « Formulaire »

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » 3 fenêtres doivent apparaître: Le formulaire La fenêtre propriété du formulaire La boite à outils et les propriétés du formulaire apparaissent que si : ● le formulaire est sélectionné ● les boutons associés à ces fenêtres sont enfoncés La boite à outils

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Agrandir la fenêtre du formulaire et agrandir la zone du formulaire. (On « tire » les bords du formulaire par cliquer/glisser)

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Un formulaire possède une en-tête et un pied (bouton droit sur barre bleue du formulaire) et clic sur « En-tête et pied de formulaire ». Un formulaire a donc 3 parties: ● En-tête ● Détail ● Pied

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Il faut relier le formulaire à la table « fournisseur »: Dans la fenêtre « Propriétés du formulaire », sélectionner Formulaire… Dans l’onglet « Données », à la ligne « source », choisir « fournisseur » dans la liste proposée. Une fenêtre contenant les champs de la table « Fournisseur » apparaît alors…

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Il faut placer des champs dans le Formulaire. Cela dépend de ce qu’on veut faire… On voudrait choisir le fournisseur dans une liste et qu’on obtienne tous les renseignements concernant ce fournisseur… La liste: Choisir « Zone de liste » dans la boîte à outils

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Par cliquer/glisser, construire la zone de liste dans l’En-tête. La fenêtre de l’assistant de zone de liste s’ouvre… Cocher la 3ème option puis suivant.

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » On choisit le champ « Raison sociale » à mettre dans la liste… et suivant. Agrandir suffisamment la largeur de la colonne (par cliquer/glisser) et Suivant

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Donner un nom à cette liste (il propose le nom du champ) puis Terminer Modifier la présentation de la liste (agrandissement, position etc). La police est en Arial 10

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Vérifier que la zone de liste fonctionne: mettez vous en « Mode Formulaire »… La liste des fournisseurs doit apparaître (par ordre alphabétique)

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Se remettre en « Mode création » pour rajouter des champs dans le formulaire … Placer, par cliquer/glisser, les champs de la table dans la partie « Détail » du formulaire comme ci-contre

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Vérifier que le formulaire fonctionne: mettez vous en « Mode Formulaire »… En choisissant dans la zone de liste le fournisseur « A.D.I », les renseignements de ce fournisseur apparaissent dans la partie détail du formulaire…

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Repasser en « Mode création ». A l’aide de l’outil «Etiquette », créer les textes comme ci-dessous dans la zone Pied de formulaire) – On peut colorer ces étiquettes. Insérer dans ce pied de formulaire la date et l’heure: Insertion/ Date et heure …

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Repasser en « Mode formulaire » et faire fonctionner ce formulaire.

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Modifier l’aspect du formulaire en changeant: - La police et la couleur des textes - La couleur des fonds des textes - La couleur des fonds des zones (En-tête, Détail, Pied de formulaire) Par exemple (Mode création): Sélectionner l’En-tête et voir ses propriétés (onglet Format). Cliquer dans la zone « couleur de fond » puis sur ce bouton Choisir une couleur puis OK

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Pour modifier les différentes zones de texte, de liste: Sélectionner l’étiquette de la liste (en cliquant dedans) Modifier l’apparence à l’aide de la barre de format Même chose avec la zone de liste: Sélectionner la zone en cliquant dedans, Modifier l’apparence avec la barre de format

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » De même, arranger tout le formulaire …

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Grace à un formulaire, on peut lier 2 tables (qui ont au moins un champ en commun). Je voudrais qu’apparaissent dans ce formulaire, les engagements du fournisseur choisi. Faire un peu de place dans la zone « détail » du formulaire. Choisir « sous formulaire » dans la boîte à outil…

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Par cliquer/glisser, dessiner une boîte (ci-dessous en blanc) destiné à recueillir le sous formulaire. Un assistant « sous formulaire » s’ouvre alors. Cocher « utiliser les tables existantes » et suivant. Choisir la table engagement Sélectionner les champs comme ci-dessous Puis suivant…

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Sélectionner les champs correspondant aux 2 tables: - Numéro (de la table Fournisseur): correspond au numéro de fournisseur - N°Four (de la table Engagement) qui correspond au même numéro de fournisseur Puis suivant Donner un nom à ce sous formulaire.. Puis Terminer

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Arranger un peu le formulaire à votre convenance…

Créer un formulaire sur la table « fournisseur » Faire fonctionner le formulaire (Voir le fournisseur A.R.D.) On peut régler la largeur des colonnes, masquer des colonnes… (comme sur Excel)

Les « états » dans ACCESS

Créer un état sur la table « engagement » Un état permet de: - Imprimer des informations d’une table - Synthétiser des données avec une présentation agréable Se placer dans « Etats » Double clic dans « Créer un état à l’aide de l’assistant » Choisir la table engagements Sélectionner les champs devant apparaître dans l’état…

Créer un état sur la table « engagement » On veut que les données soient regroupées par fournisseur: On sélectionne Fournisseur Puis suivant

Créer un état sur la table « engagement » On trie les données: 1- par date 2- par service 3- par domaine Puis « Option synthèse » …On complète et OK On choisit: la disposition par bloc l’orientation portrait On coche « Ajuster la taille des champs » Et suivant

Créer un état sur la table « engagement » On choisit un style … et suivant On donne un titre et on coche Aperçu de l’état  Terminer

Créer un état sur la table « engagement » On obtient: Il faudrait modifier la largeur et position des colonnes. La somme des engagements devrait être en format monétaire…

Créer un état sur la table « engagement » Passons en mode création Il faut agrandir les zones Fournisseur, date et Montant et réduire les zones Service, domaine et activité

Créer un état sur la table « engagement » En sélectionnant les zones (clic dans la zone), on peut agrandir ou rétrécir ou encore déplacer les zones… Régler les zones approximativement comme ci-contre (on peut s’aider de la règles) Voyez ce que cela donne…

Créer un état sur la table « engagement » Pour mettre la somme en format monétaire: Sélectionner la zone « somme des montants ». Cliquer dans la zone Format de la fenêtre propriété et choisir le format monétaire…

Créer un état sur la table « engagement » Et voilà…

Créer un état sur la table « engagement » Dernière page (4/4)

Créer un état sur la table « engagement » Rajoutons notre nom dans le pied de page: Réduire la zone « Maintenant » Prendre l’outil Etiquette Créer l’étiquette avec votre nom. Régler le format à votre convenance…

FIN Créer un état sur la table « engagement » Il ne reste plus qu’à imprimer… et à aller chercher vos feuilles… FIN