Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 26 et mardi 27 novembre 2012 Atelier n° 35 L’informatisation : un support pour la centralisation du transport des patients Halte aux dysfonctionnements quotidiens JF. WENDLING, Responsable des flux logistiques du département hôtelier – CH Valenciennes wendling-jf@ch-valenciennes.fr, 03 27 14 33 33. N.CHOLET, Responsable adjointe, transport interne des patients – CH Valenciennes cholet-n@ch-valenciennes.fr, 03 27 14 33 33

PRESENTATION DU SERVICE La mission de Équipe de Brancardage Assurer dans les meilleures conditions de confort et de sécurité le transport interne de tous les patients dans l’enceinte de Établissement. Nb de transports par jour en moyenne : 320 Une prestation de service Inscrite dans la relation Client/Fournisseur au sein d’une Démarche Qualité, Devant répondre à des exigences en termes de Qualité, Réactivité, Performance et Efficience

Plan Améliorations « Avant / Après » Explications : « Pendant » Les clés de la réussite et conclusion Annexes techniques

AVANT Déplacements inutiles : perte de temps , fatigues inutiles, retards, stress Formalisations de la demande variées : programmation non fiable Coûts élevés, manque de moyens, déficit budgétaire pour le service

Organisation « avant » du lundi au vendredi , 32 agents, 10 plages horaires le week-end, 10 agents, 4 plages horaires Répartition des agents dans l’ensemble de l’établissement : fausse centralisation Mauvaise répartition des tâches : impossibilité d’entraide entre les secteurs en cas de besoin Absence de régulateur en continuité : pas de suivi , pas de traçabilité des actions Horaires nombreux : rupture de service à certaines heures Moyens de communication à l’ancienne : téléphone, fax, papier, appel oral dans le couloir, tableau de programmation

Après : résultats à ce jour Accroissement du temps aux soins directs pour le personnel des unités Meilleure satisfaction des patients et des services, baisse importante des retards Suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes Baisse des déplacements inutiles, de la pénibilité, des interruptions des tâches Revalorisation de la fonction brancardier Baisse des effectifs et des heures supplémentaires Bilan financier très positif

Pendant : le plan d’action Optimisation des flux de transport, mutualisation des moyens humains et matériels Diminution des plages horaires, meilleure répartition des tâches entre les agents, développement de la régulation, suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes Gestion facilitée et adaptée pour les clients et les agents Adaptation informatique (traçabilité au niveau du bio nettoyage). Mécanisation des grandes distances

Pour le patient et pour les services bénéficiaires Conclusion Dans un projet d’établissement Dans une relation client fournisseur Les responsables du service et son équipe Conduisent des projets d’amélioration continue de la qualité, de la sécurité, de la satisfaction des agents, de l’efficience des services d’un secteur Traitent et diffusent l’information concernant le fonctionnement du secteur d’activités Lien avec thématique de la journée: nos réussites collectives: un agent, une équipe un projet => mettre en évidence la VA du cadre hospitalier dans la mise en place d’un projet. Cette VA est le reflet de la réflexion du groupe. Pour le patient et pour les services bénéficiaires

Annexes A. La conduite du projet B. La nouvelle organisation et les nouveaux horaires C. L’informatisation D. La mécanisation

La conduite du projet : Difficultés Apprendre à se servir du logiciel Rencontrer les cadres et le personnel dans les services Faire face à l’incompréhension et au mécontentement de certains services réfractaires aux changements d’organisation Rassurer les brancardiers Faire face à la pression syndicale Joindre les personnels techniques appropriés

Les clés de la réussite du projet L’identification claire des enjeux et des besoins Le groupe de travail pluridisciplinaire L’accompagnement par comité de pilotage La bonne planification des phases du projet Les tests à petite échelle La bonne traçabilité des difficultés des partenaires La bonne évaluation avec les différents partenaires, la mesure précise de l’atteinte des objectifs Partenaire (service prestataire et service client)

Nos actions 1) Optimisation de la programmation du travail  diminution du stress par une meilleure gestion des demandes  amélioration de l’intérêt au travail (reconnaissance) 2) Optimisation de la collaboration avec les Unités de Soins et les Plateaux Techniques  Respect du travail de chacun et meilleure synergie

3) Améliorer la visibilité de la charge de travail en temps réel et en prévisionnel, 4) Mutualiser des moyens, 5) Améliorer les moyens de communication entre les clients et le service prestataire (en nombre et en fonctionnalité),

6) Assurer une traçabilité exhaustive, 7) Réaliser des statistiques fiables sur l’activité, 8) Exploiter les non conformités (modes de transport non adaptés, patient non prêt ou sorti…), 9) Améliorer les conditions de travail des brancardiers et l’ergonomie 10) Réduire les déplacements

Les étapes -Centralisation de l’équipe en janvier 2010 -Recherche du logiciel adapté au besoin de l’établissement janvier 2009 Collecte de toutes les informations nécessaires, dans chaque service, pour le paramétrage de octobre 2009 au 31 décembre 2009 Formation des formateurs à l’utilisation du logiciel 3 jours début janvier 2010 Installation, formation et accompagnement dans tous les services depuis janvier 2010 Formation des brancardiers aux nouvelles technologies début janvier 2010 Formation des agents à la régulation mars 2010 Accompagnement journalier des services afin de répondre à leurs besoins depuis le début du projet Acquisition de matériel visant à favoriser le transport des patients par un agent mars 2010

du lundi au vendredi de 6h30/ 20h30 sur 10 plages horaires B. L’ancienne organisation du lundi au vendredi de 6h30/ 20h30 sur 10 plages horaires 32 AGENTS Transfert inter service 8 postes Radio 10 postes 1 poste de Pseudo Régulateur 8h00/17h30 URGENCES 6 postes Scanner 4 postes BLOC 4 postes

le week-end de 6h30/ 20h30 sur 4 plages horaires Transfert inter service Radio N H 10 agents Scanner JBN URGENCES La nuit 4 agents

B. La nouvelle organisation

Amplitude Horaire 7h00 / 21h00 sur 5 plages La centralisation Amplitude Horaire 7h00 / 21h00 sur 5 plages 7H 8H 9H 10H 11H 12H 13H 14H 15H 16H 17H 18H 19H 20H 21H 1 REGULATEUR 1 REGULATEUR 5 AGENTS ( 1h de pause) 6 AGENTS (1h de pause) 4 AGENTS ( 1h de pause) 1 AGENTS ( 1h de pause) 3 AGENTS ( 20min de pause)

Les nouveaux horaires de semaine 2 REGULATEURS (1 matin et 1 soir) Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 5/7 sur 5 plages 19 BRANCARDIERS

Les nouveaux horaires de semaine 1 REGULATEUR : le samedi de 07:00 à 15:30 ; le dimanche de 13:30 à 21:00 (en dehors de ces horaires régulation automatique) Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 2/7 sur 3 plages 7 brancardiers La nuit 2 agents 7/7

L’agent de transport L’agent de régulation Réceptionne Transporte Organise Manipule Traite Accompagne Planifie Planifie Vérifie Surveille Relie Entretien le matériel

C. L’informatisation : au carrefour de l’activité

C. L’informatisation : exemple des demandes de transport LE BON DE TRANSPORT INFORMATISE : un DOCUMENT UNIQUE

D. La mécanisation Le Bed-Mover Le bed-mover est un appareil qui permet de déplacer la plupart des lits hospitaliers sans efforts et sans contraintes pour le personnel qui assure le brancardage. Principe : l’appareil se connecte aux pieds du lit par l’intermédiaire d’une paire de pinces. La connexion lit-appareil ne nécessite aucun outil, elle se fait électriquement depuis l’appareil. Le déplacement de l’ensemble se fait à partir d’une télécommande ergonomique et facile d’utilisation. Avantages : Maniabilité, économie de personnel, absence de fatigue