REGLES ADMINISTRATIVES du programme ALCOTRA 2007-2013 FEDER Fonds Européens pour le Développement Régional FEDER Fonds Européens pour le Développement Régional Martine AUFEUVRE aufeuvre@unice.fr Tél + 33 4 92 94 26 65

Structure du programme ALCOTRA Secrétariat Technique Conjoint : cellule franco italienne de coordination au service de la gestion du programme Comité Technique : Appui à l’Autorité De Gestion dans la mise en œuvre du programme, Examine et donne avis sur la sélection et la programmation des projets Comité de suivi : Examine,sélectionne les projets, après avis du Comité Technique et de l’Autorité de Gestion Partenaires Comités de Suivi et Technique : Etat français et Etat italien, Régions françaises et italiennes, Conseils Généraux français et Provinces italiennes, présidés par l’Autorité de Gestion du territoire ALCOTRA Autorité de gestion et Autorité de certification (Région Piémont) : - - notifie les décisions du Comité de suivi, établit et signe la convention d’attribution avec le Chef de File, coordonne le suivi des opérations financées - présente à la C.E. les états de dépenses certifiées par 1 service départemental ou régional et les demandes de paiement correspondantes, effectue les versements FEDER. Autorité d’audit : vérifie le fonctionnement efficace du programme ALCOTRA et effectue l’audit de projets Les cofinanceurs : procèdent au versement des contre parties nationales

Rôle,responsabilités, obligations des partenaires 1. Le chef de file, un partenaire particulier (CNRS/MASSA) A l’interface entre l’Autorité de Gestion et les partenaires : sollicite, reçoit et redistribue le FEDER répond de l’avancement du projet et des fonds qui lui sont versés, 2. Tous les partenaires sont responsables et Garantissent l’autofinancement et les contreparties publiques nationales, Réalisent les activités selon les modalités financières et les délais prévus, transmettent des informations régulières sur l'avancement, Répondent des fonds qui leur sont versés et s'engagent à rembourser la part des subventions publiques indûment perçues, Adressent trimestriellement les pièces justificatives de dépenses à leur autorité de certification (mentionnée dans la convention d’attribution), à laide d’un récapitulatif : - convocations, ordres de mission, justificatifs de déplacement, comptes rendus, feuilles de présence signées…, - relevés d’heures travaillées avec descriptif du travail effectué, - documents de consultation pour les marchés publics ou autres documents de consultation Communiquent sur l’aide européenne perçue (logos, mentions légales …) 3

Les autres acteurs des projets Les prestataires de service : Tout organisme intervenant dans un projet ALCOTRA doit être missionné dans le respect des règles de concurrence (interdiction de subventionner des associations avec les financements ALCOTRA) Les acteurs clés dans la thématique du projet (services de l’Etat, de la Région, des associations départementales et régionales…) : doivent être informés et si possible associés à la mise en œuvre des projets (au travers de comités de pilotage ou de groupes techniques par exemple). 4

La convention type Signée entre l’autorité de gestion Région Piémont) et le CNRS, chef de file du projet MASSA, prévoit les principales obligations pour chaque partenaire : fournir rapidement les réponses aux demandes d'information et de documents complémentaires au cours de l'instruction ; communiquer au chef de file l'acceptation des décisions et des modifications éventuelles ; réaliser les activités respectives selon les modalités et les délais prévus dans la fiche ; transmettre au chef de file unique des informations régulières sur l'avancement physique, administratif et financier ; répondre des fonds FEDER, qui leur sont versés par le chef de file 5

Demandes de prorogation La durée du projet est de 3 ans à compter de la date de la lettre de notification Les demandes de prorogation doivent être sollicitées par le chef de file au plus tard 3 mois avant la fin du projet et font l’objet d’une instruction et d’une décision de l’Autorité de Gestion En cas d’accord, la subvention FEDER est diminuée de 1% par mois de prorogation, En cas de rejet de la prorogation, le dossier est clôturé en l’état (au bout des 3 ans) : soit le FEDER est versé au pro-rata des dépenses réalisées, soit le FEDER doit être remboursé en totalité si la sous-réalisation ne permet pas d’atteindre les finalités du projet. 6

Gérer la trésorerie : le FEDER 1er versement : 10% au démarrage du projet 2ème versement : 30% lorsque les dépenses certifiées tous partenaires confondus atteignent 40% 3ème versement : 30% lorsque les dépenses certifiées atteignent 70% Solde après versement des subventions des cofinanceurs. Les délais de versement sont difficiles à prévoir : délais de certification des dépenses par les services de l’Etat, délais de paiement par la Région Piémont, retards éventuels d’un ou plusieurs partenaires. (D’où l’imprtance des certifications trimestrielles des dépenses Il est important de respecter le rythme de dépenses prévu lors du dépôt du projet 7

Les rapports de demandes d’acomptes et le rapport final Informations à fournir : Utilité de la coopération transfrontalière au regard des résultats atteints, Description des relations partenariales (locales et transfrontalières), Contribution du projet à l’atteinte des objectifs de la mesure du programme, Prise en compte de l’environnement, l’emploi, l’égalité des chances, Publicité : actions mises en œuvre afin d’assurer la connaissance du projet et la diffusion des résultats, Analyse évaluative : points de force et de faiblesse du projet, Poursuite du projet après sa période de financement. 8

Gérer les imprévus Les projets ne se passent jamais exactement comme prévu, mais attention : Le dossier déposé fait foi Les finalités du projet ne sauraient être modifiées Toute modification doit être sollicitée en amont 9

Les modifications du budget Il est impossible d’effectuer des transferts entre partenaires, Exceptionnellement : modification des dépenses d’un partenaire, si elles ne changent pas le montant des dépenses prévisionnelles : Variations à l’intérieur d’un même poste : à signaler et justifier (ne doivent pas modifier le montant du poste) Transfert entre postes de dépenses limité : S’ils représentent moins de 10% du budget d’un partenaire : peuvent être autorisés s’ils sont dûment justifiés auprès du certificateur, qui autorise ou non de tels transferts, Les transferts au-delà de 10% font l’objet d’une nouvelle instruction du dossier et d’une décision de l’Autorité de Gestion. Possibilité sous conditions de transferts entre actions : Des variations dûment justifiées peuvent être autorisées, à condition qu’elles ne portent pas atteinte aux finalités du projet et à la localisation des actions. 10

La comptabilité des dépenses Obligation de comptabilité séparée : Chaque partenaire doit enregistrer les dépenses selon ses règles comptables habituelles, mais en leur affectant un code opération ou code de comptabilité analytique spécifique Il doit tenir dans un même lieu (classeur) une copie de toutes les pièces justificatives de dépenses avec leur numéro d’enregistrement dans la comptabilité générale Toute dépense présentée à un service certificateur doit pouvoir être retrouvée dans la comptabilité générale de l’organisme. 11

Les catégories de dépenses L’état trimestriel doit être détaillé par catégorie de dépenses : Travaux / BTP : pour des tranches fonctionnelles uniquement Equipement : achat (ou éventuellement crédit-bail) de biens d’équipement ayant une durée de vie supérieure à un an Consommables : fournitures de papeterie, outillage, vaisselle jetable, etc Prestations de services : consultants, formations, traductions/interprétariat, traiteur, location de véhicules, hôtel et restaurant pour les personnes n’appartenant à l’organisme partenaire (consultants, invités, etc.), location de salles ou d’équipements… Frais de missions et de déplacement du personnel du partenaire Personnel interne du partenaire (en poste lors du dépôt du projet) – Pas de personnel mis à disposition – Le coût à présenter est le coût total employeur (brut + charges patronales) Personnel recruté (après le dépôt) Frais généraux calculés selon la méthode fournie lors du dépôt du dossier Frais bancaires : frais d’ouverture et de gestion du compte si l’ouverture d’un compte spécifique est nécessaire pour satisfaire l’obligation de comptabilité séparée. 12

Imputation des dépenses Les frais de déplacement et de réception des invités doivent être imputés dans les prestations de services (factures d’hôtel, de restaurant, de traiteur, d’agence de voyages pour les billets de train et d’avion, de location de véhicule…) ; Seuls les frais de mission du personnel des organismes partenaires doivent être imputés dans la catégorie frais de mission ; Les dépenses des délégataires doivent être réparties dans les mêmes catégories que celles des partenaires Les dépenses de prestations de service doivent être imputées dans la catégorie Prestations de Service et non dans « autres dépenses » . Les consommables sont à imputer dans la catégorie Consommables Les équipements (amortis dans la comptabilité et d’une durée de vie supérieure à un an) sont à imputer dans la catégorie Equipements. 13

Affectation des pièces au projet ALCOTRA Toutes les pièces de dépenses doivent clairement faire référence au titre du projet et au programme ALCOTRA, et de préférence à l’action dans laquelle s’insère leur intervention. Le lien avec ALCOTRA peut être justifié : Par le contrat de travail ou la fiche de poste pour le personnel recruté ; Par les convocations aux événements et réunions et par les feuilles d’émargement pour les frais de mission ; Par les relevés d’heures pour les frais de personnel ; Par les cahiers de charges des marchés et les lettres de demande de devis ; 14

La notion de dépense acquittée Les dépenses présentées dans l’état trimestriel doivent avoir été effectivement décaissées. (C’est la date de paiement et non de mandat ou de chèque qui doit être indiquée). Le paiement est justifié par le Payeur public ou, pour les organismes privés, par les factures portant la mention « acquitté » par le fournisseur, ou par les relevés de compte, ou par une attestation d’un expert comptable. 15

Justificatifs à présenter chaque trimestre à son autorité de certification Les factures acquittées pour les dépenses de travaux, équipements, fournitures et services, Les relevés mensuels d’heures quotidiennes et les fiches de paye (ou journal de paye) pour le personnel, Déplacements : ordres de mission, relevés de remboursement selon les règles en vigueur, notes acquittées de restaurant,d’hôtel, tickets d’autoroute, titres de transport, etc, Les clés de répartition des dépenses affectées en partie uniquement sur le projet ALCOTRA (ex : frais généraux, personnel à temps partiel sur le projet). Les justificatifs de publicité européenne pour les dépenses de communication. 16

Les justificatifs à conserver en cas de contrôle MARCHES : demandes de devis, les offres non retenues et les pièces de marchés de travaux, équipements, fournitures et services, PERSONNELS : contrats, lettres de mission, fiches de poste, agendas, REUNIONS : convocations et les feuilles de présence ou comptes-rendus avec liste des présents pour les frais de mission. Toutes les pièces devront être conservées jusqu’au 31 décembre 2018 (audits prévisibles)

La publicité sur les aides ALCOTRA Tous les supports d'information, ou de publicité (panneaux de chantier, plaques commémoratives, affiches, publications, sites internet, etc.) doivent comporter les éléments suivants: l'emblème de l'Union européenne et du programme ALCOTRA (ces logos suffisent pour les petits objets promotionnels), la mention du Fonds européen de développement régional, la mention « Ensemble au-delà des frontières ». Sur les panneaux et plaques, ces éléments doivent couvrir 25% de la surface. 18

Proposition de l’entête MASSA