L’ENCADREMENT DE L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS LA MISE EN OEUVRE DE LA DIFFUSION DE L’INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : L’HISTORIQUE, LES PERSPECTIVES Journée-rencontre WebEducation Québec, le 22 février 2007 Auditorium Daniel Johnson Édifice Marie-Guyart

AVERTISSEMENT RIEN DANS LE CONTENU DE CETTE PRÉSENTATION NI DANS LES COMMENTAIRES QUI L’ACCOMPAGNENT NE CONSTITUE UNE OPINION JURIDIQUE OU UNE DIRECTIVE DU MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF

21 février Mise en œuvre de la diffusion Innovation majeure du projet de loi n°86 : la diffusion de l’information : « 16.1Un organisme public, à l’exception du lieutenant-gouverneur, de l’assemblée nationale et d’une personne qu’elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit diffuser, dans un site internet, les documents ou renseignements accessibles en vertu de la loi qui sont identifiés par règlement du gouvernement et mettre en œuvre les mesures favorisant l’accès à l’information édictées par ce règlement »

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Origine de cette modification  Recommandation de la Commission d’accès à l’information proposée au législateur, dans son dernier rapport quinquennal (2002)

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Origine de cette modification  Inspirée des principes d’une loi américaine adoptée en 1996, l’Electronic Freedom of Information Act Amendments, la CAI a proposé, non pas de remplacer le régime adopté par le législateur en 1982, mais d’instaurer un régime parallèle de diffusion de documents accessibles ou publics

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Origine de cette modification – processus de révision prévu dans la loi  En vertu de la Loi sur l’accès, un rapport de la Commission d’accès à l’information (CAI) sur la mise en œuvre de la loi - rapport quinquennal est produit à tous les 5 ans (1987, 1992, 1997, 2002)

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite)  Le rapport enclenche un processus :  Une commission parlementaire pour des consultations sur le rapport  Un rapport de la commission parlementaire déposé à l’Assemblée nationale  Une proposition du gouvernement, le cas échéant, pour modifier la loi : présentation d’un projet de loi à l’Assemblée nationale (projet de loi n° 86 déposé le 16 décembre 2004)

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite)  Le processus parlementaire pour l’adoption d’une loi :  Consultation générale portant sur le projet de loi qui a été déposé  Étude détaillée du projet de loi en commission parlementaire (amendements)  Poursuite du processus d’adoption par l’Assemblée nationale  Adoption  Sanction

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Objectif de la modification  Permettre l’accès aux documents des organismes publics sans avoir recours à la procédure de demande d’accès à l’information

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Entrée en vigueur de l’article 16.1  Au plus tard, le 15 juin 2007, tel que prévu par le projet de loi n° 86

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Démarche en cours  Rédaction du projet de règlement  Transmission aux ministères et organismes pour commentaires  Rencontre d’information avec les responsables de l’accès à l’information  À l’étape actuelle : document de travail

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite)  En vertu de la loi :  Prépublication du projet de règlement  Délai pour recevoir les commentaires  Phase finale du processus d’adoption du règlement – entrée en vigueur, anticipée à la fin du printemps

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite)  Le contenu de ce projet, actuellement en voie d’élaboration et de consultation, reprend plusieurs des dispositions rendues publiques en septembre 2005 : deux ébauches de politique, l’une sur la diffusion de l’information et l’autre sur la protection des renseignements personnels (site Internet du ministère du Conseil exécutif)

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Portrait général des règles au cœur du principe de la diffusion systématique de l’information et de l’accès à l’information  Comme le prévoit la loi, le règlement ne vise pas que la diffusion, mais également à mettre en œuvre des mesures favorisant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Quelles sont donc ces mesures?  En premier lieu, le sous-ministre ou le dirigeant de l’organisme public devra s’assurer de la mise en œuvre de responsabilités et des obligations attribuées par ledit règlement

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite)  La responsabilité de la mise en œuvre de la diffusion systématique de l’information ne repose pas sur les épaules du responsable de l’accès, mais plutôt sur celui du dirigeant du ministère ou de l’organisme  En second lieu, ce dirigeant d’organisme devra mettre sur pied un comité sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite)  Un tel comité se composerait:  Du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels (bien entendu)  Du responsable de la gestion documentaire  Du responsable de la sécurité de l’information  Du responsable de la vérification interne

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite) Mandat du comité  Soutenir le travail du dirigeant dans l’exercice des responsabilités attribuées par le règlement Ce comité peut s’adjoindre toute autre personne dont l’expertise est requise, un responsable de l’éthique, par exemple

21 février Mise en œuvre de la diffusion (suite)  En troisième lieu, l’organisme devra faire état de ses activités dans son rapport annuel de gestion, tant en matière d’accès à l’information que de protection de renseignements personnels  Exemple : nombre de demandes d’accès, activités de formation ou de sensibilisation, activités du comité formé dans le cadre du règlement

21 février Identification des documents que les m/o devront diffuser dans leur site Internet  L’obligation de diffusion est minimale, c’est-à-dire que l’organisme public peut diffuser davantage de documents ou de renseignements et pourrait même prendre l’initiative de transmettre de l’information gouvernementale à des auditoires ciblés

21 février  L’obligation de diffusion n’exclut pas l’application des restrictions prévues à la Loi sur l’accès Identification des documents que les m/o devront diffuser dans leur site Internet (suite)

21 février Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’information 1.Le nom du responsable de l’accès à l’information et les coordonnées permettant de communiquer avec lui (dont l’adresse courriel, par exemple) 2.Le plan de classification de l’organisme ainsi que le calendrier de conservation

21 février Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’information (suite) 3.Le registre établi en vertu de l’article 67.3 qui contient :  L’ensemble des communications de renseignements personnels, sauf exception, faites par l’organisme sans le consentement de la personne concernée, mais autorisées par la loi

21 février  Les utilisations secondaires de renseignements personnels au sein d’un organisme ainsi que certains types de collectes de renseignements personnels Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’information (suite)

21 février  La diffusion d’un registre dans les sites internet est une mesure importante de transparence quant à la gestion des renseignements personnels par l’organisme  L’inventaire de tous les fichiers de renseignements personnels de l’organisme Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’information (suite)

21 février  Les formulaires, les guides, les instructions ou les lettres types, s’ils existent, conçus pour aider le demandeur de documents à présenter une demande d’accès. Dans ce cas également la diffusion de l’inventaire de tous les fichiers de l’organisme constitue une autre mesure favorisant la transparence. Quant à la diffusion de guides, d’instructions ou de lettres-types, elle facilitera l’utilisation par le demandeur du processus d’accès prévu dans la loi Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’information (suite)

21 février  En résumé, dans cette section du site, il s’agit de retrouver des documents déjà identifiés dans la Loi sur l’accès et qui, généralement, peuvent servir à orienter le citoyen dans la recherche d’information ou bien à s’assurer que les organismes respectent les obligations de la loi Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’information (suite)

21 février Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre section À titre d’exemple, un organisme pourrait diffuser : 1.L’organigramme où apparaît le nom du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

21 février Le nom, le titre et la fonction des membres du personnel de direction ou d’encadrement de l’organisme public 3.Les lois, les règlements, les politiques ou les autres documents qui tiennent lieu de politiques, les codes de déontologie ou d’éthique et les autres normes qu’il est chargé d’appliquer Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre section (suite)

21 février Les décisions rendues dans l’exercice de ses fonctions juridictionnelles 5.Les registres publics prévus expressément par la loi dont l’organisme est responsable Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre section (suite)

21 février Les renseignements relatifs aux contrats qu’il a rendus et prévus à la Loi sur les contrats des organismes publics 7.La description des services qu’il offre et des programmes qu’il met en œuvre ainsi que les formulaires et les directives d’application qui s’y rattachent Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre section (suite)

21 février Les études, les recherches, les rapports statistiques réalisés par l’organisme ou pour son compte et les documents déjà communiqués dans le cadre d’une demande d’accès auprès du responsable dont la diffusion présente une utilité sociale ou favorise la participation à la vie démocratique Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre section (suite)

21 février Certains autres documents qui sont déposés à l’Assemblée nationale, par exemple ceux qui sont visés par la Loi sur l’administration publique, comme les rapports annuels de gestion, les dépenses ou le plan stratégique Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre section (suite)

21 février Rappel quant au processus réglementaire  Le processus n’est pas terminé  Il n’existe pas une définition absolue des termes ou concepts qui sont actuellement évoqués dans le cadre de ce processus

21 février Rappel quant au processus réglementaire (suite)  La dynamique de la diffusion mise sur la synergie qui doit inévitablement se développer au sein des ministères et organismes (comité sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels)  Une fois le règlement adopté, il existera toujours des situations où il y aura place à interprétation

21 février Mesures de protection de renseignements personnels « 63.2Un organisme public, à l'exception du lieutenant-gouverneur, de l‘Assemblée nationale et d'une personne qu'elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit protéger les renseignements personnels en mettant en œuvre les mesures édictées à cette fin par règlement du gouvernement. »

21 février Origine  Contrairement à la loi sur le secteur privé, la loi sur l’accès ne comportait aucune disposition spécifique pour les organismes publics de se doter de mesures de sécurité pour assurer la confidentialité ou la protection des renseignements personnels. Certaines dispositions particulières énonçaient une telle règle, mais pour des cas particuliers :

21 février Origine (suite)  La loi exige que la communication de renseignements personnels s’effectue de manière à assurer le caractère confidentiel des renseignements concernés  L’établissement d’un fichier de renseignements personnels est également assujetti à l’obligation, pour un organisme, de se doter de mesures de sécurité

21 février Origine (suite)  L’utilisation croissante des technologies de l’information dans le traitement des renseignements personnels, associée au partage de plus en plus indispensable des renseignements personnels pour un meilleur service au citoyen et une plus grande efficacité de l’administration, nécessitent et exigent que les organisations prennent les moyens qui s’imposent pour garantir une réelle protection des renseignements personnels

21 février Origine (suite)  La modification s’est inspirée de la Loi (fédérale) sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

21 février Origine (suite)  Depuis 1999, le plan d’action gouvernemental pour la protection des renseignements personnels, adopté par le conseil des ministres et mise en œuvre dans tous les ministères et organismes : le projet de règlement s’en inspire tout en allant plus loin :  Exemple : on envisage des règles à prendre en compte pour assurer la protection des renseignements personnels dès le début des projets de développement de systèmes d’information

21 février Perspectives En matière de système d’information ou de prestation électronique de services Le comité décrit précédemment devrait :  Être informé des projets (acquisition, développement, refonte de système d’information ou de prestation électronique de service qui recueille, utilise, conserve, communique ou détruit des renseignements personnels)

21 février Perspectives (suite) En matière de système d’information ou de prestation électronique de services (suite)  Déterminer parmi ces projets ceux qui doivent être encadrés par des mesures particulières de protection des renseignements personnels, par exemple :  Nomination d’une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels

21 février Perspectives (suite) En matière de système d’information ou de prestation électronique de services (suite)  L’évaluation, lors de l’étude préliminaire du projet, des risques d’atteintes à la protection des renseignements personnels  Formation PRP des participants au projet, etc.

21 février Perspectives (suite) En matière de sondage  L’organisme public devrait avant d’effectuer un sondage utilisant des renseignements personnels:  S’assurer que le recours à ces renseignements est nécessaire  Consulter le comité, décrit précédemment, sur les mesures à respecter en matière de protection des renseignements personnels  S’assurer du caractère éthique du projet, etc.

21 février Perspectives (suite) En matière de vidéosurveillance  S’assurer que le recours à cette technologie est nécessaire  Consulter le comité décrit précédemment sur les mesures à respecter en matière de protection des renseignements personnels  S’assurer que l’utilisation de cette technologie ne comporte qu’une atteinte minimale au respect de la vie privée