Séminaire CREPUDMED Certifications des dépenses du projet CREPUDMED Programme MED Certifications des dépenses du projet CREPUDMED Marseille, le 9 septembre 2009

Plan de la présentation Calendrier des remontées de dépenses Documents obligatoires Eligibilité des dépenses Dépenses de personnel Contrôle financier

Calendrier des remontées de dépenses Période de référence Rapports Demande de paiement (prévision) Euros Partenaires IC MED Chef de file FEDER Total éligible Certification de 1er niveau Envoi rapport et certification au CDF Préparation du rapport consolidé par le CDF Échéance soumission du rapport au STC Démarrage 31/07/2009 20/03/2009 20/09/2009 Rapport d’activités 1 123 234,75 164 313 20/10/2009 1/11/2009 2/11/2009 30/11/2009 1/10/2009 31/03/2010 Rapport d’activités 2 203 334 271 112 20/04/2010 1/05/2010 2/05/2010 31/05/2010 1/04/2010 30/09/2010 Rapport d’activités 3 188 010 250 680 20/10/2010 1/11/2010 2/11/2010 30/11/2010 1/10/2010 31/03/2011 Rapport d’activités 4 213 285 284 380 20/04/2011 1/05/2011 2/05/2011 31/05/2011 1/04/2011 30/09/2011 Rapport d’activités 5 187 486,50 249 982 20/10/2011 1/11/2011 2/11/2011 30/11/2011 1/10/2011 20/03/2012 Rapport d’activités 6 188 649,75 251 533 20/04/2012 1/05/2012 2/05/2012 31/07/2012 20/05/2012 Rapport final

Remontées des dépenses informations transmises par le CDF Partenaires Rapport 1 Rapport 2 Rapport 3 Rapport 4 Rapport 5 Rapport 6 Total PACA 79 700 100 800 99 500 99 000 116 000 51 000 546 000 AEDA 10 800 39 800 41 800 83 300 40 400 50 900 257 000 IET 23 000 31 000 55 000 41 000 70 000 99 00 319 000 Province de Bologne 35 000 78 000 39 000 57 000 11 500 19 500 240 000 Conseil scientifique 13 313 17 512 16 880 17 580 19 582 25 633 110 000 161 313 271 112 252 180 297 880 257 482 246 033 1 472 000 FEDER 121 359.75 203 334 188 885 223 410 193 111,5 184 524,75 1 104 000

Documents obligatoires Rapport de démarrage à transmettre avant le 15/10/2009 au STC (pas d’impact financier). Rapports d’activités et financiers à transmettre au CDF tous les 6 mois (tous les 1er mai et les 1 novembre de chaque année). Transmettre au CDF un rapport de coordonnées dans un délai d’un mois.

Rapport d’avancement Informations qui devront être renseignées sur PRESAGE Rapport d’activité: Rappel du contenu du projet Avancement général de l’opération vers les objectifs fixés Implication des partenaires dans la mise en œuvre de l’opération pendant la période couverte par le rapport Problèmes rencontrés et solutions trouvées/proposées Analyse des résultats du projet jusqu’à ce jour Description des activités en matière d’information, de publicité et de capitalisation qui ont et lieu pendant la période de référence

Rapport d’avancement Rapport financier : Liste des dépenses de chacun des partenaires par poste Dépenses de chacun des partenaires par poste et par composante Synthèse des dépenses de chacun des partenaires Déclaration de la validation des dépenses par partenaire signé par le contrôleur Attestation à remplir et signer par l’Autorité nationale du partenaire (si le système de gestion le prévoit) Consolidation des dépenses de tous les partenaires et signature du Chef de file (sous réserve de modification de l’outil PRESAGE)

Dépenses éligibles Pour être éligibles, tous les coûts doivent donc : Être effectivement payés Avoir un rapport avec l’objet de l’action Faire partie du Dossier de candidature approuvé Être engagés et payés dans les délais spécifiés dans le Contrat de subvention Être raisonnables, justifiés, cohérents, avec les règles internes habituelles du partenaire Être appuyé par des reçus, des factures ou des documents comptables de valeur probante équivalente Respecter les règles de passation des marchés publics

Dépenses de personnel Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement employé 100% partiellement Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de contrat Personnel permanent Engagé pour les besoins du projet Coût d’audit dû contrôleur interne indépendant Coûts : Salaire brut, taxes, cotisations sociales de l’employeur en vigueur avec la législation nationale Basés sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet

Dépenses de personnel Justificatifs Liste du personnel travaillant sur le projet Nom Qualité et fonction Contrats d’embauche ou ordre de service interne Tâches Partage réaliste du temps/ mois travaillé sur le projet Fiches de travail pour chaque employé Heures/mois travaillées sur les activités du projet Signée par l’employé et son superviseur Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire Preuves de paiement Salaire Taxes Sécurité sociale

Dépenses de personnel Exemple de time sheet

Contrôle financier Documents disponibles à des fins de contrôle financier et conservés au moins jusqu’au 31 décembre 2020 : Le dossier de candidature approuvé Le contrat de subvention La convention inter-partenariale La correspondance relative au projet (financière et contractuelle) Les rapports d’avancement Les documents attestant des validations des contrôleurs de premier niveau par rapport aux dépenses du partenaire La liste des dépenses déclarées Les relevés de comptes bancaires attestant de la bonne réception et du transfert des fonds du programme Factures/reçus Les relevés de comptes bancaires / preuve de paiement pour chaque facture

Contrôle financier Les dépenses de personnel : calcul des taux horaires, informations sur les heures de travail réelles annuelles, contrat de travail, documents salariaux et feuilles de présence du personnel travaillant pour le projet La liste des sous-traitants et copies de tous les contrats engageant des expert externes et/ou prestataires de service Le calcul des frais généraux, preuves et registres des coûts inclus dans les frais généraux Les informations relatives à la passation de marchés publics, attribution, offres/devis, bon de commande, contrat La preuve de livraison des services et des marchandises : études, brochures, lettres d’information, procès-verbaux, des réunions, lettres traduites, listes des participants, tickets de transport, etc. Le registre des actifs, disponibilité physique des équipements achetés dans le cadre du projet Les déplacements : cartes d’embarquement, tickets de transport et tous les documents mentionnés dans la description de la ligne budgétaire « Voyage et hébergement ».

Merci Caroline Humblot Gestionnaire administrative et financière Région PACA chumblot@regionpaca.fr