Suivi et contrôle des partenariats par l’Agence
Article 7.2. : « Le Bénéficiaire accepte de participer et de contribuer aux activités de suivi et d'évaluation de l’Action organisées par l'AN et la Commission européenne».
Suivi administratif: conseils, mails, téléphone… Réunion de suivi général (1/an) = Réunion de lancement = 12/9/2012 = recommandations pour la gestion du partenariat Réunion de suivi thématique (1/an) = 27/11/2012 –Aspects qualitatifs –Thèmes transversaux: la participation des publics fragilisés dans les partenariats, l’évaluation, la dissémination... –Multidisciplinarité : porteurs de projets, autorités publiques, académiques… Rapport intermédiaire (30 juin 2013) Visites de suivi = Rôle de monitoring et de conseil de l’Agence Et, permet de repérer les bonnes pratiques et d’évaluer l’impact du partenariat. 1. Le suivi des partenariats * N’hésitez pas à convier l’Agence lors des réunions transnationales que vous accueillez ou lors d’évènements organisés dans le cadre de votre projet.
Rapport final et justificatifs (30 septembre 2014) En ligne! Visites de contrôle sur place –Pendant le partenariat. –% minimum (2/an) & si problème a été détecté. –Questionnaire type envoyé préalablement & compte- rendu commenté. Droit d’accès aux documents –Concernant la mise en œuvre de l’action liée à la subvention. –Délai de 5 ans après rapport final. « Article 7.3. Le Bénéficiaire autorise l'accès à tous les documents en rapport avec la mise en œuvre de l'Action, ses résultats et l'utilisation de la subvention (…) ». 2. Le contrôle des partenariats
Et surtout! En cas de doute, difficulté, problème: prenez contact avec l’Agence! –Que ce soit au niveau de votre institution ou du partenariat. – Au plus vite : n’attendez pas qu’il soit trop tard ! L’Agence est également là pour: – discuter, conseiller, éclaircir; – essayer de trouver une solution; – prendre contact avec ses collègues européens.