Projet OncoBretagne Dossier Communicant en Cancérologie 1

Sommaire Contexte, Objectifs Périmètre Point situation Le Projet, Démarche projet Cible Organisation Coûts, Planning Risques 2 2

Contexte et Objectifs (1) Historique rappel : La mesure 34 du Plan Cancer prévoit d’assurer, l’existence d’un dossier communicant au sein de chaque région. La mise en place du dossier communicant est placée sous la responsabilité des réseaux régionaux du cancer En 2003/2004 L’INCa lance 4 expérimentations (Aquitaine, Pays de Loire, Basse normandie, Réunion) En Octobre 2005 : L’inca publie un Cahier des charges national du DCC 3 3

Contexte et Objectifs (2) Historique rappel suite Appel à projet INCa décembre 2005 Proposition d’un projet (OB, ARH, Sib) 1 : évolutions OpenRCP (phase 1) 2 : intégration plate-forme et DPP (phase 2) 3 : déploiement DCC Signature accord INCA-OncoBretagne octobre 2006 Signature contrat SIB-OncoBretagne mai 2006 4 4

Contexte et Objectifs (3) Historique rappel suite Réalisation de la première phase : Mise à disposition d’OpenRCP Juillet 2007 Feuille de route de l’INCA demandant le déploiement des RCP Décembre 2007 : Courrier du GCS demandant l’arrêt du projet d’intégration sur la plateforme Deux versions OpenRCP de maintenance livrées : Version 4.5 : 15 juillet 2008 5 5

Contexte et Objectifs (4) Historique Janvier 2009 : Demande de l’ARH que le GCS assiste OncoBretagne 6 6

Contexte et Objectifs (5) La particularité de la région est la couverture totale de son aire par des réseaux territoriaux de cancérologie. 7 Réseaux sectoriels + 1 3C IRCR 1 2 3 4 5 6 7 8 7

Contexte et Objectifs (6) Rappel des objectifs (Cahier des charges INCa) Le Dossier Communicant constitue le cœur du système d’information du réseau régional de Cancérologie ; il vise les principaux objectifs suivants : Servir de support à la coordination des soins et au suivi de la prise en charge Permettre des échanges sécurisés entre les établissements, la médecine de ville et les organisations de soins à domicile, Permettre une aide à la décision médicale en cancérologie, appuyée notamment sur un accès aisé à des recommandations, Constituer une ressource pour l’évaluation collective des pratiques et de la qualité des soins, Offrir une base d’informations pour les analyses d’épidémiologie : sans être un registre national du cancer, il doit contribuer à une meilleure connaissance de la situation sanitaire du cancer aux plans national et local, Aider à la communication entre le médecin et son patient. Ce dossier doit ainsi constituer un outil de travail collaboratif, destiné prioritairement aux Professionnels de Santé de chaque réseau régional. 8 8

Contexte et Objectifs (7) trois phases distinctes dans le processus de prise en charge du patient 9 9

Projet : Périmètre Le projet est articulé en plusieurs parties évolutions OpenRCP (phase 1) Mise en place d’un outil de gestion des réunions de concertations pluridisciplinaires, adaptations aux besoins des réseaux Cette partie a donné lieu à des sous lots prenant en compte progressivement les besoins utilisateurs intégration plate-forme (phase 2) Intégration au portail Télésanté, à l’annuaire des professionnels, au serveur d’identification régional et à la gestion de documents Puis déploiement DCC 10

Situation en janvier 2009 (1) Evolutions OpenRCP (phase 1) OpenRCP a été livré, et a permis l’informatisation à ce jour de plus de 30 000 fiches RCP pour 20 000 patients (80% des RCP informatisées sur l’outil) 700 utilisateurs actifs 10 à 20 % de croissance par mois fin 2008. Le développement des usages de l’outil OpenRcp est important, un outil déployé sur toute la région et un nombre de fiches en forte croissance. Les spécifications d’évolutions en été définies et validées par le groupe projet OncoBretagne au cours de réunions bi mensuelles. 11

Situation en janvier 2009 (2) L’ intégration Plate-forme (phase 2) Le GCS a demandé en décembre 2007 l’arrêt provisoire de l’intégration Les réalisations techniques ont été stoppées dans ce contexte OncoBretagne a décidé de repousser l’intégration à 2008 pour concentrer les efforts sur la prise en main d’Open RCP en 2007 Les spécifications fonctionnelles ont avancé néanmoins en 2008 de la façon suivante : Le SIB a mis à disposition un interne de santé publique en 2008 pour assister OncoBretagne dans les spécifications du lot 2 Les spécifications ont été finalisées fin 2008 et validées par le groupe de projet 12

Situation en janvier (3): Schématisation de l’existant (janvier 2009) Serveur Identités patients régional Identités des patients OpenRCP Annuaire des professionnels OpenRCP Messagerie Dossiers patients partagés OpenRCP SSO Portail d’Accès Unique Annuaire Régional des professionnels Accès professionnel de santé Accès professionnel de santé 13

Février 2009 : mise en place d’une AMOA Demande de l’ARH : RTB en AMOA Une structure de portage GCS-RTB pour la mise en œuvre et la réussite des projets de Télésanté, qui peut proposer les services suivants : Représenter la maitrise d’ouvrage régionale des  projets de télésanté Fédérer des acteurs de santé de la région autour d’un projet commun Organiser l’accompagnement des utilisateurs Assurer l’accompagnement, le suivi  et l’évaluation des projets Gérer et coordonner les moyens humains et financiers en propre Assurer le suivi financier et technique des projets régionaux Vérifier la mise en œuvre des services d’infrastructure interopérables et des logiciels métier hébergés par la plate forme Télésanté régionale

Démarche projet Le rôle du GCS RTB en tant que Assistant à maîtrise d’ouvrage dans ce projet : En février (aboutie) : Vérification de l’expression de besoins initiaux avec le plan projet en cours. Vérification du planning projet avec les éléments précédents. Proposition/Définition d’une organisation qui intègre le GCS. Point Budgétaire. Les prochaines étapes sont d’assister la MOA : Validation de l’équipe projet et du planning Validation du périmètre projet avec l’élaboration d’un plan qualité. Finalisation des spécifications fonctionnelles. 15

Etapes cibles du projet (1) Achever l’appropriation de l’outil open RCP (aboutissement de la phase 1) Reste la finalisation de quelques fonctionnalités open-RCP (mise à jour des nomenclatures, stats ..) Intégration Open Rcp au sein de la plateforme (intégration portail) : Accès à l’annuaire régional des professionnels de santé. Accès à la messagerie sécurisée. Accès sécurisé selon les règles des décrets de confidentialité 15

Etapes cibles du projet (2) Intégration (2 : intégration DPP) Un Dossier patient partagé existe Un outil de partage de documents intégré à la plateforme Télésanté 800 patients 900 documents Pour la phase 2 : interfaçage: « lien » avec l’outil OpenRcp (reprise du DAF de l’automne 2008) Prévu en seconde phase Accès à la base patient régionale. 17 17

Schéma Cible d’intégration prévu Serveur Identités patients régional OpenRCP Dossiers patients partagés Messagerie SSO Portail d’Accès Unique Annuaire Régional des professionnels Accès professionnel de santé 18

Organisation de la phase d’intégration Lancement Validation Utilisateur Déploiement Phase Réalisation Phase Intégration Phase Etude Phase Conception Cahier des charges Plan qualité projet Conception générale Conception détaillée Développement Préparation des Tests / Recette Conduite du changement Assemblage et intégration des composants Conduite du changement Tests / Recette Mise en production Conduite du changement Validation PV validation SFD Jeu de Recette PV provisoire 19

Organisation (1) MOA OncoBretagne AMOA RTB C Bohec O Vantorre Ref Utilisateur C Bessaguet JF Laurent MOE SIB JM Legras 20

Organisation (3) MOA Référent (ref) Utilisateurs AMOA MOE Valide le cahier des charges et définit les priorités. Suivi du projet. Référent (ref) Utilisateurs Vérifie que le bon fonctionnement de l’application. Prépare les tests fonctionnels. Consigne et transmet les anomalies à la MOA. AMOA Assiste la MOA dans la gestion de projets informatique, l’accompagnement des utilisateurs, dans l’expertise. MOE Maitre d’oeuvre de la solution. Pourquoi AO hébergeur ? 21

Organisation (4): instances de suivi du projet: Fréquence Rôles Comité projet Mensuel Définit le plan de travail et sa mise à jour Suit l'avancement et les actions en cours Contrôle et assure le respect du budget alloué Suit les points d'intégration Arbitre les demandes de modification / d'évolution Résout/ arbitre les points sur les actions courantes Fournit aux Comités de pilotage les tableaux de bord de suivi de projet lui permettant de juger du bon avancement des travaux S’assure de la disponibilité des ressources Identifie les points critiques Remonte les problèmes et les solutions possibles à la direction de projet et aux Comités de Pilotage Comité de pilotage Tous les deux mois Suit l'avancement et les actions Gère l’équilibre générale du projet: extension majeure de périmètre fonctionnel, géographique ou métier ayant un impact significatif sur le budget ou le délai Arbitre les choix structurants d'exécution du projet Priorités techniques Allocation de ressources Résout les problèmes critiques 22

Des instances de suivi de projets Organisation (5) Des instances de suivi de projets Comité de projet : Participants : C Bohec, O Vantorre, JM Legras/ C David, C Bessaguet/JF Laurent Fréquence : Mensuel Comité de pilotage : Participants : C Bohec, O Vantorre, C Bessaguet, JF Laurent, S Raviart Fréquence : tous les 2 mois 23 23

Suivi du Budget projet 24 24

Ce chantier va être découpé en Lots RAPPEL Planning Projet 2009 Ce chantier va être découpé en Lots Un Lot1 Intégration Portail, Annuaire, SSO Livraison : juin 2009 (livraison puis test 15j) Un Lot 2 Intégration Dossier Patients (Identités patients, documents et fiches patients) Livraison : novembre 2009 (livraison puis test 1 mois) 25

Macro-Planning D N O S A J M F 2008 2009 S1 S2 Lot 1 Lot 2 26

Planning Lot 1 27

Planning Lot 2 28

Risques Identification des risques suivants: 29 Pas Ok avec le risque dispo de la MOE ! Pourquoi? 29 29