La maîtrise des risques dans les EPLE : Un outil de pilotage et de management 09 septembre 2014

La maîtrise des risques dans les EPLE Un exemple de maîtrise des risques pour une activité de l’EPLE : « La gestion des fonds sociaux » Le risque : identifier ce qui est susceptible d’affecter ou de contrarier l’atteinte d’un objectif fixé par le chef d’établissement et son équipe L’objectif : assurer le versement de la somme adéquat au destinataire adéquat, dans le délai le plus rapide possible, tout en respectant la réglementation Pour se prémunir, avec une assurance raisonnable, de l'ensemble des risques encourus, l’établissement est appelé à bâtir un dispositif de maîtrise des risques. Cet outil de pilotage permet au chef d’établissement et à son équipe de s’assurer de l’atteinte de l’objectif fixé. 2

Amélioration continue pour atteindre les objectifs fixés La maîtrise des risques dans les EPLE Un exemple de maîtrise des risques pour une activité de l’EPLE : « La gestion des fonds sociaux » La démarche : Evaluation périodique de l’activité 3 Amélioration continue pour atteindre les objectifs fixés Identification et hiérarchisation des risques de dysfonctionnement 1 2 Détermination et hiérarchisation des actions adaptées aux risques identifiés 3

La maîtrise des risques dans les EPLE Les fonds sociaux : Comment identifier et hiérarchiser les risques de dysfonctionnement de mon établissement ? Il s’agit de dresser le constat de la manière dont se déroule aujourd’hui la gestion des FS au sein de l’établissement et d’identifier tous les acteurs concernés. Cette analyse des risques doit être réalisée en équipe ceci afin d’assurer une dimension pédagogique et de valoriser les actions qui en découleront. Pour dresser une cartographie des risques propre à l’établissement, il est nécessaire de s’appuyer sur : Les éventuels audits de la DRFIP L’outil ODICé ordo-comptable - Le résultat de la réflexion du chef d’établissement et de son équipe sur la gestion actuelle des FS, depuis le versement des fonds par le rectorat jusqu’au bilan relatif à l’atteinte de l’objectif. 4

La maîtrise des risques dans les EPLE 1 – Fonds sociaux - Identification et hiérarchisation des risques de dysfonctionnement Mauvaise politique de communication et d’information auprès des familles Facture non récupérée (aide directe versée à la famille) Communication et information – inscription dossier Délibération de la commission des FS / Traitement des dossiers Notification aux familles Mandats / versements aux famille Suivi / Bilan qualitatif et quantitatif Méconnaissance de la nouvelle réglementation Mauvaise traçabilité double courrier non conservé Carence au niveau de l’archivage des pièces 1 2 3 4 5 Dossiers incomplets (Avis d’imposition, Attestation CAF, RIB, …) Non actualisation des éléments de calculs / critères d’attribution Inadéquation des montants (la somme saisie ne correspond pas au PV) Recommandations audit (procédure fonds sociaux non tracée) Mauvaise traçabilité de l’utilisation des crédits (selon les financeurs) Fichier Excel défectueux … (calculs erronés) Turnover important (formation personnel) 5

La maîtrise des risques dans les EPLE 2- Fonds sociaux - Détermination et hiérarchisation des actions adaptées aux risques identifiés Risques identifiés Actions évoquées en réunion Mauvaise politique de communication et d’information auprès des familles Diffusion du dossier sur le portail internet de l’établissement Etablir une liste des élèves qui ont retiré un dossier + Rappel des dossiers non revenus Nouvelle sensibilisation à la réunion de rentrée Dossiers incomplets / inadéquation des montants saisis avec le PV Refaire éventuellement le formulaire d’aide individuelle pour le rendre plus lisible Dispositif de contrôles renforcés (contrôles mutuels) Réorganisation procédure et / ou service Turnover important + Recommandations audit Actualisation des fiches de poste Actualisation de l’organigramme fonctionnel Création d’une fiche de procédure « fonds sociaux » Formation interne ou externe Méconnaissance de la nouvelle réglementation Consultation sur internet des nouveaux taux de seuil de pauvreté Prendre connaissance des derniers textes réglementaires Fichier Excel défectueux Créer une nouveau fichier ou adapter le fichier existant Traçabilité / Archivage Conserver un double des courriers envoyés aux familles Créer un tableau avec le nombre d’élèves aidés et les montant alloués (selon financeurs) Récupération de la facture pour les aides versées directement aux familles 6

Exemple de plan d’action d’un établissement Année scolaire N-1 Année scolaire N N° Thème Etape Risques Actions Responsable Action T3 T4 T1 T2 1 Fonds sociaux 1 -Communication et information – inscription dossier Mauvaise politique de communication et d’information auprès des familles Diffusion du dossier sur le portail internet de l’établissement Secrétariat (Mme Castafiore) X 2 Etablir une liste des élèves qui ont retiré un dossier + Rappel des dossiers non revenus 3 Nouvelle sensibilisation à la réunion de rentrée Chef d’établissement (M. Tournesol) 4 2 –Traitement des dossiers Dossiers incomplets Refaire éventuellement le formulaire d’aide Adjoint (M. Alcazar) 5 Hors processus – Recommandations DRFIP Mauvaise traçabilité du processus « fonds sociaux » Fiche de procédure 15 4 - Mandats / versements aux famille inadéquation des montants saisis avec le PV Contrôles renforcés Gestionnaire M. Rastapopoulos 20 Bourses scolaires 21 Voyages scolaires 1 -Organisation Absence de séparation entre la pédagogie et la gestion Chaque porteur de projet prend connaissance de la charte de gestion des projets de l'établissement Personnels de l’établissement

La maîtrise des risques dans les EPLE septembre Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Reporting pour le suivi des actions Le reporting constitue un outil de pilotage stratégique dans la mesure où il doit permettre de mettre à jour la cartographie des risques Faire un point sur les actions Actualiser les objectifs si nécessaires Compléter le plan d’actions de l’établissement 8