Dépense Demande de paiement hors EJ Détails et explicitations dans les commentaires du document

Demande de paiement hors EJ Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle 30’ Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Introduction Création d’une demande de paiement hors EJ Processus standard de la dépense Concepts clés Circuit de validation Introduction Concepts clés Exemples Impacts Création d’une demande de paiement hors EJ Concepts clés Modification et suppression d’une demande de paiement hors EJ Quiz Quiz

Introduction Processus standard de la dépense 1 Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement Aide à l’animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d’un contrat, l’engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d’un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l’étape de l’engagement juridique: le gestionnaire enregistre l’acte juridique (engagement juridique) dans le système d’information et le responsable valide l’engagement. L’étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L’étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l’engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l’ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 4 4

Introduction Concepts clés 1 Une demande de paiement (DP) : Matérialise l'ordre donné par l'ordonnateur à l'agent comptable de procéder au paiement*. Porte les imputations de comptabilité budgétaire et générale. Se rapporte à des opérations avec des tiers fournisseurs (factures, avoirs,…) aboutissant à des flux financiers. Une DP hors EJ correspond à une demande de paiement pour laquelle il n’y a pas d’EJ formalisé Aide à l’animateur : La demande de paiement reprend les éléments de facturation communiqués par le fournisseur (montant, date, taux de TVA..). La DP matérialise à la fois l’ordre de payer et le résultat de la liquidation. La demande de paiement remplace le mandat. La demande de paiement peut correspondre non seulement aux factures mais plus généralement à toute pièce fournisseur (avoir, avance…). * : dans le cas d’une organisation avec service facturier, c’est le service fait qui matérialise l’ordre de payer

Responsable de la trésorerie Introduction Circuit de validation d’une DP hors EJ sans service facturier 1 Demande de paiement Paiement Ordonnateur Comptable Gestionnaire des DP Création Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Contrôle et validation Prise en charge Mise en paiement Renvoi éventuel Renvoi éventuel 1. Aide à l’animateur : Le processus décrit le déroulement des étapes dans le cas d’une DP hors EJ. A chaque étape interviennent des rôles spécifiques. Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d’organisation retenu pour cet organisme. 2. Organisation sans service facturier : Le gestionnaire des DP crée la DP(suite à la réception de la facture) Le responsable des DP contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. La validation de la DP par le responsable des DP donne lieu à consommation d’AE (les CP sont consommés au paiement) Une fois validée par le responsable de DP, la DP est transmise au comptable de la prise en charge qui, après l’avoir contrôlée, la prend en charge. La prise en charge donne lieu à écriture de charge (ou d’immobilisation) en comptabilité générale. En cas d’irrégularité, le comptable rejette la DP et la renvoie à l’ordonnateur. Il doit pouvoir motiver son rejet dans l’outil informatique Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d’échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n’entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L’outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Impacts comptables : Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de charge ou d’immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5.

Responsable de la trésorerie Introduction Circuit de validation d’une DP hors EJ avec service facturier 1 Demande de paiement Paiement SFACT Gestionnaire des DP Création Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Contrôle et validation Mise en paiement Renvoi éventuel 1. Aide à l’animateur : Organisation avec service facturier : Le gestionnaire des DP (au sein du SFACT) crée la DP (suite à la réception de la facture) Le responsable des DP (au sein du SFACT) contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. La validation de la DP par le responsable des DP donne lieu à consommation d’AE (les CP sont consommés au paiement). La prise en charge donne lieu à écriture de charge (ou immobilisation) en comptabilité générale - des cas de refus peuvent exister – le comptable renvoi alors la DP au gestionnaire des DP Le comptable peut traiter la DP seulement s’il a un ordre à payer de l’ordonnateur. Pour formaliser cet ordre à payer, il est souhaitable que la procédure soit dématérialisée. Dans certains cas, pour des dépenses courantes, cette procédure peut être incluse dans le protocole du SFACT Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d’échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n’entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L’outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Le rôle de gestionnaire et de responsable peut être attribué à un même acteur au sein du SFACT mais pas pour une même facture. Le rôle de responsable de DP et de comptable de la prise en charge concernent le même acteur afin d’améliorer l’efficience des traitements Impacts comptables : Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de charge ou d’immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5.

Création d’une demande de paiement hors EJ

Création d’une demande de paiement hors EJ Caractéristiques 1 Une demande de paiement (DP) hors EJ : Est le résultat de la liquidation et peut porter sur tous les types de pièces associés à la dépense : factures, avances, avoirs... Identifie le fournisseur ayant réalisé la prestation ainsi que le bénéficiaire du paiement (si celui-ci est différent). Peut être multi-imputation.

Création d’une demande de paiement hors EJ Exemples 1 Exemples de dépenses de fonctionnement courant généralement traitées via une demande de paiement (DP) hors EJ : Fluides Téléphonie Carburants Frais de déplacement Aide à l’animateur : Autres exemples : Remboursement de frais de déplacement ; Régies d’avance … Un arrêté d’application fixant l’ensemble des dépenses de fonctionnement courantes pouvant être traitées via une DP sans EJ sera publié (arrêté de publication du recueil des règles budgétaires).

Création d’une demande de paiement hors EJ Impacts 1 La validation de la demande de paiement hors EJ par le responsable des DP a un impact en comptabilité budgétaire matérialisé par la consommation des AE. La prise en charge de la demande de paiement hors EJ par le comptable a un impact en comptabilité générale Le schéma d’écriture lié à la demande de paiement : Charges 6 ou Immobilisation 2 Fournisseur 401 X X

Modification et suppression d’une demande de paiement hors EJ

DP comptabilisée mais non payée DP comptabilisée et payée Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ Concepts clés 2 Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : Sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. Doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information. DP non validée DP comptabilisée mais non payée DP comptabilisée et payée Modification de la DP Suppression de la DP Annulation de la DP Correction en comptabilités Contre-passation de l’écriture de dette fournisseur en comptabilité générale Correction en comptabilité générale et budgétaire Aide à l’animateur : Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : - sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. DP non validée par le responsable des DP : possibilité de modifier ou supprimer la DP par le responsable des DP DP comptabilisée par le comptable mais pas encore payée : possibilité d’annulation de la DP (contre-passation de l’écriture de dette fournisseur en comptabilité générale) par l’Agent comptable . Une nouvelle demande de paiement peut alors être créée. DP comptabilisée par le comptable et payée : demande de correction en comptabilité générale et budgétaire. - doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information.

Quiz

Quiz 1 Question 1 A quelle étape du processus de la dépense sont consommées les autorisations d’engagement (AE) pour une DP hors EJ ? Réponse : Les autorisations d’engagement sont consommées à l’issue de la validation de la DP par le responsable de DP.

Quiz 1 Question 2 A quelle étape du processus de la dépense sont consommés les crédits de paiement (CP) pour une DP hors EJ ? Réponse : Les crédits de paiement sont consommés au paiement.

Quiz 1 Question 3 A quelle étape du processus de la dépense a lieu l’impact en comptabilité générale pour une DP hors EJ dans le cas hors SFACT ? Réponse : L’impact en comptabilité générale a lieu lors de la prise en charge de la DP par le comptable.