Extranet des collèges Guide d’utilisation des fonctionnalités de la paye des intervenants de la D.A.E. Novembre 2007

Page 2 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Sommaire  Connexion à l’Extranet : Accès du responsable de site – Documentation – Établissement – Fiches individuelles – Saisies des heures – Impression du relevé d'heures – Envoi des données

Page 3 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. La connexion à l’Extranet passe toujours par une page d’authentification. Cette page est accessible à partir de l’adresse Internet suivante : Pour vous connecter, vous devez saisir l’identifiant et le mot de passe que vous avez déclaré à nos services. Ces données sont confidentielles. (ex. Identifiant Mot de passe : mdupond3) Page d’authentification

Page 4 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Dès que vous êtes connecté, avant de commencer la saisie, vous devez : Cliquer sur le menu «Outils», Cliquer sur «Options internet…» Cliquer sur l’onglet «Connexion», Cliquer sur l’onglet «Paramètres réseau»,

Page 5 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Sur cette page, vous devez vérifier que : L’option «Détecter automatiquement les paramètres de connexion» est cochée. L’option «Utiliser un serveur proxy pour votre réseau local» qui peut être cochée automatiquement, en fonction du paramétrage de votre ordinateur, soit désactivée.

Page 6 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Une fois connecté, vous arrivez sur le sommaire : Vie de l’établissement Modalités administratives et financières Paye des intervenants Menu paye des intervenants

Page 7 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Les menus proposés pour le responsable de site :  Documentation  Établissement  Fiches individuelles  Saisies des heures  Impression du relevé d'heures  Envoi des données

Page 8 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu établissement Cet écran permet de visualiser un tableau récapitulatif des droits ouverts par le Conseil général dans la convention PAL.

Page 9 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu fiches individuelles Cet écran permet de voir, d’ajouter, de modifier, de supprimer ou d’imprimer une fiche d’un intervenant ou l’ensemble des fiches. Les intervenants de l’année scolaire dernière sont conservés en mémoire dans le menu déroulant «Liste des intervenants».

Page 10 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. En cliquant sur le bouton « Imprimer », du menu «Fiches individuelles», vous allez imprimer la fiche individuelle qui est à l’écran. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec Adobe reader et vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’icône impression. Menu fiches individuelles

Page 11 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. En cliquant sur le bouton «Imprimer toutes les fiches», du menu «Fiches individuelles», vous allez imprimer l’intégralité des fiches individuelles de votre site. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec Adobe reader et vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’icône impression. Menu fiches individuelles

Page 12 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu fiches individuelles En cliquant sur le bouton «Ajouter un intervenant», un formulaire avec le champ « N° de sécurité sociale » à renseigner s’ouvre.

Page 13 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu fiches individuelles En cliquant sur le bouton «Modifier», un formulaire rempli avec les informations concernant l’intervenant s’ouvre. Une fois que les modifications sont faites, le responsable de site doit les enregistrer en cliquant sur «Valider».

Page 14 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Une fois le numéro de sécurité sociale saisie et validé (cliquer sur continuer), un formulaire vide s’ouvre si l’intervenant à ajouter n’a pas travaillé lors des deux dernières années pour le Conseil général L’ensemble des champs est à remplir. Une fois que tous les champs sont remplis, le chargé du suivi des conventions doit valider en cliquant sur «Valider». Si l’intervenant a travaillé pour le Conseil général au cours des deux dernières année tous les champs seront pré remplis. Il suffira de les actualiser.

Page 15 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Si dans le menu déroulant «Liste des intervenants», il reste des intervenants qui ne travailleront pas pour le Conseil général, pendant l’année scolaire en cours, alors il faut sélectionner les fiches individuelles concernées puis les supprimer une à une, à l’aide du bouton «Supprimer».

Page 16 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu saisies des heures Pour saisir les heures des intervenants, cliquer sur le menu «Saisie des heures» et sélectionner l’intervenant concerné à partir du menu déroulant «Liste des intervenants». Cet écran permet de voir les heures saisies pour l’intervenant sélectionné. Le responsable de site peut également ajouter, modifier ou supprimer des heures, jusqu’aux dates limites, communiquées dans le dossier de gestion, pour chaque trimestre.

Page 17 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu saisies des heures En cliquant sur le bouton «Ajouter une nouvelle ligne», un formulaire apparaît en bas de l’écran, permettant de saisir dans un menu déroulant le «Type d’intervention» et le «Nombre d’heures ou de mois» travaillé.

Page 18 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu saisies des heures Le responsable de site peut sélectionner une ligne du trimestre en cours, en cochant la case correspondante. Dès lors, il peut cliquer sur «Supprimer cette ligne» pour l’enlever, ou bien sur «Modifier cette ligne» pour faire apparaître un formulaire qui permet de la corriger. Rappel : la suppression ou la modification éventuelle du relevé d’heures d’un intervenant n’est possible que sur le trimestre en cours et jusqu’à l’envoi des données au Conseil général.

Page 19 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu impression du relevé d'heures Si on clique sur le bouton «Imprimer», une nouvelle fenêtre s’ouvre avec un relevé d’heures saisies. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec Adobe reader et vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’icône impression Une fois imprimé, vous devez porter de façon manuscrite, le total heures et le total mois en toutes lettres. Et signer en apposant le cachet de l’école.

Page 20 Guide d’utilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu envoi des données Pour la validation et la transmission des données au Conseil général :  Cliquer sur le menu «Envoi des données».  Le relevé d’heures saisies est affiché pour une dernière vérification par le responsable de site.  Une fois la vérification terminée, le responsable de site peut valider, ce qui équivaut à une certification des services faits. Cela entraîne l’envoi des données au Conseil général.  Après la date limite de saisie, ou celle d’envoi des données, le responsable de site ne peut effectuer aucune modification jusqu’au trimestre suivant.