Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées Module de formation sur la norme pour l’emploi 1

Avertissement La présente ressource de formation ne constitue pas un avis juridique. Si vous avez besoin d’aide pour interpréter la Loi ou le Règlement, veuillez communiquer avec votre conseiller juridique. Cette ressource vise à faciliter la compréhension de la Loi et/ou du Règlement et n’a pas vocation à se substituer à la version officielle du Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées (Règlement de l’Ontario 191/11) ni à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). En cas de divergence entre cette ressource, le Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées et la LAPHO, ce sont ces deux derniers qui priment. La présente ressource peut être utilisée à des fins non commerciales et non lucratives uniquement, dans le but de respecter les exigences du Règlement 191/11 sur les Normes d’accessibilité intégrées. 2

La norme pour l’emploi La norme pour l’emploi fait partie du Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées. Elle porte sur l’accessibilité dans le cycle d’emploi. Elle aborde les processus et procédures que les organisations suivent pour recruter leurs employés et répondre à leurs besoins. Commençons par regarder la vidéo de présentation de la norme pour l’emploi. 3 Autres exigencesNorme pour l’empoi Exigences générales Règlement sur les Normes d’accessibilité intégrées

À propos de ce module En suivant ce module, vous apprendrez quelles sont les exigences formulées par la norme pour l’emploi : – Renseignements sur les mesures de soutien – Processus de recrutement accessible – Formats accessibles et aides à la communication – Plans d’adaptation individualisés et documentés – Renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail – Gestion du rendement, perfectionnement professionnel et réaffectation – Processus de retour au travail – Dates d’observation des normes pour l’emploi Un glossaire de termes clés employés dans la norme figure en fin de module. 4

Se fonder sur la loi établie Le Code des droits de la personne de l’Ontario impose à tous les employeurs de répondre aux besoins en matière d’adaptation des employés handicapés à moins de préjudice injustifié. La norme pour l’emploi repose sur cette exigence. Elle requiert des employeurs qu’ils mettent en place des processus pour déterminer les besoins en termes d’adaptation de leurs employés. 5

Exigences formulées par la norme pour l’emploi Les exigences énumérées dans cette norme abordent les processus clés du cycle d’un emploi. La norme s’applique aux organisations comptant un employé ou plus en Ontario qui fournissent des biens, des services ou des installations aux membres du public ou à d’autres organisations. Les exigences : – s’appliquent aux employés rémunérés; – ne s’appliquent pas aux bénévoles ni aux autres personnes non rémunérées. 6

Renseignements sur les mesures de soutien La norme pour l’emploi impose aux employeurs d’informer tous leurs employés, actuels et nouveaux, de leurs pratiques en faveur de l’accessibilité de l’emploi. Sont notamment comprises, les politiques relatives à l’adaptation du lieu de travail pour tenir compte des besoins en matière d’accessibilité d’un employé qui découlent de son handicap. Cela permettra de sensibiliser l’ensemble des employés à la manière dont l’organisation les soutiendra s’ils ont un handicap ou s’ils devaient un jour en avoir un au cours de leur carrière. 7

Processus de recrutement accessible Les relations de travail avec un employé débutent généralement au cours du processus de recrutement. En planifiant votre processus de recrutement accessible, il vous faut satisfaire à des exigences aux trois étapes suivantes : – Lorsque vous publiez des offres d’emploi. – Lorsque vous invitez des candidats à un emploi à prendre part au processus de sélection. – Lorsque vous offrez un emploi au candidat retenu. 8

Publier des offres d’emploi Lorsque vous publiez des offres d’emploi, mentionnez que des mesures d’adaptation pour les candidats handicapés peuvent être prises sur demande. Votre organisation peut, par exemple, choisir de le faire dans toutes ses offres d’emploi, en publiant une déclaration sur son site Web, ou d’une autre façon. Cela permet d’informer vos employés actuels et les membres du public que l’organisation favorisera leur participation au processus de recrutement dans ses moindres aspects. 9

Inviter des candidats à un emploi Lorsque vous invitez des candidats à un emploi à prendre part au processus de sélection, indiquez que des mesures d’adaptation peuvent être prises sur demande pour faciliter leur participation. Quand vous organisez les entretiens, vous pouvez notamment demander à tous les candidats s’ils ont besoin de mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement, mais pas dans celui de l’emploi en lui- même. Imprimer en gros caractères la documentation distribuée aux candidats durant l’entretien est un exemple de mesure d’adaptation susceptible d’être demandée. 10

Offrir un emploi au candidat retenu Lorsque vous offrez un emploi au candidat retenu, avisez-le des politiques de votre organisation en matière de mesures d’adaptation pour les employés handicapés. Cela peut s’effectuer verbalement, en personne, par courriel, ou dans une lettre d’offre. 11

Formats accessibles et aides à la communication Une fois embauchés, les employés peuvent demander des formats accessibles et des aides à la communication. Cette exigence est similaire à celle des normes pour l’information et les communications. Les employeurs sont tenus de consulter leurs employés pour déterminer les besoins en matière d’accessibilité de ces derniers et la façon de les satisfaire au mieux. 12

Exemples de formats accessibles et d’aides à la communication Des formats accessibles et des aides à la communication peuvent être demandés à l’égard de : – l’information nécessaire à l’employé pour faire son travail; – l’information généralement mise à la disposition de l’ensemble des employés. Voici des exemples de formats accessibles ou d’aides à la communication susceptibles d’être réclamés par un employé : – Autorisation d’utiliser des logiciels tels qu’un lecteur d’écran – Documents dans un format électronique – Transcriptions textuelles de renseignements sonores ou visuels 13

Plans d’adaptation individualisés et documentés La norme impose à tous les employeurs (à l’exception des petites organisations) de disposer d’un processus écrit permettant d’étayer des plans d’adaptation individualisés pour les employés handicapés. Cela aidera les organisations à adopter une approche claire et cohérente en vue de répondre aux besoins des employés handicapés. 14

Qu’est-ce qu’un plan d’adaptation individualisé? Un plan d’adaptation individualisé est un moyen formel de consigner et d’étudier les mesures d’adaptation au lieu de travail qui seront prises en faveur d’un employé handicapé. Les employeurs doivent collaborer avec ce dernier en vue de trouver le moyen adapté de répondre à ses besoins en la matière. Une mesure d’adaptation peut, par exemple, consister à installer un logiciel de lecture d’écran sur un ordinateur. 15

Points à couvrir dans les plans d’adaptation individualisés La norme précise un certain nombre de points à couvrir durant le processus d’élaboration des plans d’adaptation individualisés, notamment : – la manière dont l’employé peut prendre part au processus; – la manière dont l’employeur peut solliciter les conseils d’un expert externe afin de l’aider à déterminer les besoins en matière de mesures d’adaptation d’un employé; – la manière de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels; – la fréquence à laquelle le plan sera réexaminé. 16

Renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail Les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence peuvent aider à la fois les employés handicapés et les organisations à faire face à des situations d’urgence diverses telles qu’un incendie, une panne de courant ou des conditions météorologiques violentes. À titre d’exemple, un employé qui n’est pas en mesure d’entendre une alerte d’incendie devra savoir quand et comment sortir du bâtiment en toute sécurité, le cas échéant. Chaque employeur doit fournir des renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail à ses employés handicapés si : – le handicap l’impose; – l’employeur est au courant du besoin. Avec le consentement de l’employé, vous devez veiller à communiquer les renseignements à la personne désignée pour l’aider en cas d’urgence. 17

Réexamen des renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail Ces renseignements relatifs aux situations d’urgence susmentionnés doivent être réexaminés dans les cas suivants : – L’employé change de lieu de travail au sein de l’organisation. – Le plan ou les besoins généraux d’adaptation de l’employé font l’objet d’un examen. – Vous procédez à un examen des politiques en matière d’intervention d’urgence de votre organisation. Pour toutes les organisations : La date limite pour fournir des renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence est fixée au 1 er janvier

Gestion du rendement, perfectionnement professionnel et réaffectation La norme comprend également des exigences liées : – à la gestion du rendement; – au perfectionnement professionnel; – à la réaffectation. La norme exige que ces processus tiennent compte des besoins en matière d’accessibilité des employés handicapés et de tout plan d’adaptation individualisé conçu à leur égard. Ces exigences s’appliquent uniquement si l’organisation a recours à de tels processus. Les organisations ne sont pas tenues d’instaurer ces processus si ceux-ci ne sont pas déjà en place. 19

Gestion du rendement, perfectionnement professionnel et réaffectation Voici quelques exemples d’application de ces exigences : Fournir un document de planification du rendement en gros caractères à un employé ayant une basse vision. Réexaminer le plan d’adaptation d’un employé en vue de prendre connaissance de ses besoins en mesures d’adaptation et de voir s’il est nécessaire d’ajuster le plan afin d’améliorer son rendement au travail. Ajuster les aides à la communication ou actualiser le plan d’adaptation, avec le concours de l’employé, afin qu’ils correspondent à son nouveau rôle ou à ses nouvelles responsabilités en cas de promotion ou de réaffectation. 20

Contrôle des connaissances Dans quelles circonstances les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail d’un employé doivent-ils être réexaminés? Choisissez toutes les réponses qui s’appliquent. A.Au cours de l’examen annuel de son rendement. B.Lorsque vous procédez à un réexamen des politiques en matière d’intervention d’urgence de votre organisation. C.Lorsqu’il change de lieu de travail au sein de votre organisation. D.Au moins tous les deux ans. 21

Réponse du contrôle des connaissances Dans quelles circonstances les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail d’un employé doivent-ils être réexaminés? Choisissez toutes les réponses qui s’appliquent. A.Au cours de l’examen annuel de son rendement. B.Lorsque vous procédez à un réexamen des politiques en matière d’intervention d’urgence de votre organisation. C.Lorsqu’il change de lieu de travail au sein de votre organisation. D.Au moins tous les deux ans. 22

Processus de retour au travail Il arrive parfois qu’un employé handicapé ait besoin de prendre congé pour recevoir un traitement, pour se rétablir ou pour d’autres raisons. Par ailleurs, personne n’est à l’abri d’un handicap résultant d’une blessure ou d’une maladie fortuite. C’est pourquoi la norme impose à tous les employeurs (à l’exception des petites organisations) d’élaborer un processus visant à aider les employés qui étaient absents en raison d’un handicap et qui ont besoin de mesures d’adaptation liées à leur handicap lorsqu’ils reprennent le travail. 23

Documenter le processus de retour au travail Le processus de retour au travail doit : – être documenté et décrire sommairement les mesures qui seront prises pour faciliter le retour au travail d’un employé; – intégrer les plans d’adaptation individualisés. Le processus de retour au travail en question ne remplace en aucun cas tout autre processus de retour au travail créé par toute autre loi, ni ne prend préséance sur lui. 24

Les dates limites pour respecter ces exigences ne sont pas échelonnées. Votre organisation doit y satisfaire en totalité à une date donnée, selon sa catégorie et sa taille. Seule l’exigence portant sur les renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail fait exception, avec une date limite fixée au 1 er janvier 2012 pour l’ensemble des organisations Dates d’observation de la norme pour l’emploi

26 Pour obtenir une description du mode de classification des organisations aux termes du Règlement, veuillez consulter le Tableau de classification des organisations. Voici les dates d’observation de la norme pour l’emploi : Gouvernement de l’Ontario et Assemblée législative1 er janvier 2013 Grandes organisations désignées du secteur public1 er janvier 2014 Petites organisations désignées du secteur public1 er janvier 2015 Grandes organisations (des secteurs privé et à but non lucratif) comptant 50 employés ou plus 1 er janvier 2016 Petites organisations (des secteurs privé et à but non lucratif) comptant au moins un employé mais moins de 50 1 er janvier 2017 Dates d’observation de la norme pour l’emploi

Résumé Vous avez à présent terminé le module sur la norme pour l’emploi. Thèmes du module : Renseignements sur les mesures de soutien Processus de recrutement accessible Formats accessibles et aides à la communication Plans d’adaptation individualisés et documentés Renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail Gestion du rendement, perfectionnement professionnel et réaffectation Processus de retour au travail Dates d’observation de la norme pour l’emploi 27

Glossaire adaptation : prendre des dispositions pour permettre à une personne handicapée de bénéficier ou de participer de façon égalitaire. Il n’existe pas de formule toute faite pour répondre aux besoins des personnes handicapées. La personne concernée doit être consultée. Voici des quelques exemples de mesures d’adaptation : souplesse des horaires de travail ou de pause, fournir un document dans un format accessible par exemple en utilisant de gros caractères. Assemblée législative : s’entend des bureaux de l’Assemblée législative de l’Ontario, y compris l’ensemble des bureaux des députés à l’Assemblée législative (MAL), de leurs bureaux de circonscription, et des bureaux des personnes nommées sur adresse de l’Assemblée, comme son président. Code des droits de la personne de l’Ontario : Le Code des droits de la personne de l’Ontario (le « Code ») est une loi provinciale qui donne à tout le monde le droit à un traitement égal dans des domaines tels que l’emploi, le logement ou les services. Le Code vise à empêcher la discrimination et le harcèlement. 28

Glossaire gestion du rendement : activités liées à l’évaluation et à l’amélioration du rendement, de la productivité et de l’efficacité des employés, avec pour objectif de favoriser leur réussite. gouvernement de l’Ontario : s’entend de l’organe exécutif et des directions opérationnelles du gouvernement, y compris tous les ministères du gouvernement de l’Ontario et le Cabinet du Premier ministre. grande organisation : désigne une organisation privée ou à but non lucratif qui fournit des biens, des services ou des installations aux membres du public ou à d’autres organisations, et qui compte 50 employés ou plus en Ontario. Sont exclus, le gouvernement de l’Ontario, l’Assemblée législative ou les organisations désignées du secteur public. 29

Glossaire grande organisation désignée du secteur public : organisation désignée du secteur public comptant 50 employés ou plus (par exemple les municipalités, les hôpitaux, les universités, les collèges d’arts appliqués et de technologie, les conseils scolaires de district et les organisations qui fournissent des services de transport public). logiciels de lecture d’écran : programmes informatiques permettant aux utilisateurs de lire le texte affiché à l’écran de l’ordinateur grâce à un synthétiseur de parole. Ils sont souvent utilisés par les personnes atteintes de perte de la vision ou d’un trouble de l’apprentissage. 30

Glossaire perfectionnement professionnel : attribution de nouvelles responsabilités à un employé à son poste actuel ou mouvement, au sein d’une organisation, d’un employé d’un poste à un autre, lequel peut être mieux rémunéré, assorti de plus grandes responsabilités ou situé à un échelon supérieur dans la hiérarchie de l’organisation, ou toute combinaison de ces facteurs. L’attribution de nouvelles responsabilités et le mouvement de l’employé se fondent généralement sur le mérite, l’ancienneté ou une combinaison des deux. petite organisation : désigne une organisation privée ou à but non lucratif qui fournit des biens, des services ou des installations aux membres du public ou à d’autres organisations, et qui compte au moins un employé mais moins de 50 en Ontario. Sont exclus, le gouvernement de l’Ontario, l’Assemblée législative ou les organisations désignées du secteur public. 31

Glossaire petite organisation désignée du secteur public : organisation désignée du secteur public comptant au moins un employé mais moins de 50 (par exemple le Bureau du commissaire à l’équité et certaines municipalités). préjudice injustifié : survient lorsque des effets négatifs importants comme un coût très élevé ou des problèmes de santé et de sécurité prennent le dessus sur les avantages des mesures d’adaptation. Il faut des preuves concrètes pour établir qu’il y a préjudice injustifié. réaffectation : fait d’affecter des employés à d’autres services ou d’autres postes au sein de l’organisation, au lieu de les mettre à pied lors de la fermeture d’un service donné ou de la suppression d’un poste donné par l’organisation Pour consulter un glossaire des termes complet, veuillez visiter et télécharger la version PDF dans la section consacrée aux Ressources de formation.