L ’évaluation et le choix des logiciels de comptabilité financière Préparé par Carl Robillard MSc Contrôle de Gestion

Vue d ’ensemble des étapes 1-Évaluer les besoins de l ’entreprise 2-Pré-sélection des fournisseurs potentiels 3-Préparation et envoi d ’un cahier de charges 4-Évaluation des soumissions Bonus: Quelques sites de fournisseurs

1-Évaluer les besoins de l ’entreprise Le but de cette étape est de connaître davantage les besoins que l ’entreprise a, ou aura, à combler. Cette analyse se fait à l ’aide d ’une grille permettant de juger de l ’utilité des différentes caractéristiques pouvant être offertes par un logiciel comptable.

1-Évaluer les besoins de l ’entreprise (suite) Cette analyse est primordiale afin que les besoins de l ’entreprises soient comblés à la suite de l ’implantation. Voici quelques points sommaires: vérifier la nécessité pour votre entreprise de l ’existence de ces caractéristiques.

1.1-Particularités du Grand livre Multi-usager Multi-devises Structure des comptes comptables Capacité d ’importer ou d ’exporter des données Mise à jours des transactions en direct ou en lots Possibilité des chevauchement des exercices financiers

1.2-Gestion de l ’encaisse Plusieurs comptes de banque Module de conciliation bancaire Pour les dépôts Pour les chèques

1.3- Comptes à payer Structure des numéros de fournisseurs (alphanumérique ou numérique) Nombre d ’espaces pour les # de factures Possibilité de créer des catégories de fournisseurs Possibilité d ’effectuer des pré-paiements Possibilité de gérer les termes de paiement différents selon les fournisseurs

1.4- Comptes à recevoir Possibilité de réimprimer un état de compte à une date antérieure Possibilité d ’appliquer le calcul de frais de retard sur les factures Disponibilité de statistiques sur les clients Émission possible d ’un rapport de comptes en souffrance en fonction de paramètres modifiables Système de suivi et de rappel des clients

1.5- Facturation Importation des ventes générées par un autre système Importation des nouveaux clients par un autre système Validation des transactions de ventes au moment de l ’importation Impression du journal des ventes montrant la marge brute par facture de vente

1.6- Inventaire Inventaire multi-entrepôt Nombre de caractères disponibles pour la description des produits Gestion des numéros de séries Production de rapports de gestion sur le mouvement des stocks Évaluation des stocks selon FIFO Inventaire permanent lié aux modules de comptes à payer/achat et de facturation

1.7- Statistiques de vente Analyse des ventes et des marges brutes par produit Analyse des ventes et des marges brutes par catégorie de produits Analyse des ventes et des marges brutes par client Analyse des ventes et des marges brutes par succursale

1.8 Achats Importation des réceptions de marchandises, des factures d ’achats et des fournisseurs créés par le système d ’une succursale. Gestion de plusieurs devises La saisie ou l ’importation de factures permet d ’ajuster le coût des items en stock

1.9- Divers Automatisation de routines de fins de périodes Pistes de vérification associées à chaque transaction (code d ’usager et date de la saisie) Support de dates ultérieures à 31/12/1999 (bug de l ’an 2000)

2-Pré-sélection des fournisseurs potentiels Une fois les caractéristiques minimales d’un logiciel utile pour l’entreprise bien identifiées, une élimination des logiciels ne répondant pas aux exigences minimales doit être faite.

3-Préparation et envoi d ’un cahier de charges Ce cahier de charges est envoyé aux fournisseurs potentiels qui rencontrent les exigences minimales et le budget. Au sujet du budget, ne pas oublier que le prix du logiciel peut compter pour moins de 10 % du coût total d ’un changement de logiciel comptable.

3.1- Points à ne pas oublier dans une cahier de charges État du système d ’information actuel État du réseau dans l ’entreprise Attentes en terme de technologie à utiliser dans l ’avenir Documentations exigées pour les utilisateurs Support fourni par le client au fournisseur lors de l ’implantation Échéancier envisagé

3.1- Points à ne pas oublier dans une cahier de charges Points que devront contenir les soumissions Catégorisation de la présentation des coûts: afin de pouvoir comparer les soumissions

4-Évaluation des soumissions L ’utilisation de grilles pondérées est suggérée afin d ’évaluer le plus objectivement possible

4-Évaluation des soumissions Outre l ’évaluation du taux de respect des besoins de l ’entreprise, plusieurs autres aspects doivent être considérés: fournisseur # d ’années en affaire # d ’installations # d ’employés Situation financière Support après vente

4-Évaluation des soumissions Temps d ’installation requis Tarification des services hors soumission

Quelques sites de fournisseurs DacEasy Accounting & Payroll M.Y.O.B Accounting Plus One-Write Plus for Windows Peachtree Accounting for Windows Quickbooks Simply Accounting ActPlus BusinessWorks

Quelques sites de fournisseurs Cyma IV Red Wing Accounting Series Visual Accounting Pour l ’évaluation de logiciels comptables et autres, CTS offre une expertise dans le domaine

Questions ?