Projet : Ventes Projet de conduite de projet système d’information EPSI Bordeaux 2003/2004 J.Goy

Le système d’information d’une entreprise Flux des ventes

Présentation et situation  Généralités :  PME, mono établissement,  Caractéristiques particulières :  Néant !  Autres caractéristiques :  Néant ! Ceci pouvant évoluer au cours du projet !

La Mission  Doter l’entreprise d’un Système d’Information :  Réaliser les fonctions relatives à la gestion des ventes.  Les autres fonctions du SI pouvant être réalisées par des progiciels (COTS).

L’Objectif  Qui ? Chaque participant  Quand ? fin janvier 2004  Quoi ? 1 application modulaire :  Modules :  Interopérables,  Validés,  Réalisant les fonctions spécifiques demandées.

La Stratégie  Diviser l’ensemble des ressources en groupes.  Affecter chaque groupe :  À la réalisation d’un module (Coté Fournisseur)  À la spécification, puis la recette d’un autre module (Coté Client)

La Tactique  Au sein de chaque groupe :  Tous les équipiers travaillent !  Quelques rôles particuliers :  Coté Fournisseur, au moins :  1 porte-parole  1 architecte  1 maître d’œuvre  1 responsable qualité  Coté Client, au moins :  1 maître d’ouvrage  1 utilisateur

Les Fonctions 1. Traitement des commandes clients 1. Réception et acceptation de la commande, 2. Traitement de la commande, 3. Expédition et Facturation, 2. Création d’un nouveau client 3. Réclamations, Litiges, Pannes 1. Traitement des réclamations 1. Avec retour des marchandises, 2. Sans retour des marchandises. 2. Activité après-vente 4. Gestion et suivi des offres 5. Gestion et suivi des commerciaux

L’Organisation  Comité de Pilotage :  Une heure chaque semaine  Sujet imposé par le planning général  Évaluation des écarts et actions correctives  Questions diverses  Entre les points :  Gestion des crises = escalade  Le Groupe  Le Client  Le « Management »

La Référence  Hugues Angot  Belge  ICHEC  ISC Saint-Louis  Analyse théorique des flux d’information et cas pratique  La troisième édition est en vente !

Planning Général  Début : 25/09/03  Phases :  Expression du Besoin  Du Début à la Toussaint  Élaboration de la solution  De la Toussaint à la Noël  Validation de la solution  De Janvier à la Fin  Fin : 13/02/04

Comité de Pilotage #1  Présentation Générale  Présentation des fonctions  Prochaines actions  Étude des fonctions  Auto-Organisation des Groupes  Prochains livrables :  Présentation des groupes  Questions & Réponses  Agenda sur Prochain CP  Questions sur les fonctions  Affectation des fonctions aux Groupes

Présentation des Fonctions  Pour chaque fonction on donne le diagramme des flux,qui précise :  Les échanges d’information,  Les acteurs,  Les traitements,  Les bases de données.

Réception et acceptation de la commande d’un client

Traitement de la commande

Expédition et facturation : post-facturation

Expédition et facturation : pré-facturation

Vente au comptoir

Création d’un nouveau Client

Traitement des réclamations

Traitement des interventions

Processus de gestion et de suivi des offres

Gestion et suivi des commerciaux

Présentation des groupes  Présentation PowerPoint  3 transparents maximum  Objectif :  Vous faire connaître !  Un Nom,  Capacités, goûts,  Compétences particulières, réalisations…  Organisation.  Faciliter :  La communication,  L’affectation des fonctions.

Communication  Travaux à remettre  La veille à 12:00 (AM)  Dans mon mail  Questions diverses  Show stopper  Dans mon mail

Naming Convention  Initiales de Groupe  Pièces jointes  Nom.ext  Date = YYYYMMDD

Questions & Réponses  Vos Questions ?

A la prochaine !  Présentation des groupes,  Questions sur les fonctions,  Affectation des fonctions.

Comité de Pilotage #2  Présentation des Groupes  Question sur les fonctions  Affectation des fonctions aux groupes  Prochaines actions  Expression du besoin  Prochains livrables  Rien cette fois ci !  Questions & Réponses  Agenda sur Prochain CP  Revue d’avancement sur l’expression du besoin (3 transparents maximum par groupe) : organisation, recherche d’information etc.  Réponse aux questions.

Affectation :

Comité de Pilotage #3  Point sur la communication  Questions sur les fonctions  Prochaines actions :  Expression du besoin,  Étude d’opportunité,  Charte du projet.  Prochains livrables  Version 0 des livrables de la phase.  Questions & Réponses  Agenda du Prochain CP  Revue d’avancement sur l’expression du besoin (3 transparents maximum par groupe) : organisation, recherche d’information etc.  Réponse aux questions.

Comité de Pilotage #4  Prochains livrables  Version 0 des livrables de la phase.  Questions & Réponses  Agenda du Prochain CP (#5) Avancement : RAF Version 1 des livrables de la phase. Réponse aux questions.

Comité de Pilotage #5  Prochains livrables  Version n+1 des livrables de la phase.  Avancement  Revue du RAF  Communication :  Au choix !  Questions & Réponses  Agenda du Prochain CP (#6) Avancement : RAF Version finale des livrables de la phase. Réponse aux questions.

Où en sommes nous? Maîtrise d’œuvre Maîtrise d’ouvrage Objectifs, exigences Proposition de Charte de Projet Charte de Projet validée Expression des Besoins Conception générale de la solution Conception générale validée Conception détaillée de la solution Conception détaillée validée Logiciel à tester Logiciel recetté Planification de la la réalisation Suivi de Projet et Assurance Qualité

Aujourd’hui ! Maîtrise d’œuvre Maîtrise d’ouvrage Objectifs, exigences Proposition de Charte de Projet Charte de Projet validée Expression des Besoins

La prochaine étape : Maîtrise d’œuvre Maîtrise d’ouvrage Conception générale de la solution Conception générale validée Conception détaillée de la solution Conception détaillée validée Logiciel à tester

Comité de Pilotage #6  Version finale des livrables de la phase:  Charte du Projet,  Étude d’opportunité,  Synthèse des besoins,

Qui travaille pour Qui ? Qui signe ? FournisseurClient

Validation : Qui ? Quand ? Fourn. Etude Opportunité Synthèse. Besoins Charte Projet Phase I finie

Démarche d’ensemble ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI- SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION LancementSystème Informatique S u p p o rt Système d’Information

Comité de Pilotage #7  Rappel sur la méthode  Analyse de la situation  Décisions  Actions  Prochain CP

Planning Général  Début : 25/09/03  Phases :  Expression du Besoin  Du Début à la Toussaint  Élaboration de la solution  De la Toussaint à la Noël  Validation de la solution  De Janvier à la Fin  Fin : 13/02/04 Toujours d’actualité !

Comité de Pilotage #6  Version finale des livrables de la phase:  Charte du Projet,  Étude d’opportunité,  Synthèse des besoins, Problème ?

Retour sur les livrables 1  Que dit la méthode ?  Le Client exprime ses besoins,*  Le Fournisseur rédige le livrable Synthèse des Besoins,  Le Client valide,  Le Fournisseur se met au travail. * Le Cas échéant, au moyen d’un cahier des charges

Retour sur les livrables 2  Que dit la méthode ?  Le Fournisseur rédige le livrable : Etude d’opportunité  Le Client le valide.

Retour sur les livrables 3  Que dit la méthode ?  Le Fournisseur rédige le livrable : Charte de Projet  Le Client le valide.

En résumé  Le Fournisseur rédige l’immense majorité des documents,  C’est son métier !  Le Client continue à faire le sien !  Et le cahier des charges alors ?  Tout sauf un document de synthèse !

Enfonçons le clou !  L’expression unilatérale des besoins n’assure :  Ni que la demande est réaliste,  Ni que le Fournisseur l’a comprise !  Seule une re-formulation par le Fournisseur, validée par le Client, associée à une étude d’opportunité et à une charte de projet,également validées, est le garant d’une compréhension mutuelle et la condition de démarrage du projet.

Quel impact sur notre projet ?  Une seule méthode ?  Evaluer le RAF !

Qui fait quoi ? pour qui ? CodeGroupe MOE Client MOA Prestation

Qui signe ? FournisseurClient

La phase de lancement sera terminée …  Quand chaque Fournisseur pourra produire :  Une synthèse des besoins,  Une étude d’opportunité,  Une charte de projet.  Validés par son Client

Comment ?  Cà, c’est votre travail !  La veille du prochain comité de pilotage :  Par groupe Fournisseur :  Les trois documents,  Validés par le Client.  Dans mon mail.  D’avance merci.

Comité de Pilotage #8  Rappel sur la décision du CP#7  Situation des signatures  RAF  Communication  Questions ?

Décision  On continue comme si de rien n’était  On obtient les documents signés la semaine prochaine  On fera ensuite le « traitement de texte » (la semaine d’après)

Signatures au Groupe MOE Client MOA PrestationOK ?

Reste à Faire ..

Communication  Le RAF est à m’envoyer  ASAP !

Des Questions ?  Sinon  A la semaine prochaine  Bon courage !

Comité de Pilotage #9  Rappel sur le RAF  Situation des groupes  Décision sur la poursuite

Reste à Faire

Décision  GO !

Comité du /01/04  Bonne Année !

Comité du  Réception de Conception générales et détaillées tout au long de la semaine !  Une version  Un RAF

Echanges MOA-MOE Maîtrise d’œuvre Maîtrise d’ouvrage Objectifs, exigences Proposition de Charte de Projet Charte de Projet validée Expression des Besoins Conception générale de la solution Conception générale validée Conception détaillée de la solution Conception détaillée validée Logiciel à tester Logiciel recetté Planification de la la réalisation Suivi de Projet et Assurance Qualité

RAF Projet Document Livrable Version courante Remis leCopie JGValidation Client Conception générale OK si copie Conception détaillée Logiciel à valider Client : Fournisseur

RAF Projet : Document Livrable Version courante Remis leCopie JGValidation Client Conception générale Conception détaillée Logiciel à valider Client : Fournisseur

La suite : RAF,RAF, RAF !  Communication !!!  Rappel :  Tableaux de bord :  En charge,  En délai,  De production.  Risques & Actions.  Synthèse :  Évènements de la période,  Problèmes survenus,  Demande d’appui,  Explications des écarts et variations.  Mercredi soir JG, copie le Client.  Jeudi soir : feedback Client, copie JG.

14 Février St Valentin Déjà la fin ?

Le Projet  Que le qui ait le quoi quand ?  Le Client :  Le produit accepté.  Le Fournisseur :  Un PV de recette définitive, éventuellement annoté par le Client (réserves)  Le Prof, pour chaque projet  Copie du PV de recette.  Synthèse de la réalisation et de la la livraison rédigé par le chef de projet (quelques pages).  Le dossier complet de l’application avec tous les éléments permettant le support et la maintenance. (un CD- Rom). 14

Le Projet  Soutenance :  Chaque groupe disposera d’une demi-heure pour présenter son projet :  20 minutes de présentation,  10 minutes de Questions/Réponses,  Objectif : Satisfaction Client 14

Les Cours  Que le qui ait le quoi quand ?  Le Prof, de chaque participant :  Feuille d’évaluation des sessions. 14

Le Contrôle  Date à fixer  Individuel  Durée : 4 heures  Documentation autorisée  PC (en stand-alone !) autorisés  Remise sur CD, disquette, etc. autorisée, (prévoir le support)  Prévoir un dossier pour placer les documents  Prévoir du papier, des crayons, etc.  Ne pas espérer :  L’annulation,  En avoir fini en moins de quatre heures ! 14 + N jours