La recherche : répercussions croissantes sur les opérations financières des universités Congrès ACPAU juin 2007

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 1 Ordre du jour Défis, enjeux et répercussions Solutions adoptées par York Questions

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 2 Défis Complexité des subventions et des contrats Exigences en matière de rapports Difficultés entourant le financement de contrepartie Difficultés entourant la gestion financière Vérifications externes Pressions quant au financement Obstacles d’ordre culturel

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 3 Complexité des subventions et des contrats Difficultés Accroissement des exigences en matière de rapports Multiplication des types de programmes – fédéral/provincial/privé –Différentes règles –Différents calendriers –Vérification externe –Dons en nature, rabais substantiels Projets de collaboration  multiples universités Subventions et contrats de l’étranger

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 4 Répercussions Besoin de compétences professionnelles plus poussées Rôle de la comptabilité de la recherche évolue; c’est désormais celui d’un conseiller financier professionnel qui s’occupe de préparer des budgets, de faire des prévisions financières, de donner son avis sur l’approvisionnement, etc. Formation –Personnel de soutien affecté à la comptabilité de la recherche –Personnel administratif local –Chercheurs Complexité des subventions et des contrats (suite)

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 5 Répercussions (suite) Pressions financières sur les budgets pour appuyer la recherche Coordination avec des établissements multipartites Difficulté accrue de respecter les diverses exigences Analyse et revue des mécanismes de contrôle interne afin de garantir le respect Complexité des subventions et des contrats (suite)

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 6 Exigences en matière de rapports Difficultés Formulaire 300 vs exigences spécifiques pour la préparation de rapports Projections de mouvements de trésorerie Reconnaissance et mode de présentation –Dons en nature –Rabais substantiels –Financement partiel Ententes de financement à multiples partenaires –Choix du moment pour préparer le rapport

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 7 Exigences en matière de rapports (suite) Répercussions Problèmes de validation Conséquences sur l’automatisation de la préparation des rapports Conséquences sur les mouvements de trésorerie Gestion d’ententes multipartites

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 8 Difficultés entourant le financement de contrepartie Difficultés Pression pour trouver des partenaires financiers Risque de défaut de paiement des partenaires Programmes fédéraux et provinciaux Risque politique – programmes de subventions de contrepartie Pression concurrentielle pour accepter les projets

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 9 Répercussions Pressions financières exercées sur les budgets des universités « Conflit d’intérêts »/Source des fonds Difficultés entourant le financement de contrepartie (suite)

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 10 Difficultés entourant la gestion financière Difficultés Utilisation de la technologie –Cartes d’approvisionnement –Paiements par TEF –Demandes de remboursement des frais de déplacement par voie électronique –Imagerie documentaire – pièces justificatives (vérification de la conformité) Décentralisation vs centralisation – Comptabilité Délai entre la demande et l’adjudication

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 11 Difficultés (suite) Subventions étrangères Reddition de comptes publics Coûts directs inadmissibles (p. ex. coût des indemnités de fin d’emploi et des avantages sociaux) Conservation des dossiers pour les grands projets d’immobilisations de la FCI  jusqu’à 10 ans Difficultés entourant la gestion financière (suite)

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 12 Difficultés entourant la gestion financière (suite) Répercussions Normes de surveillance de la conformité Analyse des mécanismes de contrôle et des procédures internes Exigences relatives à la vérification –Photocopie des pièces justificatives –Chèques annulés –Cartes d’approvisionnement –Remboursement des frais de déplacement par voie électronique –Conservation des documents Communication directe avec le chercheur

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 13 Difficultés entourant la gestion financière (suite) Répercussions Gestion du risque associé aux devises étrangères Concurrence pour les achats découlant des subventions de recherche Besoin accru de soutien administratif Augmentation des coûts – technologie dépassée – partenaire financier a changé d’avis Pressions sur les budgets pour ce qui est des coûts des indemnités de fin d’emploi et des avantages sociaux liés aux subventions de recherche

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 14 Vérifications externes / Visites d’inspection Difficultés Subventions provinciales (ORDCF) ACDI Canarie Ministère des Affaires étrangères du Canada Commerce international Canada FCI > 4 millions de dollars Visites d’inspection Répercussions Beaucoup de temps Coûts élevés découlant de vérifications distinctes Sensibilité accrue à Ottawa Aucun mécanisme de règlement des différends Délai de communication des résultats des visites d’inspection et des vérifications

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 15 Difficultés Niveau de financement des universités (coupures de budget continuelles) Augmentation des coûts de soutien à la recherche (professionnels, etc.) Nominations à la chaire de recherche du Canada Répercussions Coûts indirects – allègement des subventions de recherche Manque à gagner – subventions de la FCI Pression sur les calculs de frais généraux inclus dans les contrats Pression de la part des chercheurs afin de délaisser des frais généraux pour financer leurs activités dans le cadre de subventions Salaire/augmentation de PDR/coûts de démarrage – chaire de recherche du Canada Pressions quant au financement

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 16 Obstacles d’ordre culturel Défis Attitude des chercheurs

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 17 1.Restructuration de la comptabilité de la recherche; postes ouverts comblés par du personnel ayant des compétences plus poussées; 2.Introduction de nouveaux postes d’administrateur de la recherche dans les facultés pour offrir un soutien après adjudication; 3.Création par le vice-recteur à la recherche et à l’innovation de postes d’agent de recherche dans les facultés pour donner un soutien avant l’adjudication; 4.Introduction de nouvelles ententes de responsabilité pour tous les chercheurs; 5.Introduction de conditions préalables pour ouvrir des comptes de recherche signature d’une entente de responsabilité formation obligatoire en préparation de rapports électroniques Solutions adoptées par York jusqu’à maintenant

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 18 Solutions adoptées par York jusqu’à maintenant (suite) 6.Introduction d’avis et de conseils mensuels par courriel : Soldes disponibles par numéro de subvention Avis de 90 jours avant l’expiration d’une subvention Découverts Expiration de contrats de paie 7.Augmentation de la formation donnée aux chercheurs : Groupes restreints Spécifiques au corps professoral

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 19 8.Préparation d’ateliers et de manuels de référence pour les récipiendaires de subventions de la FCI; 9.Création d’un poste de professionnel en approvisionnement exclusivement pour les récipiendaires de subventions de la FCI; 10.Mise en place de listes de vérification mensuelles pour toutes les subventions de la FCI; 11.En voie d’obtenir du financement pour un « fonds central de dernier recours »; 12.Augmentation des communications et de la coopération avec le bureau des services à la recherche et le vice-recteur adjoint à la recherche séances de formation et d’information conjointes Solutions adoptées par York jusqu’à maintenant (suite)

Trudy Pound-Curtis, vice-rectrice adjointe et chef des financesCongrès ACPAU 2007, 25 juin 2007 / 20 Solutions adoptées par York jusqu’à maintenant (suite) 13.Rédaction de lignes directrices pour la gestion des contrats en devises étrangères; 14.Aide de la part de l’ACPAU, à la demande des universités de ontariennes, pour traiter avec les organismes fédéraux quant aux exigences relatives aux nombreuses copies; 15.Création d’un poste d’agent de conformité pour surveiller les aspects à risques élevés (excédent de dépenses, comptes clients, etc.).