1 Colloque du RGAUQ Fondation canadienne pour linnovation.

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1 1 Colloque du RGAUQ Fondation canadienne pour linnovation

2 2 Colloque du RGAUQ Session dinformation de la FCI Colloque du RGAUQ Agenda Contexte fédéral Aperçu de la FCI Les programmes de la FCI Utilisation efficace des fonds de la FCI Processus dachat: Les attentes de la FCI à chaque étape Observations courantes Contributions en nature Évaluations indépendantes et fournisseurs uniques Contribution de 20% des partenaires Visites dexamen Vérifications Période de questions

3 3 Colloque du RGAUQ Contexte fédéral Le gouvernement fédéral a fait un investissement sans précédent en recherche dans les universités canadiennes et dautres organismes de recherche Voici des exemples de ces investissements récents : Fondation canadienne pour linnovation Chaires de recherche du Canada Génome Canada Instituts de recherche en santé du Canada

4 4 Colloque du RGAUQ

5 5 Aperçu de la FCI Organisme autonome sans but lucratif créé par le gouvernement fédéral Investit dans des projets dinfrastructure Finance jusquà 40% des coûts dinfrastructure dun projet Lautre 60% doit être financé par les établissements et leurs partenaires (i.e. gouvernements provinciaux, secteur privé, fonds institutionnels, etc.) Les fonds de la FCI sont des fonds INSTITUTIONNELS et NON des fonds attribués aux chercheurs

6 6 Colloque du RGAUQ Les programmes de la FCI… Fonds dinnovation : permet aux établissements de renforcer leurs infrastructures de recherche dans des domaines prioritaires Fonds de relève : supporte les infrastructures nécessaires aux nouveaux membres du corps professoral Fonds dexploitation des infrastructures : aide les établissements à assumer les coûts d'exploitation et d'entretien des projets d'infrastructure Fonds dinfrastructure du Programme de chaires de recherche du Canada : finance des infrastructures dans le cadre du Programme de chaires de recherche du Canada

7 7 Colloque du RGAUQ …Les programmes de la FCI Bourses de carrière : reconnaît et appuie des chercheurs exceptionnels en fournissant à létablissement dont ils font partie linfrastructure dont ces chercheurs ont besoin pour mener à bien leur programme de recherche Fonds de collaboration internationale : appuie la réalisation de projets dinfrastructure de recherche dimportance au Canada Fonds daccès international : aide les établissements et les chercheurs canadiens à avoir accès à de grands projets de recherche internationaux et à des installations de pointe situées à létranger Fonds des hôpitaux de recherche : conçu pour soutenir des projets en milieu hospitalier qui appuient des activités novatrices de recherche et de formation en recherche

8 8 Colloque du RGAUQ Utilisation efficace des fonds de la FCI Les fonds doivent être utilisés de façon efficace et économique et dans le meilleur intérêt de la recherche canadienne La FCI sattend à ce que les établissements tentent dobtenir les meilleurs prix possibles des fournisseurs au moment dacquérir des équipements ou de développer des projets dinfrastructure Ce principe sapplique non seulement aux dépenses en espèces mais aussi aux contributions en nature Les équipements de même que les contributions en nature correspondantes doivent être évalués à leur juste valeur

9 9 Colloque du RGAUQ Processus dachat Attentes de la FCI Stade de la demande La préparation des budgets dans les demandes à la FCI doit être basée sur les politiques et procédures institutionnelles courantes La FCI nexige pas que les établissements obtiennent des soumissions à ce stade Exemples de documents pouvant supporter les montants budgétés : Listes de prix Demandes de renseignements sur le prix de larticle Demandes de renseignements sur les prix darticles comparables

10 10 Colloque du RGAUQ Processus dachat Attentes de la FCI Stade de la finalisation de la contribution… Les coûts admissibles doivent être basés sur les politiques et procédures institutionnelles courantes de soumissions et dachats et ils doivent représenter la juste valeur Lannexe 502.4 de lAccord sur le commerce intérieur sapplique à la majorité des établissements et devrait être reflété dans les politiques et procédures dachat des établissements Pour les achats > $100K ($250K pour la construction), doivent annoncer leurs appels doffres au moyen dun système électronique dappel doffres accessible à tout le Canada (tel que MERX) Pour les achats dune valeur inférieure à ces seuils, les établissements sont incités à adopter des pratiques équitables et à annoncer leurs appels doffres au moyen dun système électronique dappel doffres accessible à tout le Canada (tel que MERX)

11 11 Colloque du RGAUQ Processus dachat Attentes de la FCI …Stade de la finalisation de la contribution Les établissements doivent appliquer leurs politiques et procédures institutionnelles courantes de soumissions et dachats, quil y ait ou non une contribution en nature correspondante Les établissements ne doivent pas soumettre à la FCI les documents à lappui sauf si elle en fait la demande Les établissements doivent conserver tous les documents à lappui des transactions, y compris les contributions en nature, pendant au moins cinq ans après la fin du projet pour fins de vérification comptable

12 12 Colloque du RGAUQ Observations courantes Contributions en nature… Les contributions en nature sont divisées en deux catégories : Catégorie 1 : contributions en nature individuelles de moins de 100 000 $ contributions en nature individuelles entre 100 000 $ et 500 000 $ qui représentent 10 p. cent ou moins du coût total admissible du projet Catégorie 2 : contributions en nature individuelles entre 100 000 $ et 500 000 $ qui représentent 10 p. cent ou plus du coût total admissible du projet toutes les contributions en nature individuelles de plus de 500 000 $ Le même principe de juste valeur sapplique aux deux catégories mais les exigences en matière de documentation sont plus élevées pour la catégorie 2 section 7.5.2 du Guide des politiques et des programmes

13 13 Colloque du RGAUQ Observations courantes …Contributions en nature Les contributions en nature les plus communes sont les escomptes spéciaux offerts par les fournisseurs Si la contribution en nature est de catégorie 1, la documentation requise consiste en une proposition de prix et une déclaration écrite du fournisseur du montant de la contribution et de lescompte spécial offert au-delà de lescompte normal ou de celui consenti aux maisons denseignement Si la contribution en nature est de catégorie 2, la documentation requise consiste en des propositions de prix de trois fournisseurs, reçues par suite dun appel doffres, y compris une annonce publique de cet appel doffres, afin de démontrer le meilleur prix disponible Létablissement doit fournir à la FCI une description de la méthode utilisée pour évaluer la contribution en nature au moment de la finalisation de la contribution de la FCI

14 14 Colloque du RGAUQ Observations courantes Évaluations indépendantes et fournisseurs uniques La FCI paiera et coordonnera toutes les évaluations portant sur des articles de la catégorie 2 seulement lorsque dautres méthodes dévaluation ne sont pas disponibles Les cas de fournisseurs uniques sont très rares Dans la majorité des cas, plus dun fournisseur peut fournir léquipement, même si ce dernier est très spécialisé Plusieurs établissements utilisent les appels doffres publics afin de sassurer quun fournisseur est bel et bien unique. La FCI encourage fortement cette pratique. Si un appel doffre public est lancé et que seulement 1 ou 2 soumissions sont reçues, la FCI conviendra que les documents de lappel doffre constituent une confirmation et de la documentation acceptables de la juste valeur et dans ces cas, il ne sera pas nécessaire de demander une évaluation indépendante

15 15 Colloque du RGAUQ Observations courantes Contribution de 20% des partenaires La majorité des projets reçoivent une contribution de 40% de la FCI et une contribution de 40% des différents programmes provinciaux La FCI nexige pas que lautre 20% provienne des fournisseurs Les établissements doivent le financer ou trouver du financement pour lautre 20% Les fournisseurs sont un choix logique comme partenaires de financement Lors de discussions avec les fournisseurs, il faut faire attention aux propos tenus Une contribution de 20% nest pas obligatoire de la part des fournisseurs et nest définitivement pas une exigence de la FCI

16 16 Colloque du RGAUQ Observations courantes Visites dexamen Objectifs Évaluer l'efficacité des politiques, des mesures de contrôle et des systèmes utilisés par l'université S'assurer que les politiques et les règlements de la FCI sont respectés Sassurer que les fonds destinés à la recherche sont administrés de façon appropriée Procédures effectuées La FCI recueille de linformation sur les contrôles internes clés et exécute des tests de contrôle sur certaines transactions provenant de différents projets subventionnés par la FCI Quels établissements sont visités? Les visites sont effectuées par la FCI de façon rotative et selon un échantillon (une approche basée sur le risque détermine lhoraire des visites)

17 17 Colloque du RGAUQ Observations courantes Vérifications Objectifs S'assurer que les fonds sont utilisés aux fins prévues et conformément aux ententes de financement et aux politiques, règlements et lignes directrices paraissant dans le Guide des politiques et des programmes de la FCI Procédures effectuées Examen dun échantillon de transactions reliées à un projet spécifique Quels projets sont vérifiés? Tous les projets dont la contribution de la FCI est de 4 millions $ ou plus seront vérifiés Un échantillon de projets dont la contribution de la FCI est de moins de 4 millions $ seront vérifiés Ces derniers seront sélectionnés selon des critères tels que la taille du projet, sa complexité, le risque et lexpérience antérieure avec linstitution

18 18 Colloque du RGAUQ Observations courantes Visites dexamen et vérifications Documentation typique demandée par la FCI : Description des différents processus en place, tels que : Processus dapprovisionnement Processus en place pour identifier les déviations importantes Processus en place pour préparer les rapports financiers de la FCI Méthodes utilisées pour évaluer les contributions en nature Soumissions obtenues suite aux appels doffres Réquisitions dachat Bons de commande Factures Preuves de paiement des factures Preuves de réception de la marchandise Preuves de la réception du financement des partenaires Feuilles de temps pour les coûts de main-dœuvre Toute autre documentation appropriée

19 19 Colloque du RGAUQ Période de questions