Le dépôt légal des publications électroniques la préservation du patrimoine documentaire publié au Québec sur le Web WebÉducation le 10 mai 2001

1. QU’EST-CE QUE LE DÉPÔT LÉGAL ? 2. QUELLES EN SONT LES MODALITÉS AU QUÉBEC ? 3. LE DÉPÔT LÉGAL DES PUBLICATIONS ÉLECTRONIQUES : OÙ EN SOMMES-NOUS ? 4. EN QUOI LES WEBMESTRES SONT-ILS CONCERNÉS ? 5. LES PERSPECTIVES ?

DIFFUSERCONSERVER faire connaître, aujourd’hui un témoignage, pour les générations futures EXHAUSTIVITÉ 1. QU’EST-CE QUE LE DÉPÔT LÉGAL ?

Obligation légale du « producteur » L’un des plus anciens mécanismes pour constituer une collection nationale exhaustive (France ) Disponibilité universelle des publications Accès du public à l’information publiée sur son territoire (de source gouvernementale ou privée) Perspective patrimoniale Préservation à long terme du patrimoine documentaire publié Signalement des documents publiés Bibliographie nationale, catalogue des collections de la Bibliothèque, outils de recherche spécialisés, etc.

2. QUELLES EN SONT LES MODALITÉS AU QUÉBEC ? Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (1 er janvier ) Lois refondues du Québec, c. B-2.1 Règlement sur le dépôt des documents publiés (révisé 1992) Décret , 18 mars 1992 Accessibles sur le site des Publications du Québec Rubrique « Lois et règlements » Recherche par sujet - bibliothèque

La Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec “ Un qui un document doit, à chaque édition, dans les de sa publication, en déposer gratuitement auprès de la Bibliothèque. ” (article 36) éditeur publie 7 jours 2 exemplaires

L’expression « document publié » s’applique à tout document : mis en circulation par un « éditeur » (individu ou organisme) reproduit en plusieurs exemplaires (ou destiné à l’être) vendu ou distribué gratuitement destiné au public (limité ou non à un groupe de lecteurs) QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT PUBLIÉ ? ISBN / ISSN : non obligatoire, norme recommandée pas essentiel pour qu’un document soit touché par le dépôt légal

DIFFUSERCONSERVER EXEMPLAIRE DE DIFFUSION EXEMPLAIRE DE CONSERVATION POURQUOI 2 EXEMPLAIRES ? 

Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 2001 La mention de dépôt légal Le Règlement sur le dépôt des documents publiés Exceptions Prix de détail : entre 250$ et 5000$  1 seul exemplaire requis 5000$ +  parution signalée par l’éditeur Renseignements à transmettre  Formulaire de déclaration de dépôt légal

UNE EXTENSION PROGRESSIVE DEPUIS livres + livres d’artistes périodiques partitions musicales 1982 cartes géographiques plans 1992 affiches cartes postales enregistrements sonores estampes microformes reproductions d’œuvres d’art documents électroniques

DES RÉSULTATS PROBANTS ! nombre de titres Livres et brochures imprimés (secteur privé) Partitions musicales Cartes géographiques Publications en série (journaux, revues, annuels) Documents iconographiques Enregistrements sonores Microformes […………………...] TOTAL Monographies gouvernementales québécoises Collections de la BNQ acquises principalement par dépôt légal (au 31 mars 2000) gouvernementales québécoises : env

3. LE DÉPÔT LÉGAL DES PUBLICATIONS ÉLECTRONIQUES : OÙ EN SOMMES-NOUS ? En 1992, implantation du dépôt légal des publications électroniques sur support (disquette, cédérom) en partenariat avec SDM (Services documentaires multimédia), producteur du répertoire Logibase

Le dépôt légal des documents électroniques sur support titres Au total : titres depuis 1992

certains producteurs/éditeurs délaissent l’édition sur support tangible des données disparaissent du Web les ressources à caractère dynamique se multiplient LA VALEUR PATRIMONIALE DES INFORMATIONS DIFFUSÉES SUR LE WEB l’obsolescence technologique LA PRÉSERVATION À LONG TERME DU PATRIMOINE PUBLIÉ Pendant ce temps... ÇA BOUGE DU CÔTÉ DE L’ÉDITION ÉLECTRONIQUE

UNE EXTENSION PROGRESSIVE DEPUIS livres +livres d ’artistes périodiques partitions musicales 1982 cartes géographiques plans 1992 affiches cartes postales documents électroniques enregistrements sonores estampes microformes reproductions d’œuvres d’art 2001 publications diffusées sur Internet

participation aux travaux du Chantier en ingénierie documentaire du gouvernement du Québec établissement d’un Groupe de travail sur les publications électroniques (GTPe) de la BNQ discussions avec l’équipe de la Bibliothèque nationale du Canada, les Archives nationales du Québec (ANQ), etc. élaboration des principes et d’un cadre de procédures recherches concernant les projets amorcés par les bibliothèques nationales et autres intervenants - enquête été : PRÉLIMINAIRES

5 PRINCIPES FONDAMENTAUX : 1. Les publications en réseau sont aussi importantes que les publications traditionnelles. 2. Le programme développé doit être cohérent par rapport au programme de dépôt légal qui s’applique déjà aux publications traditionnelles. 3. La Bibliothèque aura recours à des critères de sélection qui seront élargis au fil du temps. 4. Comme les publications traditionnelles, les publications en réseau seront déposées au début de leur “vie active”. 5. La préservation du contenu informationnel devra être assurée. élaboration des principes et d’un cadre de procédures

CONSTATATION #1 : la diversité des approches retenues pour constituer une collection électronique nationale LA CUEILLETTE INTÉGRALE PAR ROBOT LE DÉPÔT VOLONTAIRE PAR L’ÉDITEUR LE DÉPÔT OBLIGATOIRE PAR L’ÉDITEUR enquête auprès des bibliothèques nationales (été 2000)

CONSTATATION #2 : le degré variable d’implantation des programmes d’acquisition

CONSTATATION #3 : l’absence de programme de conservation opérationnel EXPERTISE À DÉVELOPPER EN COLLABORATION AVEC LES INSTITUTIONS DU SECTEUR (bibliothèques, services d’archives, universités, etc.)

entente de partenariat avec le ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration (MRCI) évaluation des ressources nécessaires à la réalisation du projet élaboration des outils et procédures de travail été hiver 2001 : MISE EN ŒUVRE DU PROJET D’IMPLANTATION

Développements prévus en Phase I [ février 2001 ] 1000 titres Dépôt des titres signalés dans la Banque des publications gouvernementales diffusées sur Internet (MRCI) Phase II [ août 2001 ] 2700 titres Dépôt des publications de 4 ministères invités : Culture et Communications Éducation Finances Ressources naturelles Phase III [ juin 2002 ] Extension à l’ensemble des m/o du gouvernement du Québec Au total : plus de 50,000 titres de monographies et de publications en série Transfert par FTP Formulaire de dépôt légal électronique

Phase I 1047 titres : 54 % monographies + 46 % publications en série 74 % PDF + 20 % HTML + 6 % autres formats (Mac ou PC : Word, WordPerfect, PowerPoint, etc.) 7 vagues successives : impliquant 22 m/o échelonnées entre février et juin 2001

Phase I Nombre de titres reçus (au 7 mai 2001) Surtout en format PDF pour l’instant

Phase I Temps requis - enregistrement et traitement d’une publication (en minutes)

 publication courante gratuite : collection électronique de la BNQ + publication sur son site d’origine  publication courante tarifée : publication sur son site d’origine + consultation gratuite dans les locaux de la BNQ  publication retirée du site par l’éditeur (gratuite ou tarifée) : collection électronique de la BNQ Hyperliens fournis dans Iris vers...

CRITÈRES DE SÉLECTION : NON OUI  Internet  extranet (??)  intranet  publications autonomes et cohérentes  « publications ouvertes »  « documents personnalisés »  monographies  publications en série  documents traditionnellement exclus du dépôt légal  sites web considérés comme un tout  messages courriel  etc.

Le dépôt légal sera progressivement élargi à d’autres types de publications diffusées sur Internet :  bases de données  cartes et plans  documents audiovisuels  enregistrements sonores  productions multimédia interactives  etc.

 publication statique  tous les états d’une publication dynamique  toute nouvelle édition d’une publication statique  les versions successives d’une publication dynamique (selon un calendrier pré-établi) OUINON

Pour l’instant, on retient tous les formats disponibles retenus par les m/o pour la diffusion d’une publication Suite aux travaux relatifs à la conservation à long terme de la collection électronique, on arrêtera une liste de « formats privilégiés » pour les fins de dépôt légal.

4. EN QUOI LES WEBMESTRES SONT-ILS CONCERNÉS ? Responsable du dépôt légal « traditionnel » : rattaché au service des communications ou au service de documentation (bibliothèque/centre de documentation) Interlocuteur choisi pour le dépôt légal « électronique » : webmestre / édimestre 

Un appui à votre prestation de service aux citoyens Consultation sur place par le public et les chercheurs Signalement rapide sur Internet : Iris  Liste mensuelle des publications gouvernementales Signalement dans la Bibliographie du Québec La préservation à long terme de vos publications QUESTIONS PRATIQUES : A. Quels avantages présente le dépôt légal des publications diffusées sur Internet pour les m/o ?

B. Dois-je continuer à alimenter la Banque des publications gouvernementales diffusées sur Internet du MRCI ? OUI ! La Banque du MRCI reçoit toujours le signalement de vos nouvelles publications. Les 3 phases du projet mis en branle par la BNQ constituent une « phase de rattrapage ». Vous serez informés en temps opportun du moment où la BNQ prendra entièrement le relais de la Banque.

C. Le dépôt légal d’une version électronique d’une publication a-t-il une incidence sur le dépôt de la version papier ? NON ! Le dépôt de la version produite sur tout support (y compris la version papier) s’applique également lorsque le m/o diffuse également une publication dans ce format. NOTE : La « publication à la demande » (production d’une version papier sur demande) est touchée par le dépôt légal : même s’il n’y a pas de tirage établi au moment de la publication, il s’agit tout de même d’une version éditée d’une publication qui doit être déposée.

D. Y a-t-il des règles éditoriales à respecter pour répondre aux normes bibliographiques ? OUI ! Cohérence avec la politique d’édition de votre Direction des communications Autonomie de la publication Données bibliographiques claires (titre, éditeur, etc.) - indiquer toute variante (extrait, résumé, etc.) Données bibliographiques similaires pour les versions imprimées et électroniques

Monographie (rapport, brochure, etc.) Au moment de diffuser une publication qui fera l’objet d’un dépôt légal, assurez-vous de fournir : un titre aisément identifiable une date de publication une mention du nom de l’éditeur Publication en série (bulletin de nouvelles, revue, etc.) titre identique d’un numéro à l’autre cohérence de la numérotation identification avec le numéro ISSN

Version PDF d’un document imprimé Assurez-vous que les versions imprimée et électronique sont identiques (contenu + mise en page). Prenez soin d’inclure : la page couverture la page de titre le verso de la page de titre

E. Puis-je me préparer dès maintenant aux phases 2 et 3 du projet ? OUI ! Bien que les modalités de transfert des publications et les critères définitifs ne soient pas encore tout à fait arrêtés pour les phases subséquentes du projet... 2) Commencez à planifier les ressources requises pour amorcer le dépôt légal de vos publications diffusées sur Internet 1) Assurez-vous que vos publications répondent aux « bonnes pratiques » sur le plan éditorial ou technique Par ex. : Noms de fichiers sans espace et sans caractère de soulignement

F. Peut-on attribuer un ISBN à une publication diffusée sur Internet ? Publication imprimée convertie au format électronique : Référence bibliographique de l’édition originale sur papier : Gouvernement du Québec Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 3e trimestre 2001 ISBN PAS ENCORE : implantation plausible d’ici 1 an ou 2 pour le secteur gouvernemental

G. Peut-on attribuer un ISSN à une publication diffusée sur Internet ? OUI ! Adressez-vous à l’Agence ISSN à la Bibliothèque nationale du Canada : téléphone : (819) sans frais : courriel : sur le Web :

H. Est-ce que je peux également verser ma publication en dépôt légal auprès de la Bibliothèque nationale du Canada ? OUI ! Depuis 1994 : projet-pilote, puis programme de dépôt volontaire (non obligatoire) Personne-contact : Louise Tousignant Chef, Unité de l ’acquisition des publications électroniques Bibliothèque nationale du Canada téléphone : (819) courriel : Collection électronique de la BNC :

5. LES PERSPECTIVES ? À COURT TERME Interface d’interrogation pour la collection électronique d’ici là : lien(docbnq) dans Iris sur le web Formulaire de dépôt légal électronique (août 2001) Critères de sélection pour monographies et publications en série À MOYEN TERME Attribution de numéros ISBN À + LONG TERME Formats privilégiés pour la conservation Extension à d’autres types de document Extension au secteur privé

Danielle Léger Coordonnatrice de la Section du dépôt légal Geneviève Proulx Assistante pour le projet de dépôt légal des publications diffusées sur Internet par téléphone (514) ou Danielle : poste 311 Geneviève: poste 399 par courriel VOS PERSONNES-RESSOURCES À LA BNQ