Alain PRAT, Conseiller technique, HSS/EMP/QSM/MRS OMS Siège- Genève Evaluation et renforcement des Autorités Nationales de Réglementation Pharmaceutique (ANRP) Séminaire sur les Politiques Pharmaceutiques Nationales OMS, Genève, Suisse 15-19 Avril 2013 Alain PRAT, Conseiller technique, HSS/EMP/QSM/MRS OMS Siège- Genève

Glossaire AMM Autorisation de mise sur le marché ANRP Autorité nationale de réglementation pharmaceutique BPD Bonnes pratiques de distribution BPF Bonnes pratiques de fabrication EC Essai clinique ICH Conférence Internationale d'Harmonisation OMS Organisation mondiale de la Santé PFP Produit fini pharmaceutique PQP Programme de préqualification de l'OMS PV Pharmacovigilance SAP Substance active pharmaceutique

Plan de la session L'évaluation des Autorités proprement dite Le procédé d'évaluation Le contenu de l'outil Les principales observations Les modalités du renforcement La logique Les méthodes et les outils

Les étapes du procédé d'évaluation Expression du besoin Validation de la demande Composition de l'équipe Planification et préparation de la visite Evaluation proprement dite Réunion d'ouverture Conduite de la visite Réunion de clôture Gestion des suites Grands Principes de l'organisation: intervention dans un pays seulement suite à une demande Expression du besoin Interne / Externe Validation de la demande Définition du domaine d'intervention Finalité, objectifs et résultats attendus Composition de l'équipe: Responsabilités Qualification et de l'expérience des membres de l'équipe disponibilité des membres Minimun 2 Suivi par des membres de l'organisation visitée Préparation de la visite Demande d'informations préalable Etude des informations disponibles Validation du domaine d'intervention Préparation du plan de la visite Evaluation proprement dite Réunion d'ouverture Présentation des évaluateurs, des objectives, de la méthodologie suivie Présentation générale de l'authoritée Validation du plan et disponibilités des institutions visitées Conduite de la visite Suivre le programme tel que planifié, Collecter les élémens démontrant la réalisation des activités Réunion de clôture Présentation des aspects positifs et des écarts relevés Présentation des recommandations Discussion sur le plan institutionnel des actions correctives Allocution de Clôture de la mission Gestion des suites Fournir le rapport initial, recueillir les commentaires et finalisation du rapport définitif Initier / envisager les actions de soutien

Cartographie des processus Processus de production de services Autorisation, License, Retrait, Suspension... Processus généraux à toute organisation Gestion de la vision-mission, des stratégies et des objectifs de l’organisation Gestion des ressources humaines et matérielles (les activités des services de ressources humaines, des achats, d’approvisionnement...) Gestion de la relation client, processus de détermination du besoin et de la satisfaction des clients (les activités de communication) Gestion et traitement de l’information Amélioration continue ( audits, actions correctives et préventives, analyse des mesures faites) Processus connexes (lien avec d'autres organisations)

Le domaine d'intervention Fabrication SAP et PFP Conception et développement Gestion des Établissements de fabrication et d'importation Autorisation des essais Information sur le produit Gestion du personnel pharmaceutique Pharmacovigilance Homologation des médicaments Inspection Contrôle de la promotion et de la publicité Contrôle de la qualité Contrôle des importations et des exportations Surveillance du marché On peut même ajouter un lien entre vigilance et retrait de lots pour des problèmes de qualité notamment Gestion des établissements de distribution et dispensation Distribution et dispensation Utilisation

Evaluation de la structure institutionelle Base légale de l'institution Structure de gouvernance (DG, Président, Secrétaire général, etc…) Organisation en place Système de gestion de la qualité Ressources financières Gestion des ressources humaines

Evaluation de la structure institutionelle / 2 Indépendance et impartialité Transparence et confidentialité Gestion des comités et de l'expertise externe Infrastructure et équipements Modalités de surveillance et pour rendre compte Gestion des technologies de l'information

Evaluation des fonctions de réglementation HAUT Législation Décret Circulaires Lignes directrices Note aux fabricants Procédures opératoires Formulaires Décisions Enregistrements Autres preuves Pyramide réglementaire BAS

Evaluation des fonctions réglementaires Etapes du procédé d'évaluation Cas de l'homologation Equipements et locaux adéquates Personnel qualifié Lignes directrices à jour Procédures mises en oeuvre Cadre légal adapté Enregistrements Etapes du procédé d'évaluation Dossier Autorisation Réception/ Recevabilité Evaluation Inspection Contrôles Comité Décision Planification

Les observations: Les autorités évaluées en Afrique 2010 Non évaluée 2009 2008 2007 2006 2004 2003 Ce qui nous donne du crédit lorsque nous parlons du sujet 2002 2011 2001

Les observations: La multiplicité des acteurs Acteurs ou Institutions Fonctions Réglementaires Ministère de la santé Directions régionales Autorisation des fabricants, importateurs et distributeurs Ordre des pharmaciens Autorisation des pharmacies et du personnel pharmaceutique Direction du Ministère Homologation des médicaments Inspection générale de la santé Inspection pharmaceutique Centre national de pharmacovigilance Programmes verticaux Pharmacovigilance Inspection des Douanes Importations Comité d'éthique Essais cliniques Cartographie des acteurs A partir des premiers entretiens d'ouverture, identifier tous les acteurs intervenant dans les domaines de la réglementation pharmaceutiques Problèmes d'interface de coordination et de collaboration

Etude sur les ANRP dans 21 pays Homologation B Etablissements C Inspection D Contrôle qualité E Pharm.Vigilance 1 2 3 4 5 Nbre d'ANRP 6 Nombre de pays Conclusions en terme d'organisation des fonctions: Homologation et vigilance pas séparées Etablissement et inspection pas séparées Problème d'interface Problème d'efficacité Problème de ressources une seule entité préférable

Les observations: Des processus sans interaction Contrôle de la publicité Contrôle de la qualité X Information sur le produit X X Attribution des AMM X Inspection X Pharmaco vigilance X L'ARP doit être considérée comme un ensemble de processus Qui pour la plus part doivent inter-agir entre eux DE MANIèRE COHéRENTE ET CONCERTéE X Autorisation des établissements Contrôle des importations

Les observations: Le cadre réglementaire La loi est obsolète ou est absente RARE sauf PV, EC La loi est promulguée Mais la réglementation nécessaire est absente SOUVENT PV, EC La loi et les règlements sont publiés Mais ne sont pas appliqués Mais aucune ligne directrice (LD) n'est publiée TRES SOUVENT sauf BPF Les lignes directrices sont publiées Mais elles sont obsolètes ou non-conformes à l'état de l'art SOUVENT Les lignes directrices sont appliquées Mais sans base légale ou sans publication préalable ASSEZ SOUVENT Les décisions administratives sont prises et publiées Mais sans base légale CELA ARRIVE Investiger pas seulement pour vérifier la présence ou l'absence d'un document (loi, décret, procédure) Mais également pour aller jusqu'à pouvoir déterminer la réalité de la mise en oeuvre des mesures préétablies Et idéallement que cela fournit les résultats escompés …..

Exemples de déficiences observées : Cas de l'inspection Ressources humaines Absence de compétence technique des inspecteurs (BPF, Ster.) Ressources humaines limitées au regard du nombre des établissements à inspecter Pas les compétences judiciaires pour réaliser leurs missions. Indépendance/Impartialité Pas de code de conduite Pas de mécanisme ou de ligne directrice pour gérer les conflits d'intérêt

Exemples de déficiences observées : Cas de l'inspection / 2 Système de gestion de la qualité Pas de système de gestion de la qualité et en particulier pas de procédure documentée pour la gestion de la documentation, pas d'audit interne périodique Les procédures documentées pour la planification, la préparation , l'inspection et le suivi des inspections ne sont pas finalisées Pas de procédure pour la qualification des inspecteurs et du responsable de l'équipe d'inspection Aucune checklist ou plan pour la réalisation des inspections des fabricants ou des distributeurs n'est disponible Pas de procédure pour effectuer le suivi des déficiences observées durant les inspections

Exemples de déficiences observées : Cas de l'inspection / 3 Equipement / Technologies de l'Information Accès limité à internet, à des banques de données Logistique inadéquate i.e. outils de communication, véhicules et ordinateurs Organisation Pas de coordination, de collaboration ou d'échange sur les programmes d'inspection et les établissements inspectés avec les inspecteurs régionaux Pas de mécanisme pour démontrer que tous les inspecteurs suivent des procédures identiques sur l'ensemble du territoire Enregistrements et données de sorties Pas de listes consolidées des activités d'inspection

Les activités de soutien Etude comparative de bonnes pratiques Activités de plaidoyer Diagnostic situationnel par évaluation des ANRP Activités de conseil Normes et guides développés par l'OMS Guide sur les systèmes qualité Procédures existantes développées par l'OMS ou la PQP Nombreuses formations dispensées (inspection, homologation, vigilance) Système informatique OMS / SIAMED Etablir ou réorganiser une structure Réglementation pharmaceutique Lignes directrices scientifiques et techniques Développer et mettre en oeuvre des procédures et formulaires Qualification à la fonction Gestion de l'information Basées sur les cycles de vie des activités à réaliser Faire une loi (convaincre des politiciens) 3-5 ans Etablir ou amender une réglementation 1- 2 ans Développer une ligne directrice suivant un processus consulatif (BPD,..) 1 ans Réorganiser ou rénover une structure (activités centralisées / décentralisées) 2 ans Mettre en place un systéme qualité 1 - 2 ans Gérer les ressources (plan de formation continue, plan de carrière, formation à la fonction...) 6 mois - 1 ans Modifier une procédure, un enregistrement / formulaire 15 jours – 1 mois

Les activités annexes Améliorer l'accès à l'information sur la réglementation pharmaceutique Faciliter les échanges d'information et de bonnes pratiques entre les autorités Encourager à l'harmonisation des pratiques

Le site Web Site Web du programme MRS http://www.who.int/medicines/areas/quality_safety/regulation_legislation/en/index.html

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