Formation au portail SIMBAD Délégation Centre Poitou-Charentes

SOMMAIRE 1 - PREAMBULE 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL 3 - LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? 4- UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE 5 - A RETENIR 6 - VOS INTERLOCUTEURS 7 - ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT 8 - BILAN DU MARCHE MISSION 9 - PRESENTATION DU NOUVEAU MARCHE

1 - PREAMBULE Un portail fédérateur pour la réservation en ligne Une seule adresse https://www.simbad.cnrs.fr Connexion à Simbad par Janus (certificat administratif ou MDP unique) Puis connexion vers Amadeus et CDS en Single Sign On (SSO) Gestion des profils (avec Labintel) et des rôles Refonte technique de la synchronisation des profils Un projet commun DDA (ex UPSACA) / DSI Ouverture du service : le 26 mai 2009

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL Je tape https://www.simbad.cnrs.fr dans mon navigateur : Sans certificat Avec certificat

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) UNE AUTHENTIFICATION POUR 4 APPLICATIONS :

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE La connexion aux applications est inchangée : www.simbad.cnrs.fr Login : adresse mail Mot de passe : celui qui a été choisi dans le gestionnaire de mot de passe pour les applications : Labintel, Labintel consultation, CRAC, eValuation, BFC, Sirhus, …) Ou demande d’un certificat CNRS

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE Lors de la première connexion : Si certificat électronique : accès direct à SIMBAD Si pas de certificat électronique : demande d’un mot de passe Pour obtenir un mot de passe ou le changer : Si pas de certificat électronique : se connecter sur https://www.simbad.cnrs.fr et suivre le lien « demander ou changer mot de passe » Si certificat électronique : se connecter sur https://sesame.dsi.cnrs.fr Attention : si nouveau mot de passe, celui-ci sera le même pour toutes les autres applications.

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE Si vous n’avez pas de certificat électronique, connexion à : https://www.simbad.cnrs.fr Ou Si vous avez un certificat électronique et que vous souhaitez modifier votre mot de passe, connexion à : Indiquer votre adresse mail https://sesame.dsi.cnrs.fr

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE Vérifier que l’adresse électronique est exacte

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur Passage obligatoire par https://www.simbad.cnrs.fr pour réserver en ligne. Première connexion : si certificat administratif accès direct ; utilisation du mot de passe commun (Labintel, CRAC, BFC, etc..) ou bien demande d’un mot de passe dans l’application Janus. Gestion du profil dans SIMBAD et plus dans Amadeus (outil transport)

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur La gestion de son profil et de ses préférences dans l’onglet : Menu / mon profil

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur Données provenant de LABINTEL Possibilité d’ajouter des données

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur Préférences prises en compte à chaque réservation

Rien pour la réservation de transport (Amadeus) 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le chargé de voyage Rien pour la réservation de transport (Amadeus) Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) Idem « Pour le voyageur » plus : Gestion des profils de tiers dans SIMBAD et plus dans Amadeus (outil transport) : voir ci après Accès aux profils des personnels de l’unité uniquement Attention pour effectuer une réservation pour un agent d’un autre laboratoire, utiliser la « fonction Invité »

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le chargé de voyage Si l’unité comporte plus de n agents alors la liste n’est pas affichée directement et il faut taper le nom (ou le début du nom) dans la case NOM puis rechercher

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le chargé de voyage

Rien pour la réservation de transport (Amadeus) 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil Rien pour la réservation de transport (Amadeus) Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) Idem « Pour le voyageur » plus : Gestionnaire de profil attribue des rôles et des droits Son périmètre d’action se limite à son laboratoire Il modifie les rôles dans SIMBAD et plus dans l’outil transport (Amadeus) Dans l’exemple suivant le gestionnaire de profil Bear VERNON (UMR6768) veut donner les droits de valideur à Virginie TESTEUR

– LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil Si le nombre d’agent de l’unité est supérieur à 100, ils ne seront pas affichés et il faudra taper le nom de l’agent dans la case « Nom » puis cliquer sur rechercher

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil ADMIN Administrateur ASSIST Chargé de voyage PMAN Ne pas attribuer ce rôle PMAN2 Gestionnaire de profils VALID Valideur

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil Les rôles sont cumulables. Il faudrait recommencer pour donner le rôle de gestionnaire de profil à Virginie TESTEUR.

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le Valideur Seulement la façon d’accéder à la validation

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le Valideur Rien pour la réservation de transport (Amadeus)

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le Valideur Accès possible à la validation dans Amadeus via l’onglet voyage  validation des voyages

4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité Programme de fidélité train = carte … Programme de fidélité aérien = carte flying blue Air France Programme de réduction train = carte escapade Programme de réduction avion = carte abonné Air France, …

4 – UN EXEMPLE (suite) ● Saisie d’une carte de fidélité

4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité

4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité Attention : Pas de contrôle sur la validité de la carte Remarque : dans le cas d’un programme de réduction (carte abonné) il faut saisir la date d’expiration. En cas d’erreur de saisie, la carte ne sera pas prise en compte par Amadeus

5 – A RETENIR Passage obligatoire à partir du 26 mai 2009 pour toutes les délégations. Le référent est le contact privilégié pour les laboratoires. LABINTEL est toujours le référentiel pour accéder au portail SIMBAD Attention : les modifications de profils effectuées depuis le 24 Avril, ne seront pas prises en compte dans le nouveau portail. Par conséquent, il sera nécessaire de les ressaisir à compter du 26 mai. Pas d’adresse mail en double dans Labintel, sinon pas d’accès (ex : cas d’un DU affecté dans deux unités)

6 - VOS INTERLOCUTEURS CNRS Référent mission Séverine MOUSSET Severine.Mousset@dr8.cnrs.fr Correspondant LABINTEL : mise à jour des profils Gestionnaire LABINTEL de votre unité

7 - ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT Fourniture d’un powerpoint dédié par votre référent mission Site des achats à jour (plaquettes, tutoriels) Envoi d’un mail d’avertissement à tous les voyageurs le 25 mai (support_mission@simbad.cnrs.fr) Ouverture du service le 26 mai 2009

8 – BILAN DU MARCHE MISSION 2008 - Transport Nombre de billets et montant toutes délégations confondues

8 - BILAN DU MARCHE MISSION 2008 - Transport Nombre de billets pour la DR 8 : 4 661 - Dont 3 900 billets en ONLINE - Et 761 billets en OFFLINE

8 - BILAN DU MARCHE MISSION 2008 - Transport Montant pour la DR8 : 1 032 182 € - Dont 800 170 € en ONLINE - Et 232 012 € en OFFLINE Taux de réservation ONLINE : 84 %

8 - BILAN DU MARCHE MISSION Bilan 2008 - Hébergement Nombre de réservations pour la DR 8 : 518 - dont 480 en ONLINE - et 38 en OFFLINE

8 - BILAN DU MARCHE MISSION Bilan 2008 - Hébergement Montant pour la DR8 : 69 561 € - dont 64 704 € en ONLINE - et 4 857 € en OFFLINE Taux de réservation ONLINE : 93 %

Frais d’agence : Transport Frais d’agence : Hébergement 9 – NOUVEAU MARCHE 2009 - FRAM Évolution de l’offre FRAM Frais d’agence : Transport Juillet 2008 Mai 2009 Online Offline Aérien national 8,48 € 10,60 € 8 € 10 € Aérien moyen courrier Aérien long courrier Low cost Train national 0 € 5,30 € 5 € Train international Location voiture 9,01 € 8,50 € Frais d’agence : Hébergement Juillet 2008 Mai 2009 Online Offline Région parisienne 7 % 10 % 7 € 12 € En province A noter : les frais d’agence « online » seront appliqués systématiquement pour les réservations effectuées par des personnes à mobilité réduites

9 – NOUVEAU MARCHE 2009 - FRAM Évolution de l’offre FRAM 2009 - Assurances Type d’assurance Prix HT par mission Domestique Moyen courrier Long courrier Assur Pro 3 7,50 € 11 € 17 € Assur Pro 4 10,00 € 13 € 19 € Assur Pro 5 14,00 € 25 € 41 € Type d’assurance Descriptif Assur Pro 3 Annulation toutes causes Assur Pro 4 PRO 3 + bagages, retard avion ou correspondance manquée Assur Pro 5 PRO 4 + assistance rapatriement BUSINESS, responsabilité civile et capital accident

MERCI DE VOTRE ATTENTION FIN DU DIAPORAMA MERCI DE VOTRE ATTENTION