Affelnet 2010 Guide de saisie en établissement

GUIDE AFFELNET 2010 - Sommaire: 1. ACCÈS À L’APPLICATION & CONNEXION 4 2. LE DOSSIER DE L’ELEVE 10 3. SAISIE DES DONNÉES PERSONNELLES (onglet « identification ») 13 4. RECHERCHE ET SÉLECTION D’UN VŒU 19 5. SAISIE DES VŒUX EN COLLEGE - vers la voie professionnelle (Bac pro 3ans, CAP, BEP) - vers la voie Générale et technologique saisie d’un vœu non dérogatoire saisie d’un vœu dérogatoire (avec demande d’assouplissement de la carte scolaire) saisie d’un vœu de doublement saisie d’un vœu de recensement 21 6. SAISIE DES VŒUX EN LYCÉE GÉNÉRAL & TECHNOLOGIQUE Saisie d’un vœu de redoublement Saisie d’un de réorientation 32 7. SAISIE DES VŒUX EN LYCÉE PROFESSIONNEL Vers une 1ère pro, 1ère BMA ou de 1ère Techno Doublement ou de réorientation 35 8. SAISIE DES NOTES Au collège Au LGT Au LP 38 9. TRAVAIL SUR LES VŒUX & IMPRESSION DES FICHES RÉCAPITULATIVES 41 10. SAISIE & CONTRÔLE DES DECISIONS D’ORIENTATION (uniquement en collège) Saisie des décisions Contrôle des décisions 44 11. CONTRÔLE DES DOSSIERS (collège, LP, LGT) 52 12. VALIDATION DE LA SAISIE PAR LE CHEF D’ETABLISSEMENT 55 13. DIFFUSION DES RESULTATS 60 14. LISTES COMPLEMENTAIRE POUR LA VOIE PROFESSIONNELLE 63 15. TOUR(S) SUIVANT(S) : EDITION DES NOTIFICATIONS 64 2

AFFELNET AFFectation des ELèves par le NET L’application AFFELNET effectue un classement des candidats pour chacune des formations proposées à l’affectation. L’application retient ensuite le vœu de rang le plus élevé.   L’affectation d’un candidat prend en compte : : la décision d’orientation prononcée par le chef d’établissement en concertation avec l’équipe éducative (uniquement pour le post 3e)  les vœux du candidat (4 au maximum)  le classement selon un barème 3

1. Connexion & Accès à l’application http://sconet.in.ac-creteil.fr Saisissez ici votre identifiant de messagerie ( identique à Sconet ) Puis votre mot de passe Pour les CIO et les établissements privés, une clef OTP sera fournie. Pour se connecter, utiliser le login de la messagerie et le NUMEN en majuscule comme mot de passe 4

En cas de problème de connexion : http://cecoia.ac-creteil.fr/cecoia/ 5 CEntre de COntact de l'Informatique Académique

Code couleur : AFFELNET post BEP concerne aussi les élèves de terminale CAP AFFELNET post 3e concerne aussi les élèves de 2de GT qui doublent ou souhaitent se réorienter et les élèves de 2de pro et de 1ère année de CAP qui souhaitent doubler. 7

La saisie des vœux sera ouverte : - entre le 4 et le 18 mai pour la voie professionnelle et - entre le 3 et le 17 juin pour la voie générale et technologique Le calendrier des académies permet d’accéder au service « Affelmap » pour saisir des vœux pour les autres académies. Pour cela vous devez demander un login et un mot de passe au SAIO de l’académie visée.

Le premier bouton du bandeau horizontal permet de naviguer dans l’arborescence des menus. Les différentes fonctionnalités d’AFFELNET apparaissent dans le menu latéral gauche selon les phases du calendrier.

Identification / Vœux / Notes 2. LE DOSSIER DE L’ELEVE Identification / Vœux / Notes Le dossier de l’élève permet de : renseigner ou modifier les informations administratives de l’élève saisir les vœux saisir les notes En cliquant sur « saisie des vœux en établissement » vous accédez à l’ensemble des dossiers de vos élèves 10

Lorsqu’on clique sur « saisie des vœux » on obtient la liste des élèves de l’établissement On peut filtrer les élèves suivant différents critères : INE, nom, classe…Cliquer sur« chercher » pour lancer la recherche. Permettent le tri croissant ou décroissant Si des vœux ont été saisis mais qu’il reste des éléments à compléter (notes, avis, décision.) l’indication « A compléter » apparaît aussi. Au départ, les élèves sont tous « à compléter » . Pour les compléter, cliquer sur le bouton ou sur leur INE 11

Les pictogrammes indiquent des données incomplètes Dossier de l’élève Les pictogrammes indiquent des données incomplètes 12

3. Saisie des données personnelles (onglet « identification ») Lorsqu’on clique sur un élève, la partie identification de cet élève est active ; les données sont initialisées à partir de la base élèves académique; elles peuvent être modifiées en cas de besoin. L’onglet de la partie « active » est en jaune 13

Données personnelles de l’élève : Partie active en jaune Attention ! Pour les élèves scolarisés dans des formations ou des dispositifs particuliers (UPI ou Classe Relais) il sera nécessaire, lors de la saisie, de vérifier leur formation d’origine et de la remplacer si besoin par la formation du niveau adapté (3EME). 14

Données personnelles de l’élève : Le champ « Zone géographique de l’élève » doit être obligatoirement renseigné pour pouvoir passer à l’écran suivant. Vous devez choisir le code correspondant à votre département : 093 – 094 Pour le 77, la zone correspondante au domicile de l’élève. Pour le post BEP/CAP, ce champ n’est pas proposé 15

En Lycée (Pro ou GT), ce champ n’est pas proposé Données personnelles de l’élève : Attention ! Lors de la saisie des vœux pour la voie professionnelle, la décision d’orientation n’est pas à renseigner. Par contre, lors de la période de saisie pour la voie GT, elle devra impérativement être renseignée. C’est indispensable pour pouvoir procéder à la validation de fin de saisie. La décision peut être saisie ici pour chaque élève. Il existe aussi un moyen plus rapide pour saisir les décisions par classe (cf. chapitre 10 p.44) En Lycée (Pro ou GT), ce champ n’est pas proposé 16

Saisie des décisions d’orientation Attention, lors de la phase de saisie des vœux dans la voie professionnelle (du 4 au 18 mai 2010), la décision d’orientation ne doit pas être renseignée de manière anticipée. Elle ne sera pas saisie lors de cette phase. Par contre, à la fin de la phase de saisie des vœux dans la voie générale et technologique (le 17 juin 2010) tout élève de 3ème devra avoir une décision d’orientation. Pour les élèves faisant appel, c’est la décision du conseil de classe qui doit être saisie et maintenue jusqu’au résultat de la commission d’appel.

Données personnelles de l’élève : L’avis médical permet de signaler une situation médicale particulière. En parallèle, un dossier médical doit être transmis sous pli cacheté au médecin conseil de l’Inspecteur d’académie avec une copie du formulaire de demande d’affectation et du récépissé de saisie des voeux. Ces cas sont examinés en commission et la décision d’attribution d’un bonus est prise ou non, sur avis du médecin. Pour passer à l’écran de saisie des vœux 18

4. Recherche et sélection d’un vœu Partie active en jaune cliquez sur le point d’interrogation pour faire apparaître le formulaire de recherche d’un vœu 19

En recherche simple on peut saisir le code ou une partie de l’intitulé de la formation. En recherche avancée, on peut affiner la recherche avec l’établissement d’accueil, la ville et le code :

5. SAISIE des vœux en COLLEGE Elle concerne tous les élèves candidats à une : 2nde GT, 2nde Professionnelle (préparant à un bac pro 3 ans ou à un des 2 BEP) , 1ère année de CAP , préparée dans un lycée public de notre académie relevant de l’éducation nationale ou de l’agriculture.   21

5.1 Saisie d’un vœu vers la voie professionnelle collège 5.1 Saisie d’un vœu vers la voie professionnelle (Bac pro 3ans, CAP, BEP) 1) Saisir directement le code fourni dans le catalogue des vœux 2) Ou Cliquer sur le «?» pour accéder au formulaire de recherche En attente de la nouvelle interface 3) Renseigner la langue vivante et le régime. Ce dernier est toujours « externe ». Les demandes d’internat faisant l’objet d’une procédure particulière. 22 4) Valider

En attente de la nouvelle interface Pour ajouter un autre vœu, il faut cliquer sur ce bouton et répéter la procédure précédente. Lorsque tous les vœux formulés par l’élève sont saisis, l’étape suivante est la saisie des notes 23

5.2 Saisie d’un vœu vers la voie Générale et technologique collège 5.2 Saisie d’un vœu vers la voie Générale et technologique vœu non dérogatoire (sans demande d’assouplissement de la carte scolaire) vœu dérogatoire (avec demande d’assouplissement de la carte scolaire) En attente de la nouvelle interface 24

Notion de vœu dérogatoire Est dérogatoire un vœu qui concerne une classe de seconde GT avec des Enseignement d’exploration (EE) courants (non contraints) dans un lycée hors de la zone géographique de recrutement de l’élève. Ce type de vœu peut donner lieu à la prise en compte de situation particulière (assouplissement de la carte scolaire). N’est pas dérogatoire : un vœu en 2de GT avec EE courants dans le lycée situé dans la zone géographique de recrutement de l’élève un vœu en 2GT avec EE rares (contraints). Pour ce type de vœu, le recrutement est académique : seules les notes sont prises en compte. 25

Saisie d’un vœu NON dérogatoire (sans demande d’assouplissement de la carte scolaire) En attente de la nouvelle interface 2) Puis valider pour accéder à l’écran suivant 1) Le champ « vœu de dérogation » est initialisé sur « Non ». Il ne faut donc rien modifier

Saisie d’un vœu DEROGATOIRE : demande d’assouplissement de la carte scolaire Attention ! Seul le premier vœu peut être dérogatoire En attente de la nouvelle interface 1) Lorsque le champ « vœu de dérogation » est renseigné sur « oui », une nouvelle fenêtre s’ouvre dès que l’on valide 2) Valider 27

Saisie d’un vœu DEROGATOIRE : demande d’assouplissement de la carte scolaire En attente de la nouvelle interface Renseigner les divers critères d’assouplissement de la carte scolaire Pour donner lieu a une prise en compte dans l’affectation, cette saisie doit être doublée du formulaire papier de votre département avec les pièces nécessaires pour validation par l’IA. 28

Critères d’assouplissement de la carte scolaire : Circulaire n° 2008-042 du 4-4-2008 1. les élèves handicapés 2. les élèves bénéficiant d'une prise en charge médicale importante à proximité de l'établissement demandé 3. les boursiers au mérite et sociaux 4. les élèves qui doivent suivre un parcours scolaire particulier 5. les élèves dont un frère ou une sœur est scolarisé(e) dans l'établissement souhaité 6. les élèves dont le domicile, en limite de zone de desserte, est proche de l'établissement souhaité

5.3 Saisie d’un vœu de doublement collège 5.3 Saisie d’un vœu de doublement Pour les collèges, tout élève présent dans AFFELNET doit avoir au moins un vœu. Pour les élèves doublants de collège exclusivement, le vœu «DOUBLANT DE 3EME » devra être saisi. Le code de ce vœu sera disponible dans le catalogue des vœux. 30 30 30

5.4 Saisie d’un vœu de recensement collège 5.4 Saisie d’un vœu de recensement Les élèves non doublants et qui ne souhaitent pas émettre de vœux dans notre académie pour une des raisons suivantes : - Déménagement - Demande de formation par la voie de l’apprentissage - CFA (hors CAP intégrés à la procédure d'affectation informatisée AFFELNET – cf circulaire n° 2010-36) - Demande de formation dans l’enseignement privé devront saisir un vœu de recensement correspondant. Le code de ce vœu sera disponible dans le catalogue des vœux. Dans le cas ou ces élèves souhaitent formuler des vœux par sécurité, aucun vœu de recensement ne doit être saisi. Un vœu de recensement ne peut coexister avec un vœu « classique » 31

6. Saisie des vœux en Lycée général & Technologique Doublement & changement d’orientation En LGT, seuls les élèves souhaitant doubler ou se réorienter vers la voie pro dans un lycée public doivent participer à l’affectation. Tous les autres élèves, même s’ils apparaissent dans AFFELNET ne doivent pas faire l’objet d’une saisie de vœu. Les élèves dont le dossier est resté vide (sans vœux) seront écartés au moment du traitement informatique. 32

6.1 Saisie d’un vœu de doublement LGT 6.1 Saisie d’un vœu de doublement En attente de la nouvelle interface Attention ! Le candidat au doublement de la 2nde GT bénéficie d’une priorité absolue s’il demande à redoubler au sein du même établissement. Compte tenu de la réforme du lycée, les enseignements d’exploration ne peuvent pas être pris en compte dans l’attribution de cette priorité. Il appartient au chef d’établissement d’évaluer l’opportunité d’une éventuelle saisie pour des enseignements d’exploration à capacités contraintes. 33

6.2 Saisie d’un vœu de changement d’orientation ► Les élèves de seconde GT souhaitant se diriger vers la voie professionnelle peuvent postuler pour toutes les 1ere professionnelle. Les élèves de 2nde GT doublants (qui étaient déjà en 2nde GT en 2009/2010) sont prioritaires pour l’accès en 1ère Pro. ► Les élèves de 2nde GT qui souhaiteraient se réorienter en 2de professionnelle et en 1ère année de CAP ne sont pas prioritaires. Dans ce cas, la priorité est donnée aux montants de 3e. 34

7. Saisie des vœux en Lycée Professionnel 1ère Pro, de 1ère BMA ou de 1ère Technologique Seuls les élèves issus de CAP ou BEP, candidats à une poursuite d’étude en lycée public participent à la campagne d’affectation. Dans tous les autres cas de figure, le dossier de ces élèves ne doit pas être renseigné. Au moment du « tour », tous les dossiers sans vœux seront écartés du traitement. 35

7.1 saisie d’un vœu de 1ère pro, 1ère BMA ou de 1ère Techno 1) Saisir le code du vœu ou utiliser l’aide à la saisie en cliquant sur « ? » 2) Préciser la langue et le régime 3) Saisir l’avis du conseil de classe (voir page suivante) 4) Valider 36

« Avis du conseil de classe » 7.1 saisie d’un vœu de 1ère pro, 1ère BMA ou de 1ère Techno (suite) « Avis du conseil de classe » Le conseil de classe émet un avis sur l’aptitude à réussir dans la section demandée. Cet avis peut prendre 3 valeurs : code signification TF Très Favorable F Favorable R Réservé Les avis « TF » et « F » donnent lieu à une majoration de bonus qui entre directement en compte dans l’affectation. Si l’avis est « Réservé » pour la 1ere techno, le vœu ne doit pas être saisi. 37

8. Saisie des notes AU COLLEGE : Pour la voie professionnelle, les notes doivent être saisies pour chaque élève. Pour la voie GT, les notes seront basculées automatiquement à partir du module NOTANET dans AFFELNET pour les élèves présentés au brevet des collèges, session de juin 2010, (pour lesquels l’identifiant aura été saisi dans NOTANET) Mais la saisie des notes sera manuelle pour :  Les doublants de 3ème qui sont déjà titulaires du brevet  Les élèves de 3ème SEGPA et 3ème alternance  Les élèves des classes non francophones Pour les élèves de 3eme SEGPA et de CLA, la note technique précisera la procédure de correspondance des notes pour ces élèves. Pour ces élèves, un tableau d’équivalence des notes et des champ AFFELNET sera fourni dans la note technique 38

Saisie des notes (suite) AU LYCEE GT : La saisie des notes sera manuelle pour tous les élèves participant à l’affectation. La note technique précisera la procédure de correspondance des notes (les intitulés des champs dans AFFELNET sont paramétrés pour les notes de 3eme générale). Au LYCEE PRO : La saisie des notes est manuelle pour l’affectation post BEP /CAP. 39

Saisie des notes (suite) Tout champ précédé d’une « * » et qui reste non renseigné est bloquant. 40

9. Travail sur les vœux & impression des fiches récapitulatives Lorsque plusieurs vœux ont été saisis, il est possible de les supprimer ou de changer leur rang  en cliquant sur le bouton « supprimer », « descendre » ou « monter » : Quand tous les vœux de l’élèves sont saisis, cliquez sur « fin de saisie des vœux » pour accéder à la fiche récapitulative 41 41 41

Il est aussi possible d’imprimer la fiche d’un élève à la fois Vous pouvez également imprimer cette fiche grâce au menu « impression fiche élève » dans le menu latéral droit. Lorsque vous validez votre «établissement, vous avez la possibilité d’imprimer les fiche élèves par classe d’origine Il est aussi possible d’imprimer la fiche d’un élève à la fois

impression des fiches récapitulatives Attention ! Pour que la mention « saisie valide » apparaisse sur la fiche, les notes doivent obligatoirement être saisie avant l’édition de la fiche. Cette fiche récapitulative est obligatoirement remise à la famille pour validation. Les fiches récapitulatives doivent systématiquement être jointes aux dossiers envoyés à l’IA ou au SAIO pour les vœux soumis à commission. 43 43 43

10. SAISIE & CONTRÔLE DES DECISIONS D’ORIENTATION (uniquement en collège) La saisie et le contrôle des décisions d’orientation interviendra uniquement lors de la phase d’affectation dans la voie GT (du 3 au 17 juin 2010) 44 44

Saisie des décisions (collège uniquement) 45 45

Pour passer à la page suivante Saisie des décisions (collège uniquement) Au départ, les décisions sont toutes initialisées sur « seconde générale et technologique ». Attention ! Il faut impérativement valider avant de passer à la page suivante sinon la saisie sera perdue. Pour passer à la page suivante 46

Contrôle des décisions (collège uniquement) Liste des élèves sans décision  Le contrôle permet d’obtenir la liste des élèves sans décision d’orientation et aussi la liste des élèves qui n’ont pas fait des vœux conformes à la décision du chef d’établissement : 47 47

Contrôle des décisions (collège uniquement) AFFELNET effectue un contrôle sur la cohérence des décisions avec les vœux exprimés : Décisions Vœux possibles 2de Générale et technologique 2de Professionnelle 1ère année de CAP Doublement Vœu « DOUBLANT DE 3EME »

Contrôle des décisions (collège uniquement) Décision du chef d’établissement Vœu de l’élève incohérent avec la décision d’orientation 49 49

Message à obtenir pour pouvoir passer à la validation : Contrôle des décisions (collège uniquement) Message à obtenir pour pouvoir passer à la validation : 50 50

Cas des élèves faisant appel de la décision Compte tenu que la période de saisie des vœux se termine avant les commissions d’appel : Pour les élèves faisant appel, c’est la décision du conseil de classe qui doit être saisie. Par conséquent, les vœux incohérents avec la décision ne seront pas saisis. Un vœu de recensement « APPEL DE LA DECISION » pourra être renseigné si l’élève n’a pas fait de vœux dans la voir pro afin de pouvoir procéder à la validation de fin de saisie. Si, à l’issue de la commission d’appel, l’élève obtient le passage en 2nde GT, les vœux concernant cette voie d’orientation devront être transmis à l’IA pour pouvoir être pris en compte dans l’affectation. Les collèges privés transmettent par fax au SAIO les vœux à saisir suite aux commissions d’appel.

11. Contrôle des dossiers (collège, LP, LGT) En plus du contrôle des décisions d’orientation spécifique aux collèges, un contrôle des dossiers doit être effectué par tous les établissements. Cette opération consiste à vérifier que pour tout dossier d’élève comportant au moins 1 vœu, les informations nécessaires à l’affectation sont bien présentes. Une fois ces contrôles effectués, le chef d’établissement doit procéder à la «validation de fin de saisie». Cette étape est absolument nécessaire et doit être réalisée par tous les établissements pour pouvoir lancer le traitement des candidatures au niveau académique. 52

Contrôle Cette liste permet d’avoir une vision rapide des élèves pour lesquels il manque un élément essentiel à l’affectation (avis, note, décision…) 53

Il faut ensuite retourner dans le dossier de l’élève pour le compléter en cliquant sur l’INE. L’onglet (identification/vœux/note) dans lequel manque l’information sera signalé par le pictogramme : 54

12.Validation de la saisie par le chef d’établissement Cette étape est primordiale pour pouvoir lancer le traitement des candidatures. Elle doit être effectuée le 17 juin 2010 avant 10h00. Passé ce délai, les élèves des établissements qui n’auraient pas validé seront écartés de l’affectation. Les étapes de contrôle peuvent être effectuées les jours précédents pour préparer cette validation. 55 55 55

Validation de la saisie par le chef d’établissement 56

Lorsque certains dossiers sont incomplets, le message suivant apparaît : Il faut alors retourner dans la partie « liste des élèves dont la saisie est incomplète ». 57 57

Lorsque la saisie est complète il faut confirmer la validation. Dés qu'une modification est effectuée dans les dossiers élèves, la validation du chef d'établissement s’annule. L’opération de validation doit être répétée. 58 58

EN RESUME : Champs à renseigner dans AFFELNET « Zone géographique» Etablissement d’origine Collège Lycée Général et technologique Lycée professionnel Post 3eme Post BEP Onglet « identification » « Zone géographique» Obligatoire :se référer aux consignes départementale « Décision d’orientation » Obligatoire et doit être en conformité avec les vœux exprimés Onglet « Vœux » Présence d’au moins 1 vœu Obligatoire pour tous les élèves Sauf pour les collèges privés Uniquement pour les élèves doublants ou souhaitant se réorienter Uniquement pour les élèves candidat à un doublement ou une réorientation en 2nde pro ou 1ère année de CAP Uniquement pour les élèves candidat à une poursuite d’étude en bac pro, BMA ou 1ère Techno « Avis Conseil de classe » Obligatoire pour chaque vœu exprimé (TF/F/R) Onglet « note » Notes Saisie des notes manuelle (dans le cas où la bascule NOTANET n’est pas possible) Voie Pro : Pour tous les élèves Voie GT: - Doublants de 3ème déjà titulaires du DNB - 3ème SEGPA et 3ème alternance/Insertion - classes d’accueil tous les élèves participant à l’affectation

13. Diffusion des résultats de l’affectation Le menu « Listes et statistiques » permet d’obtenir : Les listes des élèves affectés pour les établissements d’accueil les listes des affectés et non affectés pour les CIO Des statistiques sur l’affectation pour les CIO Les résultats de l’affectation seront disponibles pour les établissements d’origine via le menu « diffusion des résultats » : - Le mercredi 2 juin à 14h pour la voie pro (post 3eme et post BEP/CAP) - Le vendredi 25 juin à 10h pour la voie GT 60 60 60

Diffusion des résultats : Les établissements d’accueil et d’origine ont la possibilité de donner un certain nombre de consignes qui apparaîtrons sur une page supplémentaire à la suite de la notification. Cliquez sur les menus pour éditer les notifications 61

14. Listes complémentaires pour la voie professionnelle Le 11 juin au plus tard des listes complémentaires seront mises à disposition des établissement d’accueil et des établissement origine. Seuls des élèves non affectés figureront sur ces listes Tous les élèves non affectés figureront sur ces listes Les établissements d’accueil pourront recourir à ces listes en cas de désistements ou de non inscription Les établissements d’origine pourront informer les élèves non affectés figurant sur les listes complémentaires à des rangs non utiles des places restées vacantes à l’issue du tour voie pro début juin. Les élèves intéressés pourront contacter directement les établissements d’accueil sans attendre le 2ème tour de septembre.

15. Tours suivants (septembre) : édition des notifications Lors de l’édition des notifications, il faut préciser « OUI » au champ « tour(s) suivant(s) »: 64