Gestion des commandes de vente SAP Best Practices for Retail (France)

Vue d'ensemble du scénario – 1 Objectifs et avantages : Objectif Il s'agit d'un scénario B2B (Business-to-Business) : vous vendez des marchandises à des fournisseurs connus (avec enregistrement de données de base) qui, à leur tour, les vendent à leurs clients (commerce de gros). Outre ces fonctions de traitement des commandes client, ce scénario inclut également les étapes de processus suivantes : contrôle du plafond de crédit et contrôle de disponibilité, consignation, traitement des commandes en suspens, contrat client, catalogue de produits, points de vente en ligne, facture client, gestion des paiements et ristournes. Avantages La chaîne de documents complète (phase d'avant-vente, commande, actions consécutives) constitue un historique ou un flux de documents. Le flux de données circulant d'un document à un autre réduit le traitement manuel et facilite la résolution des problèmes. La répartition des stocks de retours dans les commandes en suspens vous permet de gérer la répartition des retours pour les commandes en suspens et les transferts de stock. Si l'article n'a pas été utilisé et qu'il peut être réexpédié facilement, il est plus rapide et plus économique de l'utiliser pour les commandes en suspens ou les commandes de transfert plutôt que de le transférer de nouveau vers le stock à utilisation libre pour qu'il soit prélevé et expédié ultérieurement. Principaux flux de processus pris en charge Création de commandes client standard, de commandes d'urgents, de commandes à livraison directe Traitement et réordonnancement des commandes en suspens Création de factures client Gestion des paiements Gestion des retours client Gestion des ristournes Gestion d'une consignation client Gestion d'un contrat client Gestion du catalogue de produits

Vue d'ensemble du scénario – 2 Applications SAP requises : Obligatoire SAP EHP3 pour SAP ERP 6.0 Rôles de l'entreprise impliqués dans les flux de processus Commercial dans la distribution Gérant de point de vente Chef magasinier dans la distribution Assistant de la comptabilité fournisseurs Assistant de la comptabilité clients

Diagramme du processus Traitement et réordonnancement des commandes client et commandes en suspens Commercial dans la distribution Commande client standard/ Commande d'urgents/ Commande à livraison directe Étapes 3.3-3.5 4.6 Analyse du réordonnancement des documents de vente 3.6 Contrôle du plafond de crédit 3.7 Contrôle de disponibilité Gérant de point de vente 4.4 Suivi du stock de retours après la répartition 4 Traitement et réordonnancement des commandes en suspens 4.1 Exécution de l'outil CATT 4.2 Suivi du stock de retours Chef magasinier dans la distribution 4.3 Répartit. du stock de retours dans les commandes en suspens 4.5 Réordonnancement des documents de vente

Types de commande client Une commande client est une demande adressée par le client à la société pour qu'elle fournisse des marchandises ou des services à une date donnée. La demande est reçue par un domaine commercial qui devient responsable du traitement de la commande. Commande client standard : Les marchandises sont collectées ou livrées, puis facturées ultérieurement. Commande d'urgents : Les marchandises sont collectées ou livrées immédiatement et facturées ultérieurement. Commande à livraison directe : Les marchandises sont directement livrées par le fournisseur au client. La société de commande les facture au client. Commande client au comptant : Les marchandises sont collectées et payées immédiatement.

Options pour la création d'une commande (1) Vente croisée : En fonction de l'article entré, d'autres articles associés sont proposés. Proposit. de prod. dynamique : En fonction du client entré, les articles (Historique, PP...) associés à ce numéro de client sont proposés.

Options pour la création d'une commande (2) Le contrôle du plafond de crédit permet de contrôler si un client a déjà atteint son plafond de crédit et d'identifier les conséquences associées (avertissement, erreur ou blocage de livraison). Ce contrôle peut être effectué dans tous les documents de vente. La livraison d'un produit à une date précise n'est possible que si ce produit est disponible pour toutes les étapes de traitement à réaliser avant la livraison. Pour s'en assurer, la fonction de contrôle de disponibilité est utilisée dans la commande.

Traitement des commandes en suspens Contrôle stocks de retours sur march. non endommagées et non utilisées Référencement des besoins pertinents pour les documents de vente Traitement manuel Affectation des quantités ATP Sélection et traitement des commandes en suspens pour un article spécifique Traitement des commandes en suspens avec liste de sélection pour doc. vente

Réordonnancement Sélection des positions de doc. vente en cours pour l'article sélectionné, avec contrôle de disponibilité Analyse du dernier cycle de réordonnancement

Facture client La « facture client » est un terme générique qui désigne les factures, les avoirs, les notes de débit, les factures pro forma et les documents d'annulation. La facturation constitue la dernière étape de traitement d'une transaction commerciale dans l'administration des ventes.

Diagramme du processus Facture client Commercial dans la distribution 5.3 Génération de document(s) précédent(s) via eCATT 5.4 Création d'une facture en ligne à partir d'une livraison sortante 5.6 Encaissement dans FI 5.5 Génération d'une facture groupée en arrière-plan Solution 1 : Solution 2 :

Retour client Le retour de marchandises s'explique de diverses manières : - Les marchandises sont endommagées au point qu'elles ne peuvent pas être à nouveau transférées vers le stock normal, mais doivent être retournées au fournisseur. - Les marchandises ne conviennent pas au client qui souhaite les remplacer. Cependant, les marchandises peuvent être réutilisées entièrement ou partiellement. - Les marchandises ne conviennent pas au client qui souhaite être remboursé ou obtenir un avoir. Les marchandises peuvent être réutilisées entièrement ou partiellement. Lorsque les marchandises retournées sont reçues du client, elles sont d'abord enregistrées dans un stock de retours bloqués. Les marchandises retournées sont contrôlées et une décision est prise concernant leur destination. Par exemple : stock de casse (marchandises retournées au fournisseur ou détruites), ventes au personnel, transfert vers le stock normal ou répartition dans les commandes en suspens.

Diagramme du processus Retour client Commercial dans la distribution 6.3 Préparations 6.4.3 Enregistrement de l'entrée de marchandises pour les marchandises retournées 6.4.6.2 Suivi du stock de retours 6.6 Création d'un retour avec livraison ultérieure gratuite 6.6.5 Affichage du stock 6.4.4 Suppression du blocage de la facturation 6.4.6.1 Émission de l'avoir 6.6.1 Création d'une commande de retour 6.6.4 Enregistrement de l'entrée de marchandises pour les retours 6.4 Exécution 6.4.1 Création d'un retour 6.5.2 Suivi du stock de retours 6.5.5 Transfert du stock bloqué vers le magasin du retour de livraison 6.7.4 Contrôle du flux de documents 6.7.1 Création d'une livraison ultérieure gratuite 6.4.2 Création d'une livraison de retours 6.5.1 Enreg. transfert intégral dans stock à utilisation libre 6.5.6 Contrôle du stock 6.6.6 Validation des retours pour un traitement ultérieur 6.4.5 Création d'un avoir 6.4.6 Transfert à la comptabilité 6.6.2 Création d'une livraison de retours 6.6.3 Enregistrement de la livraison de retours 6.5.3 Transfert du stock de retours vers le stock bloqué 6.5.4 Contrôle du stock 6.7.2 Création d'une livraison pour la livraison ultérieure gratuite 6.7.3 Sortie de marchandises pour livraison ultérieure gratuite

Process de gestion des retours Finance : Logistique : Entrée des retours client Avoir ou Livraison ultérieure gratuite Stock Correction des stocks (entrée dans stock bloqué) Processus suivants Contrôle des factures logistique Entrée des retours client Entrée de marchandises Création d'un ordre de retour client Enregistrement de transfert de stock Dans le stock à utilisation libre ou Répartition dans commandes en suspens Enreg. transfert dans stock de retour livraison Processus suivants Retour de livraison au fournisseur Contrôle des factures

Arrivée des marchandises retournées Enregistrement de l'entrée de marchandises Enregistr. dans le stock bloqué

Évaluation des marchandises retournées Contrôle des marchandises Décision pour utilisation ultérieure Retour dans le stock à utilisation libre Transfert vers le stock de retours

Utilisation supplém. I – Stock à utilisation libre Retour dans le stock à utilisation libre Affectation aux commandes en cours

Utilisation supplém. II – Stock de retours Transfert dans le stock de retours Récupération et recyclage

Retour de livraison au fournisseur Traitement ultérieur Retour de livraison au fournisseur

Gestion des ristournes Dans le cadre de la procédure des ristournes, vous pouvez offrir un prix réduit, par exemple, lorsqu'un client achète certaines quantités d'articles spécifiques en même temps, utilise une carte privative pour le paiement, ou atteint ou dépasse le volume d'affaires au cours d'une période convenue à l'avance.

Diagramme du processus Gestion des ristournes Commercial dans la distribution 7.3 Gestion des ristournes (dans ADV) 7 Gestion des ristournes 7.3.1 Affichage du statut de l'accord sur les ristournes 7.3.1.1 Décompte des accords 7.3.2 Création d'un accord sur les ristournes 7.3.3 Mise à jour du volume d'affaires 7.3.4 Génération d'un « nouveau » vol. d'affaires 7.3.4.1 Création d’une commande client 7.3.4.2.2 Création et confirmation ordre de transp. avec sortie de march. 7.3.4.2.1 Création de la livraison 7.3.5 Affichage des données du volume d'affaires 7.3.4.3 Création de la facture 7.3.4.2.3 Flux de documents 7.3.4.2 Livraison sortante 7.3.7.1 Validat. demande d'avoir pr calcul partiel de ristourne 7.3.7.2 Facturat. demande d'avoir pr calcul partiel de ristourne 7.3.6 Affichage des analyses descendantes 7.3.7 Réalisation d'un décompte partiel 7.3.8 Validation de l'accord pour décompte 7.3.9 Création d'un décompte final 7.3.9.2 Facturat. demande avoir lié à ristourne pr décompte final 7.3.9.1 Validat. demande avoir lié à ristourne pr décompte final 7.3.10 Affichage de l'historique des paiements

Consignation client Les marchandises en consignation sont des marchandises stockées sur un site client, mais appartenant toujours à votre entreprise. En terme de planification, ce stock n'est plus disponible et est géré indépendamment. Le client n'est pas obligé de payer ces marchandises tant qu'elles ne sont pas retirées du stock d'articles en consignation. Le client peut aussi retourner les marchandises en consignation dont il n'a pas besoin. La gestion des articles en consignation est avantageuse pour les deux parties. Les clients stockent les marchandises en consignation dans leurs propres magasins. Le client peut accéder à tout moment aux marchandises dans l'entrepôt de consignation. Il est facturé pour les marchandises retirées de l'entrepôt et ce uniquement pour la quantité réelle perçue.

Diagramme du processus Consignation client Commercial dans la distribution 8.4 Réduction du stock en consignation chez le client 8.4.1 Solution 1 : Prélèvement d'articles en consignation 8.3.1 Création de la livraison 8.4.2 Solution 2 : 8.5 Process. facult. après prélèv. art. consig. :
 retour art. consig. 8.5.3 Facturation ou avoir pr retour articles en consignat. créé 8.5.2 Suppression du blocage de la facturation 8.5.1 Entrée de marchandises 8.4.1.2 Facturation 8.4.1.1 Sortie de marchandises 8.3 Ordre de réapprov. d'articles en consignation 8.3.2 Création et confirmation d'un ordre de transport 8.3.3 Flux de documents 8.3.4 Stock d'articles en consignation

Contrat client Les contrats client sont des contrats-cadres client présentant la date d'achat des marchandises au cours d'une période spécifique. Les contrats sont conclus avec le client afin d'estimer l'achat/la production et la vente des marchandises de façon plus optimale, ce qui permet ensuite de négocier de meilleures conditions.

Diagramme du processus Contrat client Commercial dans la distribution 9.3.2 Création d'un appel sur contrat pr un contrat en quantité 9.3.1 Contrat en quantité 9.4.1 Contrat en valeur 9.4.2 Création d'un appel sur contrat pour un contrat en valeur

Catalogue de produits Le catalogue de produits constitue la base des catalogues imprimés et électroniques. Le catalogue est géré dans le système SAP ERP et peut être transféré vers des systèmes externes, puis traité en tant que modèles pour les catalogues imprimés ou électroniques (CD-ROM ou Internet). Les IDoc et les BAPI sont disponibles pour l'exportation des données de catalogue.

Diagramme du processus Catalogue de produits Commercial dans la distribution 10.4 Gestion de documents et de textes dans la fiche article 10.3 Création de fiches infos-document 10.5 Création d'un catalogue de produits 10.5.1 Création de données de base 10.5.2 Détermination du prix dans le catalogue de produits 10.5.3.1.2 Ajout manuel d'articles aux zones 10.5.3 Création de hiérarchie de structure pr catalogue de prod. 10.5.2.2 Définition de la méthode de détermination des prix 10.5.3.1.1 Création de zones subordonnées 10.5.3.1 Création manuelle d'une hiérarchie de structure 10.5.2.1 Schéma client 10.5.3.1.3 Ajout d'articles aux zones via l'article par défaut 10.5.3.2 Alternative : création automat. de hiérarchie de struct. 10.5.4 Gestion de textes et de doc. pr les articles et les zones 10.6 Création d'un catalogue de produits de promotion 10.5.4.1 Gestion des zones 10.5.4.2 Gestion des articles 10.6.4 Lien établi entre une promotion et un catalogue de prod. 10.6.3 Prix de vente promotionnels 10.6.2 Création d'une hiérarchie de structure 10.6.1 Création de données de base

Légende <Fonction> Lien au diagramme Impression / Document Symbole Description Commentaires relatifs à l'utilisation Bandeau : Identifie un rôle utilisateur (Examinateur des factures ou Commercial, par exemple). Ce bandeau peut également identifier une entité organisationnelle ou un groupe plutôt qu'un rôle spécifique. Les autres symboles du flux de processus sont décrits ci-dessous. La table comporte autant de lignes que nécessaire pour couvrir l'ensemble des rôles du scénario. Le bandeau d'un rôle contient les tâches communes à ce rôle. Événements externes : Contient les événements marquant le début ou la fin du scénario, ou ayant une incidence sur le déroulement du scénario. Ligne de flux (continue) : La ligne indique la séquence normale des étapes et la direction du flux dans le scénario. Ligne de flux (discontinue) : La ligne indique le flux de tâches utilisées de façon irrégulière ou de tâches conditionnelles dans un scénario. La ligne permet également d'accéder aux documents inhérents au flux de processus. Relie deux tâches dans un processus du scénario ou un événement hors étape Activité de gestion/Événement : Identifie une action interne ou externe au scénario, ou un processus externe se déroulant au cours du scénario. Ne correspond pas à une étape opératoire du document Processus individuel : Identifie une tâche traitée étape par étape dans le scénario Correspond à une étape opératoire du document Référence à un processus : Si le scénario fait référence à un autre scénario dans son ensemble, saisissez ici son numéro et son nom. Référence à un sous-processus : Si le scénario fait partiellement référence à un autre scénario, saisissez ici le numéro, le nom et les numéros d'étape de ce scénario. Décision liée à un processus : Identifie un point de décision ou de choix pour l'utilisateur final. Les lignes illustrent les différents choix qui partent du losange. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente plutôt le choix à faire après l'exécution d'une étape. Symbole Description Commentaires relatifs à l'utilisation Du dernier diagramme/au suivant : Conduit à la page suivante / précédente du diagramme Le diagramme se poursuit sur la page suivante/précédente. Impression/Document : Identifie un document, un programme ou un formulaire imprimé Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais sert à représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante Données réelles financières : Indique un document comptable financier Planification budgétaire : Indique un document de planification budgétaire Processus manuel : concerne une tâche réalisée manuellement Ne correspond pas à une étape opératoire d'un document, mais symbolise une tâche effectuée manuellement (déchargement d'un camion au magasin, par exemple), qui affecte le flux de processus. Version/données existante(s) : Ce bloc concerne les données provenant d'un processus externe Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente les données provenant d'une source externe. Cette étape ne possède aucune ligne de flux entrante Décision positive/négative du système : Ce bloc couvre une décision automatique prise par le logiciel Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente une décision automatique du système après l'exécution d'une étape. Lien au diagramme <Fonction> Impression / Document Externe à SAP Données réelles financières Planification budgétaire Activité de gestion/Événement Processus manuel Processus individuel Référence à un processus Version/données existante(s) Référence à un sous-processus Décision positive/négative du système Décision liée à un processus

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