M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais Management de projet M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais

PLAN INTRODUCTION ETUDES PRELIMINAIRES LANCEMENT du PROJET GESTION des DELAIS Pilotage des coûts

Pilotage des coûts Introduction Budget d’un projet Coutenance CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices

Que se passe-t-il s ’il n ’y a pas de pilotage ?

Dépassement des Délais Charges Diminution de la fourniture Pénalités de retard Diminution des marges Insatisfaction du client Mauvais résultats financiers Fragilisation de la société

Euphorie Promotion Punition Inquiétude Recherche de coupables Panique Prozac Conception Développement Tests Recette Production

La solution à adopter Mettre en place un Contrôle Les mesures L ’analyse Les actions correctrices La responsabilisation

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Les coûts d'un projet : trier et organiser Personnel interne ou externe Personnel MOE et MOA Formation Matériel & Logiciel Installation Environnement Câblage / climatisation / porte / ... Coût d'exploitation ou d’utilisation Maintenance Sécurité & Réseau Organisation Nouveau processus / baisse de production / augmentation de salaire

Les coûts d’un projet : difficultés Les coûts les plus importants : Coûts dus aux ajustements organisationnels Coûts d ’exploitation sur la durée de vie Les coûts les plus visibles ne sont pas les plus grands : Coûts sur factures externes Coûts directs Performance Prévue Performance actuelle Ajustement Performance Réelle

Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation Le coût de développement J/H MOE et J/H MOA Si plusieurs profils de compétences travaillent sur le projet (Chef de projet, analyse, consultant externe, etc.), il faudra les différencier. Autres coûts d’investissement : Achats de matériels, de prestations, ….

Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation Les coûts d’exploitation Identifier fixe et variable Identifier Direct et indirect

Le budget complet du projet Montant de l’investissement initial : I Tableau des cash flow : Fonction des hypothèses de développement

Rappel : calcul de la rentabilité du projet Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés VAN, DRC, TRI Investissement en ANNEE 0 = XXX €

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Cost control : suivi des coûts d’une activité de projet Est-ce que cela coûte plus cher que prévu ? Que faire en cas de pb : Gestion pompier Ajustement mutuel Contrôle formel

Mesures Délai ou Durée = Charge / disponibilité Exemple : Développeur disponible à mi temps 4 jours de charges sur un module 8 jours de délai ou de durée

Principe du Suivi (1) : Un voyage de 300 km (charge) d'une durée de 3 h en consommant 30 litres d'essence (ressources) Au bout d'une heure on a consommé 14 litres Quel est le décalage par rapport au prévu ?

Principe du Suivi (2) : On a fait 120 km Quel est le décalage par rapport au prévu ? On a fait 20km de plus que prévu On a consommé 4l de plus que prévu Ecart de réalisation Ecart de consommation

Principes du contrôle Ne pas confondre temps passé et réalisé Loi du 80 / 20 Contrôler souvent pour réagir vite aux dérives Réallocation de ressources (Danger) Ré-définition du domaine fonctionnelle Ne pas contrôler TROP souvent Perte de temps Faire faire le contrôle par un "externe" au projet

Trois mesures pour suivre l’avancement 1 : Le temps prévu pour une tâche : Exemple : pour le mur 10 j/H 2 : Le temps passé sur la tâche : Exemple : Kevin a passé 8 J 3 Le reste à faire (ou le réalisé) sur la tâche Exemple : il reste 4 J/H de travail pour terminer Prévu Passé Reste à faire

Mesures - Coutenance Avancement en délai : unité = durée, contrat, planning d ’occupation des ressources Avancement en charge : unité : jours/homme, marge

Mesures Coûts budgétés : prévus au référentiel budget à date donnée Coûts réalisés : effectivement consommés ou engagés

Mesures : interprétations difficiles Coûts réalisés < Coûts budgétés pas nécessairement bon signe Coûts réalisés > Coûts budgétés pas nécessairement mauvais signe

Autre mesure nécessaire Travail effectué Avancement technique ou physique

Mesures du travail effectué LE PLUS DIFFICILE à mesurer : X / 100 % à dire d ’expert Jalons intermédiaires

Charge prévue au référentiel Mesures : Charges CBTP : Coût Budgété du Travail Prévu Charge prévue au référentiel Budget à date

CRTE : Mesures : Charges Coût Réel du Travail Effectué Charge Consommée

Mesures : Charges CBTE Coût Budgété du Travail Effectué Charge fictive

Mesures des écarts CRTE - CBTE = écart de rendement écart de coût en % = (CBTE-CRTE)/CBTE

Mesures des écarts CBTE – CBTP = écart d’activité écart planning en % = (CBTE-CBTP)/CBTP

Mesures des écarts CRTE - CBTE > 0 Coûte plus cher que prévu CBTE – CBTP > 0 On a fait plus que prévu

Indice d’activité = CBTE/CBTP Mesures des écarts Indice d’activité = CBTE/CBTP

Exemple du voyage Au bout d'une heure : CBTP : 10 litres pour 100 km CBTE : 12 litres pour 120 km CRTE : 14 litres pour 120km Indice de contrôle : (CRTE - CBTE) + (CBTE -CBTP) 4l = (14 - 12) + (12 -10) 4l = 2l de sur-consommation + 2l de sur-réalisation Indice d’activité = 12/10 = 1.2

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Contrôle formel : fiche de suivi Nom du projet Tâche ( responsable, (WBS) Dates (début-fin : prévues, estimées, réelles) Charge (prévue, consommée, resté à faire Observations : identification de problèmes, cause des retards, des surcoûts… …

Contrôle formel : réunion d’avancement Instrument de motivation et de responsabilisation Instance d’identification des problèmes Produit une liste d’actions Fait l’objet d’un compte-rendu

Anticipation des dérives Etudes comparatives : des objectifs intermédiaires des dérives des charges partielles des corrélations entre dérives des influences externes

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Entériner les dérives : Actions correctrices Entériner les dérives : Modifier les durées des tâches du Gantt Compléter le PERT Recalculer les dates et les marges Revoir le plan de charge …

Actions correctrices Modifier le contexte : Structure de l’équipe Embauche/débauche Recours aux heures supplémentaires Modifier les autres ressources Livraison incrémentale Réduction fourniture…

Actions correctrices : le risque majeur Avancement Prévu Introduction de nouvelles ressources Réel Fin projet Début projet Et en plus, le coût augmente !

Ce que vous devez savoir Connaissances Définitions CBTE … Principes Contrôles et corrections Savoir faire : Analyse des écarts (coûts & activité) Proposition de solution