1 Saddik Solbi Présenté par: 03/05/ 2007 Forum ESI-Entreprise 2007 LE CHANTIER DES ARCHIVES NATIONALES

2 INTRODUCTION ANALYSER LEXISTANT Complexité, multitude des intervenants, atomisation des dépôts darchives, manque de coordination dues à labsence dune politique nationale en la matière

3 INTRODUCTION DEPHASAGE ENTRE LES SERVICES DINFORMATION ET DE DOCUMENTATION ET CEUX DES ARCHIVES. Pléthore des SID et absence des Services darchives

4 INTRODUCTION Le Secteur privé et le semi-public en avance sur ladministration publique: cas des lauréats de lESI Multitude des sociétés de services en GED, record management, archivage électronique et migration et/ou conversion des SI.

5 INTRODUCTION Le Secteur privé et le semi-public en avance sur ladministration publique

6 INTRODUCTION La problématique archivistique nécessite lélaboration de normes, de standards et de systèmes inter opérables. La nécessité de penser à une ou plusieurs institutions qui auraient la charge de normaliser, promouvoir, adopter et adapter ces dites normes.

7 INTRODUCTION La gestion archivistique peut être donc appréciée selon des acceptions personnelles, technologiques, déontologiques, politiques ou même économiques …. ou simplement tout à la fois. Il devient nécessaire de linstitutionnaliser. Ce cadre institutionnel peut être ériger à différents niveaux : Il sagit de trois niveaux

8 Les trois niveaux I.Au niveau micro, une personne, une institution, entreprise, un département ou une Faculté II.Au niveau national à léchelle dune institution faisant partie du SNID ou dun projet de portée nationale tel que les archives du Maroc, la BNRM. Focaliser sur les aspects technologiques et techniques III.Au niveau global (applications des normes internationales).

9 Au niveau dune institution système de gestion de connaissance Un Portail d'institution et gestion de contenus Des Bases de connaissances et gestion électronique documentaire. Collaboration E-learning. Moteurs de recherche Veille technologique Business intelligence, data et text mining

10 Au niveau dune institution suite Outils de repr é sentation visuelle La gestion des connaissances est-elle toujours un projet d'une institution ?

11 Au niveau national Créer un cadre institutionnel pour les archives et la GED au niveau national suppose la mise en place dune politique nationale en matière de: TIC, information au sens large et archives. Cette Politique nationale doit comporter ce qui suit : Mise en place d infrastructures physiques ; Établissement dun cadre législatif et réglementaire ; Création de ressources nationales en information ;

12 Au niveau national suite Les applications sectorielles des TIC dans des domaines clés, la gestion des archives et du record management dans notre cas de figure ; Création de liens entre la politique nationale et les objectifs nationaux (e-Maroc, Administration on line, INDH,….), régionaux (NEPAD, AISI ) et mondiaux (SMSI, GNP, OMC et ses volets de e- commerce) e ; g,

13 Au niveau national suite Le développement des ressources humaines ou le renforcement des capacités tant techniques que de gestion

14 AU NIVEAU INETRNATIONAL 1 Linstitutionnalisation de larchivage électronique sest dabord manifestée dans les réseaux dinformation dits coopératifs, ensuite dans les différentes initiatives régionales visant la réduction de la fracture numérique entre info-pauvres et info- riches

15 LA NUMERISATION Numériser: façon de coder La numérisation des documents (textes, images, son et films) abolie la spécificité des supports et permet à lutilisateur de nouvelles possibilités de consultation, il sagit donc des germes embryonnaires de fonds virtuel

16 Fonds virtuel Le fonds virtuel: constitue un processus, une évolution A pour piliers les éléments suivants : Linformation en format numérique Laccès aux télécommunications Les outils directement utilisables par lUtilisateur

17 De la numérisation au fonds virtuel

18 1. Objectifs généraux Si l'on veut promouvoir la transparence dans l'administration publique et mettre en place un accès direct aux archives publiques au Maroc pour tous les citoyens, il faudra relever plusieurs défis :

19 1.Authenticité Garantir l'authenticité de l'information nest pas chose aisée. Les documents électroniques sont faciles à modifier. Document warehouse, archivage électronique et gestion des enregistrements électroniques proposent des solutions concernant la preuve d'audit et le stockage sécurisé à long terme. Il faudra adopter des règles permettant de définir des méthodes de stockage sécurisées comparables, qui garantissent l'authenticité des informations stockées.

20 2. Conservation et longévité Eu égard aux besoins de stockage des informations à court et à long terme, la conservation et la longévité des données constituent un véritable défi. Les supports et les logiciels de stockage retenus doivent pouvoir faire l'objet de migrations et de mises à niveau futures pour garantir l'intégrité des informations originales. Il faudra concevoir des standards et des procédures pour garantir la disponibilité à court et à long terme des informations, archives et documents.

21 3. Accessibilité Pour répondre aux besoins d'une société ouverte, axée sur l'information, l'accès à l'information doit être à la fois facile et uniforme. A l'heure actuelle, comme cet accès est encore souvent placé sous le signe de la diversité des méthodes et des interfaces utilisateur, il est souvent réservé aux spécialistes. Il faut donc le démocratiser.

22 4. Protection de la vie privée

23 5.Sécurité La sécurité est un des grands problèmes lorsque l'on parle des solutions accessibles au public. Il faut empêcher que des personnes non autorisées puissent avoir accès aux informations et les modifier ou les effacer.

24 6. Différenciation des utilisateurs Il y a de nombreuses catégories d'utilisateurs, qui vont du professionnel de l'information au citoyen moyen. Chaque catégorie d'utilisateurs a des besoins différents en termes d'interfaces, de techniques de recherche automatique, de préparation et de profondeur des informations. Les logiciels et les solutions d'accès à l'information doivent être conçus de manière à tenir compte de toutes ces catégories d'utilisateurs et à leur proposer des méthodes adéquates.

25 7. Rentabilité Le temps des solutions individuelles est révolu. Outre leur coût exorbitant, les applications de ce type ont pour inconvénient que leur mise en œuvre prend des années. L'on a besoin de logiciels standard qui soient à la fois efficaces et faciles à configurer, utilisables sur n'importe quelle plate- forme et multilingues pour répondre aux besoins du pays. Les institutions publiques doivent coopérer avec l'industrie TIC pour développer ces solutions.

26 8.Utilisation d'applications standard et/ou largement répandues L'industrie TIC peut proposer des solutions basées sur des standards reconnus. Ces standards concernent les méthodes daccès telles que SQL, formats de stockage, des types de définitions tels que XML, léchange de procédures et de protocoles. Les solutions standard dans le domaine de l'accès aux archives publiques peuvent revêtir la forme de progiciels mis à la disposition de chaque acteur à un coût minime, voire nul.

27 2. ASPECTS JURIDIQUES La promotion de la transparence de l'administration publique et de l'accès direct aux archives publiques pour tous les citoyens soulève une série de questions d'ordre juridique. Dans certains cas, il y aura même lieu de modifier le cadre légal.

28 1.Signature électronique La signature électronique confère une nouvelle qualité aux documents électroniques. Les documents pourvus d'une signature électronique possèdent la même validité juridique que les documents rédigés sur papier et signés à la main. Projet de loi sur léchange des documents juridiques

29 1.Signature électronique (2) Je suggère quil faut envisager différentes catégories de signature électronique en fonction de la nature juridique des documents et des actes administratifs correspondants. Etablir des règles régissant l'utilisation des différents types de signature électronique en fonction de la qualité de l'activité concernée et de la valeur de l'information. Les problèmes de l'archivage à court et à long terme et de l'admissibilité en droit des documents numériques ayant fait lobjet dune « migration » doivent être résolus.

30 2. Admissibilité des documents numériques Il faut réfléchir dès maintenant à ladmissibilité des documents électroniques auprès des juridictions car Les documents créés numériquement n'ont plus d'équivalent papier.

31 3.Code déontologique et éthique Dans un monde en rapide mutation, la législation ne peut pas fixer des normes techniques. Elle ne peut que fixer un cadre, définir des procédures et des normes de qualité.

32 4. Utilisation des informations et respect de la vie privée La protection des données à caractère personnel doit être garantie dans tous les systèmes de gestion d'archives. Des méthodes pratiques pour empêcher et dépister lutilisation illégale de données à caractère personnel doivent être intégrées dans les solutions TIC

33 5. Droits dauteurs et droits connexes Le libre flux et la libre utilisation des informations numériques présente un point faible. Le texte sur les droits dauteurs et droits voisins de lannée dernière

34 Harmonisation de la législation nationale avec la législation internationale

35 3. QUALIFICATION ET FORMATION 1.Insister sur les aspects de la GED 2.Référentiel métier 3.Formation aux nouveaux métiers de linformation 4.Visibilité 5.Valeur Ajoutée

36 4. PREREQUIS FONCTIONNELS ET TECHNIQUES

37 1.Standardisation Il y a un besoin de standardisation, d'harmonisation et de réglementation. La réponse à ce besoin aura des répercussions dans plusieurs domaines techniques liés aux logiciels, aux formats d'échange, aux protocoles et aux interfaces. La standardisation doit fixer des limites au développement de logiciels et de systèmes, mais doit aussi définir des règles déchanges, de qualité et dinteropérabilité.

38 2.les métadonnées Constituent un des défis qu'il est le plus impérieux de relever. Il ne devrait y avoir aucune différence entre les standards de métadonnées utilisés dans le service public et ceux utilisés dans le secteur commercial. La standardisation devra porter sur une série dattributs de base, les règles d'utilisation des métadonnées et un format autodescriptif tel que XML, avec des types de définition appropriés. Outre les informations relatives au document, les métadonnées doivent aussi comprendre des informations sur la sécurité et le contexte.

39 3.Modèles de référence pour lutilisation interne et externe des informations Il ny a aucun espoir que lon dispose dans chaque administration dun modèle daccès unique quel que soit le type de système utilisé. Mais il doit, au moins, y avoir des règles bien définies régissant laccès à linformation et l'utilisation qui en est faite. Ces règles doivent préciser quelles informations sont publiques, quelles informations revêtent un caractère privé et quelle qualité les informations doivent avoir pour pouvoir être publiées. Il convient à cet égard de faire une distinction entre les utilisateurs internes dune administration (le producteur, le collecteur et le gestionnaire de linformation dans des archives publiques) et les différents types dutilisateurs externes, dès lors que ces deux catégories dutilisateurs nauront pas les mêmes droits daccès

40 4.Multilinguisme Le Maroc a tout spécialement besoin de logiciels capables de gérer des informations multilingues (Arabe, Amazigh, Français, Espagnole et Anglais. Les exigences à cet égard comprennent la traduction automatique non seulement du texte mais aussi du contexte. Les thésaurus multilingues permettent dindexer les informations et de préparer les archives en vue de leur utilisation future par des particuliers qui ignorent à peu près tout des informations disponibles et de leur contexte. Pour mener ces tâches à bien, il faudra combiner plusieurs méthodes daccès structuré et de recherche en mode plein texte.

41 5.Modèles de référence pour lutilisation interne et externe des informations Il ny a aucun espoir que lon dispose dans chaque administration dun modèle daccès unique quel que soit le type de système utilisé. Mais il doit, au moins, y avoir des règles bien définies régissant laccès à linformation et l'utilisation qui en est faite. Ces règles doivent préciser: informations publiques, informations privées quelle qualité les informations doivent avoir pour pouvoir être publiées. Il convient à cet égard de faire une distinction entre les utilisateurs internes dune administration (le producteur, le collecteur et le gestionnaire de linformation dans des archives publiques) et les différents types dutilisateurs externes, dès lors que ces deux catégories dutilisateurs nauront pas les mêmes droits daccès.

42 6.Gestion des accès et autorisations Les droits daccès et les autorisations ne peuvent être gérés quau niveau de chaque institution mais pas au niveau national. Plusieurs sites, plusieurs fonds d'archives seront ouverts à divers groupes dutilisateurs. Les divers groupes dutilisateurs sélectionneront les informations auxquelles ils souhaitent avoir accès. Les bases pour de futures solutions seront des registres des services qui feront appel à des standards internationaux tels que LDAP.(Lightweight Directory Access Protocol). Il faut fixer des standards et des règles et les faire appliquer en vue de dempêcher les personnes non autorisées davoir accès aux informations.

43 7.Indexation, classification, syndication et agrégation, référencement Lindexation et la classification des informations constituent le fondement même dun accès ouvert. Lorsque lindexation est incomplète ou incorrecte, cela provoque des erreurs dans le résultat des recherches. Il faut définir globalement au niveau national la profondeur, le degré de complétude et la qualité de lindexation des archives. Ces normes de qualité devront sappliquer à toutes les méthodes dindexation, qu'elles soient manuelles ou automatiques

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