M1 MASTER GESTION Séance 5 Gestion des risques Management de projet M1 MASTER GESTION Séance 5 Gestion des risques

PLAN INTRODUCTION ETUDES PRELIMINAIRES LANCEMENT du PROJET GESTION des DELAIS Pilotage des coûts Gestion des risques

Gestion des risques Définition du risque Caractéristiques générales de la gestion des risques Démarche Typologies des risques projet Outils logiciels Une démarche complète

1 Définition : AFITEP 1993 « possibilité qu’un projet ne s’exécute pas conformément aux prévisions de dates d’achèvement, de coût et de spécifications; ces écarts par rapport aux prévisions étant considérés inacceptables »

Une approche globale et structurée Démarche structurée & interactive Démarche tout au long du projet Démarche multi acteurs CP / MOA / MOE / …

Démarche risques projet Identifier les risques Evaluer l’impact des risques Trouver des parades Mettre en œuvre les plans d’action

I Identifier les risques Analyser les caractéristiques du projet Repérer « tous » les risques Classer les risques

Les caractéristiques du projet Taille & Durée Nombre d’acteurs et nombre de mois Stabilité de la demande client Technique Objectif Stratégique, obligatoire, productivité Cible Client, support, transversal

Deux méthodes (non exclusives): Repérer les risques Deux méthodes (non exclusives): Rétrospective : analyse des incidents ayant eu lieu dans le passé. Prospective : Etude se basant sur l’analyse de processus On peut utiliser les deux méthodes

Repérer les risques Méthode rétrospective Il doit exister un système d’information permettant de collecter et d’enregistrer les problèmes passés dans les projets Hot line avec base d’appels et escalade Formulaires de dysfonctionnement Enquêtes, Staff, revues de problèmes, audits…

Repérer les risques Méthode prospective Par l’analyse de processus Modélisation à l’aide de diagrammes Analyse de chaque élément de processus Recherche des défaillances possibles

Repérer les risques Méthode prospective : Brainstorming Avec tous les acteurs concernés Se mettre dans vision très pessimiste Lister tous les risques

Repérer les risques Méthode prospective : « 5M » d’ISHIKAWA Appelée aussi « Arête de poisson » Permet de rechercher les risques possibles parmi 5 thèmes : La matière La main d’œuvre Le matériel Le milieu Les méthodes

Repérer les risques : Diagramme d’Ishikawa Main d’œuvre Opérationnels Cadres Comportement Relations internes Matériel Les moyens Les outils Les machines La technologie Matière Energie Composants Consommables Les appros. Le produit fini Milieu Les locaux L’implantation, le bruit, l’éclairage L’encombrement La propreté, le nettoyage… Méthodes L’organisation Les procédures internes La documentation La démarche qualité

Classer les risques Par nature du dysfonctionnement Mauvaises conceptions Mauvaises règles de gestion Plantages techniques Mauvaises réactions des utilisateurs etc. Par étape du projet Risque de conception Risque de réalisation Risque de management de projet (compétences, ...) Risque de mise en exploitation

Démarche risques projet Identifier les risques Evaluer l’impact des risques Trouver des parades Mettre en œuvre les plans d’action

Evaluer les risques Evaluer la criticité Hiérarchiser Sélectionner

II Evaluer les risques : AMDEC Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets, et de leur Criticité Développée dans les années 60 pour l’aéronautique

II Evaluer les risques Une méthode inspirée d’AMDEC Pour chaque risque Estimation de la "probabilité" d'apparition ou occurrence ou survenance 10 Nulle Très forte Estimation de l'impact du problème sur l'ensemble du projet 10 Nul Très fort

Evaluer les risques Autre Mesure de la probabilité Très faible Faible Plutôt faible Moyen Plutôt important Important Très important

II Evaluer les risques Une méthode inspirée d’AMDEC Pour chaque risque Calcul de la criticité : Probabilité * Impact Exemple Tremblement de terre à Paris: Criticité = 1*9 = 9 Grippe du CP: Criticité = 6*7 = 42

Hiérarchiser les risques On obtient un tableau de ce type :

Sélectionner les risques SE CENTRER SUR LES RISQUES LES PLUS CRITIQUES Définir un nombre maximum de risques : 5 à 20 risques

Démarche risques projet Identifier les risques Evaluer l’impact des risques Trouver des parades Mettre en œuvre les plans d’action

III : Les parades (1) Deux grande famille d'actions : Actions préventives mise en œuvre avant que le problème ne soit là Actions correctives mise en œuvre après l'apparition du problème

III : Les parades (2) Type d'actions préventives EVITEMENT : faire disparaître la possibilité d'apparition du problème en agissant en amont Ex : achat de solution du marché REDUCTION A PRIORI : Diminuer la probabilité ou l'impact du risque par des actions en amont Ex : Formation technique de la MOE

III : Les parades (3) Type d'actions correctives REDUCTION IMPACT : diminuer l'impact du problème (Ex : Backup) PARTAGE DU RISQUE : partager l'impact du risque avec un autre (Ex: Pénalité de retard pour le prestataire) PAIEMENT : s'assurer pour le risque (EX : Police d'assurance incendie)

Démarche: III les parades Evaluer le coût de chaque parade Evaluer la difficulté de mise en œuvre de chaque parade Evaluer l’effet sur les risques : 1 parade  2 risques ? Revoir le budget du projet : Pour inclure les parades

Démarche risques projet Identifier les risques Evaluer l’impact des risques Trouver des parades Mettre en œuvre les plans d’action

Démarche : IV Les plans d’action Nommer des dépisteurs Surveiller Suivi avec des fiches d’action Mise en œuvre Suivi des effets sur les risques

Typologies des risques Générales : applicable à tout type de projet Spécifiques : à certains types de projet Projet SI

Projet stratégique : caractéristiques Conduit par DG réalisé en haut lieu Mobilisation réduite de ressources opérationnelles Approches innovatrices

Projet stratégique Risques : Bien adaptés pour : Points de vue des opérationnels négligés Solution inadaptée à la réalité Bien adaptés pour : Recherche de nouveaux marchés Recherche de cibles à acquérir

Projet technique : caractéristiques Conduit et réalisé par la technostructure Mobilisation de ressources spécialisées Approches technologiques

Projet technique Risques : Bien adaptés pour : Faible justification économique Résistance à la mise en place Bien adaptés pour : Optimisation de processus Innovation technique

Risques : typologie projets SIC Taille du projet Difficulté technique Degré d’intégration du SIC Configuration organisationnelle Changement Instabilité de l’équipe projet

Profil de risque d’un projet SIC

V Progiciels de gestion des risques Monte Carlo Open Plan Professional P3e Powersim Prorisk @RISK

un démarche complète Chaque section comprend 10 questions : La réponse à une question donne de 1 à 10 points. Plus il y a de points, plus le projet comporte de risques à maîtriser 100 points = aucun risque 1000 points = Risque maximum

Exemple de résultat 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A l’issu du processus d’évaluation, les résultats sont : 1. Les caractéristiques du projet = 80 2.Le contexte = 60 3.Le fonctionnement du management = 41 4.Le leadership du changement = 42 5.Les alliés du projet = 81 6.Les contributions = 38 7.Les attitudes des utilisateurs = 51 8.Les ressources du projet = 49 9.Le travail en projet = 51 10.L'histoire des projets = 69 Ce diagramme montre que les risques majeurs du projet évalué sont : Les caractéristiques du projet : le projet est très ambitieux au regard des projets menés par le passé dans l’établissement L’histoire des projets : les anciens projets SI ont laissé de mauvais souvenirs dans l’établissement. Il faudra redresser l’image de la DSI et prouver sa capacité à mener un projet structurant Les alliés du projet : les personnels de l’établissement sont plutôt critiques et méfiants vis à vis des projets SI. Il sera nécessaire de communiquer au plus tôt sur les réussites et les avancées du projet.

Ce que vous devez savoir Définitions : Risque, criticité, … Principes Parades, … Savoir faire : Dérouler la démarche de gestion des risques sur un cas