LIGNES DIRECTRICES DE L'AGRHFPC EN MATIÈRE DE CLASSIFICATION Comité de planification et de coordination des ressources humaines civiles (CPCRHC) Le 8 novembre 2004

APERÇU DE L’EXPOSÉ Objet Contexte Avantages Défis et impacts Changements à la politique de classification Évolution Comités d'évaluation Divulgation/Rapports sur la reclassification Descriptions de travail Avantages Défis et impacts Plan d'action Stratégie de communication Décision sollicitée

OBJET Informer les membres du comité des nouvelles lignes directrices de l'AGRHFPC et faire approuver la mise en œuvre du plan d'action et de la stratégie de communication connexe

CHANGEMENTS APPORTÉS À LA POLITIQUE DE CLASSIFICATION Politique de l'AGRHFPC, juillet 2004 Éléments clés Délégation Procédures Surveillance et contrôle Lignes directrices particulières Processus d’évaluation Reclassification Rédaction de descriptions de travail Importance accrue accordée à la probité et à la transparence. Retour aux pratiques préalables à la NGC Utilisation de comités de classification Rôle permanent du gestionnaire en matière de classification Dans sa lettre d’envoi, Rick Burton reconnaît que cela prendra un certain temps avant que les ministères disposent des ressources et systèmes nécessaires à la mise en oeuvre complète des nouvelles politique et lignes directrices.

ÉVOLUTION DU SYSTÈME DE CLASSIFICATION Avant la NGC NGC Après la NGC . Comités de classification avec gestionnaires . Comités d'évaluation NGC avec gestionnaires . Comités de reclassification avec gestionnaires . Vérif. (centralisée) tous les trois ans . Aucune vérification . Cadre de surveillance . Aucun accès aux renseignements d’un ministère à l’autre . Échange d’info entre ministères . Publication sur Internet de l’info sur la reclassification . Format de la DT spécifique au groupe prof. . Format NGC commun . Lignes directrices sur le format de DT

COMITÉS D'ÉVALUATION pour toutes les reclassifications de postes les questions de relativité et les hausses salariales majeures les descriptions de travail génériques de portée nationale Au moins un membre du comité doit être un gestionnaire hiérarchique connaissance du champ d’activité nécessaire à l’exécution des fonctions dans le contexte du MDN membre d’une collectivité de gestionnaires responsables de l’attribution de tâches semblables Les lignes directrices ne font pas de distinction entre les postes vacants et les postes occupés (sauf pour les rapports, qui font état des postes occupés seulement). Cela représente une importante charge de travail qui exigera des mesures provisoires. À quel moment précis a-t-on besoin d’un comité de classification? impact significatif potentiel sur la relativité (à l’échelle du MDN ou de la FP) répercussions sur les conventions collectives augmentation significative des dépenses salariales reclassification établissement d’un précédent emplois ou postes génériques à l’échelle nationale cas litigieux pour lesquels la crédibilité et la transparence sont d’importance capitale nouvelle structure organisationnelle pouvant perturber les relativités existantes L’agent de classification a une connaissance de la norme de classification (c.-à-d. du champ d’activité à l’échelle de la fonction publique et des valeurs attribuées dans les limites de ce champ d’activité) et de la façon dont elle est appliquée dans le contexte du MDN travaille au sein d’une collectivité d’agents de classification de la FP chargés de déterminer la valeur des emplois, ce qui exige un maintien collégial de la relativité aide le gestionnaire à préparer l’évaluation du poste au comité de classification

RECLASSIFICATIONS Un nouveau poste s’impose si le changement est de plus d’un niveau hiérarchique le poste a fait l’objet d’une reclassification au cours des deux dernières années La rétroactivité ne devrait pas dépasser 18 mois Documentation accrue requise pour justifier la reclassification et la date d’entrée en vigueur Transparence - Publication sur le site Internet du Ministère Les changements témoignent de l’importance accrue accordée à la planification des RH et aux principes de dotation en personnel de la FP. Ces changements s’inscrivent dans le droit fil des initiatives de transparence et de probité du gouvernement (exemples – accroissement de la visibilité des dépenses en fait de déplacements et de marques d’hospitalité)

RAPPORTS SUR LES RECLASSIFICATIONS DE POSTES L'AGRHFPC exige des rapports trimestriels sur la reclassification des postes comblés Les rapports paraîtront sur le site Internet du MDN, par le biais d’une application de l'AGRHFPC Première publication en nov. 2004 sur les périodes avril-juin et juillet-septembre Noms d’organisations et titres de postes doivent être compréhensibles pour le grand public tant en français qu’en anglais 1. Délai d’un mois entre la période de rapport et la date d’échéance du rapport permet au DOCC : de valider le rapport d’examiner les aberrations et d’informer la SMA(RH-Civ) et le SM 2. Il y aura des mesures à prendre entre la production d’un rapport et son affichage dans l’application de l'AGRHFPC : Réviser les titres (éliminer les acronymes, abréviations, etc.) Traduire les titres (peu de titre bilingues se trouvent actuellement dans le SGRH) Examiner/communiquer les aberrations (aucune surprise pour la SMA ou le SM) 3. Aux fins de la divulgation de la reclassification des postes, l'AGRHFPC a besoin que les titres de postes puissent être compris par le grand public, qu’ils soient exempts d’acronymes et accessibles dans les deux langues officielles. Les nouvelles instructions que l’on publiera relativement à la gestion des postes civils (prévues durant le dernier trimestre de l’AF 2004-2005) comprendront un protocole de rédaction des titres de postes du Ministère. Entre-temps, on demandera aux comités de reclassification d’attribuer de nouveaux titres aux postes suivant les critères de rapport de l'AGRHFPC. La SMA(RH-Civ) devra écrire aux gestionnaires N1 pour leur expliquer la situation.

FORMAT DES DESCRIPTIONS DE TRAVAIL Les DT doivent respecter quatre critères : habiletés, effort, responsabilité, conditions de travail Pourcentages de temps non utilisés Il faut raccourcir les DT (3-4 pages) Pratiques exemplaires à évaluer et nouveau format à examiner dans le cadre de la mise en œuvre d’une politique sur les DT génériques L'AGRHFPC est optimiste : selon une pratique exemplaire, la DT devrait se limiter à trois pages. Le DOCC n’estime pas que le format de la DT devrait figurer en tête de nos priorités pour le moment, mais nous consulterons nos clients et nous recueillons déjà des données sur le travail accompli dans le milieu des RH. La GRC et Transports Canada disposent de modèles dignes d’intérêt.

AVANTAGES POSSIBLES Relativité améliorée Visibilité, connaissance et transparence accrues des mesures de reclassification Planification accrue et application d’une méthodologie commune Attentes plus réalistes des gestionnaires Application élargie des descriptions génériques Les avantages apportent des solutions à des points soulevés dans le sondage sur la satisfaction des clients et le SAFF Meilleur contrôle de la relativité Une source de préoccupation maintes fois soulevée (évaluation des capacités, sondages auprès des clients, SAFF) Obligera les gestionnaires à participer aux questions de relativité Visibilité, connaissance et transparence accrues Augmentera la visibilité des demandes de reclassification des gestionnaires Augmentera la capacité des gestionnaires de comprendre les enjeux et ainsi de communiquer avec les employés Répondra à la question de la relativité du MDN par rapport aux niveaux des autres ministères Planification stratégique et méthodologie accrues Élargira la planification, réduira les mesures individuelles poste par poste Augmentera les possibilités d’échange de connaissances entre agents de classification et gestionnaires, ce qui économisera d’autres fonctions de classification Attentes plus réalistes des gestionnaires Une meilleure connaissance des gestionnaires à l’égard du processus de classification se traduira par des attentes plus réalistes en fait de services Application élargie des descriptions génériques Un investissement accru dans l’évaluation de la reclassification favorisera une plus vaste utilisation des DT génériques (équivalant aux reclassifications)

DÉFIS PROPRES AU MDN ET AUX FC Dispersion géographique Multiplicité des groupes (57 de 72 normes) Cadence opérationnelle Rotation Maintien à l’effectif des gestionnaires ayant suivi la formation Exigences imposées au secteur des RH (LMFP, réforme)

IMPACT POSSIBLE SUR LES MDN/FC Postes civ du MDN, AF 2003-2004 : 21 799 (100 %) Mesures de classification AF 03-04 : 5 546 (25,4 %) Proportion des mesures de reclassif : 1 339 (6,1 %) Nbre estimatif de comités nécessaires : 193 JP estimatifs en gestion (1 JP/comité) : 193 JP estimatifs en formation (1 JP/comité) : 193 On s’est fondé sur les hypothèses qui suivent au moment de calculer le nombre de comités : Même si les demandes de reclassification sont faites durant toute l’AF, on pourra utiliser les résultats des travaux de comités antérieurs pour répondre à des demandes semblables. Le nombre estimatif de comités a été exagéré de 20 % pour tenir compte des cas où cela pourrait être impossible. Les postes fondés sur les qualités du titulaire, d’apprentis, de perfectionnement et les postes génériques ont été exclus des calculs des comités.

IMPACT POSSIBLE SUR LES MDN/FC (SUITE) Répartition estimative des comités par région Atlantique 42 RCN 54 Ontario 29 Pacifique 20 Prairies 28 Québec 20 Différence entre l’Atlantique et le Pacifique : la région de l’Atlantique est plus vaste et ses groupes et types de postes varient - celle du Pacifique comporte de nombreux postes d’apprentis et postes semblables (prédominants). Même si la RCN détient un plus gros volume de reclassifications, un bon nombre sont des postes AS et CR que l’on peut confier en lots à des comités. La région des Prairies compte aussi des groupes et des types de postes variés, ce qui réduit les possibilités de réunir les demandes.

PLAN D'ACTION À COURT TERME Nov 04 Publication des reclassifications de postes sur Internet (avr–sep 2004, puis chaque trimestre) Oct 04-Mar 05 Spécialistes des RH demeurent membres des comités Meilleur triage des mesures de classification Examiner la qualité des données Oct 04-Jan 05 Élaborer une trousse de préparation destinée aux gestionnaires Jan 05-Mar 05 Mettre à l’essai la trousse de préparation Identifier les gestionnaires ayant déjà des connaissances Mar 05 Mise en œuvre intégrale des lignes directrices de l'AGRHFPC

PLAN D'ACTION DE LA MISE EN ŒUVRE INTÉGRALE En permanence Formation continue des gestionnaires Analyse statistique servant à confirmer les besoins À long terme (mars 2005 et par la suite) Établir une liste de gestionnaires ayant suivi la formation Passer à des comités d'évaluation permanents Intégrer la conception organisationnelle et les besoins de classification à la planification des RH Recourir davantage aux DT génériques déjà classifiées Améliorer les outils d’aide à la classification destinés aux gestionnaires et aux fournisseurs de services grâce au lancement d’une source de référence

SMA(RH-CIV) Triage et planification Identifier les mesures de reclassification possibles, notamment en exploitant les décisions des comités antérieurs Souplesse du fonctionnement des comités Réunions par correspondance, vidéo ou téléconférence Souplesse des mesures de préparation Auto-apprentissage, encadrement, cours magistraux Conseils et analyse des options sur une base continue

STRATÉGIE DE COMMUNICATION Lettre de la SMA(RH-Civ) annonçant les changements aux gestionnaires N1 (déc 2004) Centres de service peuvent fournir plus d’explications aux gestionnaires hiérarchiques (immédiats) Article publié dans Nouvelles RH-Civ (jan 2005) Distribution de la trousse de préparation pour les comités (jan-mar 2005) Note de service destinée aux N1 Expliquer les exigences de l'AGRHFPC Décrire la mise en œuvre (provisoire et à long terme) Expliquer les obligations provisoires relatives aux titres de postes (et se reporter au plan d'action sur l’examen de la gestion des postes) Établir des critères pour la sélection des gestionnaires, mais proposer que la sélection soit coordonnée au niveau régional entre les centres de service et leurs représentants

DISCUSSION Est-ce que les membres du CPCRHC approuvent le plan de mise en œuvre et la stratégie de communication connexe?