Portails collaboratifs, pourquoi et comment les implémenter ? 3/26/2017 3:54 PM Portails collaboratifs, pourquoi et comment les implémenter ? Stéphane FUSELLIER Architecte – Plateforme Office System sfuselli@microsoft.com Microsoft France SEARCH: what is, why, how, who, which way, what to © 2003-2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Agenda Qu’est ce qu’un portail collaboratif ? Pourquoi un tel engouement ? Quels enjeux pour l’entreprise ? Comment réussir son implémentation ? Solutions de collaboration Microsoft Questions & réponses

Portail collaboratif : Quézako ? Infrastructure contrôlée proposant des services de collaboration mise au service des utilisateurs Ces services peuvent être de différents types en fonction du mode de collaboration envisagé : Sites d’équipes : Collaboration plus ou moins structurée (projets, communautés, services,…) Blogs : Publication (non modérée) personnelle ciblée vers une large audience Wikis : Collaboration simple à plusieurs sur des thématiques spécifiques (auto-modérée)

D’où vient cet engouement (1/2) ? Du succès de solutions disponibles sur Internet : Wikipedia, MySpaces, Live Spaces, Social Networking, etc… Publication simple et rapide « autocontrôlée» sans un investissement massif en formation Permet à des experts/spécialistes de communiquer simplement et librement pour promouvoir des idées, des produits, des technologies (levier commercial)

D’où vient cet engouement (2/2) ? Impact immédiat sur de larges audiences Sentiment « d’intelligence collective » (Wikipedia) et de liberté d’expression Supports assez flexibles pour s’appliquer à différents besoins (marketing, commercial, communautés, associatifs, journalistiques) Diffusion et notification rapides via la technologie RSS Sentiment de communauté renforcé via les réseaux sociaux (mes amis, mes collègues,…)

Quels enjeux pour l’entreprise ? Offrir de nouveaux modes de collaboration pour répondre à de nouveaux besoins : Faciliter et promouvoir la diffusion et le partage d’information/connaissance en interne et en externe (partenaires, clients, fournisseurs) Offrir des outils suffisamment flexibles pour répondre à des besoins et des profils d’utilisateurs différents Favoriser la publication des experts de l’entreprise (centralisation du capital intellectuel) Favoriser la collaboration sans la rendre (trop) contraignante et (trop) dépendante de l’IT (usage en mode « self-service »)

Enjeux pour l’entreprise Comment déployer ces nouveaux outils en évitant le « chaos de l’Intranet » Profusion non contrôlée de sites collaboratifs, wikis, blogs, sites d’équipes, personnels, etc… Sites non consultés, mis à jour, tombés dans l’oubli, non sécurisés, … Explosion des baies de stockage Impossibilité de retrouver l’information : Déversement des données serveurs de fichiers vers les sites collaboratifs (on déplace le problème) Rejet par les utilisateurs Disponibilité de service aléatoire

Comment réussir son implémentation ? Appliquer une stratégie de gouvernance dès le départ (1/2) : Définir des règles d’usage et de bonnes pratiques Définir des règles de gestion de cycle de vie de ces sites en fonction de la notion de pérennité de l’information et de la criticité/confidentialité des données Mettre en place des mécanismes d’auto-archivage (voire d’auto-destruction pour la « collaboration courte ») Offrir un service de recherche transverse tenant compte des degrés de pertinence

Comment réussir son implémentation ? Appliquer une stratégie de gouvernance (2/2) : Fournir un « branding » et une expérience de navigation unifiés Fournir des solutions de self training (guide utilisateur). Expliquer ces nouveaux outils ! Mettre en place une architecture avec un SLA clair et connu par les utilisateurs

Example de déploiement selon un modèle de gouvernance   Example de déploiement selon un modèle de gouvernance Portail central Portails départementaux Sites de Groupes & Equipes Projets, Espaces de travail, Meetings, blogs,Wikis Espaces Personnels Taxonomie métier Corporate contrôlée par des responsables départementaux Information structurée Permanent Recherche d’entreprise News, Applications groupe Business Intelligence - KPI   Permanent Tableaux de bord pilotage Recherche départementale Reporting, annuaires de sites Applications départementales Usage “self-service” avec gestion de cycle de vie des espaces, quotas, auto-sup. A la demande Documents et Gestion des archives Aggrégation auto-archivage des sites A la demande Collaboration « courte » Liés aux Utilisateurs authentifiés Semi Permanent Collaboration Privée/partagée

Infrastructure générale Renee Lo & Tim McConnell 3/26/2017 3:54 PM Infrastructure générale http://Blogs http://Wikis http://SitesPersonnels http://EspacesCollaboratifs Infrastructure « Self Service » contrôlée Intégration de la Présence | Recherche | Déconnecté | Accès multicanaux | Intégration Poste de Travail Portail © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Fonctionnalités SharePoint Clés Renee Lo & Tim McConnell Fonctionnalités SharePoint Clés Sites d’équipes Sites projets, services, produits, R&D, équipes Blog Publication et abonnement simplifiés Wiki Apprentissage facile, liens croisés Agrégation de contenu Annuaire de sites Flux RSS, RSS Viewer Personnalisation My Sites, Recherche de Personnes, Ciblage de Contenus Intégration de la Présence Indicateur de présence omniprésent Permet l’accès direct en IM, voix, mail, etc. © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Renee Lo & Tim McConnell 3/26/2017 3:54 PM Sites d’équipes Modèles de sites Sécurisé par défaut Boites à outils hiérarchiques © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Les sites d’équipes 3/26/2017 3:54 PM © 2003-2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Renee Lo & Tim McConnell 3/26/2017 3:54 PM Blogs Publication simple Ouvert au dialogue La voix des experts Abonnement simple My Site © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

3/26/2017 3:54 PM Les Blogs © 2003-2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Renee Lo & Tim McConnell 3/26/2017 3:54 PM Wikis Pages Web que les utilisateurs peuvent créer et éditer en ligne Apprentissage facile: éditeur texte riche Liens hypertexte: [[Mon Lien]] Edition en contexte dans la navigateur: aucun outil nécessaire Encourage la collaboration Historique des versions Retour arrière Pas de propriétaire unique Liens croisés © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

3/26/2017 3:54 PM Les Wikis © 2003-2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Renee Lo & Tim McConnell 3/26/2017 3:54 PM Wikis: Business Case Autorégulés Les utilisateurs valident le contenu Régulation simple du contenu sensible: modèle d’autorisations de SharePoint Scénarios d’usage Brainstorming Création de longs documents Gestion de listes Planification Synthèses (comptes-rendus de réunion) © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Renee Lo & Tim McConnell 3/26/2017 3:54 PM RSS Abonnement simple Géré par l’utilisateur Conçu pour l’agrégation de contenu Fonctionne hors ligne © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

RSS dans SharePoint RSS dans toutes les listes et bibliothèques RSS pour les résultats de recherches RSS pour les requêtes de contenus Web Part de lecture RSS

3/26/2017 3:54 PM Les flux RSS © 2003-2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Portail Personnel (My Site) 3/26/2017 3:54 PM Portail Personnel (My Site) Une vue personnelle de l’intranet Composé de trois facettes Portail Personnel Pour Moi – Personnalisation A propos de Moi – Mon Profil A Moi – Mon Site © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Les sites personnels 3/26/2017 3:54 PM © 2003-2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Groove 2007 : collaboration “mobile” C’est une application de gestion d’espaces collaboratifs Elle s’intègre avec les autres produits Office (synchronisation SharePoint) Un client riche, qui permet de s’affranchir des frontières de l’entreprise et qui optimise les communications. Une plateforme extensible Et sécurisé : toutes les données sont cryptées

Les Espaces Groove 3/26/2017 3:54 PM © 2003-2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

Renee Lo & Tim McConnell 3/26/2017 3:54 PM Synthèse Pourquoi SharePoint pour créer un portail collaboratif Interface unifiée et familière Modèle de permissions unifiée Template et Métadonnées Intégré avec l’e-mail Intégré avec la présence Gestion de cycle de vie des données Accès clients riches, légers, PDA, déconnecté © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. 3/26/2017 3:54 PM © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. ©2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.