Conférence – débat du 17 MARS 2011 Les transferts : un simple déménagement ou une opération plus complexe ?  Avec la participation de : • Fabrice Chiche, AMT TRANSFERT • Guy Perrin , I-TECH TRANSFERT • Jérôme Jaman, D - MAX • Pascale Mangot-Lagarde, ROYAL BANK OF SCOTLAND et l’animation de Françoise Lecherbourg, C2si

AMT TRANSFERT Fabrice Chiche

Le périmètre de la prestation : « déménagement sec » ou « opération clé en mains » ? 3

Notre métier, le transfert d’entreprises Créé en 1993, AMT Transfert est aujourd'hui le seul spécialiste du déménagement d'entreprises implanté sur quatre pôles majeurs d'activité, Paris Lille, Lyon et Sophia Antipolis. AMT Transfert déménage plus de 115 000 postes de travail chaque année et intervient pour des clients prestigieux dans les secteurs professionnels les plus divers. Effectifs Bureau commercial : 16 Coordinateurs techniques: 8 Chefs d’équipe & Déménageurs : 119 Moyens techniques 55 véhicules, du 12 au 50 m3 4 montes-meubles 4 fenwicks

TERMINOLOGIE DEMENAGER DEPLACER un matériel d’un endroit à un autre TRANSFERER - REAMENAGER Comportent une notion d’ORGANISATION en AMONT et en AVAL du déménagement Dans le cadre qui nous concerne aujourd’hui, nous n’utiliserons le terme implantation que dans ce sens : IMPLANTATION REPARTITION des bureaux et services sur la SURFACE DISPONIBLE dans les locaux 5

Les locaux doivent servir d’OUTIL DE MANAGEMENT. L’aménagement des locaux doit générer une certaine CULTURE et une certaine IMAGE, propres à l’entreprise. L’aménagement des locaux doit générer PRODUCTIVITE et CONFORT. Les FINANCES orientent dans le choix des locaux. 6

LES ENJEUX DU DEMENAGEMENT Temps Image Motivation Sécurité Dépenses Compétitivité Avenir POURQUOI TRANSFERER ? Plusieurs causes peuvent être à l’origine d’un transfert : Sinistre Vétusté Surface Délocalisation Fusion Réorganisation Couts d’utilisation 7

Transférer à un prestataire la gestion globale du besoin : Le périmètre de la prestation : « déménagement sec » ou « opération clé en mains » ? EXTERNALISER Transférer à un prestataire la gestion globale du besoin : Lui déléguer totalement la charge dans un cadre de conditions clairement définies AVEC OBLIGATION DE RESULTATS SOUS-TRAITER Définir le cahier des charges Conserver la responsabilité économique et sociale Dans tous les cas le contrat établi doit préciser: Objectifs - Lieux et surfaces - Travaux confiés - Résultats attendus - Conditions de contrôle - Moyens mis à disposition du prestataire - Fourchette budgétaire 8

RELATIONS CLIENT / PRESTATAIRE COMITE DE COORDINATION DU PROJET IL EST SOUVENT PREFERABLE DE CONFIER LA COMMUNICATION INTERNE AU PRESTATAIRE 9

QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ? PRESTATIONS DE BASE : Relevés inventaires; Gestion des stocks de mobiliers; Transferts informatiques; Tracé des plans de recollement de l’implantation après déménagement; Eliminer les objets obsolètes encombrants (coffres, machines, installations); Nettoyage des anciens locaux, des mobiliers déménagés avant réutilisation. 10

QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ? PRESTATIONS A VALEUR AJOUTEE : Prise en charge, partielle ou globale, des études nécessitées par l’opération (linéraires, surfaces, collaborateurs…); Etudes et mise en œuvre du transfert dans le cadre « outil de management »; Archives. PRESTATIONS D’ASSISTANCE : Préparation et écritures des cahiers des charges ouverts; Suivi et relances des appels d’offres correspondants; Communication interne; Vente du matériel d’occasion (suite à un déménagement). 11

PRE-SELECTION DU PRESTATAIRE PRESTATAIRE = Expérimenté, souple, flexible, réactif Le choix se fait en fonction de: SES COMPETENCES, SON ADAPTABILITE AUX BESOINS, A LA CULTURE ET AUX IMPERATIFS, SES MOYENS TECHNIQUES, SA PROXIMITE Le prestataire doit délivrer une PRESTATION GLOBALE Une qualité essentielle : CAPACITE A PRENDRE EN CHARGE TOUS LES BESOINS EXPRIMES. Il doit être INDEPENDANT des fournisseurs de cloisons, mobiliers, et spécialiste du bâtiment. 12

ETUDE DES OFFRES TEST SUR UN CHANTIER - LE DOSSIER D’OFFRES PLURALITE DE COMPETENCES DESCRIPTIF DETAILLE DES PRESTATIONS. - FLEXIBILITE - SOUPLESSE - DELAIS - CAPACITE A MOBILISER DES MOYENS EXCEPTIONNELS ENGAGEMENT SUR LES DELAIS. - REFERENCES - PRIX 13

LA LEGISLATION DU TRANSPORT Documents à exiger des prestataires consultés L’attestation de capacité qui garantit l’inscription au Registre des Transports du prestataire. Les assurances adéquates : Marchandises transportées et Responsabilité Civile, qui garantissent les biens de votre entreprise. Les attestations qui garantissent que vos prestataires sont à jour dans le règlement de leurs cotisations sociales, leur TVA, et leurs impôts divers. L’habilitation au secret défense. La certification Iso 9001, version 2000. EN MATIERE DE TRANSPORT, N’OUBLIEZ PAS QUE LE DONNEUR D’ORDRE EST RESPONSABLE EN CAS DE DEFAILLANCE DU PRESTATAIRE. 14

Transfert de 600 postes en deux w.e.  typologie :cabinet d’avocats Cas n°1 - EXEMPLE Transfert de 600 postes en deux w.e.  typologie :cabinet d’avocats Communication utilisateurs Prise en compte des spécificités techniques ( ex: archives ) Réalisation des études d’implantation Cas n°2 - CONTRE EXEMPLE Transfert de 10 postes en une soirée  typologie: équipe administrative Nota: Appui sur un contrat cadre Prévenance le vendredi à 16H00 pour le soir Pas de fiche de transfert Pas d’autorisation de stationnement Pas de listing intervenants Pas d’inventaire Pas de correspondant des services techniques Etc… 15

I-TECH TRANSFERT Guy Perrin

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT En quoi consiste le pilotage d’un transfert  Le pilotage d’un transfert, c’est avant tout une forte implication personnelle de deux intervenants.   - Le client - L’entreprise de transfert Piloter un transfert, c’est rechercher et proposer des solutions pour satisfaire au mieux la réussite d’un projet : Piloter, c’est guider, diriger. Il est indispensable pour mener à bien le pilotage d’un transfert de mettre en place une cellule de coordination.

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT Coordination des différents intervenants : Risques et solutions  Avant de choisir une société de transfert il faut définir et clarifier le besoin et les contraintes dans un cahier des charges clair et précis. Ce cahier des charges doit organiser le pilotage pour chaque étape du transfert : quelle est la répartition des rôles entre le DRSG client et le prestataire ? selon quelle structure ? qui assure le reporting ?.... Un transfert d’entreprise, c’est de la planification, de la préparation, de l’organisation.

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT Pour un transfert réussi : la constitution d’une cellule de coordination s’impose dès le démarrage du projet cette cellule sera posée des différents acteurs en charge de : du fonctionnement de l’immeuble : des ascenseurs, des télécom….. des travaux de l’informatique de la communication….. la liste n’est pas exhaustive.  

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT La mise en place d’une cellule de coordination permet de s’interroger sur LES RÔLES DE CHACUN 3 vecteurs essentiels sont à retenir: Pilotage: c’est mettre en place L’organisation générale du transfert La préparation technique Qui pilote ? Reporting: c’est rendre compte Renseigner le client dans toutes les décisions prises concernant la conception du transfert Signaler par écrit toutes réserves au suggestions permettant d’améliorer le déroulement du transfert Qui établit le reporting ? Animation: c’est mobiliser et communiquer Répondre aux questions et besoins des collaborateurs Organiser les réunions d’information, définir les périodicités, les plans d’actions…. Qui anime ?   LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT

Contour et environnement du projet

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT Une fois désigné le pilote prendra contact avec les services concernés par le transfert en vue de RECENSER (généralement avec le comité de pilotage de l’entreprise) LES DIFFERENTES TÂCHES ET LES PLANIFIER   - Visite des sites départ / arrivée pour recenser les contraintes logistiques (voir échéancier) - Dresser l’inventaire des mobiliers, équipements concernés Identifier et coordonner l’ensemble des interventions Informatique (sécurisation des données, déconnexion / transfert, nettoyage / reconnexion) - Equipement spécifiques (copieur) - Se charger de la coordination des différents intervenants extérieurs et intérieurs - Participer à la réunion de coordination des services concernés - Contrôle d’opérationnalité 

Echéancier des visites techniques par flux 23

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT - Le repérage et la mise en application de celui-ci - La vérification des plans d’implantation - Aider ou effectuer l’étiquetage de l’ensemble des matériels et divers à transférer - Affichage des plans d’implantation sur les sites d’arrivée et fléchage - Repérage des accès, itinéraires - Assurer le dispatching des cartons dans chaque service concerné par le transfert - Planifier les opérations - Etablir des check list, définir des process - Adapter les moyens d’exploitation en fonction des tranches horaires - A l’issue de chaque phase de transfert : - Effectuer conjointement avec le ou les responsables de chaque service, la réception des travaux définis dans le cahier des charges.   La collecte des données n’a de sens que si elle vient à l’appui d’une décision, si elle sert à nourrir les besoins d’information en vue du pilotage.

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT Conclusion Le pilote doit rassurer le client et aplanir la plupart des inquiétudes parfois ressenties à plus d’un titre comme déroutantes par les salariés.   Il assure le rôle de courroie de transmission entre le client et les équipes de déménageurs. Son savoir faire vous apporte gain de temps et de sécurité. Il propose en cas de nécessité due à des impératifs techniques de la part du client, d’apporter des modifications au planning initial, et de les faire respecter.

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT Exemple : Bon Jacques SEGALA, publicitaire bien connu préconisait lors du transfert de EURO RSG que l’enjeu d’un tel transfert n’était pas facile, quand on sait l’esprit casanier du Français pour lequel tout déménagement est une petite mort. Mais grâce à une organisation remarquable et une cellule de coordination mise en place par la société de déménagement ayant programmé dans les moindres détails le déroulement des opérations de transfert, tout le monde s’est retrouvé à bon port dans de bonnes conditions et dans les temps impartis.

LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT Exemple : Mauvais Lors du transfert de 7 ARTE, la chaîne de télévision n’avait pas souhaité avoir recours à une cellule de coordination, le responsable des services généraux ayant souhaité lui-même assurer le pilotage du transfert. Le transfert était programmé sur un week-end (vendredi – samedi - dimanche) avec des amplitudes horaires de nuit. Le samedi soir à 23 heures, lors du déballage du contenu de 100 armoires traditionnelles soit 500ml de dossiers suspendus, le client s’est aperçu qu’il avait omis de prendre les dimensions d’un hamac par rapport au nouveau rangement et, il s’est avéré qu’il manquait 1cm. Ce qui entraîna un travail et un coût supplémentaires pour transférer le contenu des anciens hamacs dans de nouveaux hamacs et en revoir l’étiquetage.

D - MAX Jérôme Jaman

La Plus Value de D-MAX Dans la communication Neutralité du prestataire vis-à-vis des collaborateurs Meilleure préparation et mise en condition du client pour l’intervention.

Budget Les différentes options possibles pour le transfert et leurs incidences budgétaires : 1/ Options dans la Période : Tarif semaine / week-end (+25%) Tarif journée / soir (+50%) Tarif dimanche / Jour férié (environ +90%) 2/ Options dans la prestations : Emballage / déballage (de 10 à 25%) Déconnexion / reconnexion (prix supp. au poste) Cleanning Day (forfaitaire en supp.)

ROYAL BANK OF SCOTLAND Pascale Mangot-Lagarde Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics

Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics

Pas de pilotage à vue! Un transfert d’entreprise représente une véritable stratégie immobilière Il doit être traité avec le plus grand professionnalisme car il comporte des dimensions organisationnelles, économiques et humaines et ce , quelque soit la taille de l’entreprise De son succès dépend parfois l’avenir de l’entreprise, il s’agit d’une phase complexe qui peut avoir de lourdes conséquences en cas de mauvais pilotage de l’opération.

Des aspects multiples! Stratégiques Géographie Social et politique Image de marque Proximité du marché Dimension économique Géographie Moyen d’accès Localisation Nombre de bâtiments Social et politique Restructuration de l’entreprise Fusion/Acquisition Croissance Volumétrique Linéaire de documents Nombre de poste de travail Nombre de PC Stock de marchandises Technique Sans changement Renouvellement de mobilier Renouvellement des équipements techniques Autres : Liés aux métiers de l’entreprises

Les contraintes/risques Mauvaise appréhension de la complexité : Défaut d’anticipation Pilotage empirique Changements jusqu’à la dernière minute Inadéquation aux besoins Communication inexistante Non implication du personnel

La solution? La communication, avant La communication, pendant La communication, après

Retrouvez cette présentation ainsi que les coordonnées des intervenants sur le blog des ateliers et conférences débats de l’ARSEG www.ateliers-conferences-arseg.com Rendez-vous le 17 mai prochain pour notre prochaine conférence-débat sur : « La gestion des risques : un sujet d’actualité pour le DRSG et ses prestataires »