La conservation partagée des périodiques médicaux en Ile-de-France Claire Nguyen –12 octobre 2010 Journées RNBM

Les origines : Journée d’étude en octobre 2001 au CTLes Commande de la SDB en mars 2004 4 thématiques dégagées en 2001. On décide de commencer par la médecine 12 octobre 2010

La situation en Ile-de-France Nombre de bibliothèques élevé : 7 universités : Paris 5, 6, 7, 11, 12, 13, Versailles Saint-Quentin Académie nationale de médecine, BIUM et CTLes. = 24 bibliothèques (+ 3 bibliothèques d’odontologie/odonstomatologie) Aucun projet d’extension des locaux (bâtiments des années 60, ou antérieurs). Schéma U3M : Bulac, P7, Sainte-Barbe Coût du mètre carré en IDF (entre 4 000 et 10 000 euros) Exiguïté des locaux existants et saturation variable 12 octobre 2010

La situation en Ile-de-France (2) Existence de bibliothèques de référence Académie nationale de médecine Bibliothèque Interuniversitaire de médecine et d’odontologie (CADIST, pôle associé) Présence du CTLes Taux élévé de titres redondants Selon les disciplines, 250 à 500 titres de base Développement du numérique depuis 1999 Numérique : 4500 revues en santé par ex. à la BIUM (1/5 des collections de périodiques..) 12 octobre 2010

Objectifs du projet Faire baisser les coûts de conservation en évitant de conserver de multiples exemplaires dans plusieurs établissements Désengorger certains magasins et libérer espaces en vue de l’accroissement. Assurer un le long terme et de façon rationnelle la conservation d’un nombre limité de chaque collection de chaque titre dans chaque établissement et en région. Assurer un bon accès aux collections de périodiques concernés dans le cadre du prêt entre bibliothèques (PEB) notamment. Favoriser le passage au tout électronique pour les établissements qui ne sont pas pôles de conservation dans la mesure où l’archivage papier est assuré par pôle. Objet : titres vivants et morts avec barrière mobile : 10 ans. Curseur.collectionq XIX-XX.le fonds ancien n’est pas concer »s 1 ou 2 conservent et continuent le papier, les autres acquièrent du e-only, ou passent au modèle e-only) (pbs de financement à régler, de facteurs extérieurs liés aux éditeurs qui n’ont pas permis de le faire) Peb : forte tradition médicale Nrbe limité : Paris 6 a 9 sections médicales : ménage en interne.Groupe GESPER de Paris 7 qui a fini en 2006. 12 octobre 2010

Le rôle de la BIUM et du CTles Comité de pilotage du plan Coordination des actions menées par l’ensemble des participants pour le traitement de listes, l’organisation matérielle des transferts, pour la rédaction de documents de travail et de guides méthodologiques. Suivi technique : hébergement et alimentation de la base (BIUM), paiement des prestations de l’abes, constitution des listes, nettoyages de la base, extraction de listes, Pôles de conservation de certains titres 12 octobre 2010

Environnement de travail Un réseau : Culture professionnelle homogène : rapidité, aide à l’usager, Pratiques partagées Un réseau de PEB ancien et actif Des outils communs : les produits de la NLM (classification, bdd Pubmed, catalogues de périodiques, etc.) Un dispositif non coercitif, participatif et souple : Chacun peut, s’il remplit les conditions et le souhaite être pôle de conservation Chacun alimente la base de travail en ligne Filemaker 12 octobre 2010

Les outils mis en place (1) Une convention-cadre : Durée : 3 ans renouvelable (2005;2008-) Acteurs : CTLes + BIUM + chaque université Abonnement papier maintenu par le pôle de conservation à quelques exceptions près Conditions de conservation Cession définitive Outils : abes voulait pas d’un catalogur bis : n’a pas donné toutes les localisations…c’est aussi pour ça qu’on procède par listes Crise économique de 2007 : BIUM et pas qu’elle a dû bcp supprimer 12 octobre 2010

Les outils mis en place (2) Dans chaque établissement, un référent pour la coordination et le pilotage local. Au niveau régional, une double coordination (BIUM et CTLes) Une méthodologie: Constitution des listes à partir des items de l’Index Medicus Traitement des listes et envoi aux référents dans les bibliothèques Extraction des états de collections réalisées par l’ ABES pour chaque bibliothèque Elimination des doublons et appels d’offres Transferts des collections et signalement dans le Sudoc Un ou deux référents Liste de diffusion (2009); au début réunion trimestrielle puis annuelle (2006) Listes : environ 200 titres max., sinon, on les découpe On envoie, on complète lacunes. Pb : si bcp de collections comme à la BIUM et pas indexées…pb de repérage Pourquoi on a pas demandé toutes les extractions au dpart? Abes voulait pas à cette poque, peur qu’on fasse catalogue bis. On a donc dûf aire listes par thématiques, avec petits soucis que ça implique (titres qui sortent) 12 octobre 2010

La base de travail 12 octobre 2010

La base de travail 12 octobre 2010

La base de travail 12 octobre 2010

La base de travail version admin champs bibliographiques : extraction abes à un moment M : faut faire nettogaes de temps en temps mais pas trop car pas vocation d’être catalogue bis 12 octobre 2010

La base de travail version admin 12 octobre 2010

Le signalement Le signalement dans le Sudoc a commencé en 2008 Chargement des listes 1-17 par la BIUM en 2008 pour les listes rétrospectives. Chacun est chargé du signalement dans le Sudoc PCP : PCMed Des pratiques de signalement contrastées : Pour les établissements non-pôles : Dans 27% des cas, les établissements corrigent les états de collection dans le Sudoc; 18% corrigent également dans la base en ligne Pour les établissements pôles : Dans 95% des cas, les pôles corrigent et signalent leurs états de collection dans la base en ligne, 87% dans le Sudoc 12 octobre 2010

Le signalement 12 octobre 2010

Le signalement 12 octobre 2010

Le signalement 12 octobre 2010

12 octobre 2010

12 octobre 2010

12 octobre 2010

. 18 autres bibliothèques pôles : Résultats au 09/10/2010 21 listes traitées (6439 titres au 08/10/2010) et 2 listes en cours : 23 bibliothèques ont au moins 1 pôle de conservation Rôle de certains établissements confirmé : * BIUM : 4924 titres; Académie de médecine : 593titres; CTLes : 373 titres . 18 autres bibliothèques pôles : moins de 50 titres en général par pôle 12 octobre 2010

Résultats au 09/10/2010 (2) Transferts : Une centaine d’appels d’offres depuis le début du plan (17 bibliothèques ont répondu au moins) à deux types d’appels d’offres. Les transferts ont débuté en novembre 2005. 1461 ml linéaires transférés au 8 octobre 2010 (2010 : 36 transferts) Les transferts de gros volumes (impliquant surtout le CTles) ont laissé place à des transferts nombreux mais faibles en ml. Eliminations : des résultats partiels; un indicateur à systématiser. 1080 ml selon les participants (septembre 2010). Signalement : Signalement rétrospectif dans le Sudoc (juin 2008), puis signalement courant. 5386 titres au 09/10/2010 Une culture réseau fortifiée Permet de préciser la politique documentaire 12 octobre 2010

Résultats au 09/10/2010 (3) 12 octobre 2010

Difficultés Ressources humaines : Au plan local comme régional, rythmes différents. Complexité du travail : Liée à la nature des périodiques et au travail afférent. Les transferts : Problèmes logistiques, Problèmes de « conservationnisme » : veut-on se départir ou non des collections Les orphelins : 818 orphelins. 12 octobre 2010

Difficultés (2) Longue durée : A cause du choix initial : traitement systématique (env.10 000 titres?). Des titres cependant qui échappent à la conservation. E-only : Contrats avec grands éditeurs (interdiction de désabonner). Problème de la TVA. 1839 titres oubliés par la conservation, soit près de 30% 12 octobre 2010

Rien n’est figé Evolutions du plan depuis 6 ans : D’Excel à Filemaker Pro. Abandon du principe du second pôle de sécurité au Ctles. Un assouplissement Extension à d’autres bibliothèques des établissements participation, aux autres secteurs de la santé : odontologie (2009), pharmacie (2011). 12 octobre 2010

Demain Extension thématique : Déjà commencées ou sur le point odontologie; pharmacie. Débats sur la biologie et la psychologie Extension institutionnelle ? AP-HP : 1 réseau, 37 hôpitaux en IdF; Institut Pasteur (intéressé). Extension géographique ? Interrégionale (grand bassin parisien) : existe déjà de fait Nationale ? Quelle coordination avec les PCP régionaux? 12 octobre 2010