Module de Formation E Réunion avec la Direction Atlas dans les pays en crise

Page 1 Agenda Les objectifs de la mission Les principales modifications Les perspectives davenir

Page 2 Les objectifs de la mission Les principaux objectifs Mettre en avant les principales modifications vis-à-vis du système Atlas et leur impact sur les processus clé Relever les connaissances des nouveaux processus du travail en mettant laccent sur les points dintégration à travers les différents groupes fonctionnels Aborder les rôles et responsabilités au sein du nouveau système Atlas Partager les informations à la disposition du bureau de pays concernant les fonctions de support pendant la période de transition vers le système Atlas Élaborer un cadre pour plus dauto formation

Page 3 La structure de la mission La structure de la Mission La mission comprendra des activités directement liés au système ainsi que des activités non-liés au système Divers outils seront utilisés, tels que les présentations, les exercices, OnDemand, ainsi quun Live Pilot Une réunion générale du personnel aura lieu pour examiner en détail les changements en termes de processus de travail ainsi que les principales modifications concernant le système Atlas Il y aura une formation spécifique pour les diverses fonctions afin de consolider les connaissances des processus dans ces domaines fonctionnels, en mettant laccent sur les points dintégration à travers toutes les domaines Des exercices impliquant tout le personnel aura lieu pour pratiquer les processus bout-à-bout dans un bureau de pays

Page 4 1ere journée2ème journée 3ème journée 4ème journée 5ème journée Réunion avec la Direction afin de présenter la mission Les objectifs de la Mission Les principales modifications provoquées par le système Atlas Formulation dun Projet Gestion de Project Réunion sur partenaires Présentation du service dassistance Live Pilot Séances sur mesure pour aborder les questions soulevées au cours de la mission La vue densemble du processus Lintroduction du scénario dans le bureau de pays LIntroduction Budget Transactions (Achats, Avance, paiement direct) Gestion des ressources Humaines Live PilotSéances sur mesure Présentation de clôture Analyse détaillée de la mission avec la Direction Le matin Laprès-midi Le plan de travail pour la durée de la mission La Direction

Page 5 Quelques remarques sur les équipes fonctionnelles La duplication des fonctions par rapport aux diverses équipes fonctionnelles - p.ex: –Les SSA ainsi que les contrats de service seront traités au sein dAtlas en utilisant la module des achats. Les employés à temps partiel ou les consultants se définiront en tant que fournisseurs dAtlas. Dans ce cas, léquipe des ressources humaines devrait peut être savoir comment faire pour effectuer des tâches au sein du module des achats. Cela dépendra de lallocation des responsabilités au niveau du bureau de pays; par conséquent, peut-être serait-il utile que des individus du service des ressources humaines assistent à la séance de formation fonctionnelle des achats. –Le sondage sur les salaires (Salary Survey) pourrait être effectué en tant que projet de gestion. Dans ce cas, léquipe des ressources humaines (qui a lhabitude de lancer ce genre de sondage) devrait savoir comment faire pour effectuer des tâches au sein du module de gestion des projets. En outre, il se peut quils veuillent assister à la formation fonctionnelle sur la gestion des projets. Tout membre du personnel est libre de participer à nimporte quelle module qui lintéresse

Page 6 Agenda Les objectifs de la mission Les principales modifications Les perspectives davenir

Page 7 Les principaux moteurs de changement vis-à-vis du système Atlas (1/7) Le grand livre et le plan comptable (COA) –Le système Atlas utilise le plan comptable pour prévoir le budget, pour enregistrer et donner un compte-rendu de toutes les transactions financières ainsi que le solde des différents comptes –Cette structure nous permet délaborer des rapports sur mesure à différents niveaux (cest-à-dire au niveau du bureau de pays, du département, du type de dépense, étc.) –Un suivi des fonds est possible selon la source ou le bailleur de fonds –Lors dune réunion générale du personnel, la structure du plan comptable sera examinée et donc lorigine des informations concernant les différentes transactions sera traitée en détail (les unités dexploitation, les numéros de compte, étc.) Commitment Control (la gestion des engagements) –Grâce aux données faisant partie du plan comptable, nous pouvons décider de la façon dont les fonds seront alloués au sein dun budget particulier, quelles restrictions seront applicables aux diverses ressources, et nous pouvons aussi vérifier que les fonds sont disponibles avant de les engager

Page 8 Les principaux moteurs de changement vis-à-vis du système Atlas (2/7) La mise en projet de chaque élément –Atlas a été conçu pour que tout élément soit visualisé en fonction dun projet – en tant que tel, il faut que nous analysions les activités de développement et les activités de gestion comme faisant partie dun projet –Voici quelques exemples dun projet de gestion: les cellules de sécurité, la fonction du coordonnateur résident, les services communs, le centre daffaires –En structurant tout notre travail sur la base dun projet nous nous permettrons de mettre laccent sur les résultats plutôt que sur les resources,ce qui va favoriser et faciliter la mise en place de la gestions des projets axés sur les résultats –La nouvelle structure du budget est axée sur les résultats, et nécessite une définition claire des dits résultats – des activités multiples de soutien aux résultats sont mises en place, les resources sont liées directement aux activités, et les sources de financement aux lignes budgétaires Les Rôles et Responsabilités –A chaque personne dans le bureau de pays qui utilisera Atlas est attribuée un identifiant personnel pour y accéder ainsi quun mot de passe

Page 9 Les principaux moteurs de changement vis-à-vis du système Atlas (3/7) Les Rôles et Responsabilités (continuation) –Des rôles ont été créés selon le poste de travail (p.ex. lAdministrateur des ressources humaines) et sont joints à des listes dautorisation (par rapport à qui a accès à quelles données) – chaque utilsateur pourra donc avoir des rôles multiples –Les listes dautorisation ont énuméré en détail quel genre de transaction lutilisateur pourra effectuer au sein du système (cest à dire Effectuer des paiements, lancer un projet, étc.) –La sécurité de niveau horizontal (Row level security) limitera plus loin des droits d'accès d'utilisateur, limitant l'accès à certains niveaux d'organisation (cest à dire vous pouvez seulement activer un projet dans votre propre Bureau de Pays) Des données gérées et contrôlées au niveau local seront disponibles et utilisables dans tout le système une histoire pour tous –Toutes les transactions seront effectuées au sein dun seul système

Page 10 Les principaux moteurs de changement vis-à-vis du système Atlas (4/7) Les autorisations électroniques feront baisser les échanges de papier et supprimeront la fonction de certification –Des autorisations multiples faites sur papier seront remplacées par une autorisation unique en ligne –Au cours dune transaction, le système identifie de façon automatique la personne nécessaire pour donner lautorisation, et donc la demande dautorisatisation sera ajouté automatiquement à leur liste de tâches à effectuer Les IOVs seront remplacés par un système de facturation automatisé –Plus dIOVs budget – soit une allocation directe à un budget, soit une facture est envoyé à lorganisme en question et une créance comptable sera inscrite –Atlas nous permet de faire des achats pour dautres agences et bureaux de pays au sein de leur propre unité dopération sans avoir à utiliser des IOVs

Page 11 Les principaux moteurs de changement vis-à-vis du système Atlas (5/7) Des financements avec bailleurs de fonds multiples avec un budget axé sur les résultats et basé sur les activités –Ladministrateur du projet peut gérer les ressources du dit projet dans un seul plan de travail et un seul budget –La capacité dobtenir des informations sur les financements parallèles –Lallocation des dépenses est faite de manière constante et automatique La possibilité de fonder des sous-bureaux/sites de léxécution du projet en utilisant un mécanisme de soutien complet –Atlas est un système intégré qui stocke tous les documents de façon électronique sur un serveur central qui se trouve en dehors du bureau de pays –Atlas est accessible via lInternet –Les opérations du bureau de pays peuvent être gérées à travers un autre bureau de pays, ou à travers des bureaux satellites

Page 12 Les principaux moteurs de changement vis-à-vis du système Atlas (6/7) Un système de gestion des ressources humaines, y compris, pour la première fois, les borderaux de salaire dans la plupart des bureaux, –Le premier système central capable desauvegarder des données relatives aux ressources humaines, de faire les bordereaux de salaire en ligne, et darchiver les données précédentes –Les données relatives aux ressources humaines sont disponibles en ligne et en temps réel –Les données relatives au personnel sont saisies dans PS une seule fois et peuvent être actualisées/gérées de différents sites si besoin est Un grand livre en euro en temps réel en plus du grand livre en dollars américains –Toute transaction est automatiquement inscrite dans les deux grands livres – euro et USD –Cela nous permettra de préparer des rapport en Dollar et en Euro en temps réel La gestion électronique des paiements et des fournisseurs –Tous les fournisseurs seront classifiés dans la module des achats (dépôt central pour une seule base de données concernant fournisseurs)

Page 13 Les principaux moteurs de changement vis-à-vis du système Atlas (7/7) Une interface en ligne pour les services bancaires avec le Bank of America –Linteraction bancaire peut toujours avoir lieu comme auparavant, cependant le système Atlas fournit une grande opportunité pour améliorer le niveau defficacité vis-à-vis des banques –Lintroduction des services bancaires en ligne et les possibilités de virements directs réduiront le niveau dinteraction avec les banques au niveau du bureau de pays et facilitera le bon enregistrement des paiements –A partir de Wave 1 Atlas lance une interface électronique avec le Bank of America

Page 14 Agenda Les objectifs de la mission Les principales modifications Les perspectives davenir

Page 15 Atlas remplacera les systèmes autonomes et harmonisera les processus du travail – plus de choses seront possible sur le long terme, quand tous les modules seront intégrés et opérationnels La possibilité dun accès externe pour les partenaires nous permettra de mettre en valeur les opportunités de partenariats grâce à une collaboration étroite, à travers le système, avec les contreparties nationaux, les bailleurs de fonds, les partenaires de lOnu, les banques, étc. La gestion axée sur les résultats Les outils informatiques destinés à la gestion des projets dans des domaines tels que la planification du travail, les prévisions budgétaires et le compte-rendu des activités liées aux projets et les budgets afférents Des états récapitualits pour bien suivre et analyser les résultats Une automatisation accrue des prévisions budgétaires Une évaluation des côuts en fonction des activités Les Perspectives davenir

Page 16 Les modules de gestion des frais de déplacement et des dépenses –Ce nest pas un exercice automatique car nous bénéfions des droits à lindemnité de déplacement tandis que PeopleSoft la considére comme une dépense. Dès lors, il faudra ajuster le système Atlas, soit modifier nos politiques.La dernière proposition semble avoir la préférence Les achats en ligne permet deffectuer et de garder une trace des demandes, la facturation et les paiements se feront uniquement à travers lInternet La capacité deffectuer une requête globale pour trouver des employés ayant le profil quil faut Lauto-gestion par les employés de leurs données des ressources humaines Le recrutement en ligne du personnel Atlas remplacera les systèmes autonomes et harmonisera les processus du travail – plus de choses seront possible sur le long terme, quand tous les modules seront intégrés et opérationnels Les Perspectives davenir