La formation spécifique fonctionnelle - Formulation de projets The goal of the mission is to assess the need for special support in the CO. Atlas dans les pays en crise

Agenda Objectifs Points d’integration Vue d'ensemble du processus Elaboration du Projet Evaluation & octroi (Award) Gestion des contributions Approbation & Initiation

Objectifs de la formation spécifique fonctionnelle Des changements clefs sous le système de planification des ressources et leur impact sur les processus principaux Renforcez les compétences en termes du processus en mettant l’accent sur les points d'intégration Fournir un cadre pour une utilisation ultérieure de l’outil OnDemand

Nous utiliserons le cas du bureau de pays de Cofokama pour alimenter nos discussions Nous sommes le bureau de pays de Cofokama– Nous faisons face au défi énorme d’aider ce pays à se reconstruire suite à la lutte pour l’indépendance Cofokama a donc besoin de nombreuses personnes cultivées et qualifiées pour pouvoir reconstruire la région et gérer les affaires du pays à l’avenir Le bureau de pays de Cofokama veut lancer un projet d’education et de formation afin de : fournir la formation professionnelle immédiate et à court terme, et développer la politique éducative & de formation au Cofokama

Nous passerons par les étapes principales de gestion de projet pendant que nous élaborons un programme d’urgence d’education et de formation Plan de travail Créer la proposition (copier la proposition & faire des modifications) Financer le projet Lancer le projet Réquisitionner les biens Approuver le bon d’achat Faire la demande de recrutement Situation de projet

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Quel lien entre la gestion des projets et le schéma intégré du bureau de pays? Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats Elaboration du projet Gestion des événements personnels Gérer les contributions Financement du projet Gérer les talents & la performance Gérer l’apprentissage Activer le projet Gestion des fournisseurs Gestion de la carrière Gestion et suivi du projet Effectuer audits financiers Gestion postes vacants Initiative d’achat Approuver un poste Préparer & traiter le bon de commande Embaucher Recevoir & accepter les biens ou services Gestion paiements Traitement & salaires Finalisation du Projet Gestion du patrimoine Gérer liquidités Investissements & risques financiers Evaluation du projet Gestion des événements professionnels Séparation Analyser & fournir un compte-rendu des Rapports financiers

Puisque toutes les activités découleront des projets, il est essentiel de comprendre comment divers éléments sont liés facturation Contrats Comptes À rece voir GERER LES CONTRIBUTIONS DETAILLLER LA PLANIFICATION 1 LE SUIVI DU PROJET GERER L’ACTIF DU PROJET (inventaire) Gestion Des biens Actif PROJETS SUBVENTIONS Grand livre Traitement & salaires Achats Réquisitions réception Comptes à payer Bons d’achat Matching à 3 GERER LES DEPENSES Embaucher / Recruter

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Il y a 5 processus principaux dans la gestion des projets Toutes les activités traitées par le PNUD doivent faire partie d'un projet visant un résultat de développement. Donc le terme  « project » en tant que tel dépasse les activités de programmation comme elles sont traditionnellement définies par le PNUD, et comprennent également des projets de gestion. La gestion des projets 1. Elaboration du Projet 2. Evaluation & octroi 3. Approbation & Initiation 4. Gestion/suivi d’un Projet 5. Clôture d’un Projet 6. Evaluation du Projet

Chaque étape dans le processus de gestion de projet exigera des résultats spécifiques Résultats/ Rendement Développement Gestion La gestion des projets Préparer la proposition de projet Préparer l’accord des contributions plan annuel de gestion Identifierles sources de financement 1. Elaboration du Projet Compte-rendu PAC & recommandations Décision de financer la proposition 2. Evaluation & octroi Notre projet d’Education/Formation est un projet de développement Doc. de projet signé Initiation du projet Lancer le projet dans le système Initiation du projet 3. Approbation & Initiation Des rapports de projet hebdo. et mensuels évaluation annuelle de projet Audit Budget modifié 4. Gestion/suivi du Projet Rapport de projet final Clôture Financière Transfer d’inventaire Remboursement Rapport de projet final rapport de clôture financier 5. Clôture du Projet 6. Evaluation du Projet Impact Assessment Report

Il y a quelques changements principaux qui se produiront dans le domaine de la gestion des projets dans Atlas Changements dans Atlas La gestion des projets Utilsez les modéles pour créer des propositions basés sur les expériences précédentes Budget centré sur les output des activités activités standardisées Suivi du pipeline 1. Elaboration du Projet 2. Evaluation & octroi Multi-financement 3. Approbation & Initiation Gestion des contributions Approbation en ligne 4. Gestion/suivi du Projet Un aperçu en temps réel de l’état du projet Projection de l’état futur par rapport aux données précédentes. Suivi par catégories thématiques, géographiques et financières Révisions budgétaires au niveau plus élevé (compte) 5. Clôture du Projet 6. Evaluation du Projet

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Vue d'ensemble de la formulation de projet (1/2) Le PNUD discute l'idée avec les parties prenantes, y compris les établissements de financement Idée de Projet Proposition concrète Une fois que des propositions de projet sont développées et passées en revue en interne, la proposition est soumise aux associés externes pour des considérations de financement Pendant cet étape les partenaires négocient les conditions et la proposition peut être modifiée Note : seulement les projets financés en externe doivent passer par un processus de négociation

Vue d'ensemble de la formulation de projet (2/2) Pendant le processus de négociation des conditions, les résultats des négociations doivent être passés en revue pour évaluer si les conditions sont viables - à ce stade les conditions ne doivent pas forcément être menées à bonne fin et peuvent être discutées plus tard en profondeur Cependant, il est important de passer en revue des conditions avant l'évaluation pour pouvoir identifier des champs où davantage de travail s’avère être nécessaire

Processus de Formulation de Projet À détailler de façon très complète Définir la proposition Définir le projet Définir les activités Définir le budget Préparer la Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Principaux changements Budget centré sur les activités Dépôt des propositions Approche axée sur les résultats Mise en projet Points d’integration Donateurs Gouvernment Implementing Agency ONGs Senior Management Siège À travers toutes les étapes de formulation de projet

Définir la proposition Définissons les caractéristiques principales de la proposition de projet d’Education/Formation Définir la proposition Définir le projet Définir les activités Définir le budget Préparer la Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Activités Détails pour notre Projet Région/unité responsable Approbation? Si oui, par qui? Définir le projet potentiel Noter les principales lignes du projet proposé Document à remplir par le groupe en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays

Si nous en trouvons un qui nous convient, Au lieu de repartir à zéro, entrons dans PS pour voir si une proposition semblable existe que nous pourrons copier Pour copier une proposition Nous chercherons dans les modèles de la proposition pour en trouver une qui soit semblable à la nôtre Si nous en trouvons un qui nous convient, Choisir les projets et activités à copier Copier la proposition et la modifier si besoin est si nous ne trouvons pas une proposition souhaitable, alors nous créerons une nouvelle proposition

4ème étape à réaliser une fois le système est ‘live’ OnDemand comprend 4 étapes – examinons les trois premiers dans notre recherche de copie de proposition pour notre projet Comment faire Voyez-le! Essayez-le! Connaissez-le! 4ème étape à réaliser une fois le système est ‘live’ Faites-le!

Copier une proposition dans l’application OnDemand Pour copier une proposition: Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Project management Project Funding Negotiation Mobilize Non-Core Resources Create new Non Core Proposal by copying Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir copier la proposition

Process Flow 1. Find Proposal Template & Copy 3. Update Location 2. Update Proposal Header Infor. 4. Upload Proposal Text done in Word 5. Update/Create Activities 6. Define F&A 7. Define Budget Periods 8. Enter Detailed Budget Grants>Proposals Copy Proposal Grants>Proposal Location Tab Document Tab Proposals Capture Proposal Data Description Description of the purpose and objective of the process Any difference from past practices Name of Role Responsibilities e.g. Program Assistant Description of Responsibilities of Program Assistant Click Here to Access Relevant Details on (to be available as links): 1.      Relevant Policies, Regulations and Rules 2.      Procedures 3.      Inputs 4.      Deliverables 5.      Roles and Responsibilities 6.      Templates and Forms 7.      Additional Information and Tools 8.      Lessons and Knowledge from Experience 9.  On the Drawing Board / unresolved issues 10. Glossary List 11. FAQ

Améliorations principales à la définition de la proposition avec Atlas Définir proposition Définir projet Définir activités Définir budget Préparer Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Changements avec Atlas (y compris futures vagues) Avantage Modéles de projet de développement avec liens automatiques aux bases de données des donateurs Efficacité renforcée de la proposition grâce au stockage et à la récupération systématiques des données de la proposition L‘accord/contrat (Award) est mis à jour avec les données de la proposition (y compris l'information financière et liée aux activités) et est incorporé aux budgets et au plan de travail du projet Permet au personnel de projet de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée en automatisant les tâches courantes Dépôt téléchargeable centralisé de tous les documents de projet Efficacité renforcée du projet en rendant ses informations plus faciles d’accès

Vue d'ensemble du projet– détailler la hiérarchie du projet Définition PeopleSoft Un résultat est obtenu grâce une série d'activités CO Entité Opérationnelle Fournit la structure pour une activité Projet Budgets sont faits au niveau des activités Analyse des tâches – les taux F&A sont assignables à ce niveau Activité Ressources allouées aux différentes activités Toutes les transactions sont suivies et rapportées dans les projets à ce niveau Ressource

Définir la proposition Maintenant créons le budget pour le projet –pour ce faire nous devons définir d'abord les activités Définir la proposition Définir le projet Définir les activités Définir le budget Préparer la Proposition Mener une Évalua tion en interne Négocier les conditions Le budget s’effectue au niveau des activités

Définir les activités et le budget pour la proposition (1/2) Définir la proposition Définir le projet Définir les activités Définir le budget Préparer Proposition Évalua tion en interne Négocier les conditions Définir les Activités Nom de l'activité (description) Durée de l'activité (calcul approximatif) Budget de l'activité (budget total pour l'activité) Périodes Budgétaires Taux de rétablissement des coûts (taux FA & taux de base) 1. 2. 3. Cas à remplir par le groupe - en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays

Des projets peuvent être fractionnés en périodes budgétaires multiples - un budget doit être clôturé le dernier jour de l'année ou le dernier jour du projet Vous pouvez fractionner la durée du projet en périodes budgétaires multiples, du moment que vous clôturez un budget au dernier jour du projet ou le 31 décembre de l'année Par exemple, un budget prévu du 1er octobre jusqu’au 31 janvier de l'année suivante doit être fractionné en deux budgets - un pour le 1er octobre jusqu’au 31 décembre et un autre du 1er janvier jusqu’au 31 janvier . La première période budgétaire doit commencer le même jour que le projet La date limite pour la dernière période budgétaire doit être le 31 décembre ou le dernier jour de ce projet Un projet peut avoir un certain nombre d'activités ; dans l'exemple ci-dessus des activités auraient pu avoir lieu au cours de la première période budgétaire seulement, au cours de la deuxième période seulement, ou au cours des deux périodes

Définir les activités et le budget pour la proposition(2/2) Définir la proposition Définir le projet Définir les activités Définir le budget Préparer la Proposition Mener une Évalua tion en interne Négocier les conditions Déterminer le financement du projet – la partie financée par le PNUD ou par des donateurs Définir le budget Nom de l'activité (description) Entrées nécessaires pour chaque activité Coût approximatif pour financer chaque entrée Qui financera chaque activité Pour la partie à la charge du PNUD, quel département paye la part des coûts 1. 2. 3. Cas à remplir par le groupe - en utilisant les informations de la mise en situation dans le bureau de pays

Le plan de travail annuel (AWP) remplacera l’actuel document de projet Le plan de travail annuel (AWP) contient : Output-produit prévu précisant: Les objectifs annuels Activités pour atteindre l’output précisant: Le temps nécessaire pour mener à terme les activités Objectifs réalisables par rapport à l’activité Ressources prévues précisant: Personne responsable La source des fonds Description budgétaire Montant du budget AWP aura une page de couverture qui devrait se rapporter aux résultats appropriés d'UNDAF, les résultats de CP, et les output du projet en plus d’une section narrative

Le Format proposé du budget– proposition de S&H Nécessite de définitions précises des Output Activités multiples pour soutenir la livraison d'un output Sources de financement identifiées par ligne budgétaire

Conception du document budgétaire pour PS Description des lignes de budget Example Exemple Fonds/Donateurs détails des Origine des fonds Ressources liées à l'activité : budget centré sur l’activité Final report format may vary

Créons le plan annuel de projet et le budget associé pour notre projet d’urgence d’éducation et de formation Indication prévue des rendements Activités clé/ Objectifs annuels de rendement Timing Partie responsable Budget prévu Q1 Q2 Q3 Q4 Origine Des fonds Description Du budget Montant Activités de suivi Lapse de temps Personne responsable Budget Modéle à remplir par les équipes

pour modifier le budget Nous devons modifier la proposition que nous avons copiée - elle n’est pas conforme à notre projet proposé Maintenant que nous avons défini notre budget, nous devons modifier notre budget de proposition pour refléter l’audience cible par rapport au projet de formation professionnelle pour les réfugiés basés à Pasa Passons à OnDemand pour modifier le budget de la proposition

Modification d’une proposition dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Project Management Cliquez sur Project Formulation Cliquez sur Define Activity Ensuite Define Budget Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir mettre à jour les activités, les periodes et les détails du budget * FA au niveau activité

Pendant le processus de formulation de projet il y a quelques tâches principales que le chef de projet doit accomplir(1/2) La proposition est un ensemble « vivant » d'information du moment elle est saisie dans le module de subventions de PS, jusqu’à ce qu’elle soit prête à être soumise au PAC pour l'acceptation. Pendant ce temps, le chef de projet accomplit les tâches suivantes : Passer en revue l'ébauche du document de projet pour évaluer la viabilité du projet en termes de politiques, dispositifs de gestion et institutionnels, de budget, des dispositions sur le rapport final et les coûts de soutien. Élaborer une note d'analyse d'exécution (Implementation Analysis Note ) et la recommandation pour son acceptation par le Comité d'acceptation de projet (PAC) de l'UNOPS, en consultant, selon les besoins, les autres divisions/Project Managers ayant de l’expérience sur les projets semblables. S'assurer que la lettre d’accord de l’organisme de coopération (ou associée), le cas échéant, se conforme au texte standard.

Pendant le processus de formulation de projet il y a quelques tâches principales que le chef de projet doit accomplir(2/2) 4. Estimer le coût des services et vérifier l'adéquation du coût de soutien proposé. 5. Vérifier que ses recommandations/suggestions ont été incorporés dans le document de projet, dans les cas où le P.M. avait participé à la formulation de projet. 6. Conseiller le client de la décision d'UNOPS sur l'acceptation, indiquant les réservations/conditions qui ont été émises. 7. Action de suivi pour signer et échanger les documents de projet avec le client et le gouvernement donataire. Tous les documents appropriés seront joints et l'information sera saisie dans la proposition appropriée dans le module de subventions d’Atlas (Award).

Cette approche à la formulation des projets est plus structurée que celle à laquelle nous sommes accoutumés Nous documenterons des idées plus tôt Ceci permettra à toute l'unité de programme, et au Senior Management de savoir quels projets sont en cours de réalisation Ceci mettra en place une approche standard structurée pour la formulation de projet à travers le PNUD

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Vue d’ensemble de l’évaluation et l’octroi du projet Le processus de l’évaluation et de l’octroi prépare un projet pour le lancement avant l'approbation de projet Une fois qu'une proposition est évaluée positivement, une série de tâches sera déclenchée pour fournir des définitions détaillées de projet (telle que l’équipe de projet) et la définition du niveau des ressources (tels que les dispositifs d'exécution) Ce processus est critique pour s'assurer que le projet est prêt à être lancé une fois qu’il est approuvé

l’évaluation et l’octroi du projet A détailler de façon complète Seuls les projets de développement passent par l'évaluation (PAC) Evaluation Autorisation Financement Détails du projet Planification Des activités Détails du budget Principales modifications Plan comptable Autorisation électronique Financement via des donateurs multiples Contrôle des engagements Points d’Integration Finances Finances Donateurs Gouvernment Implementing Agency ONGs Senior Management Siège A travers tous les étapes de l’évaluation & l’octroi du projet

La proposition est approuvée au cours de l'étape d'évaluation Approbation de la proposition Tous les dépositaires principaux (Stakeholder) devraient approuver la proposition D'abord il devrait y avoir un examen en interne de la proposition (pré-PAC; PAC - Commission d‘évaluation de Projet) Suivi par l’invitation des dépositaires principaux (tels que le gouvernement et les donateurs potentiels) à la réunion de PAC PAC débute avec une proposition de projet et se termine par une décision si oui ou non le projet sera réalisé La proposition est mise à jour et modifiée selon les besoins Passons à OnDemand pour soumettre la Proposition à l’approbation

Soumettant la proposition pour approbation dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Project Management Cliquez sur Project Formulation Cliquez sur Prepare project proposal Cliquez sur Approve pre proposal Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir soumettre la proposition pour évaluation

Celui qui est chargé de donner l'approbation et le donateur doivent alors approuver la proposition Pour l’évaluation et octroi (Appraisal and Award) Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Project Management Cliquez sur Appraise & Award a Project Cliquez sur Appraise a project Cliquez sur Upload PAC doc and Submit for approval Ici on vous montrera tous les étapes pour soummettre à approbation la proposition

Nous pouvons maintenant créer le projet de la proposition approuvée Ouvrez OnDemand pour créer le projet à partir de la proposition approuvée: Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Project Management Cliquez sur Appraise & Award a Project Cliquez sur Appraise a project Cliquez sur Generate Award Ensuite set project status/Set Grants Milestones/Finalyze Project Budget/Define Project Output Target/Define Activity Schedule/Define Activity Quality Target Ici on vous montrera toutes les étapes pour pouvoir générer la proposition

Le financement du projet et l’échéancier des contributions est une responsabilité partagée entre l’équipe de projet et des finances Evaluation Award Financement Détails du projet Planification Des activités Détails du budget Activités Mettre au point les détails de financement L‘Union européenne a déjà accepté de financer notre projet Préparez l'accord des contributions L’accords des contributions a été signés maintenant ; nous pouvons donc commencer à saisir l’échéancier de paiement des contributions reçues

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La gestion des fonds/comptes à recevoir A détailler de façon complète Le processus de la gestion des contributions l’échéancier des contributions Créer le solde A/R (fonds) Réceptionner et enregistrer le paiement Effectuer le paiement articles en suspens et suivi des donateurs Principales modifications Réception des fonds inscrits dans le système Services bancaires en ligne Plan comptable Financement multiple Mise en projet Points d’intégration Equipe PM Donateurs Equipe PM

Trois étapes: 1. Échéancier de remboursement des contributions Saisie de l’échéancier de remboursement des contributions dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org >Financial resource Management >Manage Contributions >Manage Pending Items >Enter Receivable payment schedule Ici on vous montrera comment saisir l’échéancier du remboursement des contributions

2. La réception des fonds d’un donateur Lorsqu’un paiement est reçu d'un donateur, il doit être saisi dans le système en tant que partie d’un crédit et ensuite être appliqué comme paiement contre un article de comptes à recevoir (A/R) Ce processus consiste à recevoir les fonds sur un compte bancaire et à saisir le dépot dans la module A/R – après que les informations de réception et de référence soient saisies et le dépôt (crédit) est enregistré et approuvé, le système crée les écritures comptables équilibrées ; l'argent comptant est débité et le compte de contrôle de l'argent comptant (cash control) est crédité Dans Atlas, un dépot comprend tous les paiements que vous groupez pour effectuer le traitement - vous pouvez appliquer un paiement aux articles multiples pour un client simple ou aux articles multiples pour différents clients, même à travers les centres d’activité (Business Units)

Nous avons reçu le premier acompte de l’UE pour notre projet Notre banque nous a informé de l’arrivée d’un paiement de l’UE Il faut saisir le paiement dans Atlas Passons à OnDemand pour enregistrer le crédit dans les comptes à recevoir

L’enregistrement d’un dépot dans OnDemand Maintenant nous allons enregistrer le Dépot que nous avons reçu dans OnDemand Cherchez http://ondemandweb.undp.org >Financial resource Management >Manage Contributions >Record Cash receipts >Record Direct Journal deposit Ici on vous montrera comment enregistrer un crédit

3. L’application du paiement Après avoir enregistré le dépot dans le système, il doit être appliqué à un client ou à un article A/R existant tel qu’un paiement - ceci s’effectue en utilisant une feuille de travail de paiement, qui emploie les informations sur les clients et les articles pour appliquer les paiements Le système crée une feuille de travail pour chaque paiement, et non une pour chaque dépot. Chaque dépot peut contenir des paiements multiples Après avoir indiqué l'action de postage à la page d'action de la feuille de travail, le processus de mise à jour des sommes à recevoir doit être lancé pour afficher les paiements et pour créer les écritures comptables

Nous devons appliquer notre paiement de l'UE dans Atlas Cherchez http://ondemandweb.undp.org Financial resource Management >Manage Contributions >Apply payment >Apply USD Payment Ici on vous montrera comment appliquer un paiement

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Vue d'ensemble de l'approbation et du lancement de projet L'approbation et le lancement d'un projet constitue un engagement pour mettre en application ce projet Il est formalisé par la signature des documents par des représentants du PNUD, du gouvernement, des donateurs et d'autres organismes appropriés

l'approbation et du lancement de projet A travers toutes les étapes Atlas organise et enregistre les différentes tâches et décisions - la documentation est donc prete; mais vous devez télécharger l'accord juridique A détailler de façon complète Finalyser le document de projet Approuver le projet Lancer le projet Principales modifications Documents électroniques Approbation électronique Points d’ integration Donateurs Finances Gouvernment Senior Siège

OnDemand pour préparer Approbation du Projet Finalyser le document de projet Approuver le projet Lancer le projet Activités pour approuver le projet Passons à OnDemand pour préparer le projet pour l'approbation financière Toutes les parties se sont mis d’accord sur le projet Vérifiez que la documentation du projet dans le système se conforme à toutes les conditions d'approbation Maintenant, nous devons saisir la justification et l'approbation de projet pour pouvoir lancer le projet

Préparer le projet pour l'approbation financière Cherchez http://ondemandweb.undp.org Cliquez sur Project Management >Approval and Initiation> >Approve a Project >Post Budget Ensuite Change Project Status Ici on vous montrera tous les étapes pour pouvoir approuver et lancer le projet

Nous venons de recevoir la première contribution de l’Union européenne Enregistrement du dépôt dans les comptes à recevoir Nous avons reçu le premier acompte pour notre projet de l‘UE L'équipe des finances a enregistré le paiement dans Atlas Nous avons maintenant des fonds disponibles pour lancer le projet !

Questions-réponses