Université Montpellier 1 - DSI Fabienne Ricart Gestion des candidatures étudiantes eCandidat pour l’UM1 OPI pour Rennes 1 D Université Montpellier 1 - DSI Fabienne Ricart esup days

Le projet Le projet : gérer informatiquement les candidatures des étudiants pour les procédures nécessitant une commission d’accès de l’Université. Le contexte : L’université Montpellier 1 compte 9 composantes 1 composante disposait d’une solution quelle souhaitait améliorer et mieux intégrer esup days

La démarche Projet validé lors du CORI du 30 juin 2008 Chef de projet : Pr. Marielle CADOPI doyenne de STAPS Création d’un groupe projet avec des représentants de chaque composante, le SCUIO-IP, la DEVE et la DSI et rédaction d’un cahier des charges UM1 Connaissance des travaux sur Rennes 1 : rencontre des équipes projets et étude des cahiers des charges respectifs Création d’une application par l’université de Rennes 1 et l’UM1 basée exclusivement sur Apogée Campagne 2009 : 4 composantes, 60 formations, 10 000 candidats Campagne 2010 : généralisation de la démarche et harmonisation des dossiers de candidature de l’université (validé par la gouvernance en novembre 2009) Du concours d’orthophonie(bacheliers) aux M2 et aux préparations aux concours (agrégation)‏ Composantes : ISEM, STAPS, Médecine, Droit esup days

Point technique Pré-requis : Installation Environnement JAVA Un SGBD MySql ou Oracle Serveur d’application TOMCAT Authentification par SSO-CAS un annuaire LDAP (recherche people)‏ Apogée Installation installation des 2 webServiceApogee AMUE (400lm et 400ly) webServiceApogee (esup-ws-si). L’application est compilée avec java (jdk1.6.0)‏ Serveur application Tomcat 5.5 ou 6 Oracle 10g ou MySql Du concours d’orthophonie(bacheliers) aux M2 et aux préparations aux concours (agrégation)‏ Composantes : ISEM, STAPS, Médecine, Droit esup days

Champs demandés aux étudiants Sont configurés par défaut les champs suivants : Au moment de la création de son dossier, champs obligatoires : état civil baccalauréat cursus post-bac Champs facultatifs : Cursus professionnel ou des stages Formations complémentaires professionnalisantes Il est possible d’ajouter des champs à remplir pour l’étudiant ; c’est le formulaire complémentaire. (attention, ces champs ne font pas partie des extractions Excel)‏ Les champs remplis en ligne sont réutilisables pour plusieurs diplômes Etat civil, cursus internet et externe rappatriés d’Apogée pour les étudiants connus esup days

Que permet de faire eCandidat ? Avant la campagne : De paramétrer dans le logiciel les diplômes concernés, ce sont les commissions En se basant sur des VET Apogée ouvertes pour la campagne Avec un calendrier de candidature Avec des pièces justificatives à joindre au dossier D’ajouter des questions en plus de celles posées en standard (formulaire complémentaire – outil Orbéon)‏ Les étudiants remplissent 3 écrans pour se créer un dossier : état civil, baccalauréat, cursus post bac esup days

eCandidat : backOffice esup days

eCandidat : création d’une commission esup days

Formulaire complémentaire - Orbéon Pour les gestionnaires esup days

Ouverture de la campagne ENT Site internet Étudiant UM1 Ancien étudiant UM1 Dossier eCandidat pré- rempli Étudiant inconnu Impression Envoi du dossier par courrier esup days Dossier eCandidat à remplir

eCandidat : écran étudiant avant connexion esup days

eCandidat : écran étudiant esup days

Que permet de faire eCandidat ? Pendant la campagne, de saisir l’avancement du traitement du dossier de l’étudiant : Dossier « arrivé » (vérifié ou pas)‏ Dossier « arrivé mais incomplet », saisie des pièces manquantes  L’étudiant peut se reconnecter à tout moment, il est averti par mail dés que son dossier est modifié, sa page personnelle est mise à jour. Après la commission, De saisir les résultats Liste principale (confirmation, IA web, prise de rendez-vous)‏ Liste complémentaire (avec un rang)‏ De rapatrier les données dans Apogée pour les inscriptions. Les résultats doivent être validés esup days

Que permet de faire eCandidat ? A tout moment eCandidat permet aux gestionnaires de : Consulter le nombre de candidats par commission Consulter un dossier en particulier D’extraire sous Excel tous les champs saisis par les candidats (sauf le formulaire complémentaire)‏ esup days

eCandidat : extractions Excel esup days

eCandidat : extractions Excel esup days

Retour d’expérience, campagne 2009 Des difficultés au démarrage Calendrier trop serré n’ayant pas permis des tests suffisants Des difficultés rencontrées par les étudiants pour remplir en ligne les dossiers (en particulier le formulaire complémentaire)‏ Nécessité d’avoir une VET ouverte pour la campagne en cours au début de l’année civile (pb organisation UM1)‏ Harmonisation des dossiers et pièces justificatives (pb UFR)‏ Des gains Pour les étudiants, un meilleur suivi Procédure allégée pour les gestionnaires et responsables de commission Bugs de démarrage résolus Difficultés des étudiants : amélioration de l’ergonomie en cours Gains pour les étudiants : mails et suivi en ligne de leur dossier, pour les étudiants UM1 dossier pré-rempli Gains pour le personnel UM1 : des dossiers dactylographiés, envois de mails auto, gestion des pièces manquantes, gestion des résultats esup days

Organisation des développements Développement en collaboration Définition et assignation des tâches dans SourceSup Liste de diffusion opi-devel@cru.fr Avec le logiciel eclipse En utilisant SVN pour gérer les versions Et le framework de développement esup-commons esup days

Améliorations apportées à la campagne 2010 Meilleure communication sur le site internet UM1, présentation aux enseignants dans les composantes Amélioration de l’ergonomie de l’application Gestion de la formation continue (Rennes 1)‏ Gestion des campagnes et de l’archivage Gestion automatique de la liste complémentaire Module de statistiques Utilisation de l’application par la DRH pour le recrutement des enseignants ATER Bugs de démarrage résolus Difficultés des étudiants : amélioration de l’ergonomie en cours Gains pour les étudiants : mails et suivi en ligne de leur dossier, pour les étudiants UM1 dossier pré-rempli Gains pour le personnel UM1 : des dossiers dactylographiés, envois de mails auto, gestion des pièces manquantes, gestion des résultats esup days

Pistes d’évolution UM1 : 2011 Meilleure intégration d’Orbéon, empêcher l’impression du dossier tant que le formulaire complémentaire n’est pas rempli Utilisation de l’application pour toutes les procédures sélectives de l’établissement Nouvelle version répondant aux besoins de la DRH Bilan positif, application reconduite et généralisée Filières sélectives : M2, L3 Procédures sélectives : L1 pour les bacheliers hors académie par exemple esup days

eCandidat, OPI Questions ? Wiki : https://listes.cru.fr/wiki/opi-devel/doku.php Liste d’échange autour de l’application : opi-usr@cru.fr SourceSup : [57SI] Opérations de préinscription Questions ? esup days