Présentation du projet « Polycopiés numériques » Projet porté par l’Université Paris Dauphine, réalisé sur subvention de la Mairie de Paris, pour mutualisation sur l’UNR Paris Ile de France . Marie VALENTIN – Université Paris Dauphine 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 1

« Polycopiés Numériques » Projet « Polycopiés Numériques » : un projet de l’UNR Paris Ile de France (UNPIdF) Il fait partie d’un programme de 7 services numériques mutualisés recevant le concours financier de la Mairie de Paris. Destiné à être mutualisé : sera diffusé dans l’Incubateur Esup. Porté par l’Université Paris Dauphine : Gestion de projet et coordination : équipe TICE, DSI de Dauphine, Développement : équipe CRIC, Participation et conseils avisés : Service Reprographie, SCD, Archives, secrétariats d’UFR, enseignants … Groupe de travail inter-établissements, pour une meilleure mutualisation : personnels de Paris 1, Paris 7, Paris 10 … Espace projet Esup : http://www.esup-portail.org/x/TACSBQ 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 2

Comment est née l’idée de ce projet ? Constats de départ Comment est née l’idée de ce projet ? 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 3

Principaux constats de départ Les polycopiés de cours et supports de TD sont souvent difficiles à obtenir pour l’établissement. Il serait pourtant intéressant : - de les centraliser et sauvegarder au niveau de chaque composante, - de les indexer à la BU, - de les reverser au Service des Archives, - de les mettre en ligne au service TICE, - de les utiliser pour décrire l’offre de formation, ainsi que pour offrir une meilleure accessibilité aux contenus (malvoyants par ex). Multiplication des processus et des fichiers : Quelques exemples : Un enseignant souhaite reprographier son polycopié et le mettre en ligne : 2 manipulations différentes. Pour assurer une sauvegarde au niveau de la Composante, un secrétariat conserve chaque exemplaire papier : complique le processus …et prend de la place ! Risque de création involontaire et non-maîtrisée de doublons (stockage de la composante, plate-forme TICE, blog ou site de l’enseignant, Bibliothèque …) Or, tous ces documents ont un point de passage commun : la reprographie… 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 4

Conception générale Etat des lieux 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 5

Enseignants & personnels Diffusion plate-forme pédagogique Objectifs du projet Permettre à un enseignant d’initier une demande de reprographie depuis l’ENT, en remplissant un formulaire et en téléchargeant son polycopié, Enseignants & personnels ENT Dans le même formulaire, proposer la mise en ligne automatique du document sur la plate-forme de formation. « Polycopiés numériques » Et en "sens inverse" : permettre à l’enseignant de demander la reprographie d’un document déjà en ligne sur la plate-forme de formation. Stocker les versions numériques des documents envoyés en reprographie ; Et fournir un historique des demandes effectuées. Envoi en reprographie Diffusion plate-forme pédagogique 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 6

Projet polycopiés numériques Les rôles autour de la future application Rôle « Admin » Rôle « Demandeur » Rôle « Service reprographie » « En quelques clics, je demande la reprographie de mon polycopié en 200 exemplaires… » « Je vais voir les demandes de reprographie pour les traiter … » Projet polycopiés numériques Rôle « Service TICE » Rôle « Valideur » « Je vais voir les demandes de reprographie des enseignants pour les vérifier et les accepter … » Plate-forme de formation Etudiants Rôle « Resp. Budget repro » En même temps que sa demande de repro., l’enseignant peut mettre son polycopié en ligne. Il peut aussi envoyer en reprographie un polycopié déjà en ligne. « Je voudrais savoir où en sont les dépenses sur le budget « reprographie » de ma composante… » 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 7

NON ENVISAGÉ De cette première analyse, on peut déjà déterminer que la future application ne gérera pas : L’édition ou mise en page du document « online » le document uploadé doit être « bon à tirer » pour le demandeur. Le dépôt du document à un organisme externe, tel que BNF, revues, etc. Non fourni par défaut, imaginable ultérieurement par Web Services. L’édition ou correction « online » du document par le Service Reprographie ou tout secrétariat. le bon de travail donnera les informations nécessaires pour contacter le demandeur. L’impression et la livraison des travaux finis : l’application n’est pas destinée à s’intégrer aux machines d’imprimerie ni aux applications de courrier interne ou navettes. Les sujets d’examens, selon les établissements : Exemple des sujets d’examen à l’université Paris Dauphine. Notre démarche : Fournir une application d’usage aisé, d’ergonomie simple, offrant les fonctionnalités les plus utiles. Sur le principe du 80/20 : 80% des demandes peuvent être traités avec 20% des options. Elle doit être conçue, développée, recettée et mise en production en 1 an environ. 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques »

Etat des lieux Les établissements de l’UNR sont souvent déjà équipés, et de façons diverses : Plates-formes de formation (sur 15 réponses) : Moodle = 9 Dokéos = 3 Claroline = 2 Web CT/Blackboard = 2 Logiciels de reprographie (sur 9 réponses) : DSF = 4 Cervo Print = 4 Prinéo Caméléon = 1 Applications développées en interne = 2 Conclusion : applications variées, usages des plates-formes variés (formation à distance, diffusion, C2i, …) et donc une orientation projet à réfléchir. Prédominance : Moodle Prédominance : plusieurs applications propriétaires 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 9

Architecture Phase 1 : double dépôt d’un polycopié « Polynum Express » sera le point d’entrée. Il comprendra plusieurs formulaires, pour la soumission d’un document, la consultation et la validation des demandes… Rôle « Demandeur » Rôle « Demandeur » ENT Connecteurs vers : - plate-forme de formation - application de reprographie en place (optionnel) POLYNUM-Express Plateforme pédagogique Formulaire simple de soumission d’un polycopié pour envoi en reprographie. Utilisation des référentiels disponibles : annuaires (utilisateurs et groupes), offre de formation, espaces de cours (plateforme), centres financiers, … Autres vues : validation des soumissions, vue de l’historique, … WS Propose la soumission d’une nouvelle demande de travaux de reprographie POLYNUM-Api Application de reprographie WS Doc numérique + bon de travail Attribue au document un identifiant unique Réalise le « double dépôt » en assurant la liaison entre la solution de reprographie et la plateforme pédagogique. Met en cache les demandes pour la gestion des re-soumissions Diffuse le support numérique du polycopié sur l’espace de cours de l’enseignement concerné Applications Financement des connecteurs : Les connecteurs vers les plates-formes pourront être mutualisés, et financés en partie par la subvention et en partie par les établissements intéressés. Par ex. un connecteur de ce type vers Moodle pourrait coûter dans les 9000 euros HT, sachant que ce serait un code open-source mutualisable entre les établissements ayant la même version de Moodle… Par contre, pour les connecteurs vers les applications de reprographie : à prendre en charge par les établissements (de nombreuses applications de reprographie, dans différentes versions et avec différents développements spécifiques : la subvention risque de ne pas suffire). Document ou URL + quelques données du bon de travail Progiciel de reprographie utilisé et administré par le Service reprographie Service de repro-graphie WS Traite les soumissions automatisées reçues de POLYNUM-Api Doc numérique + bon de travail Données Stockage des données Stockage des données Stockage des documents numériques et demandes de repro 1010 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques »

Imaginer de futures extensions à ce projet … Et ensuite ? Imaginer de futures extensions à ce projet … 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 1111

Aspect « stockage » Stockage des demandes : Stockage temporaire : Enregistrement des demandes de reprographie datant de moins d’1 an (par défaut) pour constitution d’un historique simple : service rendu aux utilisateurs et à l’institution. Stockage plus pérenne sur un DSpace pour TESTS : Compatibilité avec DSpace par défaut.  Notre idée est de tester en grandeur réelle le stockage des documents issus des demandes de reprographie : pour identifier les contraintes : quel volume de « tout venant » faudra-t-il gérer ? qui le gère ? comment ? pour imaginer les usages futurs possibles avec ces documents : quels documents conserver ? pour quel usage ? comment les mettre à disposition ? qui s’en charge ? 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques »

Phase 2 : une idée à creuser … pour un futur projet ! Si le format de sortie de l’application de multi-diffusion correspond à un/des standards, les canaux accessibles pourraient être nombreux… En Phase 2 : on passerait de la gestion d’un double-dépôt à la gestion d’une diffusion vers différents canaux. Rôle « Demandeur » Rôle « Demandeur » ENT Autres canaux de diffusion POLYNUM-Express Plateforme pédagogique Formulaire simple de soumission d’un polycopié pour envoi en reprographie. Utilisation des référentiels disponibles : annuaires (utilisateurs et groupes), offre de formation, espaces de cours (plateforme), centres financiers, … Autres vues : validation des soumissions, vue de l’historique, … WS - autre plateforme, - carnets de recherche, - pages personnelles, - espace étudiant sur l’ENT, - intégration de documents ou d’extraits au sein des descriptifs de formation, - … Application de multidiffusion POLYNUM-Api Attribue au doc un identifiant unique de multidiffusion Entrepose sur une infrastructure (intégrée ou ad hoc) +indexation Fournit des outils pour la multidiffusion (vers différents canaux, formats, supports…) Sécurise l’identification et l’authenticité des documents (filigrane, DRM, … ??) Propose des outils pour la diffusion et la lecture en ligne (téléchargement, feuilleteur, etc… ??) WS ? Canaux de diffusion tiers Diffuse le support numérique du polycopié sur l’espace de cours de l’enseignement concerné Par exemple : iTunes U , … Doc numérique + métadonnées Document ou URL Application de reprographie Outils de production Ressources en provenance d’outils de production par exemple une « Chaine éditoriale » Progiciel de reprographie utilisé et administré par le Service reprographie Doc numérique + bon de travail Si les données à fournir en entrée sont bien modélisées, différents outils pourraient être compatibles, comme « points d’entrée ». Données GED ? ARCHIVES ? Stockage des données ORI-OAI ? Stockage des données L’aspect « stockage et indexation » pourrait donner lieu à d’autres connecteurs, pour les établissements déjà équipés en applications de GED et/ou diffusion Infrastructure de stockage, indexation des fichiers numériques 13 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques »

Etat des lieux Etat des lieux 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 1414

Derniers évènements Eté 2010 : Analyse des besoins et des processus, contacts à Dauphine et sur l’IdF. Définition des premières orientations. Fin octobre : Constitution d’un groupe de travail : membres de Paris 1, Paris 7, Paris 10. De nouvelles orientations sont définies : pérennité à prévoir pour éventuelle Phase 2. Fin novembre : Validation des premières orientations du projet par le Comop UNPIDF Actuellement, en phase de conception : Revue en groupe de travail des dessins d’écrans Modélisation des données, Etude de DSpace et d’ORI-OAI : voir si nous pourrons en ré-utiliser un ou les 2 pour gérer le workflow de soumission de travaux, et les exports de documents (WS). Bientôt : premières réalisations (prototypes d’écrans) 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 15 15

Avez-vous des questions ? A vous ! Avez-vous des questions ? 01/02/2011 Esup Days n°11 : projet « Polycopiés numériques » 1616