ANNEE ROTARIENNE 2008-2009 PRESIDENT INTERNATIONAL Dong Kurn (D.K.) LEE GOUVERNEUR DU DISTRICT 1680 Pierre HAAS ******* UN CLUB PERFORMANT EST CAPABLE DE Maîtriser et accroître son effectif Monter des actions réussies Soutenir la Fondation

REUNIONS STATUTAIRES DU CLUB 1) Préparer la liste des membres pour émargement (permet le calcul de l’assiduité) 2 ) Donner lecture de la Lettre du Gouverneur 3) Demander un compte-rendu au Conférencier pour le publier dans le bulletin du club 4) Remettre une carte de présence aux visiteurs rotariens (étrangers au club) 5) Prévoir quelques insignes en cas de demande

ASSIDUITE Est compris dans le calcul d’assiduité d’un membre sa présence ou sa participation : à une action du club, une manifestation ou une réunion du club parrainée par celui-ci à une réunion du comité de club ou commission à laquelle il appartient à une réunion statutaire d’un autre club, et cela dans tous pays (le comptage de toutes les présences ne pourra en aucun cas dépasser le nombre des réunions statutaires du club) A envoyer dès votre dernière réunion mensuelle ou au plus tard avant le 5 du mois suivant à Armand Gresser : armand.gresser@wanadoo.fr

Parfait outil de communication BULLETIN DU CLUB Parfait outil de communication Fréquence de parution : au choix du club Y faire figurer, entre autres, Le programme des conférences Les actions en cours ou prévues Les manifestations du club Les points importants décidés au Comité Les « News » de l’Interclubs (s’il existe) Admissions, démissions, mutations ou distinctions des membres l’assiduité Date de l’Assemblée de District, de la Conférence de District, Visite du Gouverneur, etc….

COMITE Convoquer les membres du comité ou faire un rappel Préparer l’ordre du jour pour le Président Planifier la prochaine date du comité Etablir le Procès-verbal de la séance et le diffuser aux membres du Comité Prévoir et organiser la visite du Gouverneur

ASSEMBLEE GENERALE DU CLUB Doit avoir lieu avant le 31 décembre Trois semaines avant l’Assemblée Générale : Envoyer la lettre de convocation à tous les membres du club, en y joignant la liste des membres du nouveau comité qui sont à élire (les rotariens empêchés d’assister à cette réunion ont la possibilité de donner un pouvoir ou de voter par correspondance « double enveloppe » et l’adresser au Secrétaire du club (en conformité avec les statuts du club). A l’issue de l’Assemblée Générale : - dresser un procès-verbal - communiquer à Evanston les coordonnées des dirigeants élus en utilisant le formulaire prévu à cet effet que vous recevez fin octobre

COMMENT PARRAINER UN NOUVEAU MEMBRE FORMULAIRE 254-FR (à commander à Zürich) inviter le futur membre à assister à quelques réunions statutaires du club Remplir le formulaire ci-dessus, le faire passer au comité du club qui votera. A l’issue du vote, envoyer une lettre circulaire à tous les membres, comprenant les nom et prénom du candidat, la date de naissance, la profession, les adresses privée et professionnelle, téléphone, e-mail, prénom du conjoint, le nom du parrain, aux fins de leur demander leur accord ou objection éventuelle mais motivée, dans les dix jours statutaires. Si objection motivée, la soumettre au Comité qui décidera Si accord unanime, convenir d’une date d’admission entre le Président, le parrain et l’impétrant.

ADMISSION Présentation du nouveau membre par le parrain Intronisation par le Président qui remet l’insigne du R.I. et une pochette comprenant Le Manuel de Procédure (vous pouvez vous le procurer à Zürich réf. 035-FR) L’annuaire des Rotary Clubs Le bulletin du club La carte d’identité (à établir et à signer par le Secrétaire et le membre) Le diplôme du nouveau membre Une documentation sur Polio +, le Rotary en bref, le Critère des 4 Questions, le Rotary en actions Engagement de l’impétrant

Admissions et Démissions en informer impérativement: 1/Zürich (à l’aide du formulaire « Changement de données » commander en ligne : www.rotary.org (page 30 du catalogue) 2/Le Gouverneur, 3/La Revue « Le Rotarien » et garder un exemplaire pour les archives du club

DIVERS Veiller à une bonne mise à jour des coordonnées des membres auprès de la Revue « Le Rotarien ». Vous recevrez, en temps utile, tous les documents nécessaires à cet effet et il est impératif de les remplir poste par poste, ex. année de naissance, année d’admission, prénom du conjoint, classification, etc.. (délai pour le retour de la mise à jour : début avril par écrit et fin avril par e-mail) Pour toute demande de Paul Harris Fellow, compléter le formulaire 123-FR (page 15 du catalogue – en ligne www.rotary.org) et l’envoyer à Zürich trois semaines avant la remise du P H F. Assister obligatoirement à l’Assemblée de District et à la Conférence de District (inviter tous les membres du club à venir, surtout les nouveaux membres et le comité)

CALENDRIER DE RAPPEL Juillet Janvier Mai Juin Préparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1er juillet Janvier Préparer et soumettre le rapport sur l’effectif du club au 1er janvier Rappel : les coordonnées pour l’Official Directory doivent parvenir au Siège avant le 31 janvier Mai Préparer les certificats de pouvoirs des délégués votants du club à la Convention du Rotary Juin Préparer votre rapport annuel du club Remettre à votre successeur tous les dossiers Etablir les fiches d’identité

CONTACTS UTILES Rotary international : www.rotary.org District 1680 : http://www.rotary1680.org Rotary International – site francophone : www.rotary-francophone.org Rotary Bureau Europe Afrique : Witikonerstrasse 15 – CH 8032 ZÜRICH – e-mail : NgocLinh.Chau@rotary.org Pierre HAAS – Gouverneur District 1680 – haas.pierre@evc.net Marie-Louise TISSOT – Secrétaire District – ml.tissot@evc.net Christian EINHORN – Trésorier – christian.einhorn@mazars.fr Norbert CLERY – Lettre du Gouverneur –ndcclery@noos.fr Armand GRESSER – Assiduité – armand.gresser@wanadoo.fr