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L’archivage électronique de documents Quels documents ? Documents existant préalablement sous forme papier Documents numériques dès leur création (mails, factures électroniques… Archiver les documents sur supports informatiques comment faire ? que retrouvera-t-on dans dix ou vingt ans ? comment s’assurer que les documents dématérialisés seront encore lisibles ? Que les supports ne seront pas endommagés et que leurs formats seront toujours connus ? les documents produits auront-ils la moindre valeur de preuve ?

Distinguer Sauvegarde Archivage Archivage légal Copie de données d'un support sur un autre (backup) pour permettre la restauration en cas de panne matérielle ou logicielle Archivage recueillir, classer et conserver des documents à des fins de consultation ultérieure. implique de conserver les documents d'une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle après plusieurs années Archivage légal ajoute des moyens supplémentaires qui permettront d'authentifier le document et son auteur afin qu'il possède une valeur de preuve sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales.

L’archivage légal L’archivage est une obligation légale quelle que soit la nature du document La durée de conservation : Indépendante du support (papier ou numérique) Liée à la nature du document En matière civile: jusqu’à 30 ans En matière fiscale: 6 ans En matière commerciale : de 1 à 10 ans Type de documents Durée de conservation Factures clients / fournisseurs Bons de réception et de livraison Bons de commande Pièces justificatives de TVA Correspondance commerciale Contrats commerciaux Commandes clients Bulletins de paie Images chèque Marchés Publics Documents nécessaire à la reconstitution de carrière 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 30 ans (code civil) 30 ans (code civil)  5 ans (code du Travail et de la Sécurité sociale)  10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) Illimitée (code du travail)

De la preuve papier à la preuve électronique Loi du 13 mars 2000 (modifiant le code civil), un document électronique signé a la même valeur légale. Sous réserve d’être : « Conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »

Valeur juridique d’un document électronique un document natif électronique comportant ou pas une signature électronique un document électronique issu de la numérisation d’un document papier. Dans ce cas, l’original reste le document papier et constitue la preuve en cas de litige. Pour qu’un document électronique ait une valeur juridique, il doit : Être signé authentification de l’auteur Être archivé dans des conditions garantissant son intégrité horodatage du document pérennité du support et du format Les cycles technologiques sont généralement largement inférieurs à la durée d'archivage légal des documents. restitution avec garantie que le document n’a pas été modifié.

Votre solution d’archivage Avis de Réception Signé (ARS) incluant l’Accusé d’Archivage Sécurisé (AAS) Accusé de Contrôle Signé (ACS) Avis de Dépôt Signé (ADS) Transmission du fichier à archiver Cabinet

Transmettre le fichier à archiver Automatique à partir de votre logiciel Mail à archive@jedeclare.com Upload sur le site jedeclare.com

Transmettre le fichier à archiver Caractéristiques du fichier transmis Pour archivage : un fichier .ZIP, .RAR, … limité à 4 Mo Possibilité d’éclatement Formats imposés pour archivage légal : Car une fois un document signé, il est impossible de le changer de format si ce dernier cesse par exemple d’être supporté par son éditeur. format images TIFF. format PDF/A on conserve aussi la visionneuse

Archiver un fichier par « upload »

Suivi des flux archivage

Classement et recherche « arborescente »

Classement et recherche « arborescente »

Des mots clés associés à chaque fichier La date du document L’exercice de rattachement Le numéro de dossier Le SIRET du client La référence du document d’origine Et des mots clés libres Par exemple contrat de travail, Dupont …

Recherche multicritère sur mots clés

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