Séminaire Chefs de File Programme MED Contrôle de Premier Niveau Marseille, le 3 mars 2009 Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

Plan de la présentation 1. Définition « Contrôle de 1er Niveau » 2. Systèmes de contrôle nationaux 3. Rôle et tâches du contrôleur 4. Circuit de certification des dépenses 5. Piste daudit 6. Contrôle deuxième niveau 7. Notes dorientation: guide de contrôle Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

1. Contrôle de 1 er Niveau [1] Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009 Vérifications conformément à larticle 16 du Règlement 1080/2006: Vérifications conformément à larticle 16 du Règlement 1080/2006: La fourniture des produits et des services cofinancés (tels quils sont décrits dans le Dossier de Candidature) La fourniture des produits et des services cofinancés (tels quils sont décrits dans le Dossier de Candidature) Lexactitude des dépenses déclarées Lexactitude des dépenses déclarées La conformité de ces dépenses avec les règles du Programme, nationales et communautaires La conformité de ces dépenses avec les règles du Programme, nationales et communautaires

Vise à vérifier la légalité et régularité des dépenses déclarées par chaque partenaire Couvre 100% de toutes les dépenses déclarées Vérifications documentaires mais des contrôles sur place pourraient également avoir lieu 1. Contrôle de 1 er Niveau [2] Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

2. Systèmes de contrôle nationaux Chaque Etat membre (EM): Met en place un système de Contrôle de 1er Niveau Définit un mode de sélection des contrôleurs Chaque partenaire doit se référer au système de contrôle de lEtat membre dans lequel il est localisé Se référer aux informations fournies par les organismes nationaux pour la procédure détaillée Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

Chypre Partenaire propose un contrôleur indépendant (interne ou externe) Partenaire propose un contrôleur indépendant (interne ou externe) Si externe, sélection au moyen dune mise en concurrence Si externe, sélection au moyen dune mise en concurrence Cahier des charges doit être envoyé à lautorité des marchés publiques du Trésor chypriote pour notification et validation Cahier des charges doit être envoyé à lautorité des marchés publiques du Trésor chypriote pour notification et validation Coûts supportés par le partenaire et éligibles Coûts supportés par le partenaire et éligibles Planning Bureau valide le choix du contrôleur Planning Bureau valide le choix du contrôleur Respect des critères inclus dans une liste de contrôle Respect des critères inclus dans une liste de contrôle Organisme professionnel pertinent Organisme professionnel pertinent Grec et anglais Grec et anglais Délai dun mois pour validation des dépenses Délai dun mois pour validation des dépenses

Espagne 1. Administration ayant unité de contrôle indépendante pour les programmes européennes Système doit être autorisé par le Ministère de lEconomie Système doit être autorisé par le Ministère de lEconomie 2. Partenaire propose un contrôleur externe inscrit dans le Registre Officiel dAuditeurs espagnol Sélection au moyen dune mise en concurrence Sélection au moyen dune mise en concurrence Le Ministère de lEconomie doit valider le choix Le Ministère de lEconomie doit valider le choix Dans les deux cas, ces certifications doivent être validées par le Ministère de lEconomie Dans les deux cas, ces certifications doivent être validées par le Ministère de lEconomie Seulement les coûts des contrôleurs externes sont éligibles Seulement les coûts des contrôleurs externes sont éligibles

France 1. Contrôleur externe Sélection au moyen dune mise en concurrence Sélection au moyen dune mise en concurrence Vade-mecum et cahier des charges type Vade-mecum et cahier des charges type 2. Contrôleur interne dont lindépendance doit être assurée Coûts éligibles Coûts éligibles Choix à valider 3 mois après approbation du projet Choix à valider 3 mois après approbation du projet Autorité comptable Autorité comptable Connaissance des règles communautaires et nationales Connaissance des règles communautaires et nationales Français et anglais Français et anglais

Grèce Registre de contrôleurs créé par lAutorité nationale Registre de contrôleurs créé par lAutorité nationale Partenaires demandent lassignation dun contrôleur avant soumission du dossier de candidature Partenaires demandent lassignation dun contrôleur avant soumission du dossier de candidature Pas besoin dattendre la désignation pour soumettre la candidature Pas besoin dattendre la désignation pour soumettre la candidature Une fois désigné, signature du contrat entre les parties Une fois désigné, signature du contrat entre les parties Certifications doivent être signées aussi par lAutorité nationale Certifications doivent être signées aussi par lAutorité nationale Coûts supportés par le partenaire et éligibles Coûts supportés par le partenaire et éligibles

Italie 1. Entités publiques Unités internes de contrôle Unités internes de contrôle Séparation de fonctions assurée Séparation de fonctions assurée 2. Entités privées (ou entités publiques noptant pas par le contrôle en interne) Critères établis par le Ragioniere Generale dello Stato Critères établis par le Ragioniere Generale dello Stato Contrôleurs inscrits depuis au moins 3 ans dans le Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ou dans le Registro dei Revisori Contabili Contrôleurs inscrits depuis au moins 3 ans dans le Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ou dans le Registro dei Revisori Contabili Honorabilité, professionnalisme et indépendance Honorabilité, professionnalisme et indépendance Critères à vérifier par les partenaires et documentation à conserver Critères à vérifier par les partenaires et documentation à conserver Choix du contrôleur validé par un Comité ad hoc Choix du contrôleur validé par un Comité ad hoc Coûts supportés par le partenaire et éligibles Coûts supportés par le partenaire et éligibles

Malte Un contrôleur externe (ou interne si indépendant) émet une 1 re certification Un contrôleur externe (ou interne si indépendant) émet une 1 re certification Coûts supportés par le partenaire et éligibles Coûts supportés par le partenaire et éligibles Les déclarations de dépenses + 1 re certification sont soumises à la Territorial Cooperation Unit Les déclarations de dépenses + 1 re certification sont soumises à la Territorial Cooperation Unit Contrôle au niveau central gratuit pour les partenaires Contrôle au niveau central gratuit pour les partenaires

Portugal 1. Contrôleur externe Sélection au moyen dune mise en concurrence Sélection au moyen dune mise en concurrence 2. Contrôleur interne dont lindépendance doit être assurée Coûts éligibles Coûts éligibles Choix à valider 3 mois après approbation du projet Choix à valider 3 mois après approbation du projet Autorité comptable Autorité comptable Connaissance des règles communautaires Connaissance des règles communautaires Portugais et anglais Portugais et anglais Délai dun mois pour validation des dépenses Délai dun mois pour validation des dépenses Validations des contrôleurs doivent être confirmées par lInstituto Financeiro par o Desenvolvimento Regional (IFDR) Validations des contrôleurs doivent être confirmées par lInstituto Financeiro par o Desenvolvimento Regional (IFDR)

Slovénie Centralisation des contrôles par le Ministère de lenvironnement et daménagement du territoire Centralisation des contrôles par le Ministère de lenvironnement et daménagement du territoire Contrôle gratuit pour les partenaires Contrôle gratuit pour les partenaires A tenir compte des notes dorientation nationales et des documents exigés A tenir compte des notes dorientation nationales et des documents exigés Délai dun mois pour validation des dépenses Délai dun mois pour validation des dépenses

3. Rôle et tâches du contrôleur [1] Sassurer que: Sassurer que: Activités et dépenses effectuées dans le respect des règles déligibilité nationales et communautaires Activités et dépenses effectuées dans le respect des règles déligibilité nationales et communautaires Valider: Valider: Les dépenses du partenaire Les dépenses du partenaire Le contenu des activités et des finances du rapport du partenaire Le contenu des activités et des finances du rapport du partenaire Effectuer les contrôles dans les délais Effectuer les contrôles dans les délais Retards empêchent un constant cash-flow et ont un impact négatif dans la performance financière des projets et du Programme Retards empêchent un constant cash-flow et ont un impact négatif dans la performance financière des projets et du Programme Risque de dégagement Risque de dégagement

3. Rôle et tâches du contrôleur [2] Remplir une checklist Remplir une checklist Ebaucher un rapport de contrôle Ebaucher un rapport de contrôle Signer une validation des dépenses Signer une validation des dépenses Modèles disponibles sur PRESAGE CTE Modèles disponibles sur PRESAGE CTE Etats membres pourraient développer des modèles propres Etats membres pourraient développer des modèles propres

4. Circuit de certification des dépenses [1] Tous les 6 mois un rapport davancement doit être soumis au STC Rapport davancement implique une demande de remboursement (document unique) Périodes fixées conformément à la date de début Pas les mêmes délais pour tous les projets Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

4. Circuit de certification des dépenses [2] 1 – Saisie des activités et des dépenses sur PRESAGE CTE par chaque partenaire 2 - Le Chef de File valide les saisies de chacun des partenaires 3 - Le contrôleur de chacun des partenaires valide les dépenses éligibles produit un certificat de validation (extrait du PRESAGE CTE) Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

4. Circuit de certification des dépenses [3] 4 – Dans certains EM: Envoi du certificat à lautorité nationale responsable pour finaliser la validation 5 – Le Chef de File compile tous les certificats et constitue un rapport davancement 6 - Soumission au STC dans les délais précisés dans le Contrat de Subvention Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

4. Circuit de certification des dépenses [4] 7 – Le STC vérifie le rapport: conformité des réalisations par rapport au Dossier de candidature conformité des validations des contrôleurs par rapport aux systèmes nationaux transmet à lAG 8 – LAG sassure de lexactitude des demandes de paiement et transmet à lAC 9 – LAC établit lordre de paiement au Chef de file 10 – Le Chef de file transfère aux partenaires Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

5. Piste daudit [1] Le Chef de file est responsable de la tenue dune piste daudit appropriée La personne qui a payé Ce qui a été payé La date à laquelle le paiement a eu lieu La personne qui a procédé aux vérifications Lendroit dans lequel les documents concernés sont conservés Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

5. Piste daudit [2] Documents originaux conservés par chaque partenaire Des copies des documents sont envoyées au Chef de File Chef de file doit sassurer que tous les partenaires les conservent Jusquau 31 décembre 2021 Plus longtemps si exigé au niveau national Maitena Iglesias – « Suivi financier » Hôtel de Région, Marseille, France. 18 Décembre 2008

6. Contrôle de 2 e niveau Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009 Article 62 Règlement 1083/2006 Vérification supplémentaire des dépenses organisée par le Programme Echantillon annuel obligatoire Documents disponibles de façon sûre et ordonnée à des fins daudit

Guide sur site web du Programme MED Bénéficiaires et Contrôleurs Contient: les règles applicables au Programme MED lobjet du travail des contrôleurs les personnes habilitées à effectuer les contrôles 7. Notes dorientation pour le Contrôle de Premier Niveau Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

Thank you / Merci Maitena Iglesias Díaz Responsable du monitorage financier STC MED Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009