Evaluation des Autorités Nationale de Réglementation (ANR) Séminaire sur les Politiques Pharmaceutiques Nationales OMS, Genève, Suisse 14 -18 juin 2010 Amor Toumi/Alain PRAT, Conseillers techniques, MRS/EMP/HSS OMS - Genève

Plan de la session L'évaluation des autorités de réglementation pharmaceutique Le procédé d'évaluation Une approche basée sur l'analyse des procédés Le contenu de l'outil Etude de cas pratiques Le soutien aux pays la logique les méthodes et les outils,

Les étapes de l'évaluation / 1 Expression du besoin Interne / Externe Définition du domaine d'intervention Finalité et objectifs Composition de la mission Qualification et de l'expérience des membres de l'équipe disponibilité des membres Minimun 2 Suivi par des membres de l'organisation visitée Préparation de la visite Demande d'informations préalable Etude des informations disponibles Validation du domaine d'intervention Préparation du plan de la visite

Les étapes de l'évaluation / 2 Réunion d'ouverture Présentation des évaluateurs, des objectives, de la méthodologie suivie Présentation générale de l'authoritée Validation du plan et disponibilités des institutions visitées Conduite de la visite Suivre le programme tel que planifié, Collecter les élémens démontrant la réalisation des activités Réunion de clôture Présentation des aspects positifs et des écarts relevés Présentation des recommandations Discussion sur le plan institutionnel des actions correctives Allocution de Clôture de la mission Suite à donner Fournir le rapport initial, recueillir les commentaires et finalisation du rapport définitif Initier / envisager les actions de soutien

Cartographie des acteurs Acteurs ou Institutions Fonctions Réglementaires Ministère de la santé, Directions régionales, Autorisation des fabricants, distributeur et Importateurs Ministère de la santé, Ordre des pharmaciens Autorisation des pharmacies, du personnel pharmaceutique Direction de la pharmacie et du médicament Homologation des médicaments Inspection générale de la santé Inspection réglementaire pharmaceutique Centre national de pharmacovigilance, Programmes verticaux Suivi des signalements d'effets indésirables A partir des premiers entretiens d'ouverture, identifier tous les acteurs intervenant dans les domaines de la réglementation pharmaceutiques

Cartographie des acteurs Acteurs ou Institutions Fonctions Réglementaires Inspection des Douanes Contrôle des importations Comité national d'éthique, MRA Essais cliniques Laboratoire national de contrôle de la qualité Contrôle de la qualité des médicaments MRA Contrôle de la publicité et de la promotion Centre d'information Information sur les produits A partir des premiers entretiens d'ouverture, identifier tous les acteurs intervenant dans les domaines de la réglementation pharmaceutiques

Cartographie des acteurs / Observations tirés des 21 évaluations réalisées MRA1 Homologation MRA2 Etablissements MRA3 Inspection MRA4 Contrôle qualité MRA5 Pharm.Vigilance 3 2 6 1 4 Nombre d'ARP = 21 Conclusions en terme d'organisation des fonctions: Homologation et vigilance pas séparées ; établissement et inspection pas séparées, une seule entité préférable

Une évaluation de l'ensemble des processus de l'ARP Retrait de lots L'ARP doit être considérée comme un ensemble de processus Contrôle de la publicité Contrôle de la qualité Information sur le produit Attribution des AMM Inspection Pharmaco vigilance On peut même ajouter un lien entre vigilance et retrait de lots pour des problèmes de qualité notamment Qui pour la plus part doivent inter-agir entre eux Autorisation des établissements Contrôle des importations Processus de production de services

Cartographie des processus Pas seulement des processus de production de services Autorisation, License, Retrait, Suspension,... Mais également des processus généraux à toute organisation Les processus de management de la vision-mission de l’entreprise, des stratégies, des priorités, des objectifs,des méthodes de contrôle des opérations Les processus de management des ressources : humaines et matérielles (les activités des services de ressources humaines, des achats, d’approvisionnement...) Les processus de management de la relation client, processus de détermination du besoin et de la satisfaction des clients (les activités de communication, des activités du service qualité... ) Les processus de support à la réalisation (gestion et traitement de l’information) Le processus d’amélioration continue ( audits, actions correctives et préventives, analyse des mesures faites)

Stratégie d'évaluation Approche de HAUT vers le BAS Législation Décret, Circulaires Lignes directrices, Note aux fabricants Procédures opératoires, formulaires Décisions, enregistrements, preuves diverses,… Pyramide réglementaire

Méthodes d'évaluation Ne pas se baser des impressions, des sentiments ni sur des considerations subjectives Basée sur des éléments documentés Les éléments recueillies à travers les entretiens doivent, quand cela est possible, être confirmées par des moyens plus objectifs Les déficiences envisagées doivent être étudiés jusqu'à être validées Un consensus doit être atteint au final avec les représentants de l'ARP Par exemple, A l'occasion des entretiens avec le personnel, Revoir les manuels, les guides élaborés, L'étude des enregistrements, des décisions produites, La lecture des rapports antérieurs, Etudier les fichiers, le contenu des dossiers (de demande par ex.), L'analyse des données, des indicateurs, L'observation lors de la réalisation des activités, des lieux ou elles s'exercent L'examen des conditions dans lesquelles ces activités ont lieu

L'étude des éléments matériels Investiger pas seulement pour vérifier la présence ou l'absence d'un document (loi, décret, procédure) Mais également pour aller jusqu'à pouvoir déterminer la réalité de la mise en oeuvre des mesures préétablies Et idéallement que cela fournit les résultats escompés ….. Quelques exemples : Loi a bien été promulgée mais la réglementation est absente Loi et règlement sont publiés mais aucune ligne directrice ne décrit en détail les obligations pour les demandeurs Les procédures administratives sont établieshed mais aucun enregistrement ne permet de démontrer leur mise en oeuvre Les décisions administratives sont publiées sans base légale

Différents chapitres de l'outil MODULE 1 INFORMATIONS GENERALES: MODULE 2 SYSTEME NATIONAL DE REGLEMENTATION PHARMACEUTIQUE MODULE 3 AUTORITE REGLEMENTATION PHARMACEUTIQUE (ARP) MODULE 4 AUTORISATION DE MISE SUR LE MARCHE (AMM) MODULE 5 AUTORISATION DES FABRICANTS MODULE 6 AUTORISATION DES IMPORTATEURS, EXPORTATEURS ET DISTRIBUTEURS MODULE 7 AUTORISATION DES PHARMACIES ET DES DETAILLANTS PHARMACEUTIQUES MODULE 8 ENREGISTREMENT DU PERSONNEL PHARMACEUTIQUE MODULE 9 SURVEILLANCE ET CONTROLES APRES LA MISE SUR LE MARCHE MODULE 10 CONTROLE DE LA PROMOTION ET DE LA PUBLICITE MODULE 11 PHARMACOVIGILANCE MODULE 12 CONTROLE DES ESSAIS CLINIQUES MODULE 13 INSPECTIONS REGLEMENTAIRES ET SES SUITES MODULE 14 LABORATOIRE DE CONTROLE DE LA QUALITE MODULE 15 SURVEILLANCE DES SUBSTANCES STUPEFIANTES, PSYCHOTROPES ET DE LEURS PRECURSEURS MODULE 16 COOPERATION INTERNATIONALE ET HARMONISATION

Structure institutionelle / 1 Base légale de l'institution Structure de gouvernance (DG, Président, Secretaire général,etc…) Organisation en place Système de gestion de la qualité Ressources financières Gestion des ressources humaines

Structure institutionelle / 2 Indépendance et impartialité Transparence et confidentialité Gestion des comités et de l'expertise externe Infrastructure et équipements Surveillance et modalités pour rendre compte Gestion des technologies de l'information

Autorisation de mise sur le marché Planification et suivi Equipements et locaux adéquates Personnel qualifié Lignes directrices pertinentes Procédures mises en oeuvre Législation adaptée Enregistrements Réception Evaluation Inspection Pre-AMM Tests Comité Planification et suivi Dossier de demande Décision AMM + Ann. Procédé d'évaluation et de décision

Exemples de défisciences observées (Inspections) / 1 Législation/Réglementation Pas de réglementation demandant la conformité avec des bonnes pratiques de fabrication (BPF) et de distribution (BPD) Lignes directrices Les lignes directrices BPF ne sont pas mises à jour et ne sont pas conformes aux guides de l'OMS Les lignes direcrtrices BPF et BPD n'ont as fait l'objet d'une publication Les lignes directrices BPF officielles n'existe pas et seul un document de travail est disponible Il n'y a pas de ligne directrice officielle sur les BPF cependant les lignes directrices de l'OMS sont utilisées

Exemples de défisciences observées (Inspections) / 2 Ressources humaines Absence de compétence technique des inspecteurs BPF Ressources humaines limitées dasn le cadre de l'inspection des BPF et des BPD Quelques éléments du personneé ont recu une formation limitée mais non adéquate. Les inspecteurs manquent d'expérience. Les inspecteurs n'ont pas les compétences judiciaires pour réaliser leurs missions. Le nombre et les aptitudes des inspecteurs ne sont pas adéquates au regard du nombre des fabricants à inspecter Indépendance/Impartialité Pas de code de conduite pour les inspecteurs Pas de mécanisme ou lignes directrices pour gérer les conflicts d'intérêt des inspecteurs

Exemples de défisciences observées (Inspections) / 3 SMQ et procédures standardisées Pas de péridodicité définie pour la réalisation des inspections et durée des inspections inadaptée Pas de système de management de la qualité et en particulier pas de procédure documentée pour la gestion de la documentation, pas d'audit interne périodique Les procédures documentés pour la planification, la préparation , l'inspection et le suivi des inspection ne sont pas finaliséea Pa de procédure pour la qualification des inspecteurs et du rsponsable de l'équipe d'inspection La procédure pour effectuer le suivi des déficiences observées durant les inspection n'existe pas Aucune checklist ou plan pour la réalisation des inspections des fabricants ou des distributeurs n'est disponible

Exemples de défisciences observées (Inspections) / 4 Equipement / Technologies de l'Information Accès limité à internet, à des banques de données Logistique inadéquate i.e. outils de communication, véhicules et ordinateurs Organisation Absence de communication avec les inspecteurs régionaux Pas de coordination ou de collaboration ou d'échange d'informations sur les établissements inspectés Pas de mécanisme pour démontrer que tous les inspecteurs suivent les procédures identiques sur l'ensemble du territoire Enregistrements et données de sorties Pas de listes consolidées des activités d'inspection

Conception de l'outil d'évaluation Format identique pour toutes les fonctions Base légale Lignes directrices et guides d'application Organisation et structure Planification des activités et procédures internes Ressources humaines et autres Enregistrements et autres données de sortie Disponibilité des information Organisé en fonction des grands types d'amélioration à envisager

Logique des recommandations Basées sur les cycles de vie des activités à réaliser Faire une loi (convaincre des politiciens) 3-5 ans Etablir ou amender une réglementation 1- 2 ans Développer une ligne directrice suivant un processus consulatif (BPD,..) 1 ans Réorganiser ou rénover une structure (activités centralisées / décentralisées) 1 ans Mettre en place un systéme qualité (développer et mettre en oeuvre des procédures) 6 mois-1 ans Gérer les ressources (plan de formation continue, plan de carrière, formation à la fonction...) 6 mois Modifier un enregistrement / formulaire 15 jours

Logique des recommandations Basées sur les cycles de vie des activités à réaliser Faire une loi (convaincre des politiciens) 3-5 ans Etablir ou amender une réglementation 1- 2 ans Développer une ligne directrice suivant un processus consulatif (BPD,..) 1 ans Réorganiser ou rénover une structure (activités centralisées / décentralisées) 1 ans Mettre en place un systéme qualité (développer et mettre en oeuvre des procédures) 6 mois-1 ans Gérer les ressources (plan de formation continue, plan de carrière, formation à la fonction...) 6 mois Modifier un enregistrement / formulaire 15 jours

Logique des activités de soutien Loi, Réglementation Ligne directrice Réorganiser ou rénover une structure Développer et mettre en oeuvre des procédures Formation à la fonction Enregistrement / formulaire Activités de conseil, plaidoyer de l'OMS Normes et guides développés par l'OMS Diagnostic par évaluation des ARP Etude transversale, comparaison de bonne pratique, activités de conseil Guide sur les système qualité (Inspection, QCL) Procédure existantes développées par l'OMS ou la PQP Nombreuses formations dispensées (inspection, homologation, vigilance) Documents développées par l'OMS ou la PQP

Contenu du guide bleu francophone Conditions au fonctionnement de l'autorité de réglementation pharmaceutique (ARP) Bonnes pratiques de gouvernance Organisation, gestion et aspects opérationnels Evaluation des demandes d’autorisation de mise sur le marché Contenu d'une demande d'autorisation de mise sur le marché Glossaire, référence et annexes

Logique des activités annexes Encourager l'harmonisation des pratiques Faciliter les échanges d'information réglementaire Fournir des outils techniques Encourager la mise en oeuvre de nouveaux concepts (gestion du risque, transparence) Promouvoir dans certains cas des standards internationaux globalement identifiés et reconnus

Evaluations conduites – AFRO Region 2009 2008 2007 2006 2004 2003 2002 No

Merci pour votre attention