Organisation météorologique mondiale Une collaboration active dans le domaine du temps, du climat et de leau Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif OMM

2Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif EC-64 Conduite des débats OMM L'ensemble de la session se déroulera en plénière. Les assemblées plénières peuvent prendre des décisions (approuver les projets de décisions présentés dans les documents) à tout moment et nécessitent donc la présence des membres du Conseil exécutif ou de leurs suppléants. Les réunions plénières seront présidées par le Président de l'OMM. Le Président déléguera aux Vice-Présidents la présidence des séances pour certains points de l'ordre du jour ou pour des réunions plénières. Les modalités seront arrêtées en début de session.

EC-64 Accès aux documents Les documents sont accessibles sur le site Web, où ils sont mis en ligne au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles. La liste des documents pré-session est accessible sous la rubrique «Information documents». Les documents de session seront mis en ligne dès le moment où ils seront disponibles dans les différentes langues, sous la rubrique «Projets de texte à examiner». Ni les documents pré-session ni les documents de session ne seront distribués sous forme imprimée. Ils ne pourront l'être, pour certains points et dans une langue donnée, que sur demande expresse. Les membres du Conseil sont encouragés à se munir de leur ordinateur portable, étant entendu que le Secrétariat peut en mettre un nombre limité à disposition. La forme de présentation des documents et l'accès à ces derniers ont été améliorés de manière à faciliter l'organisation d'une session sans papier. Un programme de travail provisoire sous forme d'un calendrier Google sera actualisé au fur et à mesure. Des versions papier du calendrier pour la journée en cours et les jours suivants seront disponibles au guichet d'enregistrement et d'information. OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif3

EC-64 Identification des documents OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif4 Convention de nom de fichier: d03-1(1)-draft-1-GFCS-PLAN_fr.doc (cote du document) 03-1 point de l'ordre du jour (1) numéro du document présenté au titre de ce point draft-1 version GFCS-PLAN mot(s) clef(s) _fr langue (français) Dans l'en-tête de la page de garde du document figurent le numéro, la date et l'«étape» du document. Le numéro correspond au point de l'ordre du jour. Il y a souvent plusieurs documents par point de l'ordre du jour, signalés par les chiffres figurant entre parenthèses. EC-64/Doc. 3.1(1) Présenté par: Secrétaire général Date: 16.III.2012 Langue originale: Anglais Étape: VERSION 1 ________________________________________________________________________________________ EC-64/Doc. 3.1(1) Présenté par: Secrétaire général Date: 16.III.2012 Langue originale: Anglais Étape: VERSION 1 ________________________________________________________________________________________

EC-64 Structure des documents Page de garde: intitulé du point de l'ordre du jour, intitulé du document et résumé des décisions requises. Les différentes sections du document peuvent être parcourues via l'«Explorateur de document». On peut y trouver les éléments suivants: Appendice A – projet de texte à insérer dans le résumé général (Partie I – rapport de la session). Appendice B – projet(s) de résolution(s), le cas échéant. Appendice C – rapport d'activité pour information. Ces textes ne font pas l'objet de discussions, ils sont reproduits dans la Partie II, qui est un rappel des faits. Certains documents sont complétés par un rappel des faits détaillé figurant dans les documents d'information (INF) correspondants (même numérotation). Le document contient des hyperliens qui permettent d'accéder soit à d'autres parties du document soit à des sources d'information externes, par exemple des rapports d'experts. OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif5

EC-64 Versions des documents ÉtapeDescriptionPrésenté en réunion plénière par: Version 1 Document pré-session. Projet de décision à examiner. Peut être approuvé tel quel s'il est jugé acceptable ou bien une nouvelle version peut être demandée si les modifications à apporter sont considérables. Équivalent à l'ancien document pré-session. Secrétaire général, Président (2.1), président de la commission technique ou du conseil régional Groupe de travail/groupe dexperts/comité. Version 2 Document de session. Projet de décision modifié à l'issue du premier examen. Peut être approuvé s'il est jugé acceptable ou bien une nouvelle version peut être demandée si les modifications requises sont encore considérables. Suivi des modifications («track changes») apportées à la version précédente. Mis en ligne sous la rubrique «Projets de texte à examiner». Équivalent à l'ancien document de travail (WP). Président de la réunion plénière où le document a été examiné: Président, Premier Vice-Président, Deuxième Vice-Président ou Troisième Vice-Président. Version 3 Version finale Document de session. La version finale peut être demandée par le président de séance, par exemple après le travail d'un comité de rédaction. Elle devrait être approuvée en réunion plénière. Suivi des modifications («track changes») apportées à la version précédente. Mis en ligne sous la rubrique «Projets de texte à examiner». Équivalent à l'ancien document PINK. Président de la réunion plénière ou du comité de rédaction qui a examiné le document. Approuvé Document approuvé, vérifié et signé. Mis en ligne sous la rubrique «RAPPORT FINAL PROVISOIRE (documents approuvés)». Signé durant la session par le président de la réunion plénière, le secrétaire et le Secrétaire général et traité par le Secrétariat. OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif6

EC-64 Circulation des documents Version 1 Approuvée OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif7 RÉUNION PLÉNIÈRE Documents approuvés – Rapport final provisoire

Version 2 Version 1 EC-64 Circulation des documents Approuvée OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif8 RÉUNION PLÉNIÈRE Documents approuvés – Rapport final provisoire

Version finale Version 1Version 2 Sous-comité/groupe de rédaction EC-64 Circulation des documents Approuvée OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif9 RÉUNION PLÉNIÈRE Documents approuvés – Rapport final provisoire

Archive de la session Projets de texte à examiner d01-2-draft-1-AGENDA_fr.doc d02-1-draft-1-PRES_fr.doc d02-2-draft-1-SG_fr.doc d03(1)-draft-1-Cg-Ext_fr.doc d03(2)-draft-1-GFCS-Plan_fr.doc d03(2)-draft-2-GFCS-Plan_fr.doc ….. d11-FINAL-CLOSURE_fr.doc Rapport final provisoire APP-d01-2-draft-1-AGENDA_fr.doc APP-d02-1-draft-1-PRES_fr.doc APP-d02-2-draft-1-SG_fr.doc APP-d03(1)-draft-1-Cg-Ext_fr.doc APP-d03(2)-draft-2-GFCS-Plan_fr.doc ….. APP-d11-FINAL-CLOSURE_fr.doc EC-64 Circulation des documents: ensemble des dossiers OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif10

Les observations de fond concernant les documents doivent être communiquées à Pour toute question, veuillez contacter: Avant la session – Pendant la session – guichet d'enregistrement et d'information Le personnel du Secrétariat fera tout pour vous faciliter la tâche. Nous vous souhaitons une session fructueuse! Contacts OMM Guide pour la 64 ème session du Conseil exécutif11