Consultant hospitalier « Mise en œuvre de la déconcentration et du contrôle de gestion par pôle d’activité » Roland MICHEL Consultant hospitalier Directeur d’AYMARA Société de conseil en management public créée en 1982 Retenue par la MEAH, avec le CNEH, pour assurer le suivi national d’anticipation de la nouvelle gouvernance hospitalière 15 avril 2005

CHU de Poitiers Chiffres clés : 1 631 lits et places dont 1 015 lits MCE Effectif médical : 981 Effectif non médical : 3 980 Engagement dans la nouvelle gouvernance : Conseil exécutif constitué en avril 2004 Mise en place opérationnelle de 6 premiers pôles en février 2005 2 pôles médico techniques : - biologie médicale - imagerie 4 pôles médicaux : - Gériatrie - Mère enfant - Cœur poumon - médecine interne – maladies infectieuses, rhumatologie, orthopédie-traumatologie Contrats internes en cours de négociation

CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Sommaire I – Introduction II – Les références - Réglementation applicable aux Établissements Publics de santé - Article L6146 – 8 relatif à l’organisation médicale des Établissements Publics de Santé - Circulaire DH/AF/AF3 N° 97-304 du 21 avril 1997 relative à la contractualisation interne - Circulaire DHOS/E2 n° 2004-61 du 13 février 2004 relative à la mise en place de la nouvelle gouvernance hospitalière - Fiche n° 17 du Contrat d’Objectifs et de Moyens - Extraits du projet d’établissement - Extrait de la délibération de la CME du 27 septembre 2004 - Décision conjointe de constitution du Conseil Exécutif III – Le règlement intérieur du pôle IV – Le contrat annuel de pôle (CAP) V – Le budget du pôle VI – Groupe 1 : personnel médical VII – Groupe 1 : personnel non médical VIII – Groupe 2 : dépenses à caractère médical IX – Groupe 3 : dépenses à caractère hôtelier et général X – Recettes subsidiaires XI – Intéressement XII - Glossaire

CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Crédits de dépenses délégués Groupe 1 : Personnel médical et non médical - Personnel permanent - Personnel de remplacement Groupe 2 : - Médicaments pour patients hémophiles - Dispositifs médicaux stériles et réactifs - Produits sanguins labiles - Fournitures et consommables médicaux non stériles - Examens de biologie - Examens d’imagerie - Autres prestations extérieures - Locations matériel médical Groupe 3 : - Alimentation - Services et fournitures hôtelières - Petites fournitures diverses - Fournitures de bureau - Reprographie - Documentation - Frais de télécommunication - Achats non stockés - Locations - Transports - Voyages et déplacements - Autres prestations diverses

CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Le principe de fongibilité 1. Définition La fongibilité désigne la possibilité pour un pôle d’utiliser les crédits d’une ligne budgétaire pour une autre dépense que celle prévue initialement. La fongibilité est possible au sein d’un même groupe de dépenses (ex : utilisation des économies constatées ou certaines sur les crédits délégués de ligatures, pour alimenter les crédits délégués de solutés). Elle est également possible entre deux groupes de dépenses (ex : utilisation des économies constatées ou certaines sur les crédits délégués de réactifs pour utiliser des mensualités supplémentaires de technicien de laboratoire). Le principe de fongibilité ne s’applique qu’aux crédits délégués aux pôles. Les enveloppes ne peuvent faire l’objet de l’application du principe de fongibilité. 2. Conditions d’application du principe La fongibilité est possible : - pour une économie constatée ou pour une économie certaine - et pas de dépassement sur l’ensemble du budget délégué du pôle 3. Le circuit de validation Fongibilité intra-groupes - décision : coordonnateur - validation technique : directeur référent ou cadre supérieur de santé de pôle Fongibilité inter-groupes Le coordonnateur fait la demande, après avoir vérifié l’existence de l’économie constatée ou certaine ainsi que l’économie globale du budget délégué au pôle. Eu égard aux éléments transmis par le coordonnateur, le Directeur Général décide de l’application ou non de ce principe. Taux de change Dans l’hypothèse d’une demande d’application du principe de fongibilité entre des crédits délégués de groupe 1 personnel médical, et des crédits délégués de groupe 1 non médical, un taux de change est négocié entre le pôle et la Direction Générale. Lors de la réunion de suivi semestrielle, un bilan des applications du principe de fongibilité par le pôle constitue un point inscrit à l’ordre du jour de cette réunion et fait l’objet d’un commentaire par l’ensemble des participants;

CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Gestion du personnel non médical, fiche 1 Procédure de gestion du tableau des emplois Un poste se libère À l’exclusion des postes d’encadrement et de missions transversales Le pôle décide de recruter un permanent Le pôle décide de recruter un personnel de remplacement Le pôle décide de le geler Le pôle décide de transformer le poste

CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Examens de biologie Groupe 2 : Fiche 5 (comptes 611 130, 611 131, 611 137, 611 138) Gestion antérieure à la déconcentration de gestion Gestion par pôle Demande par l’unité de soins aux laboratoires Réalisation de la prescription en interne ou en externe Une enveloppe est attribuée au pôle prescripteur. Des crédits sont délégués au pôle biologie médicale. Le rôle prescripteur comme au pôle biologie médicale. Le pôle biologie médicale décide de : réaliser la prestation en interne ou de l’adresser à un laboratoire extérieur retenu en application des procédures prévues par le Code des Marchés Publics. Les dépenses sont imputées au pôle de biologie médicale. Parallèlement, le coût de la prestation diminue d’autant l’enveloppe du pôle prescripteur.

CHU de Poitiers Guide de la déconcentration de gestion Reprographie Groupe 3 : Fiche 5 (comptes 606 411, 606 412, 606 413) Gestion antérieure à la déconcentration de gestion Gestion par pôle Photocopies / photocopieurs (cpte 606 411) : Un photocopieur est mis à disposition de l’unité de soins par la DEL, à la demande du cadre Les consommations sont constatées Le coût des consommations est imputé à l’unité de soins consommatrice Reprographie (reprographie centrale) L’unité de soins commande par bon vert Reprographie (imprimés sur mesure) (cpte 606 412, 606 413) Imprimés en stock : L’unité de soins définit une dotation Le montant de la livraison est imputé à l’unité de soins Imprimés hors stock L’unité de soins demande sur un bon vert Le magasin livre et impute le montant de la commande à l’unité de soins. Des crédits sont délégués au pôle Le pôle détermine ses besoins en qualité et par type de prestation et fixe les délais de réalisation. La DEL propose des solutions techniques conformes à ces besoins et met en oeuvre les moyens techniques nécessaires dans le service reprographie et dans le pôle pour y répondre. Le retour des photocopies depuis la reprographie centrale est assuré par la logistique dans les délais demandés par le pôle. Un suivi mensuel de la consommation des copies est établi.

CH de Carcassonne Chiffres clés : 900 lits dont 550 lits MCO Effectif médical: 90 Effectif non médical : 1 215 Engagement dans la nouvelle gouvernance Conseil exécutif constitué en septembre 2004 Mise en œuvre opérationnelle de l’organisation par pôle prévue en mai 2005 4 pôles médicaux : - vasculaire - Cancérologie - Mère – enfant - Médecine polyvalente / Gériatrie / SSR

CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion Pôle admin. Conseil exécutif Directeur général Pôle médico-tech pôle médical Contrôle de gestion CR actuel = Services Futurs CR = Pôles CR actuel = Gestionnaires Futurs CR = Pôles

CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion POLE X CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion TABLEAUX DE BORD A destination des pôles d’activité Suivi des dépenses Directes (Objectif : intégrer les charges induites)

CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion Voies d’amélioration envisagées Activité Données du PMSI Données de la CCAM Dépenses Intégrer les charges induites Personnel Suivi des effectifs et de la masse salariale Synthèse Divers Ratios dont ratios de dépenses/activité CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion TABLEAUX DE BORD A destination des services et pôles

CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion REPORTING MENSUEL Actuellement Suivi de l’activité (Cpage) Suivi des dépenses - Situation budgétaire par groupe fonctionnel - Explication : détail au compte, à l’UF En projet Activité PMSI : valorisation, qualité recueil Indicateurs RH : Effectifs, Masse salariale, … CH de Carcassonne Mise en place du contrôle de gestion TABLEAUX DE BORD A destination du Conseil Exécutif