Bureau van Dijk Information Management Les Archives : leur place dans le Knowledge Management Martine DEJEAN Bureau van Dijk Information Management Juriconnexion - Paris, le 17 novembre 2005

Plan Archives ? Archives : objectifs et missions Gestion d’Archives Gestion d’Archives et Records Management KM ? KM objectifs KM organisation Pour conclure

Archives ? « Ensemble de documents quels que soient leurs date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (loi sur les archives n°79_18 du 03/12/1979) Norme NF Z 42 013 énonce les précautions à prendre pour qu’un document électronique puisse avoir une valeur légale et celle de la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique font apparaître de nouvelles attentes et donc de nouvelles contraintes en matière d’archivage « Support de la connaissance à un moment donné dans un environnement donné »

Archives Objectifs / Missions Droits et devoirs de l’organisme (cadre réglementaire) Responsabilité de l’organisme Services « supports » aux différents métiers de l’organisme en assurant la conservation, la mise à disposition et la diffusion des fonds documentaires régulièrement enrichis Valeur économique temps et espace Ressource documentaire Outil de communication en interne et en externe Capitalisation et transmission de la connaissance et de l’expérience Valeur patrimoniale

Gestion d’Archives Production annuelle estimée (étude BVD) : Papier = 5ml soit 1ml d’archives intermédiaires / salarié Electronique = 500 Mo Gestion des entrées : enregistrement des entrées de document notamment les versements indépendamment de la description détaillée de leur contenu, par article ou par groupe d’articles (conserve le document dans son contexte) Gestion des espaces  Gestion des services versants Gestion des éliminations et des révisions (utilité actuelle et future) Description et indexation des documents : =>données descriptives normes, ISAD ;ISAAR =>contrôle du vocabulaire de description : thesaurus Recherche documentaire Gestion des communications

Gestion d’Archives et Records Management ISO 15 489 Le records management est une fonction d’organisation et de gestion de l’ensemble de documents quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités ou de ses obligations légales. Il concerne l’ensemble des documents à archiver, essentiels ou utiles dans la conduite de ses activités. Prendre en charge le document dès sa création jusqu’à son sort final,** Conserver le document dans son contexte ou en lien avec lui. Garantir la conservation des documents et leur restitution dans les délais et sur des supports adaptés Assurer la traçabilité du document Communiquer le document selon les droits d’accès associés. ** impact du document numérique (nom?)

Knowledge Management ? « La gestion des connaissances est la mise en place dans les organisations d’un environnement favorisant le partage, l’acquisition , la création et la transmission des savoirs et savoir faire afin de leur permettre d’obtenir un avantage compétitif. » Plate-forme KM : Implications et Convergence des aspects: Socioculturels Structurels (processus, méthodes) Technologiques  Vers les entreprises apprenantes (La 5ème discipline) Le champ d’application du KM est étendu à tous les domaines d’activité de l’entreprise Production, management, affaires réglementaires, DAF...

KM Objectifs 80% des connaissances métiers et opérationnelles résident dans les mémoires Anticiper la perte des savoirs utiles à l’activité de l’organisme Partager et transmettre les connaissances tacites Eviter les répétitions Mutualiser les expériences Enrichir la connaissance globale de l’entreprise Passer du savoir individuel au savoir collectif Gagner du Temps Réduire les coûts Facteurs incitateurs =>La compétitivité =>L’ouverture des marchés (socioculturels) =>Le développement des technologies (TIC, Intranet / Internet…) et ….

KM Organisation Politique managériale = Questions clés : Quelles sont les missions de l’organisme ? Quelles forces ? Quelles faiblesses ? Stratégie, Axes de développement Pérennité des activités Cadre réglementaire Ressources cognitives ? Législation : droit d’auteur ? Intégrer une logique d’investissement et de rentabilisation sur l’immatériel

Pour Conclure… Les archives sont à considérer comme support de la connaissance à un instant donné Conservation et enrichissement de la connaissance de l’organisme =>Prise en compte des connaissances tacites après formalisation Guide des Bonnes pratiques Records Manager + Knowledge Manager + … gestion des informations gestion des connaissances gestion des expertises Vers les plate-formes de gestion des savoirs ? Les archives ne doivent plus être considérées comme des stocks ou strates successifs d’information mais les éléments essentiels à la dynamique de la connaissance dans l’organisation