SAP De la compréhension d’un système à son utilisation dans le contrôle de gestion

Présentation de l’intervention Présentation générale de SAP : Philosophie de l’ERP Présentation Globale La logique des flux dans SAP Positionnement du module de comptabilité dans SAP Positionnement du module de contrôle de gestion dans SAP

Présentation de l’intervention Décomposition et finalité du module de Comptabilité : Comptabilité générale Comptabilité fournisseur Comptabilité Client Immobilisation Synthèse

Présentation de l’intervention Décomposition et finalité du module de contrôle de gestion: Fonctionnement simplifié Analyse des Produits Analyse des Charges Réconciliation Charges Produits Synthèse

Canaliser, sécuriser et unifier Système A ACHATS Système B Comptabilité Transmission d’information par interface ou manuelle Transmission d’information par interface ou manuelle Transmission d’information par interface ou manuelle Système C Contrôle de gestion

Canaliser, sécuriser et unifier ACHATS Comptabilité Contrôle de gestion

Logique de flux financier dans une entreprise PRODUCTION ACHATS VENTES Flux sortant Flux entrant COMPTABILITE CONTRÔLE DE GESTION

Logique de flux financier dans SAP PRODUCTION Module PP ACHATS Module MM VENTES Module SD COMPTABILITE Module FI Gestion de trésorerie TR CONTRÔLE DE GESTION Module CO Ressources humaines Module HR

Logique de flux financier dans SAP  État du stock Bas  Lancement d’une commande  Réception de la commande  Avis d’engagement de dépense  Annulation engagement  Constatation de la charge SERVICE ACHAT (module MM) Contrôle de gestion (module CO) Validation  Mise à jour des stocks  Constatation de la charge  Mise à jour données fournisseurs et paiement SERVICE COMPTABILITE (module FI) INFORMATION ANALYTIQUE SERVICE TRESORERIE (module TR)

PP MM CO HR FI SD AM Entrepôt de données TR Données Marketing SAP ERP Business Intelligence PP CO Entrepôt de données MM HR FI Indicateur de gestion et performance SD AM TR Données Marketing Données Communication

PP MM CO HR FI SD AM Entrepôt de données TR Données Marketing SAP ERP Business Intelligence PP CO Entrepôt de données MM HR FI Indicateur de gestion et performance SD AM TR Données Marketing Données Communication

Applications financières de SAP EC : Pilotage de l’entreprise TR : Gestion de La trésorerie FI : Comptabilité CO : Contrôle de Gestion IM : Gestion des investissements PS : Gestion des projets RE : Biens immobiliers

A qui s’adresse SAP ? Groupes Externes (FI): Groupes Internes (CO) : Experts Comptables Assurances Actionnaires Média Banques Analystes Financiers Instances Juridiques Groupes Internes (CO) : Cadres supérieurs Direction Staff Administratif Opérationnels

Notions globales Notion de société Notion d’organisation d’achat Notion d’organisation commerciale Notion de périmètre de résultat Notion de périmètre analytique

Module FI : Comptabilité SD MM FI –AA Immobilisation FI –AR Clients FI –AP Fournisseurs FI –TV Note de frais FI –GL Comptabilité Générale Notion de grands livres Notion de livres auxiliaires

La société Entité Comptable Indépendante Notion De Société La société est une entité comptable indépendante Le grand livre est maintenu au niveau de la société et par conséquent les livre auxiliaires aussi

Le domaine d’activité ZONE D’ACTIVITE DOMAINES D’ACTIVITE Constructions Mécaniques Construction Mécaniques Constructions Automobiles Construction Automobiles Niveau d’évaluation par branche

Le plan comptable Le plan comptable : Il définit chaque grand livre Contient toutes les définitions des comptes généraux Est ordonné Nombre illimité de plan comptable …et aussi nombre illimité de comptes comptables !

Le plan comptable Le plan comptable : Le plan comptable est applicable à plusieurs société Et permet aussi de conserver les particularités des sociétés Est défini d’abord au niveau global puis au niveau des sociétés Exemple : devise différente entre le plan comptable et la société

Groupement de compte Les comptes sont organisés en groupe de compte Liquidités Options spécifiques de la société Immo Définition dans plan de compte Article Compte Résultat Passif Liquidités Groupe de compte

Compte Collectif On distingue deux notions de comptes, comme pour les grands livres : Les comptes collectifs Les comptes auxiliaires GRAND LIVRE 40814000 LIVRES AUXILIARES Fournisseurs 458 DURAND Clients Immobilisation

Structure bilan / Compte résultat Le grand livre est tenu afin de fournir les informations nécessaire au bilan et au compte de résultat Les exigences de reporting sont satisfaite en fonction des différentes structure de bilan compte de résultat Des méthodes d’évaluation permettent de présenter une comptabilité sous différents aspects en parallèle : french GAP et US GAP

Notion de saisie FI avant de continuer Le type de pièce Clés de comptabilisation Code TVA Code CGS

Comptabilité Fournisseur Les données de base de la comptabilité Fournisseur Fonctionnement Global Exemple de saisie

Les données de base de la comptabilité Fournisseur

Données Fournisseurs Données Mandant Données Société Données organisation d’achat

Groupement de compte pour fournisseurs Les comptes sont organisés en groupe de compte Fournisseurs Options spécifiques de la société Collectivité Données générales Bien matériel Services Divers Fournisseurs Groupe de compte

Fonctionnement global et exemple de saisie

Comptabilité Client Les données de base de la comptabilité Fournisseur Fonctionnement Global Exemple de saisie

Notion de périmètre de résultat Le périmètre de résultat correspond à la structure centrale de l’analyse du compte de résultat Généralement il y a un périmètre par groupe de société

Notion des ventes dans SAP Les organisations commerciales sont responsables légalement des ventes dans SAP L’organisation commerciale dispache son activité selon différents canaux de distribution L’association d’une organisation commerciale et d’un canal de distribution nous donne la chaine de distribution

Notion des ventes dans SAP Les ventes utilisent des articles qui sont divisés en secteur d’activité Une chaine de distribution et un secteur d’activité nous donne le domaine commercial

Données Clients Données Mandant Données Société Données organisation commerciale ou domaine commercial

Groupement de compte pour Clients Les comptes sont organisés en groupe de compte Clients Options spécifiques de la société Collectivité Données générales Bien matériel Services Divers Clients Groupe de compte

Les données de base de la comptabilité Client

Fonctionnement global et exemple de saisie

Comptabilité immobilisations Les données de base de la comptabilité Fournisseur Fonctionnement Global

Comptabilité immobilisations Chaque immobilisation appartient à une société et à un domaine d’activité. Vous pouvez affecter l’immobilisation à différents Objets du module de contrôle de gestion et entités organisationnelle de logistique

Catégorie d’immobilisations Les immobilisations sont organisés en catégorie d’immobilisations Bâtiments Immobilisation standard Mécanismes Bien matériel En cours Faible valeur Standard

Comptabilité immobilisations Tableau d’évaluation : Réponse aux différents axes de gestion tels que : Bilan basés sur des exigences nationales Bilan fiscaux Contrôle de gestion US-GAAP Les tableaux d’évaluation sont gérés dans SAP

Comptabilité immobilisations Données relatives au tableau d’évaluation : Code d’amortissement : Quelles méthodes est utilisée ? Durée d’utilisation : Combien de temps l’immobilisation sera en service ? Date de début de l’amortissement : Quand l’immobilisation a-t-elle été mise en service ? Indexation : des coûts de remplacements plus élevés doivent-ils être déterminées chaque année ? Utilisation précédente : Combien de temps l’immobilisation a-t-elle déjà été en service ?

Contrôle de gestion

Contrôle de gestion Fonctionnement simplifié Analyses des produits Analyses des charges Réconciliation charges et produits Exemple

Fonctionnement simplifié

Contrôle de gestion Fonctionnement simplifié Analyses des produits Analyses des charges Réconciliation charges et produits Exemple

Transfert d’information financière Analyse des produits Répartition des ventes, analyse du compte de résultat Analyse de profitabilité Contrôle des coûts généraux Cette composante permet le contrôle des coûts des fonctions supports : - Finance - Marketing - Communication - Moyens généraux… Contrôle des coûts par produit Cette composante permet le contrôle des coûts de la valeur crée par l’entreprise : Fabrication d’un objet Service vendu… Affectation des coûts Composante de transfert : Natures comptables Comptabilité Ressources humaines Achats Immobilisations Ventes Transfert d’information financière

Contrôle de gestion : fonctionnement simplifié Une analyse par nature Une analyse par destination Une organisation en hiérarchie

Contrôle de gestion : Analyse des produits

Correspondance Magasin ARTICLE A Département Pays ARTICLE B Comment nous vendons Analyse Multidimensionnelle de l’information sur les ventes Correspondance Magasin Ce que nous vendons ARTICLE A Où nous vendons Département ARTICLE B Pays A qui nous vendons Particulier Professionnel

Contrôle de gestion : Analyse des Charges

Contrôle de gestion : Analyse des charges Contrôle des Frais généraux Les centres de coûts Les Ordres Contrôles de coûts par produits Calcul du coût de revient par produit Calcul analytique des supports de coûts Calcul du coût de revient réel

Contrôles des frais généraux Les centres de coûts : Entité organisationnelle de l’entreprise de plus bas niveau Reflètent l’organisation de l’entreprise Organisés en hiérarchie

Centre de coût Nœud hiérarchique

Contrôles des frais généraux Les ordres : Ordres de frais de généraux servent à contrôler les frais généraux induits dans un but particulier Ordres d’investissement servent au suivi des immobilisations Ordres avec produits servent si le module de facturation SD n’est pas mis en place ou à contrôler des produits n’affectant pas l’activité principale de l’entreprise Ordres d’abonnement servent à compenser les imputations analytiques et permettent la constatations de charges calculées automatiquement (loyers par exemple)

Ordre Nœud hiérarchique

Contrôles des frais généraux en résumé

Le contrôle des frais généraux en résumé Une entité organisationnelle Un centre de coût : - Imputé directement - Alimenté par des ordres - Organisé en hiérarchie destination Un détail d’activité : Une campagne marketing Un suivi de coûts techniques Un ordre interne : - Imputé directement - Alimente les centres de coûts ou objet de résultat - Organisé en hiérarchie Nature Compte comptable : Frais de réception Taxis Une nature comptable : - accompagne obligatoirement un ordre ou un centre - Organisée en hiérarchie

Contrôle des Coûts par produits

Contrôle des coûts par produits Le calcul du coût de revient par produit Le calcul analytique des support de coûts Le calcul du coût de revient réel

Le calcul du coût de revient par produit

Calcul du coût de revient par produit Alimentation Manuelle Alimentation automatique par fichier Calcul du coût de revient par produit Alimentation via Module PP

Le calcul analytique des support de coûts

La différence permet de calculer les écarts et de les analyser Prévisionnel BUDGET REEL Actualisé Collecte les coûts induits au fur et à mesure de la production Ordre de fabrication Ordre de fabrication Coûts directs : - Matières premières Salaires alimente Clôture Imputations des coûts additionnels alimente Coûts additionnels : - Frais généraux Fonctions supports La différence permet de calculer les écarts et de les analyser

Méthode de contrôle des coûts

Domaine de responsabilité Éléments déclencheurs montant entre 0 et 2000 euros Monsieur A responsable entre 0 et 2000 euros montant entre 2000 et 10000 euros Monsieur B responsable entre 2000 et 10000 euros montant supérieur à 10000 euros Monsieur C responsable supérieur à 10000 euros Et 80% du budget dépassé 80% du budget dépassé

Exemple de contrôle des coûts Achats Budget % restant budget Montant Validation 1) Produit A 100000 100% 1500 Monsieur A 2) Produit B 98500 98.5% 60000 Monsieur C 3) Produit C 38500 38.5% 10000 Monsieur B 4) Produit D 28500 28.5% 9000 5) Produit E 19500 19.5 1000

Réconciliation des charges et des produits

Analyse du seuil de rentabilité en fonction d’un client ou d’un segment de marché

Résultat d’exploitation Produits des ventes Remises Produits Net Coûts matières Coûts variables fabrication Marge 1 Frais généraux Frais fixes Résultat d’exploitation

Exploitation : Ventes Coûts de revient Centre de profit Bilan : Passif Comptabilité client Encours Capitaux investis Analyse du résultat et de ratios par centre de profit

Business Intelligence Entrepôt de données Indicateur de gestion et performance