Domaines fonctionnels de Chorus et articulation avec les SI métiers Réunion plénière Jeudi 6 novembre 2008

Sommaire Contexte Objectifs et périmètre de Chorus Chorus et le contrôle de gestion

Contexte La démarche de pilotage de la performance publique, inhérente à la LOLF, justifie le recours aux techniques spécifiques du contrôle de gestion notamment pour : La maîtrise des coûts, L’amélioration du dialogue de gestion, L’élaboration des rapports de performance et des analyses de gestion. Il importe d’examiner dans quelle mesure Chorus répond à ces besoins. Cette intervention présente Chorus dans son articulation avec le pilotage de la performance.

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Objectifs et périmètre de Chorus Les objectifs Une amélioration à tous les niveaux : Amélioration de la gestion publique Bénéfices attendus Mise en œuvre de toutes les dispositions de la LOLF Amélioration du pilotage de la gestion publique Renforcement de la traçabilité et de l’auditabilité des données financières de l’État Simplification des processus financiers Métiers : Harmonisation des processus et des pratiques de gestion Automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée Système d’information : Optimisation des ressources Rationalisation du parc applicatif Opportunités de dématérialisation Cinq apports majeurs : Parlement Cour des comptes Contrôleurs budgétaires et comptables Gestionnaires Contrôleurs de gestion Citoyens contribuables Auditabilité Traçabilité Transparence Transparence Performance Dialogue de gestion

Objectifs et périmètre de Chorus Domaines fonctionnels de Chorus V2 Élaboration et mise à disposition des ressources – SAP/FM Référentiels budgétaires et organisationnels Mise en place des crédits et élaboration des ressources Contrôle du disponible Mises en réserve, blocages de crédits, réservations de crédits Fongibilité et réallocation de ressources Référentiels des TF et gestion des TF Référentiels de programmation et programmation des dépenses et recettes Exécution des dépenses SAP/SRM-MM-FIAP Engagement juridique de toute nature Procédures liées aux marchés publics : avances, retenues de garanties, avoirs Référentiels et gestion de la structure organisationnelle Avoirs Dépenses hors engagement juridique Dépenses de personnel (intégration de la PSOP et saisie HPSOP) Réception et certification du service fait Traitement des factures et mise en paiement Gestion des cessions-oppositions CHD Pilotage des CP Services facturiers Tenue de la comptabilité SAP/FI-CO-FM Impacts en comptabilité générale et auxiliaire Impacts en comptabilité budgétaire Règles de comptabilisation et gestion des devises et de la TVA Réimputations Gestion comptable des tiers Traitement de fin de gestion Référentiels, structures organisationnelles et plan de compte Domaines services communs et techniques (Référentiels, Workflow, THPS) Gestion des tiers (fournisseurs et clients) Circuit de validation des dossiers Fiche utilisateur Profils et habilitations Portail Chorus Système d’échange et interface Infocentre et restitutions Recettes non fiscales SAP/SD-FM-FIAP Engagement de tiers Gestion des factures avec et sans engagement de tiers Gestion des indus et factures internes Gestion des recettes au comptant Gestion des actifs SAP/RE-FI Traitement des actifs immobiliers et mobiliers Référentiels immobiliers (reprise STGPE) V2 RE

Objectifs et périmètre de Chorus Un périmètre fonctionnel en évolution Versions ultérieures Exécution des dépenses Engagements juridiques (subventions) Réception et certification service fait Traitement des factures et paiement Tenue de la comptabilité Impact comptabilité générale et auxiliaire Gestion des cessions-oppositions Impact en comptabilité budgétaire Réimputation Élaboration et mise à disposition des ressources Mise en place des crédits Contrôle du disponible Fongibilité et réallocation des ressources Référentiels, Workflows, Éléments structurants Référentiels : programmation, organisation Gestion des tiers Gestion des utilisateurs : profil, habilitation Circuit de validation des dossiers Portail Chorus et Sécurisation des accès Exécution des dépenses Engagements juridiques de toute nature Dépenses hors EJ et dépenses de personnels Avoir, retenue de garantie et avance Contrôle hiérarchisé de la dépense Exécution des recettes non fiscales Engagement de tiers Gestion des factures Gestion des indus et facturation interne Gestion des recettes au comptant Gestion des actifs Traitement des actifs mobiliers et immobiliers Référentiel immobilier Élaboration et mise à disposition des ressources Blocage et mise en réserve d’ETPT Tranche fonctionnelle et Programmation Référentiels, Workflows, Éléments structurants Gestion des tiers clients Traitement de fin de gestion Validation des RIB Cœur de Chorus Traduction comptable Fonds de concours Consommation des ETPT Pré-liquidation de la paie Frais de poursuite Formulaires Service facturier Dépense à l’étranger… Fonctionnalités avancées Demande d’achat Catalogues Carte d’achat Gestion des stocks Régies d’avances et de recettes Comptabilité d’analyse des coûts Gestion de projet

Objectifs et périmètre de Chorus La trajectoire Périmètre fonctionnel V.6 fin 2010 Évolutions mineures mi 2010 V.5 Évolutions mineures Début 2010 v4 RNF Fonctions avancées v3 DA formulaires Juillet 2009 Mars 2009 v2RE Janvier 2009 Palier déploiement v2 RE-FX Juillet 2008 v1 Infocentre Interfaçage applications interministérielles (DGFiP, DB, ..) Nombre de programmes potentiels à déployer Interfaçage applications AMG 4 progr. 100 utilisateurs Vague 1 9 progr. Environ 500 utilisateurs Vague 2 XX progr De 1000 à 3000 utilisateurs Vague 3 XX progr De 4000 à 6000 utilisateurs Vague 4 De 4000 à 6000 utilisateurs Vague 5 XX progr. De 4000 à 6000 utilisateurs Vague 6 XX progr. Environ 1000 utilisateurs Vague RE MAP, MEEDDAT, MIOMCT, Logement, Justice, Budget Tous ministères Défense, MEN/MESR, Budget Ministères Éducation nationale Défense, Justice, Éducation A déterminer A déterminer Périmètre organisationnel Généralisation déploiement Mise en œuvre RGPP

Objectifs et périmètre de Chorus La contribution à l’amélioration de la performance de la gestion publique Chorus concourt à l’amélioration de la performance de la gestion publique à six titres : La mise en œuvre de Chorus induit une amélioration marquée en termes : D’alignement des processus métiers sur les meilleurs pratiques existantes D’optimisation de la productivité des utilisateurs De pilotage des ressources et de mesure de la performance

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Chorus et le contrôle de gestion Couverture de Chorus L’export de données de l’infocentre : Évaluer le bénéfice attendu des politiques publiques pour le citoyen, le contribuable et l’usager. Performance métier Piste à creuser : Comment optimiser l’efficacité et l’efficience de l’activité des services administratifs ? «Performance des processus internes» La CAC : Définition des coûts prévisionnels des actions associés dans les PAP, Suivi des coûts des actions définies, Détermination des coûts réalisés des actions (RAP). Analyse des coûts Les restitutions : Aide à l’élaboration des objectifs et des indicateurs de performance budgétaire des PAP, Suivi des évolutions des budgets prévisionnels et consommés. La programmation : Élaboration des échéanciers de crédits, Révisions budgétaires en cours d’année. Performance budgétaire Niveau de contribution Chorus + - Périmètre hors Chorus Périmètre d’extension – Piste Zone de référence Chorus

Chorus et le contrôle de gestion Le dialogue de gestion - La programmation Le dialogue de gestion intervient plus particulièrement à des moments clés de la programmation budgétaire : Lors de la programmation d’un nouvel exercice (dès le mois de mars de l’exercice N pour la préparation du PLF N+1) : plusieurs phases de cadrage/programmation organisées au niveau des programmes, BOP et UO suivant des calendriers ministériels Lors de la préparation de la programmation triennale et de ses réactualisations Plus généralement, le dialogue de gestion doit intervenir de manière continue tout au long de l’exercice : Par le suivi périodique de l’exécution des dépenses en regard de la programmation Par le pilotage des CP (utilisation au mieux des ressources en CP – non reportables – et anticipation des dérapages ou sous-consommations) et par le suivi des échéanciers de paiement Par la réactualisation de la programmation infra-annuelle en cas d’aléas de gestion Chorus instrumentalise ce dialogue : Processus de programmation pluriannuelle et infra-annuelle entre programme et BOP d’une part, BOP et UO d’autre part : Organisation de phases de cadrage, de programmation, d’échanges itératifs entre les acteurs, puis de notification Possibilité de gérer plusieurs versions budgétaires et de réaliser des analyses pluriannuelles Possibilité de programmer sur des critères métiers (activités) en plus des critères budgétaires réglementaires Tableaux de bord de pilotage permettant de comparer exécution et programmation, en AE et en CP, à des niveaux de détail/agrégats paramétrables (responsables de programmes, de BOP, d’UO, de services…) Échéanciers de CP (besoins en CP calculés périodiquement sur la base des en-cours d’exécution et de la programmation) suivant une maille ajustable (infraannuelle ou pluriannuelle) Chorus, par la mise en œuvre de la programmation et de son suivi en exécution aux différents niveaux de l’organisation budgétaire, offre un support opérationnel au dialogue de gestion

Chorus et le contrôle de gestion Les restitutions Deux types de restitutions : Les restitutions permettent une analyse multidimensionnelle à partir des différents axes de Chorus V2 V1 Transactionnel Restitutions opérationnelles : Analyse et suivi opérationnel des activités courantes. Détail pièce Toutes les informations saisies peuvent être disponibles Vue des données d’un domaine Données disponibles en temps réel Infocentre Restitutions décisionnelles : Aide au pilotage de la performance et au contrôle budgétaire. Données consolidées Seuls les axes d’analyse identifiés peuvent être restitués Vues transverses aux domaines Données disponibles après chargement

Chorus et le contrôle de gestion Les axes Organisations budgétaires Programme BOP/UO Nature budgétaire et catégories d’emploi Lignes de recettes ETPT Titres/Catégories Nomenclature de destination Programmes, actions et sous-actions Sources de financement Fonds de concours Fonds européens (budget et hors budget de l’Etat) Référentiel de programmation et des tranches fonctionnelles Activités/OB/OP/OS Tranches fonctionnelles Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Programme de financement Référentiels budgétaires Référentiels de comptabilité générale Société Domaine d’activité Compte général TPG de Région TPG de Département Organisation Centrale CBM Comptable Assignataire Nomenclature des comptes PCE Référentiels analytiques Activité Tranche fonctionnelle Axes ministériels Axes libres Éléments d’OTP Nature comptable Centre de coûts Périmètre analytique Axe d’analyse pour la programmation Attribut utilisé pour la programmation Localisation Projet analytique CPER PRESAGE Référentiels libres Élément organigramme technique projet Nature dépense détaillée Service bénéficiaire Centre de coût CAC Un par périmètre financier Permettent aux ministères de définir librement leur référentiel et les règles de gestion

Chorus et le contrôle de gestion L’infocentre (1/2) Y T È M E D ‘ É C H A N G Infocentre Chorus Infocentre ministériel Restitutions Données agrégées Objets métiers Tables d’export Données budgétaires et comptables SOCLE Objets métiers Infocentre ministériel Objets métiers Données budgétaires et comptables détaillées Données budgétaires et comptables Données budgétaires et comptables Objets métiers … Données détaillées Données budgétaires et comptables 1 fois par jour Infocentre ministériel Transactionnel Chorus Restitutions transactionnelles Données à destination / en provenance de l’infocentre

Chorus et le contrôle de gestion L’infocentre (2/2) L’infocentre dispose des données budgétaro-comptables issues du transactionnel de Chorus. Chorus met à disposition des utilisateurs les données de l’infocentre selon plusieurs modalités : V2 V3 Vx Restitution BI Accessible depuis le portail Pré-formatée Mise en forme prédéfinie Personnalisée Mise en forme à partir d’un état pré-formaté existant avec navigation dynamique (peut être sauvegardée et réutilisée) Export de données Une granularité identique à celle présente dans Chorus (au plus fin) ; Un seul point d’entrée par ministère ; L’extraction des données porte sur le mode FULL ou DELTA et sur les objets métiers qui sont regroupés par domaine ; La structure des objets et le type d’information envoyés sont les mêmes pour tous les ministères ; Le découpage est réalisé en différents flux d’export de données ; il porte uniquement sur la notion de Ministère et donc sur un ensemble de programmes. Création de nouvelles requêtes La création de nouveaux états permet de satisfaire des besoins complémentaires Cette fonctionnalité requiert une formation particulière ; Le nombre d’utilisateurs doit être limité (environ 1% des utilisateurs de l’infocentre). => Vers les SI ministériels permet aux ministères de réaliser des restitutions incluant des données « métiers » Déploiement pour les domaines : Budget – Dépense RNF – Programmation V3 - Déploiement pour les domaines : Budget – Dépense Vx pour les autres domaines

Modernisation et pilotage de la gestion publique Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Objectif et règles de gestion (1/5) Vx Objectif Une plus grande lisibilité de l’emploi des crédits ouverts par l’autorisation parlementaire Modernisation et pilotage de la gestion publique Évaluer les coûts des actions de politique publique Un meilleur éclairage sur les résultats obtenus et la performance au sein des programmes, des actions Règles de gestion Utilisation des clés de répartition le cas échéant Création et valorisation Utilisation des centres de coûts CAC (modélisant les programmes) Support de coûts permettant d’effectuer les déversements adéquats Utilisation des cycles de déversement Création et exécution des déversements internes et externes (au prorata du poids des actions, par montant fixe, par pourcentage, suivant la valorisation de la clé utilisée)

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – plusieurs niveaux (2/5) Vx La CAC intervient à plusieurs niveaux : Crédits de paiement par action, sous-action En version prévisionnelle au titre du PLF, de la LFI-LFI1, de la LFR2, : - Calcul de la dépense prévisionnelle complète des actions de politique publique (PAP) Dépense prévisionnelle complète En version réelle au titre du PLR : - Calcul de la dépense exécutée complète des actions de politique publique (RAP) Dépense exécutée complète Comptabilité budgétaire Charges et certains produits par action, sous action En version réelle au titre du PLR : - Coût complet des actions de politique publique Le coût complet Comptabilité générale 1 LFI retraitée de l’exercice N sur la base de la nomenclature N+1 2 LFR modifiant considérablement la LFI et à la demande du Parlement

(CP ouverts au titre de la LFI et prévisions de FdC et ADP) Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Calcul de la dépense prévisionnelle (3/5) Vx Vx Les crédits de paiement sont enregistrés dans des vues de « pré-budget » du module CO de SAP Le chargement des CP au titre du PLF, de la LFI ou de la LFR s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des PAP co Centre « CAC » Vue « pré-budget » Version de travail FI1 T2 PROG 1 – A10 PROG 1 – A20 PROG 1 – A30 PROG 8 – A15 10 500 60 1 2000 T3 T4 40% Exemple : CAC au titre de la LFI LFI (CP ouverts au titre de la LFI et prévisions de FdC et ADP) FARANDOLE Intégration co Centre « CAC » Vue « pré-budget » Version finale LFI T2 PROG 1 – A10 PROG 1 – A20 PROG 1 – A30 PROG 8 – A15 10 500 60 1 2000 T3 T4 40% Mission 1 Prog B Action 20 CP T2 HT2 2.000 500 Mission 1 Prog C Mission A Prog 1 2000 500 ... T3 T4 ... 60%

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Calcul de la dépense exécutée (4/5) Vx Les dépenses sont enregistrées dans la vue « pré-budget » dans le module CO de SAP Le chargement des CP consommés (statut payé) s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des RAP CO Centre « CAC » Mission A Prog 1 Action 20 CP 1 900 352 ... Mission 1 Prog C Action 20 CP T2 HT2 2.000 500 FM Vue « pré-budget » Version dépense réelle Dépense exécutée réelle CP en statut payé Mission 1 Prog B Action 20 CP T2 HT2 2.000 500 Vue « pré-budget » Version PLF T1 T2 T3 ... 500 2 000 T2 T3 ... T1 T2 T3 ... PROG 1 – A10 500 PROG 1 – A20 1 900 352 PROG 1 – A10 PROG 1 – A20

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Calcul du coût complet (5/5) Vx Le chargement des charges et de certains produits s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des RAP FI Enregistrement automatique des charges sur les centres de coûts collecteurs CO Consolidation automatique de toutes les charges et produits sur les centres de coûts CAC Centre CC01 Vue « réellle » Exercice 2007 PROG 1 – A20 6100000000 300 6480000000 – A10 – A30 40 5 500 Centre « CAC » Société TPG 1000 Vue « réellle » Exercice 2007 Comptes PCE PROG 1 – A10 PROG 1 – A20 PROG 1 – A30 PROG 8 – A15 6100000000 40 500 300 48 Centre CC02 Vue « réelle» Exercice 2007 PROG 1 – A20 – A10 – A30 6500000000 6540000000 60 500 61 6480000000 200 6480000000 5 1000 500 90 6500000000 60 61 1000 6540000000 50 Société TPG 2000 50% 25% 25%

Chorus et le contrôle de gestion Synthèse Tableaux de bord Restitutions RAP PLF/LFI Dépenses PAP Clés de répartition Clés de répartition Infocentre Comptabilité budgétaire Version LFI Version PAP Comptabilité d’analyse des coûts Dépense prévisionnelle complète des actions de politique publique Dépense exécutée complète Coût complet des actions de politique publique Crédits ouverts et mis à disposition Suivi Consommations AE Consommations CP

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