Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines

LE DOCUMENT LES ENJEUX DE LA GED SOMMAIRE POURQUOI UTILISER LE LANGAGE XML POUR GERER LES DOCUMENTS ? LE DOCUMENT LES UTILISATIONS DU XML en Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines LES ENJEUX DE LA GED

UN DOCUMENT EST COMPOSE DE 4 ELEMENTS : Émetteur Destinataire Date Référence Contenu De : service RH À : M. le PDG Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… LA STRUCTURE LE SUPPORT PHYSIQUE Service RH M. Le PDG Xx/xx/2005 132-A La DRH a évalué… LA MISE EN PAGE LES DONNEES

LE DOCUMENT NUMERIQUE N’UTILISE PAS DE SUPPORT PHYSIQUE Service RH M. Le PDG Xx/xx/2005 132-A La DRH a évalué… } Émetteur Destinataire Date Référence Contenu + le fond LA STRUCTURE LES DONNEES + } + MISE EN FORME La forme LE SUPPORT PHYSIQUE

1 DOCUMENT NUMERIQUE = 3 FICHIERS DOCUMENT NUMERIQUE = STRUCTURE + DONNEES + MISE EN FORME 1 FICHIER pour la structure (.xsd ou .dtd) 1 FICHIER pour les données (.xml) 1 FICHIER pour la mise en forme (.xsl ou .css) 1 DOCUMENT NUMERIQUE = 3 FICHIERS

POURQUOI UTILISER UTILISER LE LANGAGE XML POUR GERER LES DOCUMENTS ?

! ? 1- POUR FACILITER LE TRANSFERT DES DOCUMENTS D’UN ORDINATEUR A UN AUTRE ? À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… EERGKRLGKRLGKRLGRMG?KRLKG?RKG?RGK?RGKR?GKG?KRG?KRG?RKL?GRKLG?RKLG?RGK?RGLK?RGRGRGRG RGRGREG ERGREGREG ERGRGRGRGRTGRGRGRG RGRRMLG?RLM?GLR?GRLM?G On ne peut pas ouvrir (ou parfois on y arrive mais le fichier est altéré) un fichier au format propriétaire (Word, Wordpro, Wordperfect…) si l’on ne possède pas le logiciel sur lequel il a été conçu ou si le système d’exploitation (Windows, MacOs, Linux…) est différent. !

DOCUMENT XML À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… Document XML À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… À : M. le PDG De : service RH Le xx/xx/2005 NOTE n° 132-A La DRH a évalué les besoins en formation pour l’ensemble des personnels du groupe pour l’année 2006… Document XML Document XML LE DOCUMENT XML EST LISIBLE (EN RESPECTANT LA MISE EN FORME) ET MODIFIABLE PAR N’IMPORTE QUEL ORDINATEUR.

2. POUR GAGNER DU TEMPS : DES RECHERCHES PLUS RAPIDES LA RECHERCHE INFORMATISEE DE DOCUMENTS SUIT LA PROCEDURE SUIVANTE : 1. SAISIE DES MOTS-CLES 2. RECHERCHE DES DOCUMENTS CONTENANT LES MOTS-CLES 3. AFFICHAGE DE LA LISTE DES DOCUMENTS CONTENANT LES MOTS-CLES

Un fichier informatique « standard » se compose d’informations concernant la structure du document (S), sa mise en page (F) et les données (D). S S F F S D S F S D S F S F S D S F S S D D S S F F F S D S S D S D S F F S S F S D S D S F F S S D S F S D S F S D S F F S S Le moteur de recherche va lire l’ensemble de ces informations jusqu’à ce qu’il trouve les données (D) qui ont été saisies.

AVEC XML Le document XML étant composé de 3 fichiers : 1 fichier regroupant les informations sur la structure du document, 1 fichier regroupant les informations de mise en page, 1 fichier regroupant les données, le moteur de recherche va uniquement lire le fichier des données pour trouver celles qui ont été saisies (D), d’où un gain de temps considérable (3 fois moins de données à lire que dans un fichier « classique »). D D D D D D D D D S S S S S S S S S F F F F F F F F F

@ 2. POUR GAGNER DU TEMPS : UNE SEULE CHARTE GRAPHIQUE POUR TOUS LES CANAUX DE DIFFUSION LIMOUSIN S S S S S S S S S Deojkzefd 12 z4d8 zdf Zdfddfd ofdejfefoijefijef Dkzeoffo. Terfef 1 fedf64 665 : 2100 ezfzef 85 Fef 41 fef iejffef 447 Relgpjreoerg 465465 Rfpojfezoifj ezfue fofj e Efef pekfgfkrgfkrgkrg. D D D D D D D D D LIMOUSIN @ Deojkzefd 12 z4d8 zdf Zdfddfd ofdejfefoijefijef Dkzeoffo. Terfef 1 fedf64 665 : 2100 ezfzef 85 Fef 41 fef iejffef 447 Relgpjreoerg 465465 Rfpojfezoifj ezfue fofj e Efef pekfgfkrgfkrgkrg. Dkzeoffo. Zdfddfd ofejfefoijefiief Deoikzefd 1 2 z4d8 zdf Terfef 1 fedf64 665 : Relgpireoerg 465465 Fef 41 fef ieiffef 447 2100 ezfzef 85 F F F F F F F F F

3. POUR ETRE PLUS PRODUCTIF LE XML PERMET : - de créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents d’augmenter la durée de vie du document qui ne dépend plus des évolutions technologiques - d’automatiser la mise en page des textes de s’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles

DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS LES ENJEUX DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS EXHAUSTIVITE : la totalité des documents d’une organisation est concernée par la GED. COHERENCE : la GED permet d’assurer la cohérence structurelle et visuelle de l’ensemble des documents de l’organisation. TRACABILITE : le document électronique est consultable sur n’importe quel ordinateur mais on peut protéger sa structure et sa feuille de style contre les modifications pour permettre d’identifier sa provenance.

LES UTILISATIONS DU XML en Terminale Communication & Gestion des Ressources Humaines Quelles utilisations ? Quels outils ? Les utilisations du XML

LES UTILISATIONS DU XML Quelles utilisations ? LE XML PERMET : de s’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles - de créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents - d’automatiser la mise en page des textes

S’affranchir des contraintes liées aux différentes plateformes logicielles et matérielles :  Créer un document (Office 2003) Enregistrer le document au format XML   Ouvrir le document avec un autre logiciel (Internet Explorer)

       Automatiser la mise en page des textes : Utilisation/Création  De feuilles de styles  De modèles de documents  De filigranes & logos  D’en-têtes & pieds de page  De bibles de paragraphes  Notion de charte graphique

Créer des structures réutilisables pour créer une famille cohérente de documents :  Réfléchir à la structure du document  Créer la structure (fichier .xsd ou .dtd)  Saisir les données (fichier .xml)  Utiliser (pas concevoir) une ou plusieurs feuilles de style (fichier .xsl ou .css)

LES UTILISATIONS DU XML 2. Quels outils ?  MS Office 2003 (possibilité d’enregistrer Les documents au format XML)  Open Office (format d’enregistrement XML par défaut; logiciel gratuit)  MS XML Notepad (création de structure XML; logiciel gratuit)

LES UTILISATIONS DU XML 3. Exemple : réalisation et diffusion d’un CV Réfléchir à la structure du CV Analyser une structure existante Utiliser un modèle existant  ou ou Création de La structure  ou Utilisation/Modification  Saisie des données Association d’une feuille de style existante pour publication sur Internet Association d’une feuille de style existante pour Impression papier  et